Wer kann diese Funktion verwenden:

Verfügbar im Enterprise-Paket

Verwaltete Vorlagen helfen dir, Workflows in deinem gesamten Konto nachzubilden und übergreifend konsistent zu halten. Du kannst eine Vorlage aus einem Arbeitsbereich oder einem Board erstellen, die als „Master-Vorlage“ dient. Alle Boards oder Arbeitsbereiche, die aus dieser Vorlage erstellt werden, werden als Instanzen bezeichnet. Wenn du Änderungen an der verwalteten Vorlage veröffentlichst, werden unterstützte Änderungen automatisch auf verbundene Instanzen übertragen, sodass deine Workflows konsistent bleiben.

So funktioniert es

Eine verwaltete Vorlage mit standardisierten Vorlageninstanzen zu erstellen, funktioniert wie folgt:

1Definiere einen Arbeitsbereich oder ein einzelnes Board als verwaltete Vorlage

Dies kann Boards, Dashboards, Workdocs und mehr umfassen. Die Boards innerhalb dieses Arbeitsbereichs können dann Aktualisierungen an alle daraus erstellten Boards senden.

2Erstelle Vorlageninstanzen, indem du den Inhalt der Vorlage zu einem beliebigen Arbeitsbereich in deinem Konto hinzufügst

Wenn die Vorlage mehrere Inhalte wie Boards, Docs und Dashboards enthält, werden sie zu einer Instanz kombiniert. Nach der Erstellung erhalten Instanzen automatisch alle unterstützten Änderungen, sobald sie in der verwalteten Vorlage veröffentlicht werden. 

3Veröffentliche Aktualisierungen nach Bedarf

Eigentümer von Arbeitsbereichen können auf den Button Veröffentlichen klicken, um Änderungen aus der Vorlage auf alle verbundenen Instanzen anzuwenden.

Verwaltete Vorlage erstellen

Du kannst eine verwaltete Vorlage entweder aus einem einzelnen Board oder aus einem gesamten Arbeitsbereich erstellen.

Um eine Vorlage aus einem Board zu erstellen, klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Namen des Boards und wähle Als Vorlage speichern.

Du wirst gefragt, ob das ursprüngliche Board in die Vorlagenzentrale verschoben werden soll, sodass es nur noch dort angezeigt wird, oder ob es dupliziert werden soll, damit es sowohl iin der Vorlagenzentrale als auch im linken Bereich erscheint.

Nachdem du diese Auswahl getroffen hast, wirst du aufgefordert, zwischen einer Standardvorlage oder einer Verwalteten Vorlage zu wählen.

Anschließend kannst du die Vorlage benennen und als öffentlich oder privat festlegen, sodass du kontrollierst, wer die Vorlage nutzen (installieren) darf.

Private Vorlagen sind für alle Kontomitglieder sichtbar, können aber nur von spezifischen Teammitgliedern genutzt werden, die vom Inhaber der Vorlage über die Mitgliederseite der Vorlage eingeladen wurden.

Wenn du in der Vorlagenzentrale eine private Vorlage aufrufst, sehen Teammitglieder, die nicht als Vorlagenmitglieder hinzugefügt wurden, einen ausgegrauten Button In neuem Tab bearbeiten sowie die Option Beitritt anfordern. Wenn du auf „Beitritt anfordern“ klickst, wird der Vorlagenverantwortliche zur Genehmigung benachrichtigt. Sobald der Zugriff gewährt wurde, können Teammitglieder die Vorlage verwenden.

Um eine verwaltete Vorlage aus einem Arbeitsbereich zu erstellen, klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Namen des Arbeitsbereichs und wähle Als Vorlage speichern:

Hinweis: Beim Speichern eines gesamten Arbeitsbereichs als Vorlage kannst du den Ursprung nicht duplizieren. 

Der Arbeitsbereich wird in die Vorlagenzentrale verschoben.

Vorlageninstanzen erstellen

Um eine Instanz aus einer verwalteten Vorlage zu erstellen, öffne die linke Seitenleiste, klicke auf das blaue + Symbol und wähle Vorlagenzentrale aus.

