Формы! Работает на технологии monday.com :)

 

В monday.com мы стремимся сделать вашу жизнь на работе проще, продуктивнее и эффективнее! Чтобы вы не тратили уйму времени на перенос полученной от клиентов информации вручную на платформу, мы разработали эффективное для вас и удобное для клиентов оригинальное решение— формы от monday.com. 😊

Что такое Формы? 

Представьте, что вы создали доску, полностью соответствующую вашим потребностям (с использованием столбцов, которые вы знаете и любите). Всего пара кликов мышкой позволит вам создать форму на основе этой доски и поделиться ею с клиентами (по ссылке или путем ее размещения на сайте). Каждый ответ клиента, полученный через форму, создаст новый элемент на доске со всеми ответами, которые вам нужны!

 Примечание: форма — это побочный продукт доски, а не наоборот. Если вы что-то меняете в представлении формы (например, редактируете заголовок столбца), это не будет отражено на уровне доски.

 

Кто может заполнять формы?

Любой человек, у которого есть доступ к ссылке или встроенной на сайт форме.

Какие столбцы поддерживаются?

В формах поддерживаются следующие типы столбцов: Текст, Длинный текст, Числа, Статус, Дата, Рейтинг, Файл, Телефон, Адрес электронной почты, Выпадающий список и Чекбокс. Мы добавили примечание внизу форм, где говорится о том, какие столбцы с доски пока еще не поддерживаются в этом представлении:

mceclip0.png

Оставайтесь в курсе новых изменений форм!

 

 Примечание: теперь в формах поддерживаются раскрывающиеся списки с множественным выбором. Вы можете искать и выбирать в форме необходимые опции.

 

Как это настроить?

Шаг 1 – Создайте доску

Форма создается на основе добавляемых вами столбцов (названия заголовков можно редактировать, конечно), а при отправке формы клиентом создаются новые элементы. Вашему бизнесу нужна информация? Пусть формы станут вашим курьером! 📩

 

Шаг 2 – Включите на доске представление данных в виде формы

Чтобы добавить форму, щелкните стрелку рядом с кнопкой 'Главная таблица', расположенной в верхней левой части доски. Нажмите 'Больше представлений', как показано ниже: 

1.png

Откроется центр представлений. Выберите 'Формы' и щелкните 'Добавить на доску'. 

Board_views3.png

Настройте дизайн формы

Формы предназначены для взаимодействия с вашей целевой аудиторией, кто бы она ни была. Нам нравится тот факт, что вы хотите привлекать новые аудитории и управлять полученными от респондентов ответами на платформе с использованием технологии monday.com. Вот почему мы посчитали необходимым включить в формы возможность добавления логотипа и настройки цвета фона.

1.png

 

Настройте содержимое формы

Вы сами контролируете, какие столбцы отображаются в форме, а какие должны быть скрыты. Чтобы начать настройку, просмотрите форму. При наведении курсора мыши на каждый из соответствующих блоков ответов в правом верхнем углу появляется значок глаза. Если щелкнуть по этому значку, соответствующий блок будет скрыт. В примере ниже вы увидите значок глаза и то, как столбец будет отображаться на форме, когда он скрыт (повторный клик по значку глаза снова отобразит столбец):

1.png

 

 Примечание: слева заголовка каждого столбца на форме есть иконка, которая позволяет понять тип столбца, взятого с доски. Даже если вы измените вопрос, иконка останется прежней.

 

1.png

Также у вас есть возможность сделать из формы опрос. Выберите в настройках опцию 'Показывать как опрос', и внизу страницы с формой отобразится индикатор заполнения опроса. По мере заполнения формы этот индикатор также будет заполняться:

ScreenFlow.gif

Вопросы

Сначала форма генерируется с названием доски в качестве ее заголовка и названиями столбцов в качестве вопросов. При наведении указателя мыши на заголовок формы или его опциональное описание вы сможете отредактировать их. Фактически, наведение курсора на каждый из блоков информации на форме позволит вам редактировать вопросы и их опциональное описание (а также даст возможность скрыть или показать вопрос, о чем уже говорилось выше).

