Чем мы можем вам помочь?

Формы

 

 

В monday.com мы стремимся сделать вашу жизнь на работе проще, продуктивнее и эффективнее! Чтобы вы не тратили уйму времени на перенос полученной от клиентов информации вручную на платформу, мы разработали эффективное для вас и удобное для клиентов оригинальное решение— формы от monday.com. 😊

 

Что такое формы? 

Представьте, что вы создали доску, полностью соответствующую вашим потребностям (с использованием столбцов, которые вы знаете и любите). Всего пара кликов мышкой позволит вам создать форму на основе этой доски и поделиться ею с клиентами (по ссылке или путем ее размещения на сайте). Каждый ответ клиента, полученный через форму, создаст новый элемент на доске со всеми ответами, которые вам нужны!

 

Примечание. Форма — это производное доски, а не наоборот. Если вы что-то меняете в представлении формы (например, редактируете заголовок столбца), это не отражается на уровне доски.

 

Кто может заполнять формы?

Любой человек, у которого есть доступ к ссылке или встроенной на сайт форме.

 

Какие столбцы поддерживаются?

В формах поддерживаются следующие типы столбцов: 'Текст', 'Длинный текст', 'Числа', 'Статус', 'Дата', 'Рейтинг', 'Файлы', 'Телефон', 'Эл. почта', 'Выпадающий список', 'Чекбокс''Местоположение', 'Страна' и 'Шкала времени'. Раскрывающиеся списки с множественным выбором позволяют искать и выбирать в форме необходимые опции.

 

Примечание. Максимальный размер файла для загрузки через форму — 50 МБ. 

 

Настройка

Шаг 1 – Создайте доску

Форма создается на основе добавляемых вами столбцов (названия заголовков можно редактировать, конечно), а при отправке формы клиентом создаются новые элементы. Вашему бизнесу нужна информация? Пусть формы станут вашим курьером! 📩

 

Шаг 2. Добавьте представление 'Форма' на доску

Для этого нажмите кнопку 'Добавить представление', расположенную в левой верхней части доски. В открывшемся меню выберите пункт 'Форма', как показано ниже: 

Screen_Shot_2021-04-07_at_15.42_1.png

Настройка дизайна формы

Формы предназначены для взаимодействия с вашей целевой аудиторией, кто бы она ни была. Нам нравится тот факт, что вы хотите привлекать новые аудитории и управлять полученными от респондентов ответами на платформе с использованием технологии monday.com. Вот почему мы посчитали необходимым включить в формы возможность добавления логотипа и настройки цвета фона.

image_2__41_.png

Если у вас аккаунт с тарифом Pro, вы можете скрыть логотип monday.com внизу формы. Откройте настройки формы, нажав шестеренку в правом верхнем углу, и в разделе 'Брендинг формы' установите флажок 'Скрывать логотипы monday.com'.

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.00_1.png

Как видно, логотип monday.com пропал из нижней части формы.

 

Настройка содержимого формы

Вы определяете, какие столбцы отобразить, а какие скрыть в форме. Чтобы начать настройку, просмотрите форму. При наведении курсора на каждый из соответствующих блоков ответов в правом верхнем углу появляется значок глаза. Если нажать этот значок, соответствующий блок будет скрыт. В примере ниже показано, как выглядят значок глаза и скрытый столбец в форме (чтобы столбец снова отображался, нажмите значок глаза еще раз).

CPT2104071609-1312x660.gif

 

Примечание. Значок, расположенный слева от названия столбца в форме, показывает, какой тип у этого столбца на доске. Даже если вы измените вопрос, значок поля останется прежним.

 

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.12_1.png

Также у вас есть возможность сделать из формы опрос. Выберите в настройках опцию 'Показывать как опрос', и внизу страницы с формой отобразится индикатор заполнения опроса. По мере заполнения формы этот индикатор также будет заполняться:

ScreenFlow.gif

 

Вопросы

Сначала форма генерируется с названием доски в качестве ее заголовка и названиями столбцов в качестве вопросов. При наведении указателя мыши на заголовок формы или его опциональное описание вы сможете отредактировать их. Фактически, наведение курсора на каждый из блоков информации на форме позволит вам редактировать вопросы и их опциональное описание (а также даст возможность скрыть или показать вопрос, о чем уже говорилось выше).

