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Leitfaden

Mit so vielen verschiedenen Möglichkeiten, deinen Workflow in monday.com zu organisieren, möchten wir sicherstellen, dass du das Optimum aus all diesen Optionen herausholst. Anstatt all deine Workflows einem großen Raum hinzuzufügen, möchten wir dir zeigen, wie du alles systematisch kategorisieren kannst. Sehen wir uns einmal alle Organisationsebenen in monday.com an. 

Die strukturelle Hierarchie

Die höchste Ebene in der strukturellen Hierarchie von monday.com ist der Arbeitsbereich. Alle Boards, Dashboards und Workdocs müssen in einem Arbeitsbereich deines Kontos erstellt werden. Innerhalb eines Arbeitsbereichs, kannst du dann Ordner und sogar Unterordner hinzufügen, um deine Arbeit besser zu klassifizieren. Nun gehen wir noch einmal durch, wie deine Arbeit innerhalb deiner Boards, Dashboards und Workdocs kategorisiert ist. 

Arbeitsbereiche

Jedes Board, Dashboard oder Workdoc in deinem Konto muss in einem Arbeitsbereich erstellt werden. Standardmäßig wird ein neues Konto mit einem „Hauptarbeitsbereich“ erstellt, der im gesamten Konto geteilt wird. Du kannst nach Bedarf damit beginnen, neue Arbeitsbereich hinzuzufügen, um nach Abteilungen, Teams oder sogar nach Projekten zu organisieren. 

Tipp: Arbeitsbereiche können „Offen“ oder „Geschlossen“ sein, um je nach Notwendigkeit Datenschutz oder Transparenz zu unterstützen. 

Ordner

Wenn alle verbundenen Boards, Dashboards und Workdocs in einem Arbeitsbereich angesiedelt werden, kann dies schnell überfüllt und unorganisiert werden. Um diesen Effekt zu vermeiden, empfehlen wir dir, deinem Arbeitsbereich Ordner hinzuzufügen! Diese kannst du nutzen, um die Daten einer gesamten Abteilung in einem Ordner für jedes Team zu sortieren oder um alle Daten im Zusammenhang mit einem Projekt zu gruppieren. 

Unterordner

Um deine Ordner dann noch weiter zu organisieren, bieten wir die Option, Unterordner hinzuzufügen. Unterordner sind einfach nur Ordner, die in einem bestehenden Ordner angelegt werden. Beispielsweise kannst du einen Unterordner mit dem Namen „Berichterstattung“ erstellen, der alle Dashboards im Zusammenhang mit einem Projekt oder alle Boards mit Verbindung zu einem bestimmten Dashboard enthält! 

Tipp: Klicke auf den Pfeil für das Drop-Down-Menü neben dem Namen des Boards und wähle das „Stern“-Symbol, um dieses deinen Favoriten hinzuzufügen. So kannst du schnell Bezug nehmen und erhältst einfachen Zugriff!

Boards

Boards gemeinsam mit Dashboards und Workdocs sind die letzte Ebene der strukturellen Hierarchie von monday.com. Hier wird die gesamte Arbeit erledigt, nicht nur untergebracht, wie in den vorherigen 3 Abschnitten dieses Artikels beschrieben. Jedoch ist das noch nicht das Ende der Schachtelung, denn Boards haben ihre ganz eigene strukturelle Hierarchie.

Wie verhält sich die strukturelle Hierarchie in meinen Boards?

• Gruppen

Gruppen geben dir die Möglichkeit, die Elemente in deinem Board in farbcodierte Bereiche zu kategorisieren. Eine Gruppe kann alles darstellen: eine Woche, einen Monat, einen spezifischen Schritt in einem Projekt, einen Kunden oder was auch immer die Antwort auf die Bedürfnisse deines Teams ist. 

• Elemente 

Ein Element ist eine individuelle Zeile in einer Gruppe deines Boards. Ein Element kann alles sein, was du möchtest und erstellt mit anderen gemeinsam den Kontext deines Boards. Sie können alles darstellen: eine List der Projekte, wöchentliche Aufgaben, Kunden, Standorte oder einen anderen Aspekt deines Workflows.

• Spalten

Spalten sind einer der Hauptbausteine deines Boards, mit denen du die Daten deines Workflows nach Belieben anzeigen und anpassen kannst. Sie organisieren deine Daten, indem sie einen designierten Raum bereitstellen, in dem jedes Detail deines Elements vermerkt wird. Sieh dir diese Liste an, und entdecke die zahlreichen Spalten, die wir bieten!

• Unterelemente

Unterelemente können zu jedem Element hinzugefügt werden, um eine zusätzliche Organisationsebene zu etablieren, ohne die Struktur deines Boards zu verlieren. 

Tipp: Es ist wichtig, dein Konto hin und wieder aufzuräumen! Wenn du Probleme damit hast, ungenutzte Boards, Dashboards oder Workdocs zu löschen, kannst du diese archivieren, damit du die Option hast, sie später wiederherzustellen.

Dashboards

Dashboards fassen Daten aus mehreren Boards zusammen, um diese mit Hilfe von Widgets visuell darzustellen. Du kannst aus mehr als 30 verfügbaren Widgets auswählen, mit denen du deine Dashboards so konfigurieren kannst, dass sie perfekt auf dein Team abgestimmt sind. Sie sind ein ausgezeichnetes Tool für die Berichterstattung, für die Nachverfolgung und die Festlegung von Zielen, für die Erstellung von Zusammenfassungen und die Steigerung der Produktivität! 

In Dashboards sorgen Widgets für eine zusätzliche Organisationsebene, indem die Daten innerhalb eines Widgets themenbezogen bleiben. Zum Beispiel hilft ein Kalender-Widget dir dabei, wichtige Daten im Blick zu behalten, während ein Zahlen-Widget dir eine Zusammenfassung oder einen Durchschnitt der Zahlen gibt, die du nachverfolgen möchtest!

Tipp: Wenn du ein Dashboard suchst, in dem du die Daten aus nur einem einzigen Boards darstellen möchtest, kannst du deinem Board direkt ein Dashboard mit nur einem Board in Form einer Board-Ansicht hinzufügen. 

Workdocs

monday Workdocs sind flexible, Multimedia-Witheboards, in denen du und dein Team alle Notizen und Ideen festhalten könnte, die sich auf ein zentrales Thema beziehen. Durch das Hinzufügen individueller Elemente zu deinem Workdoc kannst du alle losen Gedanken und Ideen an einem zentralen Ort bündeln, direkt in monday.com, wo auch bereits der Rest deiner Arbeit gespeichert ist. 

Die Hierarchie innerhalb der Workdocs lautet „Elemente“. Diese können Widgets, Textzeilen und sogar eingebettete Board oder Elemente sein!

Tipp: Wenn du nach einem spezifischen Board, Dashboard oder Doc suchst, kannst du die Funktion Schnellsuche nutzen, anstatt durch deinen gesamten Arbeitsbereich zu scrollen! 

Wir hoffen, dass dir dieser Artikel geholfen hat, die strukturelle Hierarchie und ihre bestmögliche Anwendung besser zu verstehen. Für mehr Tipps und Tricks dazu, wie du die Organisation deines Kontos beibehältst, schau dir diesen Artikel an.