Вот пример того, как вы можете отредактировать:

Редактирование описания

1.png

Редактирование вопроса

1.png

 

 Примечание: если вы оставите поле 'Добавить описание формы' без редактирования, то оно просто не отобразится в публикуемой версии формы. Не забудьте нажать на кнопку 'Предпросмотр', и вы сами увидите, как это будет выглядеть для клиентов.

 

Еще одна крутая опция — обязательные поля! Получите всю необходимую информацию, сделав определенные вопросы обязательными для ответа. Пример того, как сделать так, чтобы с вашими вопросами считались:

1.png

Возможно, вам интересно, что произойдет, если респонденты решат не отвечать на обязательный вопрос и кликнут кнопку 'Отправить'. Вот что они увидят:

1.png

Если вы хотите увидеть это сами, кликните по кнопке 'Предпросмотр' и затем 'Отправить'! 

 Совет: если вы не хотите, чтобы ваши респонденты отвечали на вопрос, какая сегодня дата, просто добавьте столбец 'Журнал создания' для отображения точного времени создания элемента.

Указывается ли в формах, кто заполнил ту или иную форму?

Когда вы создаете форму, платформа определяет, является ли заполнивший ее человек пользователем monday.com в вашем аккаунте, и отображает имя этого пользователя в журнале создания соответствующего элемента. Поле «Ваше имя и фамилия» больше не потребуется — вы и так будете знать, кто это. 

Как создать анонимные формы?

Формы делают это по умолчанию, однако, вы можете создать анонимную форму. Соответствующие параметры регулируются в настройках представления доски.

 Screen_Shot_2019-07-31_at_20.21.26.png

Если выбрана анонимная форма, заполняющий ее пользователь увидит сообщение о том, что данная форма заполняется анонимно. В журнале создания таких форм для всех элементов будет указано имя создателя формы.

Если у пользователя открыто несколько аккаунтов monday.com, при заполнении формы учитывается ID пользователя, соответствующий последнему аккаунту, в который он вошел.

 

Последние штрихи

Как только вы сделали прекрасный план вопросов и их описаний (по желанию), можно переходить к завершающей стадии! Вот на что мы рекомендуем обратить внимание:

  • Кнопка 'Предпросмотр'

Если вы кликните по этой кнопке, откроется другая вкладка в браузере, где вы сможете просмотреть всю форму целиком и ввести примерные ответы на вопросы. Вы увидите то, что увидят ваши респонденты после того, как вы нажмете кнопку 'Поделиться'.  

1.png

 Примечание: попробуйте посмотреть созданную вами форму в различных вариациях. Попробуйте сделать ее больше или меньше. Это позволит вам лучше оценить форму и ее потенциальную эффективность.

 

  • Параметры отправки формы

Теперь вы можете управлять параметрами отправки формы! Мы добавили опции  переадресации, выбора группы, в которую будут направляться ответы респондентов, и повторной отправки — все это вы можете увидеть в меню настроек формы (в верхнем левом углу вашей формы).

Мы знаем, что у наших клиентов сложный рабочий процесс, который вряд ли может быть охвачен одной формой, поэтому теперь вы сможете выбирать, в какое место на доске будут направляться ответы респондентов. В этом вам поможет опция Группа для ответов. Важно отметить, что по умолчанию здесь всегда выбрана группа, которая расположена на доске первой. Учтите, что если вы выбрали для ответов другую группу и она потом была архивирована/удалена или перемещена, ответы будут попадать именно в первую группу на доске.

