Wie können wir dir helfen?

monday.com Automatisierungen

 

Kennst du das Gefühl, zu viel Arbeit manuell erledigen zu müssen? Hättest du gerne, dass monday.com für dich diese Schritte ausführt, ohne dass du erst programmieren musst? Du hast Glück!

Hebe deinen Workflow auf eine neue Ebene mit unseren Automatisierungen! Mit dieser großartigen Funktion erstellst du deine eigenen automatisierten Workflows oder wählst eine vorgefertigte Vorlage aus. Baue neue, auf die Bedürfnisse deines Teams zugeschnittene Kombinationen, die sich perfekt in deinen spezifischen Workflow einfügen!

 

Lerne die Sprache

Jede Automatisierung hat einen Trigger, eine Bedingung und eine Aktion (oder mehrere).

Zeige mir die entsprechenden Definitionen
  • Trigger: ein Ereignis, das du bestimmst und das die Automatisierung auslöst
  • Bedingung: eine Anforderung, die der Trigger erfüllen muss, damit die Automatisierung funktioniert
  • Aktion: ein Ereignis, das eintritt, wenn die Bedingung erfüllt und der Trigger ausgelöst wurde

 

Schauen wir uns, um ein tieferes Verständnis für Trigger, Bedingungen und Aktionen zu erhalten, das Beispiel einer Formel an: „Wenn sich ein Status in etwas anderes ändert, dann archiviere das Element.“

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In diesem Fall ist „Wenn sich ein Status ändert“ der Trigger. Die Bedingung ist „in etwas anderes“ (wir wählen hierfür einmal den Status „nicht mehr relevant“ aus), und die Aktion ist „dann archiviere das Element“.    

Wenn diese Automatisierung aktiviert ist, wird jedes Mal, wenn ein Element den Status „Nicht mehr relevant“ erhält, dieses entsprechende Element automatisch archiviert.

Hinweis: Wenn du mehr über Automatisierungsaktionen und über den Einfluss, den sie auf die Preisgestaltung haben, erfahren möchtest, schau dir unseren Artikel über Automatisierungs- und Interaktionsaktionen an.

 

Hinzufügen einer Automatisierung

Wenn du eine Automatisierung hinzufügst, kannst du deine eigene Formel anpassen oder eine vorgefertigte Automatisierungsformel auswählen (was wir dir später zeigen werden). Um mit einer benutzerdefinierten Automatisierung zu starten, klicke auf die Automatisierungs-Zentrale und wähle dann „Benutzerdefinierte Automatisierung erstellen“ aus:

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Nun ist es Zeit für die Anpassung! 🎉

 

Schritt 1: Wähle einen Trigger

Wenn du eine Automatisierung erstellen möchtest, klickst du als erstes auf „Wenn dies geschieht“, um einen Trigger festzulegen. Du kannst dann einen Trigger aus den Optionen auswählen, die im Drop-down-Menü angezeigt werden, oder indem du auf „Weitere Optionen“ klickst. Ein Trigger kann eine Spalte von deinem Board (z. B. Status, Personen, Daten) oder eine Aktion / ein Ereignis (z. B. erstelltes Element, sich wiederholende Zeiträume) sein:

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In dem oben genannten Beispiel ist der von uns ausgewählte Trigger die Änderung der Status-Spalte. Nun ist es an der Zeit, die Bedingung für diesen Trigger auszuwählen!

 

Schritt 2: Wähle eine Bedingung

Abhängig vom Trigger, den du in Schritt 1 festgelegt hast, musst du nun eine Bedingung wählen. In diesem Beispiel möchten wir eine Aktion auslösen, wenn die Status-Spalte „Vertrag“ sich in „Unterschrieben“ ändert.

Dafür haben wir in die unterstrichenen Felder hineingeklickt und die Status-Spalte mit dem Namen „Vertrag“ ausgewählt, danach haben wir das Label „Unterschrieben“ ausgewählt:

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Hinweis: Die angezeigten Labels entsprechen den Labels der Status-Spalte, die du aus deinem Board ausgewählt hast.

 

Wenn du noch weitere Bedingungen in deiner Formel festlegen möchtest, klicke einfach auf das Plus-Symbol neben der Bedingung, die du gesetzt hast, und wähle eine weitere! Ein Beispiel: Wir haben als weitere Bedingung „Wenn die Person jemand ist“ hinzugefügt. 

Nun wird die Automatisierung erst dann ausgelöst, wenn „Vertrag“ sich in „Unterschrieben“ ändert und  wenn der Vertreter Noy zugewiesen ist! 💥

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Schritt 3: Lege eine Aktion fest

Nun, da der erste Teil unserer Automatisierung (Trigger und Bedingung) fertig ist, ist es Zeit, eine Aktion auszuwählen! Um eine Aktion auszuwählen, klicke auf das graue Feld „dann tu dies“. Von hier aus kannst du eine Aktion aus den Optionen im Drop-down-Menü auswählen oder auf „Weitere Optionen“ klicken.  

