Wer kann diese Funktion verwenden

Verfügbar in monday CRM

E-Mails & Aktivitäten sind ein äußerst leistungsstarkes Tool für die Verwaltung deiner Beziehungen. Da Kundenbeziehungen mehr sind als nur E-Mails, hast du mit E-Mails & Aktivitäten auch die Möglichkeit, sämtliche Kundenaktivitäten zu erfassen. Egal ob Meetings oder Anrufe: Protokolliere jede Interaktion, um eine kompakte und umfassende Event-Zeitleiste zu erhalten.

In diesem Artikel erfährst du, welche Aktivitäten du mit der App protokollieren kannst. Wenn du mehr über das Senden, Empfangen und Nachverfolgen von E-Mails erfahren möchtest, sieh dir den Artikel „E-Mails & Aktivitäten auf monday.com“ an.

E-Mails & Aktivitäten öffnen

E-Mails & Aktivitäten sind in jedem Entitäts-Board in monday CRM vorinstalliert. Zu den Entitäten gehören deine Kontakt-, Lead-, Konto- und Deal-Boards. Navigiere zu dem Board, in dem du sie verwenden möchtest, und öffne den Zeitleistenüberblick über das Symbol, über das jedes Element verfügt:

Standardmäßig ist „E-Mails & Aktivitäten“ im Tab „Überblick“ sichtbar.

Du kannst auch eine eigene Ansicht hinzufügen, indem du auf das +-Symbol klickst. Wähle in der Liste Elementansichten E-Mails & Aktivitäten aus:

Aktivitäten planen

Um Aktivitäten zu planen, wähle oben links auf dem Startbildschirm der App Aktivität hinzufügen. Du kannst Besprechung oder Benutzerdefinierte Aktivität hinzufügen auswählen:

Du kannst das Datum und die Uhrzeit angleichen sowie Notizen hinzufügen. Du hast die Möglichkeit, den Texteditor zu verwenden, um deine Notizen anzupassen und zu formatieren.

Benutzerdefinierte Aktivitäten hinzufügen

Bei E-Mails & Aktivitäten gibt es Standard-Aktivitätsarten, aus denen du wählen kannst. Du kannst ein „Meeting“ hinzufügen, eine „Gesprächszusammenfassung“ erstellen und eine „Notiz“ formulieren. Du hast auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Aktivitäten zu erstellen.

Zeig mir, wie man eine benutzerdefinierte Aktivität erstellt

• Schritt 1 - Klicke auf „Aktivität hinzufügen“
• Schritt 2 - Wähle „Benutzerdefinierte Aktivität hinzufügen“
• Schritt 3 - Benenne die Aktivität
• Schritt 4 - Wähle ein Symbol und die Symbolfarbe
• Schritt 5 - Sobald du fertig bist, klicke auf „Aktivität speichern“
• Schritt 6: Klicke auf den Button „Aktivität hinzufügen“, damit deine Aktivität in der Liste als Option angezeigt wird

Um eine benutzerdefinierte Aktivität zu löschen, bewege den Mauszeiger über den Namen der Aktivität im Menü „Aktivität hinzufügen“. Es erscheint ein Papierkorbsymbol. Klicke auf das Papierkorbsymbol, um die benutzerdefinierte Aktivität dauerhaft zu löschen. Du kannst nur benutzerdefinierte Aktivitäten löschen. Die ursprünglichen Aktivitätentypen kannst du nicht löschen.

Aktivitäten-Board:

Wenn du deine erste Aktivität erstellst, wird automatisch ein Board mit dem Namen Aktivitäten im CRM-Arbeitsbereich deines Kontos erstellt. Standardmäßig ist dieses Board für alle Kontomitglieder sichtbar. Jedes Teammitglied kann dieses Board nutzen, um kommende Ereignisse zu filtern und zu verfolgen, Erinnerungen zu erstellen und Berichte zu generieren.

Das Board sieht dann so aus:

Beschreibe mir die Struktur des Boards

• Die Ereignisbeschreibung wird als Name des Elements angezeigt und die Person, die das Ereignis erstellt hat, wird als Verantwortliche/r dem Element zugewiesen.
• Das Startdatum und das Enddatum entsprechen dem Datum und der Uhrzeit, die du für das Ereignis eingibst.
• Das Label in der Status-Spalte ist Offen, wenn das Ereignis bevorsteht, und „Erledigt“, wenn es bereits stattgefunden hat.
• Der Ereignistyp wird in der Spalte Aktivitätstyp angezeigt. 

 

Was ist im Aktivitätenboard protokolliert?

Die Aktivitäten, die im Board protokolliert werden, sind u.a.:

• Telefonanrufe
• Gesprächszusammenfassungen
• Meetings

E-Mails und Standardnotizen gelten im Aktivitäten-Board nicht als „Aktivitäten“. E-Mails, die über E-Mails & Aktivitäten gesendet werden, werden im Aktivitäten-Board nicht protokolliert

 

Tipp: Wenn du mehr über die Möglichkeiten zum Erstellen von Erinnerungen mit diesem Board erfahren möchtest, sieh dir diesen Artikel an. Wenn du noch einen Schritt weiter gehen willst, kannst du das Board mit deinem Google- oder Outlook-Kalender verknüpfen.Dann erscheint jedes Meeting, das du erstellst oder einträgst, automatisch auch in deinem Kalender!

