Wie können wir dir helfen?

So erstellst du wiederkehrende Aufgaben

 

 

In diesem Artikel verraten wir dir ein paar Tipps und Tricks, wie du wiederkehrende Aufgaben erstellen kannst, um deinen Workflow reibungsloser zu gestalten! 🤩

 

Erstelle in jedem Zeitraum eine neue Gruppe

In unserer kleinen Seifenfirma verwenden wir das unten stehende Board, um den Überblick über alle Lagerbestellungen unseres Geschäfts jeden Monat zu behalten.

Jedes Mal, wenn ein Laden ein Produkt auffüllen muss, fordert er das Produkt und die Menge über dieses Board an. Anschließend können wir die Zahlen am Ende des Monats nachvollziehen, um zu sehen, wie viel wir in der Manufaktur produzieren sollten.

 

Da die Gruppen in unserem Board jeden Monat Bestellungen darstellen, müssen wir zu Beginn jedes neuen Monats eine neue Gruppe erstellen. Damit jeden Monat sofort eine neue Gruppe erstellt wird, haben wir eine wiederkehrende Automatisierung verwendet. 

Klicke dazu zunächst auf die Automatisierungszentrale und den Builder für benutzerdefinierte Automatisierungen. Erstelle von dort aus die Automatisierung „Jeder Zeitraum, dann eine Gruppe erstellen“:

Automations- Every Time Period.gif

 

Als Nächstes passt du die Vorlage an, wie wir es unten getan haben. Du kannst auswählen, wie oft eine neue Gruppe erstellt wird, welchen Namen sie hat und wann genau sie erstellt wird.

CPT2207271736-1496x755.gif

 

Erstelle in jedem Zeitraum ein neues Element

Wenn du ein einzelnes Element (oder eine Aufgabe) hast, die von Zeit zu Zeit wiederholt werden muss, kannst du eine wiederkehrende Automatisierung verwenden, um es gemäß deinem gewünschten Rhythmus zu erstellen.

In unserem Beispiel einer Seifenfirma verwalten wir das unten stehende Planungs-Board, um alle unsere täglichen Aufgaben im Auge zu behalten. In diesem Fall haben wir jeden Tag ein Meeting, das ständig neu zu unserem Board hinzugefügt werden muss.

Time Schedule Board.png

 

Um sicherzustellen, dass wir jeden Tag ein neues Element für unser tägliches Meeting haben, richten wir die folgende Automatisierung ein. Jetzt wird jeden Morgen um 10 Uhr automatisch ein brandneues Element mit dem Titel „Tägliches Meeting“ für uns erstellt!

CPT2207281720-1420x729.gif

 

Tipp: Versuche es mit der App „Wiederkehrende Aufgaben“, wenn du nach einer anderen Möglichkeit suchst, wiederkehrende Aufgaben ganz einfach und schnell zu erstellen! 

 

Benachrichtige dein Team in einem bestimmten Zeitabstand

Uns ist aufgefallen, dass unser Vertriebsteam zu Beginn jeder Woche vergessen hat, die Regale in unseren Geschäften wieder aufzufüllen, und wir wollen nicht, dass unsere Kunden vor leeren Regale stehen. Um dieses Problem zu beheben, haben wir diese Automatisierungsvorlage hinzugefügt:Screenshot 2024-10-28 at 16.47.29 1.png

 

Wir haben die Automatisierung so angepasst, dass das gesamte Vertriebsteam jeden Montagmorgen um 9:00 Uhr mit der Nachricht „Erinnerung zum Auffüllen der Regale“ benachrichtigt wird. Jetzt können wir jede Woche mit einem voll ausgestatteten Geschäft und zufriedenen Kunden beginnen.Screenshot 2024-10-28 at 16.49.39 1.png

 

Tipp:  Wir können diese Automatisierung nutzen, um jeden über alles zu informieren. Zum Beispiel können wir sie nutzen, um unser gesamtes Team daran zu erinnern, am Ende jedes Monats die geleisteten Arbeitsstunden in unserem Abrechnungskalender einzutragen.

 

Duplizieren einer Gruppe in gewissen Zeitabständen

Bei der Seifenfirma Thorn & Thistle bringen wir jeden Monat ein brandneues Produkt auf den Markt. Jedes Mal, wenn wir dies tun, folgen wir demselben Workflow, den wir mit unserem Board „Produktveröffentlichung“ nachverfolgen. Jede Gruppe in diesem Board ist ein anderes neues Produkt, und die Elemente in jeder Gruppe sind die verschiedenen Ereignisse im Zusammenhang mit seiner Veröffentlichung. Anstatt jedes Element jedes Mal neu zu schreiben, wenn ein neues Produkt auf den Markt kommt, verwenden wir eine Automatisierung, um die Gruppe zu duplizieren.

 

Alles, was wir tun müssen, ist, die unten gezeigte Automatisierung einzurichten. Wir haben uns entschieden, die Gruppe jeweils am 1. des Monats um 9 Uhr morgens zu duplizieren, damit wir unsere Gruppe entsprechend umbenennen und direkt zu Beginn jedes neuen Monats mit der Arbeit an unserer neuen Produktversion beginnen können. 📆

CPT2207281728-1405x670__1_.gif

 

Da unsere Gruppe identisch mit der ursprünglichen Gruppe „Candied Apple Spray“ erstellt wurde, wollen wir alle Daten mit Hilfe von Batch-Aktionen löschen.

Zuerst ändern wir den Namen und die Farbe unserer neuen Gruppe. Als Nächstes bewegen wir den Mauszeiger über die linke Seite jedes Elements, um jedes Element in der Gruppe auszuwählen. Jetzt müssen wir nur noch jede Spalte zurücksetzen, wie unten dargestellt:

Duplicate Group- Edits.gif

 

Zeitbasierte Automatisierungen

Vielleicht fragst du dich, wie zeitbasierte Automatisierungen funktionieren. Ein Beispiel zum Feld „Datum“ in der folgenden Vorlage: „Wenn das Datum eintritt, benachrichtige jemanden“.

Die gleiche zeitbasierte Automatisierung wird zu unterschiedlichen Zeiten für verschiedene Benutzer ausgeführt, wenn in ihren Desktop-Einstellungen unterschiedliche Zeitzonen konfiguriert sind.

Wenn dein „Wenn“ in der oben genannten Vorlage auf 9 Uhr eingestellt ist, werden die Benutzer in New York City um 9 Uhr EST und die Benutzer in Tel Aviv um 9 Uhr IDT benachrichtigt.Screenshot 2024-08-14 at 17.35.16 1.png

 

Zeitbasierte Automatisierungen werden in der Zeitzone deines lokalen Desktops ausgeführt. Wenn sich deine Zeitzoneneinstellungen unter Mein Profil extrem von deiner lokalen Zeitzone unterscheiden (mehr als ein paar Stunden), kann ein Problem auftreten.

Wenn dies bei dir der Fall ist und es wichtig ist, dass diese beiden Einstellungen unterschiedlich sind, wende dich bitte an unser Support-Team hier.

 

Hinweis: Wenn du eine Vorlage verwendest, die „Wenn das Datum verstrichen ist ...“ angibt, dann wird die Automatisierung um Mitternacht dieses Tages ausgelöst.

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!