Für Konto-Admins ist es sehr hilfreich, wenn du eine Gesamtübersicht über die Inhalte deines Kontos hast, um Informationen dauerhaft zu organisieren, die Inhaberschaften und den Zugriff zu prüfen und die Sicherheit zu wahren. Das Contentverzeichnis bündelt alle diese Informationen an einem zentralen Ort, sodass du Inhalte in deinem gesamten Konto suchen, filtern und verwalten kannst.
So findest du es
Um zum Inhaltsverzeichnis zu gelangen, klicke in der rechten oberen Ecke deines Bildschirms auf dein Profilbild, wähle Administration und anschließend Inhaltsverzeichnis.
Angezeigter Inhalt
Im Inhaltsverzeichnis siehst du einen Überblick über alle Arbeitsbereiche, Boards, Dashboards und WorkDocs in deinem Konto. Für jedes Element kannst du die Details, wie der Inhaber, die Mitglieder, das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Aktualisierung sowie den Speicherort, anzeigen lassen.
Spalte „Letzte Aktualisierung“
Die Spalte Letzten Aktualisierung zeigt je nach Art des Inhalts verschiedene Änderungstypen an.
In Boards wird der Spaltenwert Letzte Aktualisierung durch Änderungen auf Boardebene aktualisiert. Das Aktualisieren und Exportieren eines Boards nach Excel löst keine Aktualisierung aus.
In Dashboards wird der Spaltenwert Letzte Aktualisierung durch Hinzufügen oder Entfernen von Widgets aktualisiert. Das Hinzufügen oder Entfernen von Boards oder Filtern sowie die Änderungen der Widgeteinstellungen löst keine Aktualisierung aus.
In Arbeitsbereichen ändert sich der Spaltenwert Letzte Aktualisierung nur, wenn der Name oder der Typ des Arbeitsbereichs geändert wird. Das Hinzufügen von Boards oder Mitgliedern löst keine Aktualisierung aus.
Inhalt filtern
Wenn dein Konto wächst, kannst du durch Filtern die Inhalte herauskristallisieren, die du brauchst. Im Inhaltsverzeichnis kannst du nach Arbeitsbereich, Verantwortliche/r und Mitglieder filtern, damit du den Fokus auf relevante Ergebnisse legen kannst.
Inhalte archivieren oder löschen
Sobald du die Inhalte gefunden hast, die du gesucht hast, kannst du diese direkt über das Inhaltsverzeichnis bereinigen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn du alte Arbeitsbereiche überprüfst, Inhalte nach einem Teamwechsel organisierst oder die Verantwortlichkeit für Inhalte im gesamten Konto prüfst.
Klicke neben dem Namen des Elements auf das Drei-Punkte-Menü, um loszulegen. Dort wählst du Archivieren, um die aktive Verwendung der Inhalte zu beenden, ohne sie dauerhaft zu löschen, oder wähle Löschen, wenn die Inhalte vollständig entfernt werden sollen.
Wenn das Löschen nicht verfügbar sein sollte, fahre mit dem Mauszeiger darüber, um zu sehen, warum dies der Fall ist. Für private Inhalte wird dir beispielsweise „Private Inhalte können nur von Inhabern gelöscht werden“ angezeigt. Wähle in diesem Fall Sich selbst als Inhaber hinzufügen (falls verfügbar) und versuche es erneut. Alternativ kannst du einen Inhaber fragen, das Element zu löschen.
Inhalt exportieren
Wenn du deine Ergebnisse aus dem Inhaltsverzeichnis exportieren möchtest, klicke auf Alles nach CSV exportieren. Je nach Größe deines Kontos, kann der Export eine gewisse Vorbereitungszeit in Anspruch nehmen.
Du musst das Inhaltsverzeichnis nicht geöffnet lassen, während der Export ausgeführt wird. Klicke neben Alle nach CSV exportieren auf die Drop-down-Pfeile, um den Exportverlauf zu öffnen und die letzten Exporte des Kontos einzusehen. Sobald ein Export bereit ist, klicke auf das Drop-down-Menü, um die Datei herunterzuladen.
Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!