Чем мы можем вам помочь?

Представление 'Рабочая нагрузка'

Управление ресурсами — это процесс планирования их использования и распределения.Ресурсами считается все, что необходимо вашему бизнесу для эффективной работы: сотрудники, оборудование, бренд и другие активы. Несмостря на разнообразие, платформа monday.com поможет держать все под контролем. 

CSplanning.png

 

Примечание. Эта функция доступна только на тарифах Pro и Корпоративный

 

Что такое представление 'Рабочая нагрузка'?

Add the Workload View to your board and get a clear overview of how your team's work is divided! You can see in one glance who is over capacity and assign upcoming tasks accordingly. If needed, you can always reassign or change due dates to make sure every stays on target with the amount of tasks they can complete within that timeframe. You can also use it to allocate resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, or delivery vehicles!

Это представление незаменимо для повышения эффективности рабочего процесса.

 

Прежде чем начать

To measure the workload of your team members, you'll want to make sure your boards contains the following columns: 

  • Столбец 'Люди' 
  • Столбец 'Дата' или 'Шкала времени' 
  • Optional - A Number or Formula Column to indicate effort required for each task; i.e. 1 hour, 6 hours

Alternatively, if you want to measure any other resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, cameras - you name it - you can use a Status Column!

Другой важный параметр — это выходные. Их можно считать как рабочие дни или исключить из числа рабочих дней. Этот параметр настраивается в разделе 'Админ' вашего аккаунта. Прочитайте эту статью, чтобы узнать больше. 

 

How to add it  

To add the Workload View, click on the arrow next to the button "Main Table" located on the top left of your board. Click on more views and select "Workload" as below: 

work.png

Когда вы это сделаете, справа будет располагаться набор различных параметров, позволяющих настроить представление 'Рабочая нагрузка' так, как вы хотите.

 

Настройка представления

Шаг 1. Создайте доску

Let's say we are managing our Customer Success Team. In our board, we have:

  • A People Column to assign each task to one or more team members
  • A Timeline or Date Column to define the time frame of the task (when does it start and when it should be completed by)
  • Optional - A Numbers Column that we are using as a time estimation for each task. 

4.png

 

Шаг 2. Выберите столбец со временем 

Since this view checks all items assigned to a person over a certain time period, your board must have either a Date or Timeline Column

14.png

 

Step 3 - Choose the resource type

Now you need to choose which resource type you want to be represented on the workload. The resource type can be a People Column, Status Column, or group! This will determine according to what parameters we see the workload divided. In the example below, we've chosen the People Column, so we see our tasks divided among our team members (listed in the left panel of our widget). This is sort of like the y-axis in a chart, while the tasks represent the x-axis. 

13.png

 

Шаг 4. Измерение трудозатрат

Данные могут отображаться двумя способами: по количеству элементов и трудозатратам. 

  • Количество элементов

Если выбрать вариант 'Количество элементов', каждый элемент, назначенный человеку, будет считаться как 1 и отражаться на доске. 

  • Трудозатраты

Иногда выполнение некоторых задач предполагает больше трудозатрат или имеет больше веса для проекта. В данном примере мы используем столбец с оценкой времени. Этот параметр поддерживает столбцы 'Числа' и 'Формула'. 

When more than one person is working on a task, we can choose to display how they "divide the effort" between them. We can toggle between "Split", which will divide the effort equally amongst partners, and "Sum", which will assign each of the partners the total number of hours that the project takes. In the example below, we chose "Split", because Kayla and Ariel are going to split the four hours allotted for this project evenly in two. On the view, we can see that they have each been assigned 2 hours for this project. If Kayla and Ariel were working together on the project, and they would both be spending 4 hours, we would select "Sum", and we would see all 4 hours reflected in Kayla's workload as well as in Ariel's workload. 

Frame_1.png

 

  • Понедельная производительность

Теперь вы можете задать еженедельную производительность команды в целом. Это лимит по количеству часов, которые ваша команда может работать над определенными задачами в течение недели. В нашем примере еженедельная производительность составит 4 часа в неделю. 

1.png

  

Allocating Resources

Let's take a look at a use case where we want to assess the allocation of our company's resources rather than the effort of our team members. The board below helps us coordinate all of our company's deliveries. Each item is a delivery that needs to be done, and is assigned a driver (using the People Column) and vehicle (using a Status Column). The date of the delivery is assigned, and the duration of the ride as well as the travel distance are indicated using a Numbers Column. 

image_6.png

We want to make sure that none of our vehicles are surpassing their weekly limit of 1200 total kilometers of travel distance. We can set our Workload View to show us exactly that!

First, we select our "Vehicle" Status Column as our resource type, and then we can select "Add Effort"! We want to define our effort by our "Travel Distance" Numbers Column, and then enter "1200" in the "Weekly Capacity" field below. 

Now, our view is showing us all of our vehicles listed in the left panel, and to their right, we can see how many kilometers they are scheduled to travel each day of the week. We can see that our Ford is set to exceed its limit on the 13th, so we can go ahead and schedule a different vehicle for this delivery instead!

image_7.png

 

Working Status 

In addition to helping us allocate our resources, the Workload View also helps us understand them. One of the ways it does this is by taking in to account the working status of our team members!

In the example below, Kayla is scheduled for a delivery on July 15th. Even though she has not exceeded her daily set capacity, the bubble has turned red for that day, indicating that there is a problem. When we hover over the bubble, we can see that Kayla has set her working status to OOO (Out of Office) from July 15th to July 15th. Now we know that we need to reassign this delivery to one of our other drivers!

image_9.png

 

Note: A team member's working status will only be considered if he or she has set the status with specific dates that he or she will be busy or away, and the widget will only notify us if there is a scheduling conflict. It is important also to note that it will only be work if the team member's workload capacity is indicated. 

 

Значение цветов 

🔵 Синий кружок. Загрузка участника ниже максимума. Ему можно назначать задачи.

✔️ Синий кружок с галочкой. Загрузка соответствует недельной производительности.

🔴 Красный кружок. Превышена заданная еженедельная производительность участника

You can view the team's workload by Days, Weeks, or Months.

1.png

 

Разбираемся в результатах

Вернемся к примеру с доской отдела заботы о клиентах. На неделе с 25 ноября по 1 декабря мне было назначено две задачи, на выполнение которых требовалось по 1,5 часа (кстати, я Лея 👋🏼😊)

results.png

Чтобы разобраться в результатах, нужно обратить внимание на два фактора:

  1. Сколько часов занимает выполнение задачи
  2. How many days we have to complete it.  

Вернемся к нашей доске: 

1.png

В этом примере запись видео занимает 4 часа и должна быть выполнена в течение 8 рабочих дней без учета выходных. Это значит, что каждый день этому заданию нужно уделять 0,5 часа. Это простое математическое уравнение: 

 

Формула:  количество часов на выполнение задания / количество рабочих дней

 

Это задание начато 27 ноября, а неделя завершается 29 ноября. Этот интервал считается как 3 рабочих дня. Следовательно, на этой неделе мы потратили 3 * 0,5 = 1,5 часа на запись видео. 

1.png

 

Разбираемся в деталях

Если вы хотите взглянуть на задачи команды поближе, щелкните любой из кругов, после чего откроется шкала времени с задачами.

1.gif

If you are using data from a Timeline Column, and have milestones set, you will see them in the breakdown of tasks under each circle! Milestones will appear in the shape of a diamond to help you identify them!

image_13.png

 

 

Остались вопросы? Напишите нам на support@monday.com . Мы будем рады вам помочь :)