Von dort aus kannst du die Vorlage nach Namen suchen oder sie unter In deinem Konto erstellte Vorlagen finden. Öffne die Vorlage und klicke auf den blauen Button Verwaltete Vorlage verwenden, um sie zu deinem Account hinzuzufügen.

Du kannst außerdem auf den Pfeil neben Verwaltete Vorlage verwenden klicken und auswählen, ob du sie als Ordner zu einem bestehenden Arbeitsbereich hinzufügen oder einen neuen Arbeitsbereich erstellen möchtest, in den die Vorlage eingefügt wird.

Sobald du diesen Schritt abgeschlossen hast, erscheint in deinem Konto ein neuer Arbeitsbereich oder Ordner mit denselben Boards, Dashboards, Workdocs und weiteren Inhalten wie in der ursprünglichen Vorlage.

Hinweis: Wenn du eine Instanz löschst oder archivierst, wird sie automatisch von der verwalteten Vorlage getrennt und erhält keine Aktualisierungen mehr.

Änderungen der Vorlage veröffentlichen

Wenn du eine verwaltete Vorlage aktualisierst, kannst du die Änderungen veröffentlichen, sodass sie auf alle verbundenen Instanzen angewendet werden. Klicke dazu oben rechts im Board auf den Button Änderungen veröffentlichen:

Dann kannst du detaillierte Release-Hinweise hinzufügen, in denen die Änderungen der neuen Version erklärt werden:

Diese Hinweise werden automatisch als Diskussion im Board hinzugefügt und erscheinen in allen Boards, die mit dieser Vorlage erstellt werden, wodurch jeder  informiert wird.

Sobald die Änderungen veröffentlicht wurden, werden die Aktualisierungen auf alle Instanzen übertragen und ihre Mitglieder erhalten eine Benachrichtigung, um die neusten Anpassungen anzugleichen.

Vorlageninhaber können eine verwaltete Vorlage bearbeiten und Aktualisierungen für alle Instanzen veröffentlichen. Mitglieder können die Vorlage bearbeiten und unveröffentlichte Änderungen in der Vorlagenzentrale ansehen, aber nicht veröffentlichen. Instanzenboards werden erst aktualisiert, wenn ein/e Verantwortlich/e Änderungen veröffentlicht.

Hinweis: Bei der Veröffentlichung von Änderungen einer Vorlage werden alle neuen Änderungen aller Komponente veröffentlicht, die in der Verwalteten Vorlage enthalten sind. Wenn beispielsweise eine neue Spalte zu einer verwalteten Vorlage hinzugefügt wird und die Änderungen veröffentlicht werden, erhalten alle Instanzen, die auf dieser Vorlage basieren, ebenfalls diese neue Spalte. 

Welche Änderungen werden übertragen?

Während wir kontinuierlich daran arbeiten, dem Feature für verwaltete Vorlagen weitere Funktionen hinzuzufügen, werden derzeit die folgenden Board-Updates oder Änderungen von einer verwalteten Vorlage auf ihre Instanzen übertragen, sobald du auf den Button „Änderungen veröffentlichen“ klickst:

Änderungen an einer verwalteten Vorlage werden nicht immer auf bestehende Instanzen angewendet, gelten jedoch für alle neuen Instanzen, die erstellt werden.

Neue Spalten hinzugefügt

Jedes Mal, wenn du deinem Board eine neue Spalte hinzufügst und die Änderungen anschließend veröffentlichst, werden die neu hinzugefügten Spalten auch auf die Vorlageninstanzen übertragen.

Hinweis: Wenn du eine Spalte aus der verwalteten Vorlage entfernst und die Vorlage veröffentlichst, wird diese Spalte nicht aus bestehenden Instanzen entfernt. Die Änderung gilt nur für neue Instanzen, die nach der Veröffentlichung erstellt werden. Wenn du die Spalte auch aus bestehenden Instanzen entfernen möchtest, lösche sie direkt in den jeweiligen Instanzenboards.

