Чем мы можем вам помочь?

Документы monday Workdocs

 

Возможно, вы, как и мы в monday.com, работаете продуктивнее всего, когда все организовано четко и наглядно.  Решение monday Workdocs помогает вывести рабочие процессы на новый уровень. Документ Workdocs — это общее пространство для совместной работы, мозговых штурмов, планирования и выполнения задач команды. Отложите блокнот, закройте Google Документы, выбросьте стикеры — будем осваивать monday Workdocs. 📝

 

Что представляет собой документ monday Workdocs?

Это своего рода гибкая мультимедийная доска, на которой вы и команда можете вести заметки и фиксировать идеи, относящиеся к одной теме. Добавляя объекты в workdoc, вы объединяете разрозненные мысли в единой среде на monday.com, где уже есть все ваши данные и рабочие процессы. Гибкий формат оптимален для совместной работы над заметками со встреч и групповыми проектами, проведения мозговых штурмов и синхронизаций между командами и выполнения всевозможных других задач.

 

Как создать новый workdoc

Документы Workdocs создаются аналогично доскам и дашбордам. Находясь в рабочей области, в которой требуется создать workdoc, нажмите 'Добавить' на панели слева и выберите 'Создать документ', как показано ниже.

image_4.png

Затем в первом поле введите название документа, выберите его тип и нажмите 'Создать'. 

 

Вуаля! Все готово к работе.

sample_100.png

 

Создание документа Workdocs в столбце 'Файлы'

Помимо самостоятельных документов Workdocs, вы можете создавать документы внутри элементов на доске. 

Допустим, в вашем списке дел есть пункт 'Записать комментарии по встрече'. Добавив workdoc в столбце 'Файлы' по этому пункту, вы сможете продолжить работу прямо в контексте элемента на доске. Переключаться между платформами или прикреплять внешние файлы не требуется — все уже под рукой, там, где нужно.

Сначала убедитесь, что на доске есть столбец 'Файлы'. Затем нажмите ячейку нужного элемента в этом столбце и выберите 'Новый документ', как показано ниже.

CPT2108161449-1319x648.gif

Чтобы открыть workdoc для добавления информации или редактирования, просто кликните по ячейке.

Примечание.В отличие от самостоятельных документов Workdocs, досок и дашбордов, этот workdoc не присутствует в панели слева. Он находится только в элементе.

 

Типы документов Workdocs

По аналогии с досками и дашбордами, документы Workdocs бывают трех видов.

  • Открытый. Открытые документы Workdocs видны каждому члену команды в аккаунте. Член команды может быть администратором, участником или наблюдателем. Подробнее о различиях между ролями пользователей читайте в этой статье. Все, что вы создаете в документе Workdocs этого типа, будет доступно и видно всем членам команды.
  • Закрытый. Закрытый workdoc виден только создавшему его пользователю и конкретным членам команды, которым он предоставил доступ к документу. Закрытые документы Workdocs предназначены только для внутренних пользователей (наблюдателей и членов команды), т. е. ими нельзя делиться с гостями.
  • Гостевой. Гостевыми документами Workdocs можно делиться с теми, кто не входит в вашу команду или не является сотрудником компании, например, с клиентами, интернами или фрилансерами. Для совместной работы с такими пользователями, их можно пригласить в качестве гостей аккаунта. Гость получает доступ только к конкретному гостевому документу Workdocs. Другая информация в аккаунте ему недоступна. В гостевой workdoc также можно пригласить наблюдателей и членов команды. 

5.png

 

Как приглашать пользователей и управлять правами на редактирование

  • Пригласить членов команды

Чтобы пригласить членов команды или гостей, нажмите кнопку 'Поделиться' в правом верхнем углу.

image_3.png

Затем введите имя участника, которого требуется добавить, или эл. почту гостя, которого требуется пригласить, если вы создаете гостевой workdoc.

Любого пользователя документа Workdocs можно сделать его владельцем, нажав значок короны рядом с его именем (ее цвет изменится с серого на синий). По умолчанию владельцем является пользователь, создавший workdoc, и тот, кого он назначил дополнительным владельцем. Как и в случае с досками, только владелец документа Workdocs может назначать других владельцев, удалять или создавать копии документа. 

CPT2107261503-1452x676.gif

 

  • Права на редактирование

Для документа Workdocs можно использовать два вида разрешений на редактирование:

  1. Только владельцы документа Workdocs. Вносить правки в workdoc могут только его владельцы (пользователи, рядом с именем которых есть синяя корона).
  2. Все, у кого есть доступ к документу Workdocs. Вносить правки в workdoc могут все участники аккаунта с доступом к данному документу. Если это открытый workdoc, правки в него может вносить каждый с доступом к рабочей области, в которой он был создан. Если workdoc закрытый или гостевой, правки сможет вносить любой пользователь, у которого есть доступ к данному документу. 