Опция Ссылка для переадресации позволяет перенаправлять респондентов на выбранный вами URL-адрес через несколько секунд после отправки ими ответов — например, на ваш сайт. :)

Опция Отправить еще раз предназначена для того, чтобы помочь респондентам отправлять больше ответов! Здесь есть три варианта — давайте пройдемся по всем. Если вы выберете Да, то после успешной отправки ответов ваши респонденты увидят кнопку Отправить снова. :) Если вы выберете опцию Авто, то со страницы сообщения об успешной отправке ответов респондент будет перенаправлен через 4 секунды обратно на страницу формы. Если выберете Нет, то все останется так же, как было, т.е. после отправки ответов респондент увидит сообщение об успехе, и на этом дело закончится. :) 

1.png

 

Поделитесь формой! 

Вот и настал этот магический момент! Щелкните кнопку Поделиться, и вы увидите ссылки — общедоступную и ссылку для встраивания на сайт. :)

1.png

 

 Примечание: после нажатия кнопки 'Поделиться' форма станет активной и доступной для заполнения респондентами. Однако ее никто не увидит, пока вы не поделитесь ссылками на форму.

 

Результаты

После того, как ссылки были отправлены или встроены на сайт, вы постепенно начнете получать ответы респондентов, которые будут отображаться на доске в виде новых элементов в выбранной группе — это значительно упрощает получение необходимой информации и приближает статус ВЫПОЛНЕНО для ваших задач.

1.png

 

 

Теперь вы можете персонализировать страницу с сообщением об успешной отправке ответов! Щелкнув по меню настроек формы (в верхнем левом углу), вы сможете отредактировать заголовок (заменив 'Спасибо!') и само сообщение (заменив 'Ваши ответы были успешно отправлены' на свой текст).

 Например, так:

1.png

Редактирование формы

Редактирование формы будет неотъемлемой частью вашей работы. Мы понимаем это. :) Поэтому решили прямо здесь ответить на несколько вопросов, которые у вас могут возникнуть в этой связи:

Новые столбцы, добавленные на уровне доски: отображаются в форме как скрытые. Если вы хотите показать и отредактировать новый столбец на уровне формы, кликните на значок глаза рядом с ним.

Изменения отметок статуса: без проблем отображаются в форме. :)

Удаление формы (чтобы узнать, как деактивировать форму, см. ниже): чтобы удалить форму, просто кликните стрелочку вниз справа от названия доски, а затем подведите курсор мыши к названию формы, и вы увидите появившийся значок мусорной корзины. Нажмите на него — это удалит форму и одновременно уберет ее с доски, поэтому хорошо подумайте, прежде чем нажимать. :) 

Редактирование формы в то время, пока она опубликована: она будет обновляться без проблем (или при обновлении окна браузера, если страница с формой уже открыта), поэтому нет необходимости прерывать доступность вашей формы для респондентов.

Активация/деактивация формы: в окне, которое появляется после нажатия кнопки 'Поделиться', вы можете легко переключаться между активацией и деактивацией ссылок. Нажатие на кнопку 'Деактивировать форму' приведет к прекращению работы формы. Если после этого респондент попробует нажать на ссылку (общедоступную или ту, которая была встроена на сайт), то увидит в ответ сообщение об ошибке. Однако вы можете снова активировать ссылки в том же самом окне при нажатии на кнопку 'Активировать форму':

1.png

 

Могу ли я иметь несколько форм на одной доске?

Конечно! Вы можете создать несколько форм на одной доске, причем настроить их так, что ответы от каждой формы будут попадать в разные группы на доске.

Просто добавьте новую форму из раскрывающегося меню, как показано ниже: 

1.png

Когда настройка новой формы завершена, вы можете легко переключаться между двумя представлениями формы в том же выпадающем списке: 

1.png

 

*НОВОЕ* Теперь мы можем собирать отзывы о работе функции Формы! Прокрутите в самый низ Формы, и вы увидите кнопку, нажав на которую вы сможете легко отправить нам свои предложения по улучшению функции, отзывы и иные комментарии. Вы можете воспользоваться этой кнопкой даже в этой статье  — сообщите нам здесь!

Если у вас есть какие-либо вопросы по теме или отзыв о работе этой функции, обращайтесь к нам по адресу support@monday.com