Dashboard für Aktivitäten

Du kannst die Daten aus deinem Board „Aktivitäten“ über das eingeschlossene Dashboard überprüfen. Um Zugriff darauf zu erhalten, öffnest du dein Board „Aktivitäten“ und dann den Tab „Dashboard“:

Du kannst dieses Dashboard neu anordnen und individuell anpassen, um sicherzugehen, dass dir die Informationen, die du brauchst, immer zur Verfügung stehen:

In der Zeitleiste navigieren

Du kannst deine vollständige Zeitleiste oben in der App unterhalb des Buttons „Aktivität hinzufügen“ einsehen. Deine Zeitleiste ist chronologisch sortiert. Jede E-Mail oder Notiz wird unter dem Monat erfasst, in dem die E-Mail versendet bzw. die Notiz hinzugefügt wurde. Jedes Event, dass für ein zukünftiges Datum geplant ist, befindet sich im Abschnitt „Anstehend“:

Filteroptionen

Du kannst monday Sidekick nutzen, um die Aktivitäten in deinem Board zu analysieren und zu überprüfen. Du kannst zudem die Zeitleiste filtern, um nur die E-Mails, Notizen, Events oder Aktivitäten zu sehen, die dich interessieren. Du hast die Möglichkeit, ein Datum für deinen Filter auszuwählen. Du kannst auch mehrere Filter auswählen, um z. B. alle in einem bestimmten Zeitraum gesendeten E-Mails anzuzeigen.

Der Filter Von diesem Element gesendet zeigt nur Threads an, die in „E-Mails & Aktivitäten“ für dieses Element gestartet oder beantwortet wurden:

• Sobald eine E-Mail über „E-Mails & Aktivitäten“ gesendet oder beantwortet wird, wird der gesamte Thread (einschließlich CC-/BCC-Antworten) diesem Element zugeordnet.
• Dieser Filter funktioniert nur für E-Mails. Aktivitäten kannst du separat filtern.
• Dieser Filter ist ideal, wenn du „E-Mails & Aktivitäten“ zur Unterstützung eines Ticketsystems nutzt. Er zeigt nur Threads an, die zu diesem Element gehören, auch wenn die E-Mail-Adresse in anderen Elementen in deinem monday CRM verwendet wird.

Frühere Version

Zuvor gab es im Bereich „E-Mails & Aktivitäten“ einen Filter mit dem Namen Elementbezogene Aktivitäten:

Damit konntest du Aktivitäten in deinem monday CRM filtern und anzeigen, die mit der E-Mail-Adresse deines Elements verknüpft waren. Seit Dezember 2025 ist dieser Filter nicht mehr verfügbar. Die gleiche Funktion erreichst du über den Filter Aktuelles Element im Abschnitt Elemente. Diese Kopfzeile wird nur angezeigt, wenn Elemente mit deinem aktuellen Element verknüpft sind.

Einen Beitrag anpinnen

Du kannst jede Aktivität an deine Timeline anpinnen. Wenn du eine Aktivität anpinnst, bleibt sie oben in deiner Timeline sichtbar, auch wenn neue Aktivitäten hinzugefügt werden:

Um eine Zeitleiste anzupinnen, musst du zunächst den Beitrag finden, den du anpinnen möchtest und das Drei-Punkte-Menü in der rechten oberen Ecke des Beitrags öffnen. Öffne das Menü und wähle „Oben anpinnen“:

Eine Erinnerung festlegen

Du kannst eine Erinnerung für jedes Element auf deiner Zeitleiste einrichten. Um eine Erinnerung einzurichten, musst du zunächst den Beitrag finden, für den du die Erinnerung einrichten möchtest und das Drei-Punkte-Menü in der rechten oberen Ecke des Beitrags öffnen. Öffne das Menü, wähle „Erinnerung einrichten“ und lege dann einen Zeitraum für deine Erinnerung fest:

Automatisierte E-Mails hinzufügen 

Mit ein paar einfachen Schritten kannst du automatische ausgehende E-Mails zu deiner Zeitleiste hinzufügen. Verwende zunächst die Richtlinien in diesem verlinkten Artikel, um die App Emails & Aktivitäten einzurichten und deine E-Mail-Adresse zu verbinden. Als Nächstes richte eine Formel für die Outlook- oder Gmail-Integration auf deinem Board ein.

Wenn du die Automatisierung ausführst, wird die automatisierte ausgehende E-Mail zu deiner Zeitleiste für E-Mails und Aktivitäten hinzugefügt. In der E-Mail wird angegeben, dass sie „via Automatisierung“ verschickt wurde:

App-Einstellungen

Die App hat vier Einstellungen. Du findest diese Einstellungen, wenn du mit dem Mauszeiger über den Titel der Registerkarte E-Mails & Aktivitäten fährst. Wenn du den Mauszeiger über den Text bewegst, erscheint ein Menü mit drei Punkten rechts neben dem Text. Klicke auf die drei Punkte, um die vier Optionen anzuzeigen.

Einstellungsoptionen anzeigen

• Zu Favoriten hinzufügen - Die Registerkarte wird so verschoben, dass sie die zweite Registerkarte nach der Registerkarte „Aktualisierungen“ ist.
• Umbenennen - Benenne den Tab nach deinen Wünschen um
• Löschen - E-Mails & Aktivitäten werden aus dem gesamten Board entfernt.
• Als Board-Standard festlegen - E-Mails & Aktivitäten werden als erster Tab im Board angezeigt. 

F&A

Kann man Aktivitäten vom Aktivitätsboard mit dem Google- oder Outlook-Kalender synchronisieren?

Mithilfe der Kalenderintegration kannst du einzelne Aktivitäten mit einem Kalender synchronisieren.

Werden neue Aktivitäten automatisch mit dem Kalender synchronisiert, wenn sie hinzugefügt werden?

Obwohl du deinen Kalender synchronisieren kannst, werden Aktivitäten, die dem Board nach der Synchronisierung hinzugefügt werden, nicht automatisch zum Kalender hinzugefügt. Wir arbeiten daran, dies möglich zu machen.