Управление командой c помощью monday.com

В этом руководстве мы расскажем, как лучше всего использовать monday.com для эффективного управления командой, и поделимся полезными советами.

monday.com подходит для всех аспектов функционирования команды — не только для управления проектами и задачами. Важно понимать, что платформа monday.com — это полноценная среда для совместной работы, область применения которой выходит далеко за рамки управления проектами. Это значит, что если вы все правильно настроите и станете активно использовать платформу, она станет центральным (если не единственным) инструментом взаимодействия и общения вашей команды. Долгие утомительные встречи будут занимать все меньше времени, а важные вещи, напротив, получат должное внимание 😊

Верхнеуровневые и детализированные доски

Верхнеуровневая доска

Screen_Shot_2018-07-05_at_12.03.34.png

Мы знаем, насколько заняты менеджеры, когда им приходится вести несколько проектов одновременно. Верхнеувровневая доска обзора проектов, своего рода дашборд, поможет вам и команде следить за ходом и статусом каждого проекта. Это отличный способ видеть картину в целом. Здесь достаточно кратко описать каждый проект, не углубляясь в подробности. Последние можно вынести на детализированную доску с задачами (см. ниже).

Постройте доску с обзором проектов, выбирая столбцы так, чтобы они соответствовали основным этапам каждого проекта. Так будет проще отмечать прогресс. Используйте один или несколько столбцов Люди или Команда, которые доступны в библиотеке столбцов. Они позволят назначить роли и видеть, кто в команде отвечает за весь проект или конкретный этап. Так можно определить зону ответственности каждого члена команды. Столбец Дата позволит добавить основные дедлайны. Доска, построенная таким образом, поможет вам быть в курсе ситуации, и представлять примерные сроки достижения целей. Столбец Связь с элементом (доступен в библиотеке столбцов) или Теги поможет настроить связи между двумя досками разных типов, обеспечивая плавный переход между ними 😊

Детализированная доска

Screen_Shot_2018-07-05_at_12.06.38.png

Наряду с досками уровня проектов вам понадобятся более подробные доски задач, на которых удобно распланировать, чем вы и ваша команда будете заниматься на конкретной неделе. Разделите работу на подходящие периоды (неделя, 2 недели, квартал). Не забудьте добавить на эту доску достижимые цели. Определите приоритетность задач, над которыми вы будете работать в каждом периоде, и разделите доску на группы, соответствующие периодам; например, текущая неделя — следующая неделя или ноябрь — декабрь. Хороший инструмент для синхронизации —  столбец Неделя (доступен в библиотеке столбцов), который позволяет указать неделю, к которой ваша команда должна выполнить проект.

Разделив задачи подобным образом, вы и команда сможете справедливо распределить нагрузку, чтобы у каждого участника в рамках периода был реалистичный объем работы. Видя ситуацию на несколько шагов вперед, ваша команда будет знать, что ее ожидает, и сможет более эффективно управлять своим временем.

Члены вашей команды смогут выполнять реальные задачи и сообщать об этом интерактивным и наглядным способом. Выполнение задач, или как мы говорим «озеленение доски», будет считаться достижением. В такой среде делегирование и микроменеджмент почти не требуются.

Обеспечение прозрачности

Обзорная доска и доска задач должны относиться к категории главных досок. Тогда все их содержимое будет видно всем членам команды. На доступной всем доске с обзором проектов каждый — от интерна до менеджера высшего звена — будет видеть одни и те же конечные цели. Ваша команда будет понимать, как ее задачи вписываются в общую картину. Так каждый сотрудник ощутит свою значимость и причастность к общему делу, что отлично поддерживает мотивацию.

Формирование ответственности

Назначение члена команды (или всей команды с помощью столбца Команда, доступного в библиотеке столбцов) в качестве исполнителя задачи и проекта в столбцах Люди или Команда сделают их ответственными за соответствующую работу (как в их собственном понимании, так в глазах остальных).

Screen_Shot_2018-07-05_at_12.42.36.pngScreen_Shot_2018-07-05_at_12.43.57.png

У команды естественным образом будет больше мотивации выполнять задачи в срок (или раньше), и выкладываться на все сто. Более того, вы можете измерить, насколько эффективно и результативно работают участники. Каждый будет знать, кому можно задать вопрос по определенной задаче, кто отвечает за ошибки (надеемся, что их не будет вовсе), и конечно, кого хвалить и поощрять за отличную работу.

