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Jede Automatisierung besteht aus einem Trigger, einer Kondition und einer oder mehreren Aktionen.

Zeige mir die entsprechenden Definitionen

• Trigger: ein Ereignis, das du bestimmst und das die Automatisierung auslöst
• Bedingung: eine Anforderung, die der Trigger erfüllen muss, damit die Automatisierung funktioniert
• Aktion: ein Ereignis, das eintritt, wenn die Bedingung erfüllt und der Trigger ausgelöst wurde

Benutzerdefinierte Automatisierung hinzufügen

Wenn du eine Automatisierung hinzufügst, hast du die Möglichkeit, deine eigene Vorlage anzupassen oder aus einer vorgefertigten Automatisierungsvorlage auszuwählen. So erstellst du eine Automatisierung: 

1Klicke auf den Button Automatisieren in der oberen rechten Ecke deines Bildschirms

2Klicke auf den Tab Erstellen

3Klicke auf Von Grund auf neu erstellen:

Jetzt ist es Zeit zum Anpassen! 🎉

Einen Trigger auswählen

Wenn du eine Automatisierung erstellen möchtest, klickst du als erstes auf „Wenn dies geschieht“, um einen Trigger festzulegen. Du kannst dann einen Trigger aus den Optionen auswählen, die im Drop-down-Menü angezeigt werden.

Ein Trigger kann eine Spalte von deinem Board (wie Status, Personen, Daten usw.) oder eine Aktion bzw. ein Ereignis (wie erstelltes Element, sich wiederholende Zeiträume usw.) sein:

Im obigen Beispiel haben wir als Trigger „Wenn ein Datum eintrifft“ gewählt. Nun ist es an der Zeit, die Kondition für diesen Trigger auszuwählen.

Wähle eine Bedingung

Je nach Trigger, den du in Schritt 1 ausgewählt hast, musst du dann eine Kondition auswählen. In diesem Beispiel möchten wir eine Aktion auslösen, wenn ein bestimmtes Datum erreicht ist und nur dann, wenn sich die Spalte „Status“ in „In Bearbeitung“ ändert.

Hinweis: Die angezeigten Labels entsprechen den Labels der Status-Spalte, die du aus deinem Board ausgewählt hast.

Wenn du noch weitere Konditionen in deiner Vorlage festlegen möchtest, klicke einfach auf das Plus-Symbol neben der Kondition, die du gesetzt hast, und wähle eine weitere!

Aktion festlegen

Jetzt, da der erste Teil unserer Automatisierung fertig ist, ist es an der Zeit, eine Aktion dafür auszuwählen. Klicke auf das graue Textfeld „Dann tu dies“, um aus den verfügbaren Optionen auszuwählen.

Für unsere Automatisierung wählen wir als Aktion „jemanden benachrichtigen“ aus, wie unten gezeigt:

Zum Abschluss kannst du die gewünschte Aktion anpassen, indem du auf das unterstrichene Feld klickst.

Wir haben das Feld „benachrichtigen“ ausgewählt, um die zu sendende Benachrichtigung anzupassen, und wir wählen aus, wer diese automatische Benachrichtigung erhalten soll, indem wir in das Feld „jemand“ klicken.

Unsere Automatisierung ist nun fertig! Klicke auf den blauen Button „Automatisierung erstellen“, um die Einrichtung abzuschließen.

Mehrschrittige Automatisierungen

Wenn du längere und komplexere Automatisierungen erstellen möchtest, kannst du einer einzigen Automatisierungsvorlage mehrere Aktionen hinzufügen.

Dafür klickst du einfach auf das Plus-Symbol rechts neben der Aktion, die du festgelegt hast, und wählst die zusätzliche Aktion. Dann füllst du die unterstrichenen Felder aus.

Hinweis: Gelöschte Automatisierungen können nicht wiederhergestellt werden und müssen neu erstellt werden. Um eine Automatisierung zu deaktivieren, ohne sie dauerhaft zu löschen, verwende den Umschalter rechts neben der Automatisierung und ändere ihn auf „Aus“.  

Priorität der Automatisierung

Du kannst die Wichtigkeit jeder deiner Automatisierungen bewerten, um deinen Fokus auf die Prozesse mit der höchsten Priorität zu richten. Klicke dazu einfach auf den Button unter der Automatisierung:

Du kannst die Wichtigkeit auch ändern, indem du auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben der Automatisierung klickst, dann auf Priorität gehst und schließlich die Priorität der Automatisierung aus den angezeigten Optionen auswählst: 

Unterstützte Spalten 

Die folgenden Spaltentypen werden momentan im Feld „Benachrichtigen” eines Benachrichtigungsautomatisierung nicht unterstützt: