Автоматизации на monday.com

 
Наверняка вы сталкивались с чувством, что вы делаете слишком много работы вручную? Хотели бы, чтобы monday.com выполняла за вас определенные действия, для настройки которых потребовалось бы сначала научиться кодировать? Ну что же, вам повезло! 🍀
 
Автоматизации, которые мы предлагаем, позволяют использовать определенное событие внутри monday.com (например, изменение статуса) как триггер выполнения какого-либо действия (например, отправки уведомления). Это делается с помощью предопределенных потоков автоматизации, которые мы разработали для клиентов. Как это работает? Читайте дальше, и вы узнаете. 👇
 
 
 Совет: вы можете посмотреть наш вебинар по автоматизациям прямо здесь :)
 
 

Как добавить автоматизацию? 

Чтобы добавить автоматизацию, перейдите на доску, для которой вы хотите ее создать, и кликните кнопку 'Автоматизации', расположенную в самом верхнем горизонтальном меню. 
 
mceclip0.png
 
Вы попадете в Центр автоматизаций, как показано ниже: 
 
mceclip1.png
 

Что такое потоки автоматизаций?

Потоки автоматизаций — это созданные нами комбинации триггеров и действий, где вы настраиваете параметры каждого аспекта потока в соответствии с тем, что вам нужно. Давайте освоим это на простом примере: когда статус меняется на такой-то, уведомлять исполнителя каждый период времени. На платформе это будет выглядеть следующим образом 👇:
 
Screen_Shot_2019-03-13_at_2.45.51_PM.png
 
В этом примере триггером будет изменение конкретного столбца состояния на конкретную отметку статуса — при этом вы должны выбрать оба эти параметра (т.е. столбец состояния и отметку статуса). Этот триггер инициирует выполнение действия (отправку уведомления назначенному вами исполнителю, текст уведомления также определяете вы). 
 
Мы разработали разные потоки на выбор, что позволит вам настроить много классных автоматизаций внутри вашего аккаунта на monday.com. 
 

Так как же это работает? 

После того как вы выбрали нужный поток автоматизации, необходимо настроить параметры. То, что в потоке является подчеркнутым, является параметром. Давайте предположим в нашем примере, что каждый раз, когда столбец состояния 'Копирайтинг' меняется на статус 'Готово', исполнитель из столбца 'Редактор' должен получать об этом уведомление. 
 
Automation_Article.gif
 
 
После нажатия на параметр 'уведомить' вы сможете ввести нужные вам формулировки. Кликнув на голубые кнопки внизу редактора уведомлений, можно добавить в уведомление переменные для названия элемента и названия доски.
 
notification_entry_window.png
 
Затем в нашем примере нужно выбрать вместо параметра 'кого-то' столбец 'Редактор'.  
 
 
Automation_Article_2.gif
 
После того как вы нажмете кнопку 'Добавить на доску', ваша автоматизация начнет действовать.
  
И теперь каждый раз, когда статус столбца 'Копирайтинг' меняется на 'Готово', лицо, назначенное в столбце 'Редактор', будет автоматически получать уведомление через значок колокольчика, а также по почте каждый четверг. 
 
Мы сделали это! Наша первая автоматизация уже в полной боевой готовности. 🎉🎉
 

Как отредактировать или удалить автоматизацию?

После того как вы добавили автоматизации на доску, вы можете включать и выключать их, используя значок переключателя. Вы также можете использовать значок карандаша, если хотите отредактировать автоматизацию, или значок мусорной корзины, если вам нужно удалить ее.

mceclip2.png

 

Уведомить кого-то, когда...

  • Когда наступает дата и статус такой-то, уведомить такого-то
  • Когда столбец меняется, уведомить такого-то
  • Когда наступает дата, уведомить такого-то
  • Когда статус меняется на такой-то, уведомить такого-то
  • Когда статус меняется с такого-то на какой-то другой, уведомить такого-то
  • Когда создан новый элемент, уведомить такого-то
  • Когда элемент перемещается в группу, уведомить кого-то через некоторое время
  • Когда дата прошла и статус такой-то, уведомить такого-то каждый период времени
  • Когда статус такой-то, уведомлять такого-то через каждый период времени
  • Через каждый период времени уведомлять такого-то
  • Когда опубликовано любое обновление, уведомлять такого-то   
  • Когда обновление опубликовано в этом элементе, уведомлять такого-то 
  • Когда элемент создан в этой группе, уведомить такого-то 

 

Automation_center_Notications.gif

Эти автоматизации позволяют вам уведомлять пользователей о разных изменениях на доске и даже настраивать время отправки таких уведомлений.  Настроенное вами уведомление, созданное на основании правил автоматизации, появится на значке колокольчика у пользователя сразу же после установки параметров.  

mceclip5.png

 

 

Notification_on_platform.png 

 

Когда меняется статус...

  • Когда статус меняется на такой-то, переместить элемент в группу
  • Когда статус меняется на такой-то, заархивировать элемент
  • Когда статус меняется на такой-то, изменить другой статус на такой-то
  • Когда статус меняется на такой-то, установить срок исполнения на текущую дату плюс столько-то дней
  • Когда наступает дата, и статус такой-то, изменить его на какой-то другой 
  • Когда статус меняется на такой-то, сдвинуть срок исполнения на столько-то дней
  • Когда статус меняется на такой-то, назначить такого-то в качестве исполнителя
  • Когда создан новый элемент, установить его статус на такой-то
  • Когда статус меняется на такой-то, уведомить такого-то
  • Когда статус меняется на такой-то, создать элемент
  • Когда статус меняется на такой-то, удалить элемент 
  • Когда статус меняется с такого-то на такой-то другой, уведомить такого-то
  • Когда статус меняется на такой-то, назначить команду в качестве исполнителя
  • Когда статус меняется на такой-то, переместить элемент в группу через такое-то время
  • Когда статус меняется на такой-то, запустить контроль времени. Когда он меняется на такой-то — остановить. 
  • Когда статус меняется на такой-то, остановить контроль времени 
  • Когда статус меняется на такой-то, запустить контроль времени
  • Когда статус меняется на такой-то, установить в качестве часов текущий час 

 

Status_Change.gif

Эта группа автоматизаций работает вместе со столбцом Статуса и способствует повышению эффективности различных рабочих процессов, инициируя различные действия по мере выполнения проекта, в т.ч. корректировку сроков исполнения, перемещение элементов в различные группы внутри доски, архивирование элементов и обновление иных зависимых состояний.

Установить повторяющееся действие для...

  • Через каждый период времени создавать элемент
  • Через каждый период времени дублировать группу
  • Когда статус такой-то, уведомлять такого-то через каждый период времени
  • Через каждый период времени уведомлять такого-то
 
mceclip9.png
 
Многие команды имеют цикличный характер работы или заняты на повторных проектах, и им порой необходимо создавать повторяющиеся задачи и элементы.  Это можно легко сделать благодаря автоматизации повторяющихся действий, которые позволяют создавать элемент или дублировать группу в нужный период времени.  Вы можете настроить этот период времени на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе в определенное время суток.
recurring_action_recipe.png

 

Установить напоминания об истечении срока на...

  • Когда наступает дата и статус такой-то, уведомить такого-то
  • Когда наступает дата, уведомить такого-то
  • Когда наступает срок исполнения, переместить элемент в группу и сдвинуть дату на столько-то
  • Когда наступает дата, переместить элемент в группу
  • Когда наступает срок исполнения, дублировать элемент в эту группу и сдвинуть дату на столько-то 
  • Когда наступает дата и статус такой-то, изменить его на какой-то другой
  • Когда дата прошла и статус такой-то, уведомлять такого-то через каждый период времени
  • Когда создан элемент, установить срок исполнения на дату создания плюс столько-то дней
  • Когда статус меняется на такой-то, установить срок исполнения на текущую дату плюс столько-то дней
  • Когда статус меняется на такой-то, сдвинуть срок исполнения на столько-то дней
  • Когда дата прошла и статус такой-то, переместить элемент в группу
  • Когда дата меняется, скорректировать другую дату на количество дней в цифре 
 
