Wie können wir dir helfen?

So erstellst du wiederkehrende Aufgaben

Auch wenn wir an unserem Arbeitsplatz ständig innovativ sind und uns weiterentwickeln, folgt unser Workflow manchmal noch bestimmten Mustern oder Wiederholungen. Das bedeutet oft, dass wir auf monday.com bestimmte Aktionen wiederholen, die gleichen Benachrichtigungen, Board-Strukturen, Gruppen oder sogar Elemente für viele unserer Projekte verwenden! Deshalb möchten wir ein paar Tipps und Tricks teilen, um wiederkehrende Aufgaben zu erstellen und deinen Workflow reibungsloser zu gestalten! 🤩

 

Zurücksetzen einer Gruppe in gewissen Zeitabständen

  • Anwendungsfall

In unserer kleinen Seifenmanufaktur führen wir ein „Terminplan“-Board mit Besprechungen und Aufgaben, die wir jede Woche am gleichen Wochentag erledigen. 

Am Ende jeder Woche setzen wir die Statusspalte zurück, damit wir sie auf Basis der kommenden Woche ausfüllen können! Anstatt dies jede Woche manuell zu tun, damit wir es nicht vergessen oder durcheinander kommen, verwenden wir eine Automatisierung! Schau dir an, wie wir dies ganz einfach mit einer Automatisierungsformel machen!

 

 

  • Automatisierung

Klicke auf das Symbol „Automatisieren“, um die Automatisierungszentrale zu starten:

Frame_448.png

Wähle im linken Bereich in der Kategorie „Wiederkehrend“ die Option Automatisierung „Jeden Zeitabstand, Spalte leeren“ aus. 

image3.png

Jetzt kannst du alle unterstrichenen Phrasen anpassen. Im Bild unten haben wir unsere Automatisierung angepasst, um die Spalte „Status“ zurückzusetzen:

image3.png

Wir haben dann angepasst, wie oft wir die Spalte zurücksetzen wollen. Im Bild unten haben wir „Wöchentlich“ montags um 9:00 Uhr ausgewählt. 

image3.png

Wir können diese Automatisierung für jede der Spalten auf unserem Board hinzufügen, um jede Woche mit einem leeren Board zu beginnen!

 

 

Benachrichtige dein Team in einem bestimmten Zeitabstand

Uns ist aufgefallen, dass unser Vertriebsteam zu Beginn jeder Woche vergessen hat, die Regale in unseren Geschäften wieder aufzufüllen, und wir wollen nicht, dass unsere Kunden leere Regale sehen! Um dieses Problem zu beheben, haben wir diese großartige Automatisierung hinzugefügt:

6.png

Wir haben die Automatisierung so angepasst, dass das gesamte Verkaufsteam jeden Montagmorgen um 9:00 Uhr mit der Nachricht „Erinnerung zum Auffüllen der Regale!“ benachrichtigt wird. Jetzt beginnen wir jede Woche mit einem voll bestückten Laden und zufriedenen Kunden!

image_30.png

Tipp:  Wir können diese Automatisierung nutzen, um jeden von allem möglichen zu benachrichtigen! Wir verwenden sie zum Beispiel, um unser gesamtes Team daran zu erinnern, die geleisteten Stunden am Ende eines jeden Monats in unseren Abrechnungskalender einzutragen. Wir verwenden sie auch, um unser Team zu benachrichtigen, dass der Alarm am Ende jedes Freitags geschaltet wird, damit sie sich rechtzeitig abmelden und das Gebäude verlassen können. Die Möglichkeiten sind endlos!

 

Erstellen einer Gruppe in gewissen Zeitabständen

  • Anwendungsfall

Wir verfolgen alle Inventarbestellungen unseres Shops über jeden Monat hinweg. Jedes Mal, wenn ein Laden ein Produkt auffüllen muss, fordert er das Produkt und die Menge über dieses Board an. Anschließend können wir die Zahlen am Ende des Monats nachvollziehen, um zu sehen, wie viel wir in der Manufaktur produzieren sollten!

Einige unserer Filialleiter vergaßen, am Monatsanfang neue Bestellanfragen in einer neuen Gruppe anzulegen, und unsere Statistiken waren verzerrt. Also begannen wir, diese großartige Automatisierung zu nutzen, um am Anfang jedes Monats eine neue Gruppe für uns anzulegen!

 

 

  • Automatisierung 

 

Wähle in deiner Automatisierungszentrale „Jeden Zeitabstand, eine neue Gruppe erstellen“, wie hier gezeigt:

image3.png

Jetzt musst du nur noch die Formel anpassen, wie wir es unten getan haben! Du kannst wählen, wie oft und zu welchem Zeitpunkt eine neue Gruppe erstellt wird!

image3.png

Du kannst eine ähnliche Automatisierung verwenden, um für jeden Zeitraum ein neues Element zu erstellen! 

 

 

Duplizieren einer Gruppe in gewissen Zeitabständen

  • Anwendungsfall

Wir bringen jeden Monat ein brandneues Produkt heraus. Jedes Mal, wenn wir ein neues Produkt herausbringen, folgen wir demselben Arbeitsablauf, den wir mit unserem "Product Release"-Board verfolgen. Jede Gruppe in diesem Board ist ein anderes neues Produkt, und die Elemente in jeder Gruppe sind die verschiedenen Ereignisse im Zusammenhang mit seiner Veröffentlichung. Anstatt jedes Element jedes Mal neu zu schreiben, wenn ein neues Produkt auf den Markt kommt, verwenden wir eine Automatisierung, um die Gruppe zu duplizieren!

 

  • Automatisierung

In unserer Automatisierungszentrale wählen wir die Automatisierung „Jeden Zeitabstand eine Gruppe duplizieren“. 

2.png

Jetzt können wir wählen, welche Gruppe wir duplizieren möchten und wann. Wir haben uns für die Vervielfältigung von „Candied Apple Spray“ entschieden, aber sie sind alle gleich, also spielt es in diesem Fall keine Rolle. Wir haben uns entschieden, die Gruppe jeden Monat am 1. des Monats um 9:00 Uhr zu duplizieren, damit wir gleich zu Beginn eines jeden neuen Monats mit der Arbeit an unserer neuen Produktversion beginnen können!

3.png

Jetzt haben wir eine frische neue Gruppe ganz oben in unserem Board erstellt! 

Da unsere Gruppe identisch mit der ursprünglichen Gruppe „Candied Apple Spray“ erstellt wurde, wollen wir alle Daten mit Hilfe von Batch-Aktionen löschen. Zuerst ändern wir den Namen und die Farbe unserer neuen Gruppe. Als nächstes fahren wir mit dem Mauszeiger über die linke Seite jedes Elements, um jedes Element in der Gruppe auszuwählen. Jetzt müssen wir nur noch jede Spalte zurücksetzen, und zwar so:

GIF.gif

 

Lies diesen Artikel , um alle coolen Aktionen zu erfahren, die du mit Batch-Aktionen durchführen kannst!

 

 

 

Wenn du weitere Fragen hast, kannst du uns erreichen unter support@monday.com. Wir stehen dir rund um die Uhr zur Verfügung.