Wie können wir dir helfen?

Die Formulare

 

 

Wir von monday.com möchten Ihr Leben einfacher, produktiver und effizienter gestalten! Anstatt die Informationen Ihrer Kunden zeitaufwändig in die Plattform einzugeben, haben wir jetzt eine zeitsparende, kundenfreundliche Lösung geschaffen – Formulare von monday.com 😊

 

Was sind die Formulare? 

Du erstellst ein Board, das auf deine Spezifikationen zugeschnitten ist (mit den Spalten, die du kennst und liebst). Mit einigen wenigen Klicks kannst du ein Formular basierend auf diesem Board erstellen, es mit deinen Kunden teilen (per Link oder durch Integration in eine Website) und jede Antwort erstellt ein neues Element mit allen Informationen, die du brauchst!

 

Hinweis: Das Formular ist ein Nebenprodukt des Boards und nicht anders herum. Wenn du in der Formularansicht etwas änderst (z. B. die Spaltenüberschrift änderst), siehst du das auf Board-Ebene nicht.

 

Wer kann die Formulare ausfüllen?

Jeder, der Zugriff auf den teilbaren Link oder das eingebettete Formular hat.

 

Welche Spalten werden unterstützt?

Folgende Spaltentypen werden unterstützt: Text, Langer Text, Zahlen, Status, Datum, Bewertung, Datei, Telefon, E-Mail, Drop-down, KontrollkästchenStandort, Land und Zeitleiste. Mit der Drop-down-Mehrfachauswahl kannst du im Formular mehrere gewünschte Optionen suchen und auswählen!

 

Hinweis: Beim Hochladen von Dateien über Formulare beträgt die maximal zulässige Größe 50 MB. 

 

Wie erfolgt die Einrichtung?

Schritt 1 – Das Board erstellen

Das Formular wird basierend auf den Spalten erstellt, die du einfügst (Namen können natürlich bearbeitet werden), und die Formulareinreichungen erstellen neue Elemente. Dein Unternehmen braucht diese Informationen – betrachte die Formularfunktion als Kurierdienst! 📩

 

Schritt 2 - Füge die Formularansicht zu deinem Board hinzu

Um eine Formularansicht hinzuzufügen, klicke oben links auf deinem Board auf die Schaltfläche „Ansicht hinzufügen“. Klicke im daraufhin angezeigten Menü auf „Formulare“, wie unten dargestellt: 

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Das Design deines Formulars anpassen

Dein Formular wird an deine Zielgruppe geschickt oder kann von dieser angezeigt werden. Es freut uns, dass du monday.com nutzen möchtest, um neue Zielgruppen zu erreichen und deine Ergebnisse auf der Plattform zu verarbeiten. Aus diesem Grund gibt es die Möglichkeit, dein Logo hinzuzufügen und den Hintergrund anzupassen.

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Wenn du ein Pro-Konto hast, kannst du sogar das monday.com-Logo am unteren Rand des Formulars ausblenden! Klicke einfach auf das Zahnrad oben rechts, um die Formulareinstellungen zu starten. Klicke dann unter "Formular-Branding" auf "Monday.com Logos ausblenden" wie folgt:

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Jetzt kannst du sehen, dass das monday.com-Logo vom unteren Rand deines Formulars verschwunden ist.

 

Den Inhalt deines Formulars anpassen

Du steuerst, welche Spalten (Fragefelder) auf dem Formular erscheinen und welche ausgeblendet bleiben. Um mit der Anpassung zu beginnen, blättere durch das Formular. Wenn du den Mauszeiger über einen der Antwortblöcke hältst, erscheint in der rechten oberen Ecke ein Auge, mit dem du das Feld ausblenden kannst. Hier siehst du das Auge und wie das Feld aussieht, wenn es ausgeblendet ist (wenn du erneut auf das Auge klickst, wird das Feld wieder eingeblendet)

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Hinweis: Jede Spalte im Formular hat ein Symbol (links), das dich darüber informiert, für welche Spalte im Board sie steht. Selbst wenn du die Frage änderst, bleibt das Symbol das gleiche.

 

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Du hast auch die Möglichkeit, dein Formular als Umfrage zu präsentieren. Wähle dazu einfach „Als Umfrage präsentieren” aus den Einstellungsoptionen und dein Formular zeigt eine Umfrageleiste am unteren Rand der Seite an. Während das Formular ausgefüllt wird, füllt sich auch die Umfrageleiste:

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Die Fragen

Zunächst wird das Formular mit dem Namen des Boards als Überschrift und den Spaltennamen als Fragen generiert. Wenn du den Mauszeiger über die Überschrift oder über die optionale Beschreibung des Formulars hältst, kannst du sie ändern. Tatsächlich kannst du den Mauszeiger über jeden der Blöcke auf dem Formular halten, um die Frage und die  optionale Beschreibung der Frage bearbeiten (und die Frage wie bereits beschrieben ein- oder ausblenden).