4.png

Этими разрешениями легко управлять. Нажмите кнопку 'Поделиться' и выберите одну из двух опций в нижней части всплывающего окна, как показано на скриншоте выше. 

 

Как это работает?

Документ Workdocs — это интерактивная доска с сеткой, на которой можно создать коллаж из отдельных объектов. Эти объекты, как и элементы, можно дублировать, перемещать, удалять и редактировать. Добавить объект можно, нажав один из значков в панели инструментов или используя сочетания клавиш. 

sample_120_copy.png

Чтобы добавить объект с клавиатуры, введите символ '/' или щелкните знак 'плюс'. Откроется меню, в котором можно выбрать объект для добавления в workdoc. Здесь можно обойтись без мыши. Начните вводить название объекта, как в строке поиска, после чего нажмите клавишу ВВОД, чтобы его выбрать. 

image_3.png

 

Примечание. Вся ваша работа сохраняется автоматически, поэтому нажимать кнопку 'Сохранить' не обязательно.

 

Каждый объект по сути представляет собой горизонтальную линию или несколько строк в документе. С помощью раскрывающегося меню их можно преобразовывать в объекты других типов, перемещать вверх или вниз, дублировать, удалять и т. д. Для этого наведите курсор на левый угол объекта и нажмите появившуюся стрелку. Теперь можно выбирать действие. 

8.png

Чтобы переместить объект, наведите на него курсор и, используя появившийся слева от него значок (8 точек), перетащите объект в нужное место документа.

hgcvjhb.gif

 

Объектом может быть все что угодно — от текста (списки, заголовки, цитаты, разделители, чек-листы) до мультимедиа (изображения и видео). Рассмотрим некоторые виды объектов в следующих разделах. 

 

Добавление и настройка текста

Добавить и настроить текст можно несколькими способами. В предыдущем разделе уже говорилось о вводе символа '/' с клавиатуры. Помимо этого, вы можете добавить текст с помощью верхней панели. Нажмите стрелку рядом с кнопкой для добавления текста, чтобы выбрать его тип в раскрывающемся меню. Также с помощью соответствующих значков можно добавить маркированный или нумерованный список. 

8.png

Добавленный текст можно отформатировать так, как вам нужно. Для этого выделите строку или фрагмент текста, чтобы появилась панель инструментов. С ее помощью можно изменить тип текста, формат, цвет, выравнивание и добавить гиперссылку. 

CPT2105251924-1379x634.gif

 

@упоминание членов команды

Для взаимодействия с членами команды их можно отмечать в любой части документа Workdocs. Введите символ '@', чтобы увидеть список всех участников, у которых есть доступ к документу. Когда вы отметите пользователя, ему сразу придет уведомление через колокольчик.

 

CPT2108121401-1632x674.gif

 

Встраивание досок

При работе в документе требуется сослаться на доску? Ее можно встроить как виджет прямо в workdoc, чтобы ваш контент и данные были актуальными и согласованными в каждый момент времени.

Чтобы встроить доску, нажмите значок доски в верхней панели, или добавьте ее, кликнув знак 'плюс' или введя символ '/' с клавиатуры. 

image_3.png

Теперь нужно определиться с доской. Доску можно выбрать из списка последних досок, найти в строке поиска или создать новую. 

4.png

Доска полностью функциональна: все на ней можно просматривать и обновлять прямо из документа Workdocs. Доску даже можно развернуть на весь экран, переименовать или отфильтровать. 

CPT2108121534-1432x676.gif

 

Встраивание виджетов

Добавьте новый ракурс и визуальный контекст в workdoc, встраивая виджеты. Выберите любой из более 40 вариантов, среди которых 'Шкала времени', 'Диаграмма Ганта', 'Числа' и наша любимая 'Ферма лам'. 

Чтобы добавить виджет, нажмите значок виджета в верхней панели, кликните знак 'плюс' или введите символ '/' с клавиатуры. 

image_3.png

Откроется список популярных виджетов. Выберите подходящий вариант или нажмите 'Больше виджетов' для перехода в Библиотеку виджетов, где можно увидеть все опции. 

5.png

Теперь определитесь с досками для подключения к виджету. Выберите нужные доски из списка недавно использованных или воспользуйтесь строкой поиска. Затем нажмите 'Готово'. 

6.png

Виджет добавлен. Вы можете взаимодействовать с ним так же, как на дашборде, переименовать виджет, задать фильтры и изменить его параметры через меню настроек.

CPT2108121546-1434x654.gif

 

Совет. Освоить виджеты поможет эта статья или соответствующий материал о виджетах. 

