5 Min. Lesezeit

Funktion 

Bei monday.com sehen wir den Wert von Workdocs als kollaboratives Tool für Projektmanagement. Jetzt kannst du das auch! Du kannst ein Workdoc ganz einfach in deine Arbeitsbereiche oder direkt über eine Dokumentenspalte in deine Boards integrieren. 

Lass uns deine Arbeit leichter für dich machen — in 3️⃣, 2️⃣, 1️⃣. 

Zum Arbeitsbereich hinzufügen

Um ein Workdoc zu deinem Arbeitsbereich hinzuzufügen, klicke im linken Bereich oben auf das „+“-Symbol und wähle im Dropdown-Menü „Doc“ aus. 

Wähle, ob du ein „Neues Doc“ erstellen oder eine vorhandene Vorlage verwenden möchtest. 

Hinweis: Im Abschnitt zu den Workdoc-Vorlagen weiter unten erfährst du mehr über die verschiedenen Möglichkeiten, ein hilfreiches und effektives Workdoc zu erstellen.

Ein Fenster öffnet sich, in dem du deinem Workdoc einen Namen geben und den Berechtigungstyp auswählen kannst. Sobald das Doc zu deinem Arbeitsbereich hinzugefügt wurde, kannst du es anpassen. 

Eine Dokumentenspalte hinzufügen

Wenn du den Elementen in deinem Board gern Docs zuordnest, kannst du deinem Board die Spalte „monday Doc“ hinzufügen. Um diese Spalte hinzuzufügen, klickst du rechts neben deinen Spalten auf „+“ und wählst „monday Doc“ aus dem Dropdown-Menü.

Hinweis: Dieses Workdoc wird nicht in deinem Arbeitsbereich angezeigt, in dem deine anderen Workdocs, Boards und Dashboards gespeichert sind. Es ist ausschließlich im Element auf deinem individuellen Board verfügbar. 

 

Sobald deine Spalte hinzugefügt wurde, kannst du sie individuell anpassen, indem du den Namen änderst, eine Spaltenzusammenfassung formulierst, etc.Um ein neues Doc hinzuzufügen, klicke auf die Zelle, zu der du ein Doc hinzufügen möchtest. Ein leeres Doc wird geöffnet, und der Titel entspricht dem Elementnamen auf deinem Board.

Tipp: Du kannst auch ein vorhandenes Doc aus deinem Arbeitsbereich zu einem Board hinzufügen, indem du die Datei-Spalte verwendest.  

 

Klicke rechts neben dem Doc in der Zelle auf „x“, um das Dokument aus der Spalte zu löschen. Klicke anschließend im Pop-up-Fenster auf „Löschen“. 

Da jedes in der Dokument-Spalte erstellte Workdoc ausschließlich dort gespeichert wird, wird es auch vollständig aus deinem Konto gelöscht, wenn du es aus der Spalte entfernst. Gelöschte Workdocs können im Papierkorb wiederhergestellt werden. Dort werden nur Workdocs angezeigt, für die du die erforderlichen Berechtigungen zum Anzeigen und Wiederherstellen hast.

Hinweis: Weitere Informationen zu den Berechtigungen der Dokument-Spalte findest du im Abschnitt Berechtigungen für die Dokument-Spalte unseres Artikels zu Berechtigungen.

Doc-Ansicht zum Board hinzufügen

Du kannst ein Workdoc direkt in deinen Board-Ansichten erstellen. So ist es beim Arbeiten mit dem Board immer griffbereit. Um eine Doc-Ansicht hinzuzufügen, klicke auf das „+“-Symbol neben dem Namen der Board-Ansicht und wähle „Doc“ aus dem Drop-down-Menü. Die neue Doc-Ansicht wird automatisch erstellt und du kannst sie direkt anpassen.

Hinweis: Da die Doc-Ansicht Teil des Boards ist, hat sie die Funktionen einer Docs-Spalte. Da es sich um eine Ansicht auf einem bestimmten Board handelt, kannst du das Doc nicht direkt teilen oder andere direkt dazu einladen. 

Mit einem Baustein starten

Beim Erstellen eines neuen Docs stehen dir verschiedene Bausteine zur Auswahl. Diese Bausteine erscheinen oben in deinem Workdoc, direkt unter dem Titel, und helfen dir, schneller loszulegen. 

Klicke auf einen der Bausteine, die du zu deinem Workdoc hinzufügen möchtest, und folge den Anweisungen, um ein verbundenes Board auszuwählen. 

