¿Quieres tener una vista general clara de múltiples proyectos que se ejecutan a la vez? ¿Quieres ver cuál es el estado de los proyectos o las tareas en un solo lugar, sin tener que buscar en diferentes tableros? Si la respuesta es sí, estás en el lugar correcto. Te presentamos el tablero general.

 

¿Qué es un tablero general?

Un tablero general te permite ver un resumen de todo en lo que tú y tu equipo están trabajando en múltiples tableros diferentes. Los tableros generales pueden organizarse por trimestres, meses, fases, clientes, proyectos o de cualquier otra manera que sea útil para el equipo. En pocas palabras, un tablero general es el primer paso para desarrollar un flujo de trabajo simplificado. 

 

Beneficios de un tablero general

Aunque este tipo de tableros está dirigido a gerentes y líderes de equipo que necesitan una vista general de los proyectos o la finalización de hitos, también pueden ser útiles para otros miembros de tu equipo. Crear un tablero general puede beneficiar a tu empresa, ya que permite que todos los miembros del equipo comprendan mejor los objetivos globales. 

 

Crear un tablero general

Por ejemplo, estamos creando un tablero general para un proyecto grande de cambio de marca en el que está trabajando nuestro equipo.

 

Revisemos cómo elegimos organizar nuestro tablero general. Ten en cuenta que esto solo es un ejemplo y que puedes personalizar completamente la estructura de tu tablero según tus necesidades.

• Grupos: organizamos nuestros grupos según cada fase de nuestro proyecto. 
• Elementos: los elementos en nuestro tablero representan cada hito importante dentro de una fase de nuestro proyecto.
• Columnas: las columnas en nuestro tablero nos permiten registrar todos los puntos de datos importantes en un solo lugar. Estos son algunos tipos de columnas que consideramos fundamentales:
  • Columna personas para asignar un gerente de proyecto a un hito que supervisará.  
  • Columna cronograma para hacer el seguimiento de un periodo para cada hito. Más adelante en esta guía, veremos cómo esta columna cobra vida con la vista de Gantt.
  • Columna estado para mostrar el departamento al que pertenece cada hito. Ten en cuenta que estas etiquetas se pueden personalizar para mostrar lo que quieras.

 

¿Cómo conectar tu tablero general con un tablero específico (o con muchos)?

Uno de los aspectos más útiles de los tableros generales es que se pueden enlazar y sincronizar con tableros específicos para que la información fluya de manera instantánea de un tablero a otro. Mientras que los tableros generales se enfocan en el cuadro general, los tableros específicos son útiles para obtener visibilidad sobre ciertos detalles fundamentales y aspectos específicos de un proceso más grande.

A continuación, hay algunas formas de conectar tus tableros específicos y generales para asegurarte de que la información relevante esté actualizada en todo momento:

 

• La columna conectar tableros y la columna reflejada

La columna conectar tableros y la columna reflejada trabajan juntas para conectar y reflejar información de uno o más tableros en el actual. Cuando reflejas información de un tablero en otro, puedes editar la información reflejada y estos cambios se verán automáticamente en ambos tableros.

En nuestro “Tablero general del proyecto de cambio de marca”, queríamos enlazar y reflejar fácilmente información de tres tableros específicos separados que están relacionados con este proyecto: los tableros “Planificación de la campaña de cambio de marca”, “Estrategia de RR. PP. para el cambio de marca” y “Tareas diarias para el cambio de marca”. Para hacerlo, primero conectamos los tableros relevantes con la columna conectar tableros:

 

En el ejemplo de abajo, reflejamos los estados de todas las tareas de nuestros tableros conectados (como el tablero “RR. PP. de cambio de marca específico” en la primera imagen) en el tablero general para obtener una vista general agregada (segunda imagen) del progreso de cada tablero conectado.  

• Tablero específico:

Tablero general enlazado:

 

• Columna vínculo

Como alternativa, también puedes elegir simplemente agregar hipervínculos a cualquier tablero relacionado con la columna enlace. Esta columna te permite conectar tableros específicos a cualquier elemento relacionado mediante un espacio exclusivo para que ingreses la URL única de esos tableros. Esta columna te permite pasar de un tablero otro sin complicaciones. 

 

• Columna de etiquetas

La columna etiquetas te ofrece una forma de organizar grupos de elementos en diferentes tableros. Puedes usar etiquetas para hacer un seguimiento de categorías, departamentos, trimestres, etc.

Al usar etiquetas y la herramienta Buscar todo, puedes establecer conexiones entre todos tus tableros en toda la cuenta.

 

Cómo hacer el seguimiento de los hitos con la vista de Gantt

Las vistas de tableros te permiten visualizar la información en tus tableros de una manera diferente. Para tener una vista sólida de tu tablero general, te recomendamos la vista de Gantt, donde podrás ver todos los hitos relacionados entre sí. Puedes mover elementos para asegurarte de que la tarea se adapte al cronograma de tu equipo y puedes hacer clic en el elemento para revisar una tarjeta con más detalles. 

La vista de Gantt se puede agrupar por persona, estado o departamento para obtener un desglose aún más detallado.

 

Accede a más conocimiento con la vista de gráfico

La vista de gráfico es una excelente manera de ver un desglose de los datos de tu tablero general. Esta vista se puede usar para desglosar los datos de tu tablero según la persona responsable, el estado de tus hitos, el departamento o cualquier otra información relevante. 

A continuación, podemos ver un ejemplo de todos nuestros datos desglosados por departamento, pero apilados en función del gerente del proyecto. Esto nos brinda visibilidad sobre la gestión de nuestros recursos para este proyecto. 

Para obtener más información sobre la vista de gráfico, consulta aquí.

 

Automatizar tus flujos de trabajo

Las automatizaciones son procesos simples y personalizables que puedes crear en solo unos segundos. Pueden ser notificaciones automáticas de actualizaciones específicas o acciones automáticas que se realizan una vez que se completa un elemento de acción.

Estas son algunas automatizaciones útiles para mejorar tu tablero general:"Every time period, notify someone" (Cada determinado periodo, notificar a alguien)

Esta automatización se puede utilizar para enviarle una notificación a la persona que supervisa todo el proyecto. Esta notificación puede servir como recordatorio para que la persona se comunique con su equipo, escriba un informe semanal o cualquier otra cosa que requiera un recordatorio regular y recurrente. 

“Cuando la fecha haya pasado y el estado cambie a determinado valor, notificar a alguien”

Esta automatización permite que se notifique al gerente del proyecto cada vez que haya pasado una fecha límite y un elemento no esté completo.

Adjust the date of an item to reflect the changes made in the date of its dependency item (Ajustar la fecha de un elemento para reflejar los cambios hechos en la fecha de su elemento dependiente).

Si eliges agregar Dependencias a tu tablero para ayudar a definir relaciones entre los elementos, esta automatización te garantiza que la fecha de los hitos se ajuste si se hace algún cambio en el elemento dependiente del hito.

 

Otras formas de obtener conocimientos generales

 

Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.