So kannst du die unterschiedlichen Optionen bearbeiten:

Die Beschreibung bearbeiten

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Die Frage bearbeiten

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 Hinweis: Wenn du das Feld „Formularbeschreibung hinzufügen” nicht bearbeitest, wird es in der veröffentlichten Version nicht angezeigt. Klicke auf „Vorschau“, um dir ein Bild davon zu machen.

 

 

Eine weitere coole Option sind erforderliche Fragen! Indem bestimmte Fragen zwingend beantwortet werden müssen, erhältst du alle benötigten Informationen! Tue folgendes, damit all deine Fragen zählen:

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Wahrscheinlich fragst du dich, was passiert, wenn ein Befragter sich entscheidet, eine Pflichtfrage nicht zu beantworten, und auf „Senden” klickt. Dann wird Folgendes angezeigt:

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Wenn du das selbst probieren möchtest, klicke auf „Vorschau" und dann auf „Senden"! 

 

Tipp:Wenn du nicht nach dem aktuellen Datum fragen willst, füge einfache eine Erstellungsspalte hinzu, um den exakten Zeitpunkt der Erstellung des Elements anzugeben. 

 

 

Wird in den Formularen angezeigt, wer das Formular einreicht?

Du kannst die Erstellungsprotokollspalte auf deinem Board hinzufügen und die Plattform erkennt die Person, die das Formular ausfüllt, solange bestimmte Kriterien erfüllt sind! Die folgenden drei Bedingungen müssen erfüllt sein, damit die Erstellungsprotokollspalte den Formularabsender erkennt:

  1. Der Benutzer, der das Formular abgeschickt hat, muss ein Benutzer in deinem Benutzerkonto sein und Zugriff auf das Board haben, in dem sich das Formular befindet (entweder Hauptboard oder abonniertes privates/teilbares Board)
  2. Der Benutzer muss zum Zeitpunkt des Absendens des Formulars aktiv auf dem monday.com-Konto angemeldet sein
  3. Der Benutzer muss nur in diesem Konto angemeldet sein und nicht in einem anderen

Wenn ein Formular eingereicht wird und eine dieser drei Bedingungen nicht erfüllt ist, zeigt das Erstellungsprotokoll den Namen der Person an, die stattdessen das Formular erstellt hat.

 

Tipp: Wenn die Personen, die das Formular ausfüllen, sich außerhalb deines Kontos befinden und du sehen möchtest, wer das Element über das Formular erstellt hat, empfehlen wir dir, eine Textspalte zu deiner Pinnwand hinzuzufügen und „Hier deinen Namen eingeben“ als Pflichtfeld auf dem Formular festzulegen.

 

 

  • Wie kann ich anonyme Formulare erstellen?

Du kannst anonyme Formulare über die Einstellungen der Formularansicht erstellen, indem du „Anonyme Einsendungen“ so markierst:

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Wenn ein anonymes Formular ausgewählt wurde, sieht der Benutzer, der das Formular ausfüllt, eine Meldung, die ihn darüber informiert, dass es sich um ein anonymes Formular handelt. Wenn es anonym ist, wird der Benutzer, der das Formular erstellt hat, im Erstellungsprotokoll für alle Elemente erscheinen. Wenn ein Benutzer beim Ausfüllen mehrere monday.com Konten geöffnet hat, erkennen wir die Benutzer-ID des Kontos, in dem er sich zuletzt angemeldet hat.


Fertigstellung

Nachdem du ein beeindruckendes Layout mit exzellenten Fragen und Beschreibungen (falls erwünscht) erstellt hast, können wir zum letzten Schritt übergehen! Das solltest du dir ansehen:

  • Die „Vorschau” deines Formulars

Durch das Klicken auf die Schaltfläche wird eine neue Registerkarte geöffnet, auf der du Einträge in das Formular anzeigen und vornehmen kannst, so wie deine Befragten, nach du auf „Formular teilen” geklickt hast.  

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  • Optionen nach der Einreichung

Du kannst jetzt die Optionen nach dem Absenden deines Formulars verwalten! Zum Einstellungsmenü (obere linke Ecke der Formularansicht) haben wir die Option zum Weiterleiten, Auswählen der Gruppe, in die deine Antworten eingefügt werden, und zum Senden einer weiteren hinzugefügt!

