Wie können wir dir helfen?

Die Dokumentenspalte

 

Wir alle lieben es, die Workdocs von monday.com als kollaboratives Tool für das Projektmanagement zu verwenden. Jetzt kannst du sie über die Dokumentenspalte in dein Board einbinden. Diese Spalte gibt dir die Möglichkeit, ein neues Dokument von Grund auf oder basierend auf einer Vorlage mit nur einem Klick auf einen Button zu erstellen. 

 

Wie füge ich die Spalte hinzu

Klicke auf das Symbol „+“ rechts neben deinen Spalten und wähle „monday Doc“ aus dem Drop-Down-Menü aus.

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Dokumente hinzufügen 

Sobald deine Spalte hinzugefügt wurde, kannst du sie individuell anpassen, indem du den Namen änderst, eine Spaltenzusammenfassung formulierst, etc. Um ein neues Dokument hinzuzufügen, klickst du einfach auf die Zelle, in der du das Dokument einfügen möchtest, und schon öffnet sich ein neues Dokument.

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Klicke auf „x“ rechts neben dem Dokument in der Zelle, um das Dokument zu löschen. Klicke anschließend im Pop-up-Fenster auf „Löschen“. 

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Gelöschte Dokumente können über den Tab „Papierkorb“ wiederhergestellt werden. Im Papierkorb werden nur Dokumente angezeigt, für die du die Zugriffsberechtigung hast und die du wiederherstellen kannst.

 

Hinweis: Da jedes Dokument, das in der Dokumentenspalte erstellt wird, ausschließlich dort existieren kann, löschst du die Spalte aus deinem gesamten Konto, wenn du sie aus der Spalte herauslöschst. 

 

Wie verwende ich eine Dokumentvorlage?

Du musst nicht jedes Mal ein völlig neues Dokument erstellen, wenn du eines zu deiner Dokumentenspalte hinzufügen möchtest. Es gibt zwei Möglichkeiten dafür, wie du in der Dokumentenspalte mit Vorlagen umgehen kannst. Sehen wir uns beide einmal an!

 

Wahl einer Schnellvorlage

Wenn du ein neues Dokument erstellst, öffnest du zunächst eine leere Dokumentenversion. Allerdings musst du nicht bei Null anfangen, wenn du etwas mehr Struktur bevorzugst! Unten in deinem neuen Dokument sind ein paar Vorlagen unter der Überschrift „Schnellstart“ aufgelistet. Fahre mit dem Mauszeiger über eine Vorlage, um dir die Vorschau anzusehen und klicke dann einfach die Vorlage an, mit der du loslegen möchtest!

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Außerdem kannst du diese Vorlagen und vieles mehr im Einstellungsfenster einsehen (Zugriff über „+Hinzufügen“ in der linken oberen Ecke und dann über „Vorlagen“). Fahre mit dem Mauszeiger darüber, um dir eine Vorschau anzeigen zu lassen oder nutze die Suchleiste, um nach anderen Vorlagen in deinem Konto zu suchen. 

 

Du kannst eine Vorlage basierend auf einem in deinem Konto existierenden Dokument erstellen, indem du oben im Dokument auf das Drei-Punkte-Symbol klickst und dann „Als Vorlage speichern“ auswählst. 

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Einrichtung einer Vorlage für die gesamte Spalte

Die zweite Option besteht darin, eine Dokumentenvorlage für die gesamte Dokumentenspalte festzulegen. Dadurch wird jedes Mal wenn du ein neues Dokument erstellst automatisch die voreingestellte Vorlage verwendet. Um dies einzurichten, klickst du auf die drei Punkte neben dem Spaltennamen und anschließend auf „Einstellungen“ und dort auf „Dokumentenvorlage festlegen“.

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Anschließend erhältst du die Option, eine bestehende Vorlage zu nutzen oder eine neue zu erstellen. Wenn du eine deiner Vorlagen verwenden möchtest, klickst du auf „Meine Vorlagen verwenden“ und scrollst durch die in der Vorlagenzentrale verfügbaren Vorlagen in deinem Konto. Du kannst auch die Suchleiste nutzen, um das zu finden, wonach du suchst. 

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Um eine neue Vorlage zu erstellen, die du für alle Elemente deiner Dokumentenspalte nutzen kannst, klicke auf „Neu erstellen“. Als nächstes erstellst du deine Vorlage. Das, was du hier eingibst, ist dein Ausgangspunkt wenn du von nun an neue Dokumente in dieser Spalte erstellst. Stelle also sicher, dass du ein Framework ohne spezifische Einzelheiten zu einem Element erstellst. 

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Hinweis: Derzeit kannst du nur Dokumentenvorlagen auswählen, die du einzeln erstellt und in der Vorlagenzentrale gespeichert hast, indem du die in diesem Absatz beschriebenen Schritte befolgst. 

 

Dynamischer Text

Hast du ein Dokument, das Daten enthält, die sich basierend auf einem verbundenen Element deines Boards verändern? Du kannst auch diese nahtlos zusammenfügen und synchronisieren, indem du die dynamische Textfunktion nutzt. Übertrage Spaltenwerte in Abstimmung mit deinem Text und in Echtzeit direkt vom Element in das verbundene Dokument.

 

Platziere ein „{“ an der Stelle deines Textes, an der du ein dynamisches Feld hinzufügen möchtest. Das Menü gibt dir drei Optionen: Du kannst die aktuelle Zeit, das aktuelle Datum oder einen Spaltenwert hinzufügen. Wenn du den Spaltenwert auswählst, öffnet sich ein neues Menü mit dem Elementnamen und den anderen Spalten in deinem Board. 

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Und Voila! Die von dir ausgewählten dynamischen Felder werden automatisch entsprechend ihrer Werte im Board aktualisiert. Wenn du einen dynamischen Text in eine Vorlage einfügst, füllt jedes einzelne Dokument die Werte basierend auf dem verbundenen Element in Echtzeit aus. 

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Tipp: Diese Funktion eignet sich ausgezeichnet für die Erstellung von Angeboten oder Rechnungen, für die automatische Aktualisierung von Projektübersichten und Berichten, für die Weiterleitung von Release-Notes an Produktmanager und vieles mehr! 

 

Spalten-Berechtigungen

Alle Dokumente in der Dokumentenspalte übernehmen die Berechtigungen des Boards, in dem sie sich befinden. Wenn dein Board also privat ist, sind auch alle Dokumente in deiner Spalte privat, sodass nur Mitglieder des Boards Zugriff darauf haben. Sollte das Board zu einem Hauptboard gemacht werden, ahmen die Dokumente dies auch nach und werden zu Hauptdokumenten. 

 

Dies gilt für:

  • Bearbeitungsberechtigungen
  • Berechtigungen ansehen
  • Erstellen und Löschen von Dokumenten

Wenn du in einem Dokument eine Aktion nicht ausführen kannst, wende dich an deinen Kontoadmin, um zu erfahren, ob etwaige Berechtigungen aktiviert sind. 

 

Worin liegt der Unterschied zwischen Dokumenten, die in einem Arbeitsbereich, und Dokumenten, die in einer Dokumentenspalte erstellt werden?

Es gibt einige wichtige Unterschiede zwischen Dokumenten, die in einem Arbeitsbereich, und Dokumenten, die in einer Dokumentenspalte erstellt werden, die es zu beachten gilt. Dazu gehören die folgenden:

  • Das Teilen von Dokumenten ist nur auf Grundlage der Berechtigungen des jeweiligen Dokuments erlaubt
  • Jedes neue Dokument übernimmt die Berechtigungen für die entsprechenden Boards Elemente und Spalten

 

Es gibt außerdem Unterschiede zwischen den Dokumenten, die du in einer Datei-Spalte erstellt, und solchen, die du in einer Dokumentenspalte erstellt hast:

  • Die Möglichkeit, ein Dokument als Vorlage zu speichern, ist in Docs on file nicht verfügbar
  • Kontogäste können keine Dokumente erstellen
  • Das Teilen von Dokumenten ist nur auf Grundlage der Berechtigungen des jeweiligen Dokuments und nicht basierend auf den Berechtigungen für das Boards erlaubt

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!