Für unsere Automatisierung wählen wir als Aktion „jemanden benachrichtigen“ aus, wie unten gezeigt:

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Nun ist es Zeit, die ausgewählte Aktion fertigzustellen! Um die genaue Aktion, die eintritt, anzupassen, klicke in die unterstrichenen Felder. In unserem Fall verwenden wir das Feld „benachrichtigen“, um die Nachricht anzupassen, die gesendet wird, und dann wählen wir aus, wer diese automatische Benachrichtigung erhalten soll, indem wir in das Feld „jemand“ klicken!

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Und voilà, unsere Automatisierung ist bereit! Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Automatisierung erstellen“ und dann kann es losgehen. Nun erhält der Vertriebsleiter jedes Mal, wenn der Status „Vertrag“ sich in „Unterschrieben“ ändert, sofort eine Benachrichtigung darüber. 🎉

Tipp:  Du kannst in deiner Automatisierungsformel mehrere unterschiedliche Aktionen hinzufügen. Wir erklären dir kurz, wie das geht. 

 

Mehrschrittige Automatisierungen

Wenn du längere und komplexere Automatisierung erstellen möchtest, kannst du einer einzigen Automatisierungsformel mehrere Aktionen hinzufügen. Dafür klickst du einfach auf das Plus-Symbol rechts neben der Aktion, die du festgelegt hast, und wählst die zusätzliche Aktion. Dann füllst du die unterstrichenen Felder aus.

Du kannst einer Formel so viele Aktionen hinzufügen wie du möchtest.

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Vorgefertigte Automatisierungsformeln

Möchtest du lieber eine Automatisierung aus einer vorgefertigten Vorlage verwenden, anstatt deine eigene zu erstellen? Die Kategorien im Menü auf der linken Seite sind ein guter Ausgangspunkt. Durchsuche diese Kategorien, bis du gefunden hast, wonach du suchst, oder nutze die Suchleiste, um direkt mit einer vorgefertigten Formel loszulegen.
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Nachdem du eine vorgefertigte Formelvorlage ausgewählt hast, musst du nur noch die unterstrichenen Felder ausfüllen, auf „Automatisierung erstellen“ klicken und dann kann es losgehen!
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Wenn du mehr über diese Kategorien und die verschiedenen Formelarten erfahren möchtest, die wir anbieten, schau dir die folgenden Artikel an: 

 

Automatisierungen bearbeiten, löschen, duplizieren oder eine Vorlage erstellen

  • Automatisierungen ein- und ausschalten
Sobald du deinem Board Automatisierungen hinzugefügt hast, kannst du auf den Tab „Board-Automatisierungen“ klicken und Automatisierungen mit dem Schaltersymbol ein- und ausschalten, wie unten gezeigt.
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  • Eine Automatisierung bearbeiten

Wenn du die von dir konfigurierte Automatisierung bearbeiten möchtest, klicke auf das Drei-Punkte-Menü und dann auf „Automatisierung bearbeiten“, wie unten gezeigt. Damit öffnest du den Automatisierungs-Editor, wo du deine Formel nach deinen Wünschen neu konfigurieren kannst!

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  • Eine Automatisierung duplizieren

Du kannst in diesem Drei-Punkte-Menü auch eine Automatisierung duplizieren, indem du auf „Automatisierung duplizieren“ klickst. Damit öffnest du den Automatisierungs-Editor, wo du deine Automatisierung nach deinen Wünschen bearbeiten kannst. Stelle zum Abschließen dieses Vorgangs sicher, dass du die blaue Schaltfläche „Automatisierung erstellen“ ausgewählt hast, und das war's schon!

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Tipp: Automatisierungen können auch über mehrere Boards und Vorlagen hinweg dupliziert werden, solange sie im Bereich „Board-Automatisierungen“ aktiviert sind!

 

  • Eine Automatisierungsformel als Vorlage speichern

Du kannst deine eigene benutzerdefinierte Formel als Vorlage speichern und sie in deinem monday.com-Konto für jeden zur Verfügung stellen. Dafür klickst du einfach auf das Drei-Punkte-Menü rechts von der Automatisierung, wählst „Als Vorlage speichern“ aus, gibst ihr einen Namen und klickst zum Speichern auf „Vorlage erstellen“!

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  • Ungewollte Automatisierung löschen

Solltest du eine Automatisierungsformel löschen wollen, kannst du das in demselben Menü tun, indem du auf „Automatisierung löschen“ und dann auf „Permanent löschen“ klickst.