Вот пример того, как вы можете отредактировать:

Редактирование описания

CPT2104071618-1337x547.gif

Редактирование вопроса

CPT2104071624-1329x540.gif

  

Примечание. Если в поле остался текст 'Добавить описание формы', оно не отобразится в опубликованной версии формы. Нажмите 'Просмотр', чтобы в этом убедиться.

 

 

Еще одна полезная опция — обязательные вопросы. Чтобы получить всю необходимую информацию, сделайте конкретные вопросы обязательными. Вот пример того, как это сделать:

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.27_1.png

Возможно, вам интересно, что произойдет, если респонденты решат не отвечать на обязательный вопрос и кликнут кнопку 'Отправить'. Вот что они увидят:

image_2__42_.png

Если вы хотите увидеть это сами, кликните по кнопке 'Предпросмотр' и затем 'Отправить'! 

 

Совет. Чтобы респондентам не приходилось указывать дату, добавьте столбец 'Журнал создания', в котором будет регистрироваться точное время создания элемента. 

 

 

Видно ли в форме, кто ее заполнил?

Чтобы платформа могла распознать, кто заполнил форму, необходимо добавить на доску столбец 'Журнал создания' и обеспечить выполнение следующих трех условий:

  1. Отправитель формы должен быть зарегистрированным пользователем аккаунта и иметь доступ к доске с формой (главной доске или быть подписанным на закрытую/гостевую доску)
  2. На момент отправки формы пользователь должен войти в аккаунт monday.com
  3. Пользователь должен войти только в этот аккаунт, и ни в какой другой

Если при отправке формы какое-либо из этих трех условий не было удовлетворено, в журнале создания будет указано имя автора формы.

 

Совет. Если предполагается, что форму будут заполнять внешние пользователи, и вам важно знать, кто создал тот или иной элемент через форму, мы рекомендуем добавить на доску текстовый столбец с именем, а форме сделать поле 'Укажите свое имя' обязательным.

 

 

  • Как создать анонимные формы?

Формы можно делать анонимными. Для этого в настройках формы установите флажок 'Анонимные ответы':

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.38_1.png

Если выбрана анонимная форма, заполняющий ее пользователь увидит сообщение о том, что данная форма заполняется анонимно. В журнале создания таких форм по всем элементам будет указано имя автора формы. Если при заполнении формы у пользователя открыто несколько аккаунтов monday.com, учитывается идентификатор пользователя, соответствующий последнему аккаунту, в который он вошел.


Последние штрихи

Как только вы сделали прекрасный план вопросов и их описаний (по желанию), можно переходить к завершающей стадии! Вот на что мы рекомендуем обратить внимание:

  • Кнопка 'Предпросмотр'

Если вы кликните по этой кнопке, откроется другая вкладка в браузере, где вы сможете просмотреть всю форму целиком и ввести примерные ответы на вопросы. Вы увидите то, что увидят ваши респонденты после того, как вы нажмете кнопку 'Поделиться'.  

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.41_1.png

  • Параметры отправки формы

Теперь вы можете управлять параметрами отправки формы! Мы добавили опции  переадресации, выбора группы, в которую будут направляться ответы респондентов, и повторной отправки — все это вы можете увидеть в меню настроек формы (в верхнем левом углу вашей формы).

Мы знаем, что у наших клиентов сложный рабочий процесс, который вряд ли можно уместить в одну форму. Поэтому теперь вы сможете выбирать, в какое место на доске будут направляться ответы респондентов. В этом вам поможет опция Группа для ответов. Важно отметить, что по умолчанию здесь всегда выбрана группа, которая расположена на доске первой. Учтите, что если вы выбрали для ответов другую группу и она потом была архивирована/удалена или перемещена, ответы будут попадать именно в первую группу на доске.

