Чем мы можем вам помочь?

Виджет 'Рабочая нагрузка'

The Workload View is a great way to see how your team's work is divided and the upcoming timeline for everyone's tasks in one place. If needed, you can always reassign or change due dates to make sure everyone stays on target with the amount of tasks they can complete within that timeframe. With our workload widget, you can now have these insights from multiple boards in order to make sure your team is set for success. This widget is a must-have to enhance your workflow! Keep reading to learn how it works. 

1.png

  

Примечание. Эта функция доступна только на тарифах Pro и Корпоративный

 

Итак, начнем!

To measure the workload of your team members, you'll want to make sure your boards contains the following columns: 

  • Столбец 'Люди' 
  • Столбец 'Дата' или 'Шкала времени' 

Alternatively, if you want to measure any other resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, cameras - you name it - you can use a Status Column!

Другой важный параметр — это выходные. Их можно считать как рабочие дни или исключить из числа рабочих дней. Этот параметр настраивается в разделе 'Админ' вашего аккаунта. Прочитайте эту статью, чтобы узнать больше. 

 

How to add the Workload Widget

Нажмите кнопку 'Добавить виджет' вверху страницы дашборда, выберите 'Больше' и добавьте виджет 'Рабочая нагрузка', как показано ниже. 

workload.png

Когда виджет добавлен, нажмите шестеренку, чтобы его настроить.

 

Настройка виджета

Шаг 1. Выберите доски

First, you will need to choose the boards that you're interested in pulling information from. It is important to remember to choose all the relevant boards in which your team members are assigned, in order to make sure you see the workload of the entire team's tasks across all of their projects. 

image_4.png

 

Step 2 - Choose the groups

Now, you can choose the groups that you're interested in pulling information from.

image_4__1_.png

 

Step 3 - Pick the Time Column

Этот виджет проверяет все элементы, назначенные человеку за определенный период. Необходимо выбирать доски, на которых есть столбец 'Дата' или 'Шкала времени'. 

2.png 

Если выбранной доске таких столбцов нет, появится сообщение об ошибке. Просто добавьте столбец 'Дата'/ 'Шкала времени' и продолжайте планирование. 

Next, you can choose whether you want to see a breakdown of the items or sub-items in your board! In the example below, we've selected "Sub items", and our widget now displays only the sub-items on our board.  

image.png

 

Step 4 - Choose the resource type

Now you need to choose which resource type from each board you want to be represented on the workload. The resource type can be a People Column, Status Column, group, or board! This will determine according to what parameters we see the workload divided. In the example below, we've chosen the People Column, so we see our tasks divided among our team members (listed in the left panel of our widget). This is sort of like the y-axis in a chart, while the tasks represent the x-axis. 

image_3.png

  

Step 5 - Choose Effort and Capacity

Данные могут отображаться двумя способами: по количеству элементов и трудозатратам. 

  • Количество элементов

Если выбрать вариант 'Количество элементов', каждый элемент, назначенный человеку, будет считаться как 1 и отражаться на доске. 

  • Трудозатраты

Sometimes, some of our tasks require more effort or carry more weight than other tasks. This setting works with both a Numbers or Formula Column. In this example, we are using our Numbers Column, which represents the time estimation it takes to complete each task. 

image_12.png

Допустим, Джулии назначен один элемент, выполнение которого займет 7 часов, а Лее назначены 5 элементов, на каждый из которых нужно 0,5 часа. Общие трудозатраты Джулии составят 7 часов, а Леи — 2,5 часа.  

image_5.png

When more than one person is working on a task, we can choose to display how they "divide the effort" between them. We can toggle between "Split", which will divide the effort equally amongst partners, and "Sum", which will assign each of the partners the total number of hours that the project takes.