Neue Gruppen hinzugefügt

Wenn du deiner verwalteten Vorlage neue Gruppen hinzufügst und die Änderungen veröffentlichst, wird die neue Gruppe auch zu den Vorlageninstanzen hinzugefügt.

Neue Elemente und Unterelemente hinzugefügt

Beim Hinzufügen neuer Elemente und Unterelemente zu einer verwalteten Vorlage werden diese auch auf deine Instanzen übertragen, nachdem du auf „Änderungen veröffentlichen“ geklickt hast.

Hinweis: Spalten können nicht als ein Erfordernis in einem Instanzenboard. Dadurch wird sichergestellt, dass neue Elemente aus der verwalteten Vorlage übernommen werden können, da erforderliche Spalten, die einem Instanzenboard hinzugefügt werden, standardmäßig leer sind.

Datenvalidierung in verwalteten Vorlagen

Die Datenvalidierung hilft dir dabei, einen konsistenten Input aus verwalteten Vorlagen in all deinen Boards sicherzustellen.

Die Inhaber von Vorlagen kontrollieren die Validierungen in vorlagengestützten Spalten. Im Falle von Instanzen kannst du Validierungsregeln zu lokalen Spalten hinzufügen. Allerdings kannst du lokale Spalten nicht als verpflichtend kennzeichnen.

So funktioniert die Inhaberschaft bei Validierung

Vorlagengestützte Spalten

• Als Inhaber einer Vorlage kannst du Validierungsregeln definieren und vorlagengestützte Spalten als Pflichteingabe in der verwalteten Vorlage kennzeichnen.
• Diese Validierungen gelten für alle bestehenden und neuen Instanzen, die auf Grundlage der verwalteten Vorlage erstellt werden.
• Für Instanzen sind die Validierungseinstellungen für vorlagengestützte Spalten nicht bearbeitbar.

Lokale Spalten in Instanzenboards:

• In einem Instanzenboard kannst du lokalen Spalten, die direkt im betreffenden Board erstellt wurden, Validierungsregeln hinzufügen.
• Um sicherzustellen, dass die Inhaber von Vorlagen Änderungen veröffentlichen können, ohne blockiert zu werden, darfst du lokale Spalten nicht als verpflichtend kennzeichnen.

Hinweis: Wenn eine Instanz aus einer früheren Konfiguration bereits über Pflichtspalten oder Validierungsregeln verfügt, gelten diese auch weiterhin. Um vererbte Validierungen auf Instanzenebene zu entfernen, kontaktiere den Support. Die Bereinigung von Vererbungsregeln wird empfohlen, um Konflikte mit Validierungen auf Vorlagenebene zu vermeiden.

Änderungen der Einstellungen von Status- und Drop-down-Spalten

Alle Änderungen, die du an den Einstellungen der Statusspalten in einem Board mit verwalteter Vorlage vornimmst, werden nach der Veröffentlichung synchronisiert. Das schließt auch ein:

• Hinzufügen neuer Labels
• Ändern des Textes oder der Farbe der Labels
• Definition des Status „Erledigt“
• Beschreibung und Name der Spalten
• Deaktivierung von Labels

Hinweis: Inhaber von Instanzen können die oben aufgeführten Einstellungen der Status-Spalten nicht ändern.

In den Einstellungen der Statusspalte gibt es außerdem die Option, Status-Labels zu deaktivieren. Mit dieser Funktion kann der Verantwortliche einer verwalteten Vorlage die weitere Verwendung eines Status-Labels in allen Instanzen verhindern, während das Label überall dort erhalten bleibt, wo es zuvor bereits verwendet wurde! Die Option, ein Label vollständig zu löschen, steht jedoch nicht zur Verfügung, um ein versehentliches Löschen von Daten in Vorlageninstanzen zu vermeiden.

Außerdem werden die Änderungen der Einstellungen deiner Drop-down-Spalten ebenfalls übertragen, nachdem die Änderungen deiner Vorlage veröffentlicht wurden!

