Наверняка вам знакомо это чувство, когда вы делаете слишком много работы вручную? Хотели бы вы, чтобы monday.com выполняла за вас определенные действия, для настройки которых самому потребовалось бы сначала научиться кодировать? Ну что же, вам повезло! 🍀

Наши Автоматизации позволяют использовать определенное событие внутри monday.com (например, изменение статуса) как триггер для выполнения какого-либо действия (например, отправки уведомления). Как это работает? Читайте дальше, и вы узнаете.

Совет. Чтобы увидеть автоматизации в действии, посмотрите наш вебинар по теме здесь 😄

Что такое набор правил автоматизации?

Наборы правил автоматизации — это предустановленные комбинации триггеров и действий. Триггер — это выбираемое вами событие, которое запускает автоматизацию в действие. Действие — это то, что происходит в результате срабатывания триггера.

Давайте рассмотрим на простом примере: когда статус такой-то, уведомить такого-то каждый период времени.

На платформе эта автоматизация будет выглядеть следующим образом:

В этом примере триггером будет изменение статуса в конкретном столбце состояния на определенное значение. Этот триггер инициирует выполнение действия (отправку уведомления назначенному вами исполнителю; текст уведомления также определяете вы).

У вас есть возможность создавать собственные наборы правил и настраивать, таким образом, автоматизации под свои потребности. Подробнее о пользовательских правилах автоматизации читайте в этой статье.

Как добавить автоматизацию

Чтобы добавить автоматизацию, перейдите на доску, для которой вы хотите создать автоматизацию, и нажмите кнопку 'Автоматизации' в верхнем правом углу экрана.

Вы попадете в Центр автоматизаций, как показано ниже:

Хотите создавать уведомления? Есть необходимость в настройке повторяющихся автоматизаций? Для этого лучше всего подойдут 'Категории', которые находятся в левом меню. Просмотрите их и найдите то, что вы ищете, или воспользуйтесь строкой поиска.

Подробнее о категориях и разных типах правил читайте в этих статьях:

Настройка автоматизаций

После того как вы выбрали нужное правило автоматизации, необходимо настроить параметры. Каждое подчеркнутое слово в правиле является параметром.

Для этого примера давайте посмотрим на доску. В monday.com у нас есть доска с очередью багов, благодаря которой наш отдел по работе с клиентами может сообщать о любых ошибках.

Когда баг достигает статуса 'Готово', нам важно, чтобы сообщивший о нем сотрудник получил соответствующее уведомление. Для этого мы настраиваем следующую автоматизацию:

Кликнув 'уведомить', вы сможете ввести нужные вам формулировки. С помощью кнопок, расположенных в нижней части редактора уведомлений, в правило можно добавить такие переменные, как название элемента, название доски и др. Однако, некоторые столбцы не поддерживаются. Подробности см. в разделе 'Поддерживаемые столбцы' настоящей статьи.

После этого нажмите 'Добавить на доску' , чтобы включить автоматизацию. Готово! Мы запустили первую автоматизацию. Теперь при исправлении ошибки сообщивший о ней сотрудник будет получать уведомление и сможет своевременно информировать об этом клиента. 🎉

Уведомления автоматизаций

Когда в рамках автоматизации, активированной на доске, выполнится действие от вашего имени, в верхней части доски появится следующее сообщение:

Кнопка 'Еще' ведет в центр автоматизаций, где можно просмотреть активные автоматизации. Это уведомление появится только у того пользователя, благодаря которому сработала автоматизация, выполнившая действие. Допустим, у нас есть автоматизация, которая перемещает элемент в другую группу, когда меняется значение в столбце статуса. Вы увидите ее уведомление, только если измените значение в столбце статуса.

На данный момент уведомления отображаются, только когда автоматизация выполняет следующие действия: перенос элемента в архив, перенос элемента в группу и изменение значения в столбце.

Отключение уведомлений

Если вы не хотите получать уведомления, их можно отключить через monday.labs. Отключить уведомления можно только у себя. Для этого, находясь на платформе monday.com, пользователь должен активировать функцию monday.labs, отключающую уведомления.

Чтобы попасть в monday.labs, откройте главное меню, нажав фото профиля или свои инициалы. Пункт monday.labs находится в разделе 'Обзор' в правой части меню.

Перейдя в monday.labs, прокрутите до пункта 'Отключить уведомления об автоматических действиях' и нажмите кнопку 'Активировать'.

Готово! Вы больше не будете видеть уведомления.

Мэппинг автоматизаций

Вы используете правила автоматизации для создания элементов на одной или нескольких досках? Функция сопоставления или мэппинг позволяет выбрать данные конкретного столбца, которые будут подтягиваться из ранее созданного элемента в новый динамический. Все подчеркнутые поля типа 'элемент' в правиле — это и есть мэппинг (сопоставление).

Скажем, у нас есть повторяющаяся задача, которую нужно создавать на доске каждый понедельник.

В поле {item} используемого правила можно выбрать, какая информация будет создаваться в каждом столбце.

Примечание. Когда правило автоматизации включает создание новой доски, вам будет предоставлена возможность выбрать тип создаваемой доски (т.е. главная, гостевая или закрытая), а также Рабочую область, в которой она будет создана.

Терминология мэппинга

Динамические поля:

Данные из конкретного столбца на доске могут подтягиваться из текущего элемента в новый элемент, созданный автоматически. У динамических полей справа отображается синий знак 'плюс'.