Опция Ссылка для переадресации позволяет перенаправлять респондентов на выбранный вами URL-адрес через несколько секунд после отправки ими ответов — например, на ваш сайт. :)

Опция Отправить еще раз предназначена для того, чтобы помочь респондентам отправлять больше ответов! Здесь есть три варианта — давайте пройдемся по всем. Если вы выберете Да, то после успешной отправки ответов ваши респонденты увидят кнопку Отправить снова. :) Если вы выберете опцию Авто, то со страницы сообщения об успешной отправке ответов респондент будет перенаправлен через 4 секунды обратно на страницу формы. Если выберете Нет, то все останется так же, как было, т.е. после отправки ответов респондент увидит сообщение об успехе, и на этом дело закончится. :) 

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.43_1.png

 

Отправка формы 

Вот и настал этот магический момент! Щелкните кнопку Поделиться, и вы увидите ссылки — общедоступную и ссылку для встраивания на сайт. :)

CPT2104071645-1311x615.gif

 

Примечание. После нажатия кнопки 'Поделиться' форма будет опубликована и станет доступна для заполнения. Однако ее никто не увидит, пока вы не поделитесь ссылками на форму с конкретными пользователями.

 

Результаты

После того, как ссылки были отправлены или встроены на сайт, вы постепенно начнете получать ответы респондентов, которые будут отображаться на доске в виде новых элементов в выбранной группе — это значительно упрощает получение необходимой информации и приближает статус ВЫПОЛНЕНО для ваших задач.

image_2__43_.png

 

Теперь вы можете персонализировать страницу с сообщением об успешной отправке ответов! Щелкнув по меню настроек формы (в верхнем левом углу), вы сможете отредактировать заголовок (заменив 'Спасибо!') и само сообщение (заменив 'Ваши ответы были успешно отправлены' на свой текст).

 Например, так:

image_2__44_.png

 

Редактирование формы

Редактирование формы будет неотъемлемой частью вашей работы. Мы понимаем это. :) Поэтому решили прямо здесь ответить на несколько вопросов, которые у вас могут возникнуть в этой связи:

  • Новые столбцы, добавляемые на уровне доски, отображаются в форме как скрытые. Нажмите значок глаза рядом с новым столбцом, если вам нужно, чтобы он отображался в форме, и настройте его формат.
  • Изменения отметок статуса автоматически отражаются в форме. :)
  • Удаление формы (как деактивировать форму — см. ниже). Чтобы удалить форму, нажмите стрелку вниз справа от названия доски, затем подведите курсор к названию формы, чтобы появился значок мусорной корзины. Если на него нажать, форма будет удалена и убрана с доски, поэтому пользуйтесь этой опцией с осторожностью. :) 
  • Редактирование опубликованной формы. Форма обновляется автоматически (или при обновлении страницы, если она уже открыта), поэтому вы можете вносить изменения, не прерывая доступность формы для респондентов.
  • Активация/деактивация формы. В окне, которое появляется после нажатия кнопки 'Поделиться', есть переключатель для активации и деактивации ссылок. Если нажать 'Деактивировать форму', она будет отключена. Если после этого респондент попробует перейти по ссылке на форму (предоставленной ему или встроенной на сайт), он увидит сообщение об ошибке. Чтобы снова активировать ссылки, в том же окне нажмите кнопку 'Активировать форму':

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.51_1.png

 

На одной доске может быть несколько форм?

Конечно! Вы можете создать несколько форм на одной доске, причем настроить их так, что ответы от каждой формы будут попадать в разные группы на доске.

Просто добавьте новую форму из раскрывающегося меню, как показано ниже: 

image_2__45_.png

Когда настройка новой формы завершена, вы можете переключаться между двумя формами как представлениями, используя вкладки в верхней части доски.

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.54_1.png 

 

Если у вас есть вопросы, задайте их нам через форму обратной связи. Мы доступны 24/7 и будем рады помочь.