Spaltenbeschreibungen

Änderungen an Spaltenbeschreibungen in der verwalteten Vorlage werden auf Instanzen übertragen, wenn du die Aktualisierung der Vorlage veröffentlichst. Neue Instanzen, die aus der Vorlage erstellt werden, übernehmen deine Spaltenbeschreibungen.

Boardberechtigungen 

Um die vollständige Kontrolle über deine Instanzen zu behalten, werden die Boardberechtigungen basierend auf der verwalteten Vorlage, auf deren Grundlage alle Boards erstellt wurden, direkt synchronisiert.

Wenn in einer verwalteten Vorlage Berechtigungen für das Betrachten und Bearbeiten festgelegt werden sollen, übernimmt jedes Board, das auf Grundlage dieser Vorlage erstellt wird, dieselben Berechtigungseinstellungen, wodurch die Beständigkeit keines gesamten Workflows sichergestellt ist.

Wenn du diesem Ablauf folgst, siehst du Folgendes, wenn du versuchst, die Board-Berechtigungen aus einer der Instanzen zu bearbeiten:

Tipp: Wir arbeiten daran, in Zukunft zusätzliche Funktionen einzuführen. Bleib also dran!

Eine verwaltete Vorlage erkennen

Verwaltete Vorlagen sind in der Vorlagenzentrale mit einem Kronen-Symbol gekennzeichnet:

Wenn du eine Instanz öffnest, siehst du in der Board-Kopfzeile sowohl das Kronen-Symbol als auch eine Büroklammer. Wenn du die Kopfzeile aufklappst, siehst du, mit welcher verwalteten Vorlage die Instanz verknüpft ist, und erhältst einen Link zurück zur Vorlagenzentrale.

Alle Instanzen anzeigen

Über die obere Leiste jeder verwalteten Vorlage kannst du alle Vorlageninstanzen, die auf deren Grundlage erstellt worden sind, mit einem einfachen Klick auf den Button ganz leicht anzeigen und öffnen. Du musst oben auf deinem Bildschirm nur auf den Button „Instanzen“ klicken und schon kannst du eine Liste aller verbundenen Instanzen sowie deren letzten Status, einschließlich der Erfolge und Fehler, einsehen:

Die Verwaltung von Vorlagen mit tausenden Instanzen war noch nie so einfach. Hier kannst du Instanzen finden, die auf Grundlage derselben Vorlage gruppiert wurden, um einen klaren Überblick zu erhalten. Außerdem kannst du schnell nachverfolgen, wo sich jede einzelne Komponente befindet, einschließlich des Produkts, Arbeitsbereichs und Boards.

Tipp: Springe sofort zwischen dem Produkt, dem Arbeitsbereich oder dem Board hin und her, indem du darauf kickst, anstatt sie über dein Konto zu suchen.

Du musst dich auf Instanzen mit Veröffentlichungsfehlern konzentrieren? Nutze den Statusfilter, um Boards mit Veröffentlichungsfehlern zu sortieren und zu filtern, wodurch es einfacher wird, diese Fehler effizient zu beheben. Mit dem Filter kannst du zudem die Anzahl der erfolgreich synchronisierten oder fehlgeschlagenen Gruppen während und nach der Veröffentlichung überwachen.

Eine Instanz trennen

Wenn du eine Instanz von der verwalteten Vorlage trennen möchtest, sodass sie keine Updates mehr aus der Vorlage erhält, klicke oben auf dem Bildschirm auf den Button „Instanzen“, um eine Liste aller verbundenen Instanzen anzuzeigen. Suche anschließend die Instanz, die du trennen möchtest, klicke auf das Drei-Punkte-Menü daneben und wähle „Instanz trennen“.

Note: Wenn du dich dafür entscheidest, eine Instanz zu trennen, ist diese Aktion dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Vorlagen löschen

Wenn du deine Vorlage löschen möchtest, kannst du das über das Drei-Punkte-Menü neben der Option „Instanzen“ erledigen. Wähle „Vorlage löschen“ und anschließend entweder „Dauerhaft löschen“ oder „In Arbeitsbereich verschieben“, um sie aus der Vorlagenzentrale zurück in deinen Arbeitsbereich zu verschieben.