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Die folgenden Spaltentypen werden momentan im Feld „Benachrichtigen” einer Benachrichtigungsautomatisierung nicht unterstützt:

  • Formel
  • Automatische Nummer
  • Fortschritt
  • Abhängigkeit
  • Boards verbinden

 

Die folgenden Spaltentypen werden momentan beim Mapping eines Elements nicht unterstützt:          

  • Kennzeichen
  • Mirror
  • Dropdown
  • Zeiterfassung
  • Abhängigkeit
  • Mit einem Item verlinken
  • Ort
  • Weltuhr
  • Telefon
  • Datei
  • Woche
  • Link
  • Land
  • Team
  • Abstimmung
Hinweis: Aus Sicherheitsgründen werden Spalten mit eingeschränkter Ansicht  in Automatisierungs- und Integrationsformeln nicht unterstützt.

Zeitbasierte Automatisierungen

Vielleicht fragst du dich, wie zeitbasierte Automatisierungen funktionieren. Ein Beispiel zum Feld „Datum“ in der folgenden Formel: Wenn das Datum kommt, benachrichtige jemanden.

Die gleiche zeitbasierte Automatisierung wird zu unterschiedlichen Zeiten für verschiedene Benutzer ausgeführt, wenn in ihren Desktop-Einstellungen unterschiedliche Zeitzonen konfiguriert sind. Das heißt, wenn dein "Wann" in der oben genannten Formel auf 9 Uhr eingestellt ist, werden die Benutzer in New York City um 9 Uhr EST und die Benutzer in Tel Aviv um 9 Uhr IDT benachrichtigt.

 

Wie bereits erwähnt, werden zeitbasierte Automatisierungen in der Zeitzone deines lokalen Desktops ausgeführt. Wenn sich deine Zeitzoneneinstellungen unter Mein Profil jedoch extrem von deiner lokalen Zeitzone unterscheiden (mehr als ein paar Stunden), kann ein Problem auftreten. Wenn dies bei dir der Fall ist und es wichtig ist, dass diese beiden Einstellungen unterschiedlich sind, wende dich bitte an unser Support-Team unter support@monday.com und erkläre deinen Anwendungsfall, damit wir das Feedback dazu an unser Team weitergeben können!

Hinweis: Wenn du eine Formel verwendest, die „Wenn das Datum vorbei ist ...“ angibt, dann wird die Automatisierung um Mitternacht dieses Tages ausgelöst.

 

Wie man die Inhaberschaft überträgt

Als Admin deines Kontos kannst du den Besitz mit nur wenigen Klicks von einer Person auf eine andere Person übertragen. Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, wenn du möchtest, dass ein Teammitglied ein Board übernimmt, das du verwaltest, bzw. wenn du diesem Teammitglied erlauben willst, Automatisierungen zu bearbeiten, die du festgelegt hast.

Hinweis: Zurzeit kann nur der Besitz von Automatisierungen übertragen werden, nicht von Integrationen.

 

Klicke hierfür auf das Profilbild, dann auf „Admin“, „Benutzer“ und „Automatisierungsverantwortung“.

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Nutze auf dieser Seite das Drop-down-Menü, um den aktuellen und den neuen Verantwortlichen auszuwählen. Klicke auf "Verantwortlichen ändern" und schon kann es losgehen!

Hinweis: Um den Besitz erfolgreich zu übertragen, muss der aktuelle Besitzer der Automatisierung ein aktiver Benutzer des Kontos sein. Die Übertragung funktioniert nicht für deaktivierte Benutzer. 

 

Beschränkungen der Automatisierungsrate

Während die Anzahl der Formeln, die erstellt werden können, unbegrenzt ist, gibt es einige Einschränkungen in Bezug auf die Anzahl der Automatisierungen, die pro Minute auf jedem Board über die API ausgelöst oder aufgerufen werden können.
  • Jede Automatisierungsformel kann 4.500 Trigger und 4.500 Aktionen pro Minute verarbeiten (ungefähr 75 Trigger/Aktionen pro Sekunde)
  • Jede Integrationsformel kann 4.500 Trigger und 1.800 Aktionen pro Minute verarbeiten.
  • Limit für API-Aufrufe:
    • Automatisierungsaktionen: 5000 Aktionen pro Minute pro Board
    • Integrationsaktionen: 2000 Aktionen pro Minute pro Board pro Integration

 

Solltest du eine dieser Begrenzungen überschreiten, erhältst du die folgende Benachrichtigung (Glockensymbol) und deine Automatisierung wird ausgeschaltet:

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Zusätzliche Ressourcen

Falls du in diesem Artikel nicht finden konntest, wonach du gesucht hast, musst du dir keine Sorgen machen. Hier sind ein paar weitere Ressourcen für dich:

Und falls du Informationen zu bestimmten Kategorien von Automatisierungen suchst, sieh dir die folgenden Artikel an:

 

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!

 

Möchtest du Feedback geben? Möchtest du sehen, wie andere Teams Automatisierungen in ihren Workflows einsetzen? Sieh dir unsere monday.com Community an. 

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