 

Добавление изображения или видео

Изображения и видео добавляются аналогично тексту. Для этого введите символ '/' и напишите 'Изображение' или 'Видео' либо нажмите соответствующий значок в верхней панели документа Workdocs. 

Кроме того, изображение можно перетащить с рабочего стола или скопировать и вставить в workdoc. 

6__1_.png

У добавленного изображения или видео можно изменить размер, щелкнув по нему и потянув за угол. Отпустите кнопку мыши, когда размер изображения вас устроит. Для редактирования файла мультимедиа наведите на него курсор и нажмите значок карандаша, появившийся в правом верхнем углу объекта. Под изображением появится панель инструментов. Она позволяет заменить изображение или видео, изменить выравнивание и открыть дополнительные параметры. 

 

CPT2105261814-2004x895.gif

 

Чтобы изменить объект или добавить к нему аннотацию, дважды щелкните изображение или видео для перехода в полноэкранный режим редактирования. 

Панель инструментов позволяет добавить обновления, скачать, распечатать, удалить изображение или видео и делать многое другое. Чтобы увидеть сведения о файле, воспользуйтесь вертикальным меню справа.

1.png

 

Добавление обновлений 

Одна из наших любимых возможностей monday.com есть и в monday Workdocs. Это добавление обновлений в виде аннотации к изображениям или в тексте документа Workdocs. Их можно просматривать в отдельном разделе обновлений документа Workdocs, как у элементов доски.

  • Добавление обновлений по изображениям

Чтобы добавить обновления по изображению, сначала дважды щелкните изображение для перехода в режим правки, после чего нажмите значок облачка слева на панели инструментов.

image_6.png

Далее щелкните в любой точке изображения, чтобы добавить к ней аннотацию. Откроется окно, в котором можно ввести и отформатировать обновление так же, как на доске, а также отметить ('@') членов команды. 

CPT2105252022-1697x765.gif

Чтобы увидеть все обновления по файлу, нажмите значок 'Обновления' в правой части экрана. Каждому обновлению присваивается номер, соответствующий номеру на исходном изображении или видео. Благодаря этому легко понять, к какой части изображения относится то или иное обновление. Это удобно при совместной работе над дизайном или графиками.

8.png

 

  • Добавление обновлений в тело документа Workdocs

Чтобы добавить обновления в тело документа Workdocs, нажмите символ облачка в верхней панели. Откроется раздел обновлений.

2.png

В разделе обновлений можно написать обновление так же, как для элемента на доске. 4.png

От обычных обновлений аннотации можно отличить по заголовку. Если вы видите надпись 'Обновление по файлу', знайте, что оно было добавлено по конкретному файлу в документе Workdoc. В таком обновлении также будет изображение файла. Если щелкнуть изображение, файл и обновление откроются на весь экран. 

  • Уведомления

Как и обновления доски, все обновления документа появляются во Входящих всех пользователей, имеющих доступ к документу Workdocs. Уведомления также генерируются в центре уведомлений (колокольчик), когда кто-то отвечает на созданное вами уведомление, когда член команды упоминает вас ('@') или предлагает стать пользователем документа Workdoc.

 

Удаление, перенос в архив и создание копии документа Workdocs

Формат документа Workdocs вам понравился, и вы хотите использовать его как шаблон для другого документа? Workdoc можно дублировать, щелкнув 'Создать копию' в меню (три точки).

image_7.png

Чтобы удалить документ или перенести его в архив, в меню (три точки) выберите пункт 'Удалить / Архивировать' и соответствующую опцию. 

 

Внимание! Перенесенное в архив сохраняется в истории архива для последующего восстановления, а удаленные документы перемещаются в Корзину, где хранятся в течение 30 дней. 

 

Создание элементов

Документы Workdocs — это инструмент для совместной работы и превращения слов в дела. Чтобы эффективно интегрировать документы в рабочий процесс, их текст можно преобразовывать в элементы доски. 

Для этого выделите текст и нажмите значок 'Создать элементы' в панели инструментов, как показано ниже.

7.png

Совет. В маркированном или нумерованном списке можно выделить сразу все пункты — по каждому из них на выбранной доске будет создан отдельный элемент. 

 

Определите доску, на которой требуется создать элемент, выбрав одну из недавно открытых или воспользовавшись строкой поиска. 

8.png

Затем на этой доске выберите нужную группу из списка.

9.png

В верхней части экрана появится сообщение об успешном добавлении элемента или элементов на выбранную доску. 

image_3.png

 

 

 

Если вы хотите поделиться обратной связью или задать вопрос, напишите нам через форму. Мы доступны 24/7 и будем рады помочь!