Alternativ kannst du die Vorlage, die du aus der Vorlagenzentrale löschen möchtest, finden, indem du auf die drei Punkte neben „In neuem Tab bearbeiten“ klickst und anschließend „Vorlage löschen“ auswählst.

Vorlagenerstellung automatisieren

Du kannst benutzerdefinierte Automatisierungen verwenden, um neue Vorlageninstanzen zu erstellen. Ein HR-Team könnte zum Beispiel eine Automatisierung einrichten, die jedes Mal ein neues Onboarding-Board aus einer verwalteten Vorlage erstellt, wenn ein Kandidat als eingestellt markiert wird.

Tipp: In diesem kurzen YouTube-Video erfährst du mehr darüber, wie du automatisch ein neues Board aus deinen Vorlagen erstellen kannst!

Dashboard für die Nutzung von verwalteten Vorlagen 

Admins können jetzt über das Admin-Center auf ein Nutzungs-Dashboard zugreifen, das einen klaren Überblick über alle Aktivitäten zu verwalteten Vorlagen bietet. Wähle dazu „Nutzungsstatistiken“ und anschließend „Verwaltete Vorlagen“. Dazu gehören die Gesamtzahl der Vorlagen, die Anzahl der aktiven Instanzen und die am häufigsten verwendeten Vorlagen:

Das Dashboard hilft, unerwartete Probleme zu vermeiden, indem es anzeigt, wenn du dich deinem Vorlagenlimit näherst oder es erreicht hast – so kannst du rechtzeitig handeln, bevor Workflows unterbrochen werden. Außerdem macht es verständlicher, wie Vorlagen genutzt werden, und erleichtert ihre effiziente Verwaltung im gesamten Konto.

Unterstützte Spalten

Obwohl die meisten Spalten bei der Übertragung neu hinzugefügter Spalten aus einer verwalteten Vorlage unterstützt werden, werden einige nur teilweise unterstützt. 

Die folgenden Spaltentypen werden nur teilweise unterstützt:

• Zeitleistenspalte: Die Spalteneinstellungen werden teilweise unterstützt (festgelegte Deadlines, verbundene Spalten für die Dauer und festgelegte Datumserinnerungen werden nicht aus der verwalteten Vorlage übernommen)
• Abhängigkeitsspalten: Die Spalteneinstellungen werden nicht unterstützt
• Button-Spalten: Die Spalteneinstellungen werden nicht unterstützt 
• Fortschrittsspalten: Die Spalteneinstellungen werden nicht unterstützt
• Spalten für verbundene Boards: Die Spalteneinstellungen werden nicht unterstützt
• Spiegel-Spalten: Die Spalteneinstellungen werden nicht unterstützt
• E-Mail-Spalte: Änderungen einzelner E-Mail-Adressen werden nicht unterstützt

Einschränkungen

Es gibt einige wenige Einschränkungen, die zu beachten sind, wenn du unsere verwalteten Vorlagen nutzt. Das sind:

• Du kannst nur bis zu 20 neu hinzugefügte Spalten auf einmal veröffentlichen
• Bei der Veröffentlichung neuer Änderungen kannst du bis zu 25 neu hinzugefügte Elemente und 20 Gruppen veröffentlichen. 
• Falls du Änderungen mit einer nicht unterstützten Spalte veröffentlichen möchtest, übernimmt die Instanz trotzdem alle unterstützten Spalten, die veröffentlicht wurden. Jedoch wird/werden die nicht unterstützte/n Spalte/n nicht zu dieser Instanz hinzugefügt
• Du kannst einer Vorlage bis zu 30 Komponente (Boards, Dokumente, Dashboards) und bis zu 2.500 Elemente hinzufügen
• Du kannst bis zu 1.000 Instanzen pro Vorlage nutzen 

• Du kannst in einer verwalteten Vorlage bis zu 300 Spalten pro Board hinzufügen.