Основные понятия

У каждой автоматизации есть триггер, условие и действие (одно или несколько).

Смотреть определения

• Триггер — это выбираемое вами событие, которое запускает автоматизацию.
• Условие — это требование, которому должен соответствовать триггер, чтобы автоматизация заработала.
• Действие — это событие, которое происходит в результате срабатывания триггера и удовлетворения условия.

Чтобы понять принципы работы триггеров, условий и действий, рассмотрим в качестве примера правило: 'Когда статус меняется на такой-то, архивировать элемент'.

Здесь триггер — 'Когда статус меняется'; условие — 'на такой-то' (в нашем случае мы выберем статус 'Больше не актуально'); действие — 'архивировать элемент'.    

Благодаря этой автоматизации каждый раз, когда кто-то выбирает в столбце 'Статус' опцию 'Больше не актуально', соответствующий элемент автоматически переносится в архив.

Примечание. Подробнее о действиях автоматизации и их влиянии на стоимость читайте в статье Действия автоматизаций и интеграций.

Добавление автоматизации

Когда вы добавляете автоматизацию, вы можете настроить свое правило с нуля или выбрать готовое (чуть позже мы покажем, как это сделать). В первом случае откройте Центр автоматизаций и выберите 'Создать свою автоматизацию':

Пора ее настроить! 🎉

Шаг 1. Выбор триггера

Первый шаг в создании автоматизации: нажмите 'Когда это происходит', чтобы выбрать триггер. Воспользуйтесь предложенными вариантами или нажмите 'Больше опций'. Триггером может быть столбец с доски (напр., Статус, Люди, Дата и др.) или действие/событие (напр., создание элемента, период и т. п.):

В примере выше мы выбрали в качестве триггера изменение значения в столбце статуса. Теперь определим условие срабатывания этого триггера.

Шаг 2. Выбор условия

В зависимости от того, какой триггер вы выбрали на шаге 1, необходимо выбрать условие. В примере мы хотим, чтобы действие выполнялось, когда значение в столбце статуса 'Контракт' меняется на 'Подписан'.

Для этого мы нажимаем подчеркнутые поля и выбираем столбец 'Контракт' и статус 'Подписан':

Примечание. Отображаемые статусы соответствуют значениям в столбце статуса, выбранном на доске.

Чтобы задать в правиле дополнительные условия, нажмите значок плюса рядом с имеющимся условием, чтобы выбрать еще одно. В примере мы добавили условие 'если исполнитель такой-то'. 

Теперь автоматизация будет срабатывать, если статус 'Контракта' меняется на 'Подписан' и в качестве продавца указан Ной. 💥

Шаг 3. Настройка действия

Первая часть автоматизации (триггер + условие) готова. Пора выбрать действие. Для этого кликните по серому полю 'сделать то-то'. Здесь выберите подходящий вариант из списка или нажмите 'Больше опций'.  

Для нашей автоматизации выберем действие 'уведомить такого-то', как показано ниже:

Теперь нужно настроить выбранное действие. Нажмите подчеркнутые поля. С помощью поля 'уведомить' мы настроим сообщение, которое будет отправляться. Затем, чтобы выбрать, кто будет получать это автоматическое уведомление, кликнем по полю 'такого-то'.

Вуаля! Автоматизация готова. Нажмите синюю кнопку 'Создать автоматизацию', чтобы ее опубликовать. Когда эта автоматизация активна, каждый раз, когда в столбце 'Контракт' появляется статус 'Подписан', менеджер по продажам будет мгновенно получать уведомление об этом. 🎉

Совет.  В правило автоматизации можно включить несколько действий. Мы рассмотрим, как это сделать, далее. 

Многоступенчатые автоматизации

Чтобы создать более сложную автоматизацию, в одном правиле можно указать несколько действий. Для этого нажмите знак плюс рядом с уже настроенным действием, выберите еще одно и заполните подчеркнутые поля.

В одно правило можно добавить столько действий, сколько нужно.

• Изменение статуса
• Повторяющиеся задачи
• Напоминания о датах
• Создание элемента  
• Перемещение элемента (в рамках доски) 
• Связь между досками 
• Подэлементы
• Зависимости 
• Пользовательские правила

Редактирование, удаление, создание шаблонов и копий автоматизации

Чтобы изменить настройки автоматизации, нажмите значок меню (три точки) и выберите опцию 'Изменить автоматизацию'. Откроется редактор, где вы сможете доработать правило так, как вам нужно.

• Создание копии автоматизации

В том же меню можно выбрать опцию 'Дублировать автоматизацию'. Откроется редактор, где вы сможете изменить ее так, как вам нужно. Чтобы завершить дублирование, обязательно нажмите кнопку 'Создать автоматизацию'.

Совет. Пока автоматизации включены в разделе 'Автоматизации доски', их можно дублировать между досками и шаблонами.

• Сохранение правила автоматизации в качестве шаблона

Вы можете сохранить правило как шаблон и сделать его доступным всем пользователям аккаунта monday.com. Для этого нажмите значок меню (три точки) справа от нужной автоматизации, выберите опцию 'Сохранить как шаблон', присвойте ему имя и нажмите 'Создать шаблон'.

• Удаление ненужных автоматизаций

Если вам потребовалось удалить правило автоматизации, это можно сделать с помощью того же меню, выбрав опцию 'Удалить автоматизацию' и 'Удалить навсегда'.

• Лимит по частоте срабатывания триггеров:
  Действуют ограничения по количеству срабатываний конкретного правила в минуту. При достижении лимита автор правила получает уведомление через колокольчик, а само правило отключается.

• Лимит подействиям:
  Действуют ограничения по количеству действий по конкретному правилу в минуту. При достижении лимита автор правила получит уведомление через колокольчик, и выполнятся не все действия.