Статические поля:

Обозначаются как блоки серого цвета. Эта информация недоступна для мэппинга. Если указать в них значение, оно будет одинаковым для всех автоматически добавляемых элементов. В примере ниже столбцы 'Имя', 'Люди', 'Статус', 'Дата' и 'Эл. почта' сопоставлять можно, а столбцы 'Контроль времени' и 'Местоположение' — нельзя.

Дополнительную информацию о том, какие поля будут отображаться как статические при сопоставлении, читайте в разделе 'Поддерживаемые столбцы' настоящей статьи.

Примечание. Для настройки автоматического мэппинга между разными досками соответствующий столбец должен присутствовать на обеих досках.

Редактирование, удаление, создание шаблонов и копий

Редактирование и удаление

После добавления автоматизаций на доску вы сможете включать их и выключать, используя значок переключателя. Для доступа к редактированию, удалению или созданию шаблона нажмите значок меню (три точки).

Дублирование

Дублировать автоматизацию в Центре автоматизаций нельзя. Однако автоматизации можно дублировать между разными досками и шаблонами, если в разделе 'Автоматизации доски' центра автоматизаций они обозначены как включенные. Следующие типы правил автоматизации не поддерживаются в процессе дублирования доски или создания из нее шаблона:

Связь между досками,
контроль времени,
повторяющиеся задачи
и любые другие автоматизации, в которых вы можете 'сопоставить' поля в элементе.

Подробнее о том, как дублировать доску, читайте в этой статье.

Поддерживаемые столбцы

На данный момент указанные ниже типы столбцов НЕ поддерживаются в поле 'уведомить' автоматизации уведомлений:

Формула
Автонумерация
Прогресс
Зависимости
Связь с элементом

На данный момент указанные ниже типы столбцов НЕ поддерживаются при мэппинге элементов:

Теги
Зеркало
Выпадающий список
Контроль времени
Зависимости
Связь с элементом
Местоположение
Мировое время
Телефон
Файл
Неделя
Ссылка
Страна
Команда
Голосование

Примечание. В целях безопасности столбцы, у которых в настройках разрешений включено 'Ограничить представление столбца', не поддерживаются правилами автоматизации и интеграции.

Автоматизации на основе времени

Здесь мы расскажем, как работают автоматизации на основе времени, т.е. те, в которых заданы временные критерии. Например, Когда наступает дата, уведомить такого-то пользователя. Одна и та же автоматизация на основе времени будет запускаться в разное время для разных пользователей в случае, если в настройках их рабочего стола установлены разные часовые пояса. Это означает, что если для указанного выше правила 'Когда' установлено на 9:00, пользователи из Нью-Йорка получат уведомление в 9:00 EST (Североамериканское восточное время), а пользователи из Тель-Авива — в 9:00 IDT (Израильское стандартное время).

Как уже упоминалось, автоматизации на основе времени будут работать в зависимости от установленного на вашем компьютере часового пояса. Однако в случае, если настройки часового пояса в разделе 'Мой профиль' сильно отличаются от вашего местного часового пояса (больше чем на несколько часов), вы можете столкнуться с проблемой. Если это ваш случай и если вам важно, чтобы эти две настройки отличались, обратитесь в службу поддержки по адресу support@monday.com и расскажите нам про свою ситуацию, чтобы мы могли передать эту информацию специалистам нашей команды.

Готовые автоматизации

Готовая автоматизация — это автоматизация, которую monday.com автоматически настраивает на вашей доске при ее создании. В центре автоматизаций это будет выглядеть следующим образом:

Если ваша доска была создана вместе с готовыми автоматизациями, то такие автоматизации будут вести себя несколько иначе, чем те, которые вы создаете самостоятельно. Например, при переводе аккаунта с пробной версии на 'Базовый' тариф эти автоматизации будут продолжать работать, хотя 'Базовый' тариф не поддерживает автоматизации. Вы не сможете добавлять автоматизации на новые доски, а при выключении таких готовых автоматизаций не сможете потом включить их обратно.

Как изменить владельца

В разделе 'Админ' добавлен новый инструмент. Теперь вы можете переназначать владельцев за пару кликов мышью!

Чтобы получить доступ к этому новому инструменту, перейдите к своему аватару > Админ > Пользователи > Владельцы автоматизаций.

На этой странице выберите в выпадающем меню текущего и нового владельцев. Щелкните 'Изменить владельца', и все готово!

Примечание. Чтобы изменить владельца, текущий владелец автоматизации должен быть активным пользователем аккаунта. Перенос не сработает в отношении деактивированных пользователей. Если текущий владелец неактивен, администратору нужно его активировать, прежде чем вы сможете изменить владельца.

Неисправные автоматизации

Если у вас есть какая-то проблема с правилами автоматизаций, ознакомьтесь с этой статьей: Почему мои автоматизации отключились?

Цены на автоматизации

Если вы хотите узнать больше о ценах на автоматизации и интеграции, прочитайте эту статью: Информация о ценообразовании

Дополнительные ресурсы

Если вы не можете найти в этой статье какой-то информации, попробуйте поискать в этих ресурсах:

Действия с автоматизациями и интеграциями: просмотрите все детали, связанные с триггерами и действиями.
Столбец с кнопкой: новый столбец с кнопкой работает с автоматизациями. Вы можете настроить столбец так, чтобы при клике по кнопке в столбце выполнялось действие.

Если вы ищете информацию о конкретных категориях автоматизаций, ознакомьтесь с этими статьями:

Если у вас есть вопросы, задайте их нам через форму обратной связи. Мы доступны 24/7 и будем рады помочь.

Вам есть, что рассказать? Или вы хотите узнать, как другие команды используют автоматизации в своих рабочих процессах? Заходите в сообщество monday.com.

Автоматизации на monday.com