Чем мы можем вам помочь?

Автоматизации на monday.com

 

Не кажется ли вам, что вы делаете слишком много работы вручную? Хотите, чтобы платформа monday.com выполняла некоторые действия автоматически, и чтобы для этого не нужно было учиться программировать? Отлично!

Усовершенствуйте рабочий процесс с помощью автоматизаций. Эта функция позволяет создавать собственные автопроцессы и использовать готовые шаблоны. Дополняйте комбинации с учетом потребностей команды и встраивайте их в конкретные рабочие процессы.

 

Основные понятия

У каждой автоматизации есть триггер, условие и действие (одно или несколько).

Смотреть определения
  • Триггер — это выбираемое вами событие, которое запускает автоматизацию.
  • Условие — это требование, которому должен соответствовать триггер, чтобы автоматизация заработала.
  • Действие — это событие, которое происходит в результате срабатывания триггера и удовлетворения условия.

 

Чтобы понять принципы работы триггеров, условий и действий, рассмотрим в качестве примера правило: 'Когда статус меняется на такой-то, архивировать элемент'.

Group_4__2_.png

Здесь триггер — 'Когда статус меняется'; условие — 'на такой-то' (в нашем случае мы выберем статус 'Больше не актуально'); действие — 'архивировать элемент'.    

Благодаря этой автоматизации каждый раз, когда кто-то выбирает в столбце 'Статус' опцию 'Больше не актуально', соответствующий элемент автоматически переносится в архив.

Примечание. Подробнее о действиях автоматизации и их влиянии на стоимость читайте в статье Действия автоматизаций и интеграций.

 

Добавление автоматизации

Когда вы добавляете автоматизацию, вы можете настроить свое правило с нуля или выбрать готовое (чуть позже мы покажем, как это сделать). В первом случае откройте Центр автоматизаций и выберите 'Создать свою автоматизацию':

CPT2112011538-1403x714.gif

Пора ее настроить! 🎉

 

Шаг 1. Выбор триггера

Первый шаг в создании автоматизации: нажмите 'Когда это происходит', чтобы выбрать триггер. Воспользуйтесь предложенными вариантами или нажмите 'Больше опций'. Триггером может быть столбец с доски (напр., Статус, Люди, Дата и др.) или действие/событие (напр., создание элемента, период и т. п.):

CPT2112011616-1017x432.gif

 

В примере выше мы выбрали в качестве триггера изменение значения в столбце статуса. Теперь определим условие срабатывания этого триггера.

 

Шаг 2. Выбор условия

В зависимости от того, какой триггер вы выбрали на шаге 1, необходимо выбрать условие. В примере мы хотим, чтобы действие выполнялось, когда значение в столбце статуса 'Контракт' меняется на 'Подписан'.

Для этого мы нажимаем подчеркнутые поля и выбираем столбец 'Контракт' и статус 'Подписан':

CPT2112011627-961x441.gif

Примечание. Отображаемые статусы соответствуют значениям в столбце статуса, выбранном на доске.

 

Чтобы задать в правиле дополнительные условия, нажмите значок плюса рядом с имеющимся условием, чтобы выбрать еще одно. В примере мы добавили условие 'если исполнитель такой-то'. 

Теперь автоматизация будет срабатывать, если статус 'Контракта' меняется на 'Подписан' и в качестве продавца указан Ной. 💥

CPT2112161433-1142x531.gif

 

Шаг 3. Настройка действия

Первая часть автоматизации (триггер + условие) готова. Пора выбрать действие. Для этого кликните по серому полю 'сделать то-то'. Здесь выберите подходящий вариант из списка или нажмите 'Больше опций'.  

Для нашей автоматизации выберем действие 'уведомить такого-то', как показано ниже:

CPT2112151530-1186x632.gif

 

Теперь нужно настроить выбранное действие. Нажмите подчеркнутые поля. С помощью поля 'уведомить' мы настроим сообщение, которое будет отправляться. Затем, чтобы выбрать, кто будет получать это автоматическое уведомление, кликнем по полю 'такого-то'.

CPT2112151538-1143x623.gif

 

Вуаля! Автоматизация готова. Нажмите синюю кнопку 'Создать автоматизацию', чтобы ее опубликовать. Когда эта автоматизация активна, каждый раз, когда в столбце 'Контракт' появляется статус 'Подписан', менеджер по продажам будет мгновенно получать уведомление об этом. 🎉

Совет.  В правило автоматизации можно включить несколько действий. Мы рассмотрим, как это сделать, далее. 

 

Многоступенчатые автоматизации

Чтобы создать более сложную автоматизацию, в одном правиле можно указать несколько действий. Для этого нажмите знак плюс рядом с уже настроенным действием, выберите еще одно и заполните подчеркнутые поля.

В одно правило можно добавить столько действий, сколько нужно.

CPT2112161409-1354x670.gif


Готовые правила автоматизации

Хотите использовать автоматизацию на основе готового шаблона, а не создавать собственную? Тогда обратите внимание на категории в меню слева. Выберите нужную или воспользуйтесь строкой поиска, чтобы найти конкретный преднастроенный шаблон.
Group_1__3_.png

Когда шаблон правила выбран, нужно лишь заполнить подчеркнутые поля и нажать 'Создать автоматизацию'.
CPT2112161449-1366x716.gif
Подробнее о категориях и типах правил читайте в этих статьях: 

 

Редактирование, удаление, создание шаблонов и копий автоматизации

  • Включение и отключение автоматизаций
Когда автоматизации добавлены на доску, их можно включать и отключать с помощью переключателя на вкладке 'Автоматизации доски'.
Group_5.png

  • Редактирование автоматизации

Чтобы изменить настройки автоматизации, нажмите значок меню (три точки) и выберите опцию 'Изменить автоматизацию'. Откроется редактор, где вы сможете доработать правило так, как вам нужно.

Group_5__1_.png

 
  • Создание копии автоматизации

В том же меню можно выбрать опцию 'Дублировать автоматизацию'. Откроется редактор, где вы сможете изменить ее так, как вам нужно. Чтобы завершить дублирование, обязательно нажмите кнопку 'Создать автоматизацию'.

CPT2112301623-1358x625.gif

Совет. Пока автоматизации включены в разделе 'Автоматизации доски', их можно дублировать между досками и шаблонами.

 

  • Сохранение правила автоматизации в качестве шаблона

Вы можете сохранить правило как шаблон и сделать его доступным всем пользователям аккаунта monday.com. Для этого нажмите значок меню (три точки) справа от нужной автоматизации, выберите опцию 'Сохранить как шаблон', присвойте ему имя и нажмите 'Создать шаблон'.

CPT2112271412-1361x578.gif

 

  • Удаление ненужных автоматизаций

Если вам потребовалось удалить правило автоматизации, это можно сделать с помощью того же меню, выбрав опцию 'Удалить автоматизацию' и 'Удалить навсегда'.

Group_5__13_.png

 

На данный момент указанные ниже типы столбцов НЕ поддерживаются в поле 'уведомить' автоматизации уведомлений:

  • Формула
  • Автонумерация
  • Прогресс
  • Зависимости
  • Подключение досок

 

На данный момент указанные ниже типы столбцов НЕ поддерживаются при сопоставлении элементов:          

  • Теги
  • Зеркало
  • Выпадающий список
  • Контроль времени
  • Зависимости
  • Связь с элементом
  • Местоположение
  • Мировое время
  • Телефон
  • Файл
  • Неделя
  • Ссылка
  • Страна
  • Команда
  • Голосование
Примечание. В целях обеспечения безопасности в правилах автоматизации и интеграции не поддерживаются столбцы с ограничениями просмотра.

Автоматизации на основе времени

Как работают автоматизации, в которых указано время? Например, с помощью поля 'Дата' в следующем правиле: Когда наступает дата, уведомить такого-то.

Одна и та же автоматизация на основе времени будет запускаться в разное время для разных пользователей в случае, если в настройках их рабочего стола установлены разные часовые пояса. Это означает, что если для указанного выше правила 'Когда' установлено на 9:00, пользователи из Нью-Йорка получат уведомление в 9:00 EST (Североамериканское восточное время), а пользователи из Тель-Авива — в 9:00 IDT (Израильское стандартное время).

 

Как уже упоминалось, автоматизации на основе времени срабатывают по часовому поясу вашего компьютера. Если часовой пояс, заданный в разделе Мой профиль, намного отличается от вашего локального часового пояса (на несколько часов), могут возникать проблемы. Если это ваш случай, и вам важно, чтобы эти настройки отличались, обратитесь в службу поддержки по адресу support@monday.com и расскажите о ситуации. Мы передадим эту информацию своим специалистам.

Примечание. Если вы используете правило с формулировкой 'Когда дата прошла...', автоматизация сработает в полночь соответствующего дня.

 

Как изменить владельца

Как администратор аккаунта, вы можете переназначать владельцев за несколько кликов. Эта функция может быть полезна, если вы хотите передать доску, которой управляете, коллеге и предоставить ему возможность редактировать созданные вами автоматизации.

Примечание. На данный момент переназначить владельцев можно только у автоматизаций, но не у интеграций.

 

Для этого кликните по фото профиля, затем выберите 'Админ', 'Пользователи' и 'Владельцы автоматизаций'.

Group_7__1_.png

На этой странице выберите в выпадающем меню текущего и нового владельцев. Щелкните 'Изменить владельца', и все готово!

Примечание. Чтобы изменить владельца, текущий владелец автоматизации должен быть активным пользователем аккаунта. Перенос не сработает в отношении деактивированных пользователей. 

 

Ограничения по автоматизациям

По количеству создаваемых правил ограничений нет, но есть несколько лимитов по количеству автоматизаций в минуту, срабатывающих или вызываемых через API на каждой доске. 
  • По каждому правилу автоматизации в минуту может срабатывать до 4500 триггеров и выполняться до 4500 действий (около 75 триггеров/действий в секунду)
  • По каждому правилу интеграции в минуту может срабатывать до 4500 триггеров и выполняться до 1800 действий
  • Лимит по обращениям к API:
    • Автоматизации: 5000 действий в минуту на доску
    • Интеграции: 2000 действий в минуту на доску в рамках одной интеграции 

 

При достижении одного из этих лимитов автоматизация отключится, и вы получите следующее уведомление:

image_4__5_.png

 

Дополнительные ресурсы

Если в этой статье нет нужной вам информации, воспользуйтесь следующими ресурсами:

Если вы ищете информацию о конкретных категориях автоматизаций, ознакомьтесь с этими статьями:

 

 

 

Если у вас есть вопросы, задайте их нам через форму обратной связи. Мы доступны 24/7 и будем рады помочь!

 

Вам есть, что рассказать? Или вы хотите узнать, как другие команды используют автоматизации в своих рабочих процессах? Заходите в сообщество monday.com

Еще есть вопросы? Отправить запрос