Hinweis: Workdocs unterstützen RTL-Formatierung für Aufzählungen standardmäßig nicht. Um eine RTL-Aufzählung zu erstellen, musst du das Aufzählungszeichen manuell eingeben, anschließend den RTL-Text eingeben und die Liste dann über die Symbolleiste für die Textausrichtung rechtsbündig ausrichten.

Eine Docs-Vorlage verwenden

Es ist nicht notwendig, jedes Mal ein komplett neues Doc zu erstellen, wenn du deinem Arbeitsbereich oder deiner Dokumentenspalte ein Doc hinzufügen möchtest. Es gibt ein paar Möglichkeiten, um bei der Arbeit mit Workdocs auf Vorlagen zurückzugreifen. Sehen wir sie uns einmal an!

• Wahl einer Schnellvorlage

Wenn du ein neues Dokument erstellst, öffnest du zunächst eine leere Dokumentenversion. Allerdings musst du nicht bei Null anfangen, wenn du etwas mehr Struktur bevorzugst! Unten in deinem neuen Dokument sind ein paar Vorlagen unter der Überschrift „Schnellstart“ aufgelistet. Fahre mit dem Mauszeiger über eine Vorlage, um dir die Vorschau anzusehen und klicke dann einfach die Vorlage an, mit der du loslegen möchtest!

Um Vorlagen zu öffnen, klicke oben links im Doc auf „+ Hinzufügen“ und wähle „Mehr entdecken“. Wähle anschließend den Tab „Vorlagen“, fahre mit der Maus über eine Vorlage, um eine Vorschau zu sehen, oder nutze die Suchleiste, um weitere Vorlagen in deinem Konto zu finden. 

• Erstelle deine eigene Vorlage

Du kannst aus jedem bestehenden Doc in deinem Konto eine Vorlage erstellen, indem du in der oberen rechten Ecke des Dokuments das Drei-Punkte-Symbol anklickst und aus dem Dropdown-Menü „Als Vorlage speichern“ auswählst. 

• Einrichtung einer Vorlage für die gesamte Spalte

Du kannst auch eine Doc-Vorlage für die gesamte Docs-Spalte festlegen. Dadurch wird jedes Mal wenn du ein neues Dokument erstellst automatisch die voreingestellte Vorlage verwendet. Um eine Doc-Vorlage festzulegen, klicke auf die drei Punkte neben dem Spaltennamen und wähle „Einstellungen“ und „Doc-Vorlage festlegen“. 

Anschließend erhältst du die Option, eine bestehende Vorlage zu nutzen oder eine neue zu erstellen. Wenn du eine deiner Vorlagen verwenden möchtest, klickst du auf „Meine Vorlagen verwenden“ und scrollst durch die in der Vorlagenzentrale verfügbaren Vorlagen in deinem Konto. Du kannst auch die Suchleiste nutzen, um das zu finden, wonach du suchst. 

Um eine neue Vorlage für alle Elemente in deiner Docs-Spalte zu erstellen, klicke auf „Neu erstellen“. Als nächstes erstellst du deine Vorlage. Das, was du hier eingibst, ist dein Ausgangspunkt wenn du von nun an neue Dokumente in dieser Spalte erstellst. Stelle also sicher, dass du ein Framework ohne spezifische Einzelheiten zu einem Element erstellst. 

Hinweis: Derzeit kannst du nur Doc-Vorlagen auswählen, die du selbst erstellt und in deiner Vorlagenzentrale gespeichert hast. Ein in der Dokumentenspalte oder Dateien-Spalte erstelltes Dokument kann nicht als Vorlage gespeichert werden.

Unterschiede zwischen Docs in einem Arbeitsbereich und der Dokument-Spalte

Docs, die in der Docs-Spalte oder Dateien-Spalte erstellt wurden, können nicht als Vorlage gespeichert werden. Dazu gehören die folgenden:

• Das Teilen von Dokumenten ist nur auf Grundlage der Berechtigungen des jeweiligen Dokuments erlaubt
• Jedes neue Dokument übernimmt die Berechtigungen für die entsprechenden Boards Elemente und Spalten

Es gibt außerdem Unterschiede zwischen den Dokumenten, die du in einer Datei-Spalte erstellt, und solchen, die du in einer Dokumentenspalte erstellt hast:

• Die Möglichkeit, ein Dokument als Vorlage zu speichern, ist in Docs on file nicht verfügbar
• Kontogäste können keine Dokumente erstellen
• Das Teilen von Dokumenten ist nur auf Grundlage der Berechtigungen des jeweiligen Dokuments und nicht basierend auf den Berechtigungen für das Boards erlaubt