Wir wissen, dass du einen komplexen Workflow hast, der nicht mit dem Formular beginnt oder endet, sodass du jetzt wählen kannst, wo die Formulareinträge auf dem Board unter Gruppe für Antworten angezeigt werden sollen! Ein wichtiger Hinweis hierbei ist, dass die Standardgruppe noch immer die erste ist. Das heißt, wenn die gewählte Gruppe archiviert/gelöscht oder verschoben wurde, werden die Einträge hier eingefügt.

Mit der Option Weiterleitungs-Link kannst du Befragte nach einigen Sekunden an eine URL deiner Wahl, z. B. zu deiner Website, weiterleiten. :)

Die Option Weitere senden soll es deinen Befragten erleichtern, mehr Antworten zu senden! Hier gibt es drei Optionen, die wir uns einmal ansehen wollen. Mit „Klicken” wird den Befragten eine Schaltfläche angezeigt, auf die sie nach dem erfolgreichen Absenden eines Formulars klicken können – und zwar „Erneut senden” :) Die Option „Auto” leitet den Absender des Formulars von der Bestätigungsseite des erfolgreichen Sendens nach 4 Sekunden zurück zum Formular. „Keine” belässt alles beim Alten :) 

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Teile dein Formular! 

Der magische Moment ist gekommen! Klicke auf „Formular teilen”, um die Links zum Teilen und Einbetten anzuzeigen. :)

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Hinweis: Nachdem du auf die Schaltfläche "Formular teilen" geklickt hast, ist das Formular live. Aber es kann erst gesehen werden, wenn du es aktiv mit anderen teilst.

 

Die Ergebnisse

Nachdem die Links gesendet oder integriert wurden, erhältst du deine Formulareinreichungen als neue Elemente, sodass es viel leichter wird, Aufgaben zu erledigen.

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Du kannst jetzt die Interaktion mit deinen Befragten mithilfe einer angepassten Erfolgsseite personalisieren! Durch Klicken auf das Einstellungsmenü des Formulars (obere linke Ecke) kannst du sowohl den Titel („Danke”) als auch die Nachricht („Deine Antworten wurden erfolgreich gesendet”) bearbeiten.

 Hier ist ein Beispiel:

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Dein Formular bearbeiten

Das Bearbeiten des Formular ist ein integraler Bestandteil deines Workflows. Wir wissen das. :) Hier sind einige Antworten auf Fragen, die du dir vielleicht zu diesem Prozess gestellt hast:

  • Neue Spalten auf Board-Ebene hinzugefügt: Diese Spalten erscheinen im Formular ausgeblendet. Du kannst dann auf das Auge klicken, um sie anzuzeigen und zu formatieren.
  • Änderungen an Statusbeschriftungen vorgenommen: Diese werden im Formular nahtlos angezeigt. :)
  • Löschen eines Formulars (zur Deaktivierung, siehe unten): Um ein Formular zu löschen, klicke einfach auf den nach unten gerichteten Pfeil rechts neben dem Board-Namen und halte dann den Mauszeiger über den Namen des Formulars, um das kleine Papierkorbsymbol anzuzeigen. Dadurch wird das Formular gelöscht und ist nicht mehr verfügbar. Gehe daher vorsichtig vor. :) 
  • Bearbeiten des Formulars, während es bereits geteilt ist: Wird nahtlos aktualisiert (oder durch Aktualisierung der Seite, falls sie bereits geöffnet ist), sodass Änderungen ohne Unterbrechung der Verfügbarkeit deines Formulars durchgeführt werden können.
  • Dein Formular aktivieren/deaktivieren - Im Fenster "Formular teilen" kannst du die Links aktivieren und deaktivieren. Wenn du auf "Formular deaktivieren" klickst, wird das Formular geschlossen, und wenn (in der Ansicht des Benutzers) auf den (geteilten oder eingebetteten) Link geklickt wird, erscheint eine Fehlermeldung. Du kannst die Links aktivieren, indem du zu diesem Fenster zurückkehrst und auf die Schaltfläche "Formular aktivieren" klickst:

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Kann ich mehrere Formulare auf einem Board haben?

Natürlich! Du kannst mehrere Formulare auf einem Board einrichten und die Antworten aus jedem Formular unterschiedliche Gruppen auf dem Board ausfüllen lassen.

Füge einfach ein neues Formular aus dem Dropdown-Menü hinzu, wie unten gezeigt: 

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Sobald du dein neues Formular angepasst hast, kannst du über die Tabs oberhalb deines Boards ganz einfach zwischen den beiden Formularansichten auf deinem Board hin- und herwechseln!

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Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!