In the example below, we chose "Split", because Kayla and Ariel are going to split the four hours allotted for this project evenly in two. On the view, we can see that they have each been assigned 2 hours for this project. If Kayla and Ariel were working together on the project, and they would both be spending 4 hours, we would select "Sum", and we would see all 4 hours reflected in Kayla's workload as well as in Ariel's workload. 

image_2.png

  • Понедельная производительность

Теперь вы можете задать еженедельную производительность команды в целом. Это лимит по количеству часов, которые команда может работать над определенными задачами в течение недели. В нашем примере еженедельная производительность составит 10 часов в неделю. 

  • Производительность человека

 Вы также можете задать производительность участника с помощью опции 'Изменить производительность на человека', как показано ниже:

capacity.png

You will then be able to define the capacity for each person. 

capacity__1_.png

 

Значение цветов 

🔵 Синий кружок. Загрузка участника ниже максимума. Ему можно назначать задачи.

✔️ Синий кружок с галочкой. Загрузка соответствует недельной производительности.

🔴 Красный кружок. Превышена заданная еженедельная производительность участника

You can view the team's workload by Days, Weeks, or Months.

 

Allocating Resources

Let's take a look at a use case where we want to assess the allocation of our company's resources rather than the effort of our team members. The board below helps us coordinate all of our company's deliveries. Each item is a delivery that needs to be done, and is assigned a driver (using the People Column) and vehicle (using a Status Column). The date of the delivery is assigned, and the duration of the ride as well as the travel distance are indicated using a Numbers Column. 

image_6.png

We want to make sure that none of our vehicles are surpassing their weekly limit of 1200 total kilometers of travel distance. We can set our Workload Widget to show us exactly that! First, we select our "Vehicle" Status Column as our resource type, and then we can select "Add Effort"! We want to define our effort by our "Travel Distance" Numbers Column.

e.png

Now, we can set "1200" as the "Weekly Capacity" in the field below:

image_8.png

Now, our widget is showing us all of our vehicles listed in the left panel, and to their right, we can see how many kilometers they are scheduled to travel each day of the week. We can see that our Ford is set to exceed its limit on the 13th, so we can go ahead and schedule a different vehicle for this delivery instead!

 

Working Status 

In addition to helping us allocate our resources, the Workload Widget also helps us understand them. One of the ways it does this is by taking in to account the working status of our team members!

In the example below, Kayla is scheduled for a delivery on July 15th. Even though she has not exceeded her daily set capacity, the bubble has turned red for that day, indicating that there is a problem. When we hover over the bubble, we can see that Kayla has set her working status to OOO (Out of Office) from July 15th to July 15th. Now we know that we need to reassign this delivery to one of our other drivers!

image_10.png

Note: A team member's working status will only be considered if he or she has set the status with specific dates that he or she will be busy or away, and the widget will only notify us if there is a scheduling conflict. It is important also to note that it will only be work if the team member's workload capacity is indicated. 

 

Фильтры для виджета

You can filter to find the information you need by using the advanced filters. On your workload widget, click on the filter icon as below:

1.png

Допустим, нам нужно увидеть все заблокированные и просроченные задачи, чтобы реорганизовать работу команд и успешно завершить проект. 

1.png

Он покажет все просроченные задачи, имеющие статус 'Блок', чтобы мы могли выяснить, где находятся препятствия и узкие места, и внести необходимые корректировки. Это представление можно сохранить, нажав соответствующую кнопку в правом верхнем углу.

 1.png

 

Детализация

Если вы хотите взглянуть на задачи команды поближе, щелкните любой из кругов, после чего откроется шкала времени с задачами. Здесь при необходимости можно изменить исполнителей и сроки.

1.gif

If you are using data from a Timeline Column, and have milestones set, you will see them in the breakdown of tasks under each circle! Milestones will appear in the shape of a diamond to help you identify them!

image_14.png

Теперь ваша команда будет контролировать процесс, укладываться в график и работать в рамках своей производительности. 

 

 

 

Остались вопросы? Напишите нам на support@monday.com . Мы будем рады вам помочь :)