Automations_Due_Dates.gif
 

Наверное, вы заметили, что эти автоматизации перечислены в разделе уведомлений центра автоматизаций.  Но они также перечислены в своем собственном разделе, потому что они специально предназначены для напоминания пользователям о приближающихся сроках, чтобы обеспечить своевременное выполнение задач. Доступ к первой из перечисленных автоматизаций может быть получен даже через столбец Дата, если в нем включена опция 'Установить как дедлайн'.  Если вы кликнете на выпадающее меню столбца и выберете там 'Добавить / Удалить напоминание об истечении срока', вы сразу же переместитесь к настройке правила этой автоматизации.

set_due_date_column_dropdown.png 

due_date_pop_up.png

 

Создание элемента

  • Когда статус меняется на такой-то, создать элемент на доске 
  • Когда наступает срок исполнения, создать элемент на доске
  • Когда в качестве исполнителя назначен такой-то, создать элемент на доске  
  • Через каждый период времени создавать элемент
  • Когда создан новый элемент, назначить команду в качестве исполнителя
  • Когда создан новый элемент, назначить такого-то в качестве исполнителя
  • Когда создан элемент, установить срок исполнения на дату создания плюс столько-то дней
  • Когда создан элемент, уведомить такого-то 
  • Когда создан новый элемент, установить его статус на такой-то 
 

 

item_creation.gif

 

Эти автоматизации поддерживают процесс управления командами, обеспечивая автоматическое закрепление участников за элементами в зависимости от создания нового элемента или изменения его статуса.  Это экономит время, которое тратится на назначение участников вручную, а также повышает ответственность по мере выполнения проекта.   

Перемещение элемента

  • Когда статус меняется на такой-то, переместить элемент в группу
  • Когда наступает срок исполнения, переместить элемент на доску
  • Когда в качестве исполнителя назначен такой-то, переместить элемент на доску
  • Когда статус меняется на такой-то, переместить элемент в группу
  • Когда наступает дата, переместить элемент в группу
  • Когда наступает срок исполнения, дублировать элемент в эту группу и сдвинуть дату на столько-то времени
  • Когда наступает дата, и статус такой-то, переместить элемент в группу
  • Когда элемент перемещается в группу, уведомить такого-то через такое-то время
  • Когда статус меняется на такой-то, переместить элемент в группу через такое-то время
  • Когда наступает срок исполнения, переместить элемент в группу и сдвинуть дату на столько-то времени 

 

move_item.gif

Зависимости

  • Убедиться, что дата зависимого элемента всегда начинается после даты его главного элемента
  • Убедиться, что эта дата в элементе всегда начинается после того, как другая дата прошла
  • Когда статус меняется на такой-то, изменить статус его зависимого элемента на такой-то 
  • Скорректировать эту дату, чтобы она отражала изменения, внесенные в другую дату того же элемента
  • Скорректировать дату зависимого элемента, чтобы она отражала изменения, внесенные в дату его главного элемента

mceclip8.png

Если у вас есть сроки, которые зависят друг от друга, то теперь вы можете настраивать их через автоматизацию зависимостей!  Эти автоматизации работают вместе со столбцом зависимостей, который можно добавить на доску непосредственно через правила автоматизаций.  Нажмите здесь, если вы хотите узнать больше о настройке зависимостей на monday.com.

 dependency_recipe.png
  
 
 

Между досками

  • Когда статус меняется на такой-то, создать элемент на доске
  • Когда наступает срок исполнения, создать элемент на доске
  • Когда в качестве исполнителя назначен такой-то, создать элемент на доске
  • Когда статус меняется на такой-то, переместить элемент на доску
  • Когда наступает срок исполнения, переместить элемент на доску
  • Когда в качестве исполнителя назначен такой-то, переместить элемент на доску

  crossboard.png

Многие команды создают доски на monday.com, чтобы организовать отдельные проекты и задачи. При этом часто данные одной доски непосредственно связаны с данными других досок.  Автоматизации между досками позволяют использовать такие взаимосвязи — когда действие, выполняемое на одной доске, запускает действие на другой.  С помощью перечисленных выше правил вы можете настроить перемещение элементов с одной доски на другую или создание новых элементов в результате определенных действий.  Такие автоматизации создают новый уровень командной работы, позволяя пользователям monday.com эффективно и согласованно управлять взаимосвязанными проектами.

 

 Если у вас есть какие-либо вопросы по этой теме, свяжитесь с нашим отделом заботы о клиентах по адресу support@monday.com