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Auch wenn wir an unserem Arbeitsplatz ständig innovativ sind und uns weiterentwickeln, folgt unser Workflow manchmal noch bestimmten Mustern oder Wiederholungen. Das bedeutet oft, dass wir auf monday.com bestimmte Aktionen wiederholen, die gleichen Benachrichtigungen, Board-Strukturen, Gruppen oder sogar Elemente für viele unserer Projekte verwenden!

In diesem Artikel teilen wir einige Tipps und Tricks zum Erstellen wiederkehrender Aufgaben, um deinen Arbeitsablauf reibungsloser zu gestalten. 🤩

Erstelle in jedem Zeitraum eine neue Gruppe

In unserer kleinen Seifenfirma verwenden wir das unten stehende Board, um den Überblick über alle Lagerbestellungen unseres Geschäfts jeden Monat zu behalten. Jedes Mal, wenn ein Laden ein Produkt auffüllen muss, fordert er das Produkt und die Menge über dieses Board an. Anschließend können wir die Zahlen am Ende des Monats nachvollziehen, um zu sehen, wie viel wir in der Manufaktur produzieren sollten.

Da die Gruppen auf unserem Board jeden Monat Bestellungen darstellen, müssen wir zu Beginn jedes neuen Monats eine neue Gruppe erstellen. Damit jeden Monat sofort eine neue Gruppe erstellt wird, haben wir eine wiederkehrende Automatisierung verwendet. 🙌

Klicke dazu zunächst auf die Automatisierungszentrale und den Builder für benutzerdefinierte Automatisierungen. Erstelle von dort aus die Automatisierung "Every time period, then create a group":

Jetzt musst du nur noch die Formel anpassen, wie wir es unten getan haben. Du kannst auswählen, wie oft eine neue Gruppe erstellt wird, welchen Namen sie hat und wann genau sie erstellt wird.

Durch diese Automatisierung müssen wir nicht mehr daran denken, zu Beginn eines jeden Monats eine neue Gruppe zu erstellen, da monday.com dies automatisch für uns erledigt. 🙌

Erstelle in jedem Zeitraum ein neues Element

Wenn du ein einzelnes Element (oder eine Aufgabe) hast, die von Zeit zu Zeit wiederholt werden muss, kannst du eine wiederkehrende Automatisierung verwenden, um es gemäß deinem gewünschten Rhythmus zu erstellen.

In unserem Beispiel einer Seifenfirma verwalten wir das unten stehende Planungsboard,, um alle unsere täglichen Aufgaben im Auge zu behalten. In diesem Fall haben wir jeden Tag ein Meeting, das ständig neu zu unserem Board hinzugefügt werden muss.

Um sicherzustellen, dass wir jeden Tag ein neues Element für unser tägliches Meeting haben, richten wir die folgende Automatisierung ein. Jetzt wird jeden Morgen um 10 Uhr automatisch ein brandneues Element mit dem Titel „Tägliches Meeting“ für uns erstellt!

Tipp: Versuche es mit der App „Wiederkehrende Aufgaben“, wenn du nach einer anderen Möglichkeit suchst, wiederkehrende Aufgaben ganz einfach und schnell zu erstellen! 

Benachrichtige dein Team in einem bestimmten Zeitabstand

Uns ist aufgefallen, dass unser Vertriebsteam zu Beginn jeder Woche vergessen hat, die Regale in unseren Geschäften wieder aufzufüllen, und wir wollen nicht, dass unsere Kunden vor leeren Regale stehen. Um dieses Problem zu beheben, haben wir diese Automatisierungsformel hinzugefügt:

Wir haben die Automatisierung so angepasst, dass das gesamte Verkaufsteam jeden Montagmorgen um 9:00 Uhr mit der Nachricht „Erinnerung zum Auffüllen der Regale“ benachrichtigt wird. Jetzt können wir jede Woche mit einem voll ausgestatteten Geschäft und zufriedenen Kunden beginnen.

Tipp:  Wir können diese Automatisierung nutzen, um jeden von allem möglichen zu benachrichtigen! Wir verwenden sie zum Beispiel, um unser gesamtes Team daran zu erinnern, die geleisteten Stunden am Ende eines jeden Monats in unseren Abrechnungskalender einzutragen. Wir verwenden sie auch, um unser Team zu benachrichtigen, dass der Alarm am Ende jedes Freitags geschaltet wird, damit sie sich rechtzeitig abmelden und das Gebäude verlassen können. Die Möglichkeiten sind endlos!

Duplizieren einer Gruppe in gewissen Zeitabständen

Bei der Seifenfirma Thorn & Thistle bringen wir jeden Monat ein brandneues Produkt auf den Markt. Jedes Mal, wenn wir dies tun, folgen wir demselben Workflow, den wir mit unserem „Product Release“-Board verfolgen. Jede Gruppe in diesem Board ist ein anderes neues Produkt, und die Elemente in jeder Gruppe sind die verschiedenen Ereignisse im Zusammenhang mit seiner Veröffentlichung. Anstatt jedes Element jedes Mal neu zu schreiben, wenn ein neues Produkt auf den Markt kommt, verwenden wir eine Automatisierung, um die Gruppe zu duplizieren!

Alles, was wir tun müssen, ist die untenstehende Automatisierung einzurichten. Wir haben uns entschieden, die Gruppe jeweils am 1. des Monats um 9 Uhr morgens zu duplizieren, damit wir unsere Gruppe entsprechend umbenennen und direkt zu Beginn jedes neuen Monats mit der Arbeit an unserer neuen Produktversion beginnen können. 📆

Da unsere Gruppe identisch mit der ursprünglichen Gruppe „Candied Apple Spray“ erstellt wurde, wollen wir alle Daten mit Hilfe von Batch-Aktionen löschen. Zuerst ändern wir den Namen und die Farbe unserer neuen Gruppe. Als nächstes fahren wir mit dem Mauszeiger über die linke Seite jedes Elements, um jedes Element in der Gruppe auszuwählen. Jetzt müssen wir nur noch jede Spalte zurücksetzen, und zwar so:

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!