 Совет: наше исследование показало, что признание хорошо сделанной работы — один из важнейших факторов, определяющих удовлетворенность работой и уровень счастья.
 Визуальный обзор 

Screen_Shot_2018-07-05_at_12.46.56.png

Добавьте столбец Шкала времени на верхнеуровневую и детализированную доски. Используйте представление по умолчанию, чтобы увидеть фронт работ по всем задачам и проектам. Это поможет проверить распределение нагрузки между членами команды, а также видеть, у кого в вашей команде есть свободное время, а кто завален работой.

Использование этой функции на главных досках, видимых всем членам команды, поможет избавиться от ненужной офисной политики и недопониманий. Открытая прозрачная рабочая среда сделает вашу команду счастливой и способной на большее. Возможность видеть, как задачи и проекты распределяются по периодам, насколько заняты другие члены команды (а у кого можно попросить помощи в выполнении задачи), поможет каждому более точно планировать свое время и укладываться в сроки.

Поиск и фильтры по содержимому доски

Вы можете отфильтровать любую доску по конкретному человеку (а скоро и по команде), которому назначены задачи или проекты. Это быстрый и простой способ проверить, как распределена нагрузка в команде и увидеть статус задач, над которыми она работает.

 Screen_Shot_2018-07-04_at_22.49.50.png

Используйте несколько фильтров для одной доски, например, указав Анна в столбце Люди и В работе в столбце Статус, вы получите список задач, которые еще не завершены у этого участника. Также можно просматривать задачи или проекты по сроку: просроченные, с дедлайном на этой неделе или в этом месяце и т. п. Например, указав Анна в столбце Люди и Просрочено в столбце Дата, вы сможете оценить, насколько эффективно и результативно работает этот сотрудник, а главное — какие задачи не выполнены вовремя, чтобы разобраться, почему.

Общайтесь со всей командой

Чтобы взаимодействовать с теми, кто вам нужен, создайте команды в своем аккаунте monday. Вы можете @упомянуть команду, чтобы обратиться сразу ко всем ее участникам, не вводя при этом имя каждого из них (когда есть риск кого-то забыть). С помощью этой функции удобно делать общие объявления. Вы также можете добавить всю команду в задачу, подписав ее на обновления или @упомянув, чтобы все ее участники были в курсе.

Так можно сэкономить массу времени при добавлении подписчиков на новую доску. @упоминание имени команды в поле 'Добавить подписчиков' включит всех ее участников, так что никто из них не пропустит обновления этой доски.

Screen_Shot_2018-07-05_at_13.42.41.png

Оценивайте результаты вместе

В конце каждой недели собирайтесь вместе и проходите по доске с задачами. Отмечайте все сделанное зеленым, чтобы ощутить результаты совместных усилий. Это хорошо мотивирует команду и формирует командный дух. Зная, что уже сделано, а что еще впереди, коллеги будут испытывать меньше стресса по поводу предстоящей рабочей недели.

Больше полезных досок для управления командой на monday.com 

Доски для учебных материалов и базы знаний

Учебные доски — хороший инструмент самостоятельного обучения для новых участников. Они помогают организовать пространство, в котором можно найти ответы на вопросы, которые неизбежно появляются у всех, кто начинает работать в команде.

Вы можете разделить доску на группы по темам, добавить вопросы в качестве элементов, а затем включить подробные ответы в разделе обновлений.

Screen_Shot_2018-07-05_at_14.35.36.png

Если в процессе обучения вы хотите использовать доску-базу знаний, добавите столбцы статуса для каждого нового участника команды, чтобы отмечать прогресс по каждому просмотренному вопросу. Это поможет видеть, какие темы уже охвачены, а еще предстоит изучить.

Потратив время на создание такой доски, вы только выиграете, потому что вам не придется изобретать велосипед с появлением каждого нового сотрудника. Ее всегда можно использовать для поддержания уровня знаний в команде, чтобы все владели актуальной информацией.

 

Еженедельная доска смен

Если вы и команда работаете по сменам, с помощью monday можно распределить смены по неделям. Следующий пример просто и наглядно показывает, как это сделать. Если двум участникам нужно поменяться сменами, они могут сделать это самостоятельно, не вовлекая вас. Для этого достаточно создать обновление для соответствующего дня и @упомянуть другого члена команды в запросе на замену.

Screen_Shot_2018-07-05_at_14.40.32.png

Она наглядно показывает вам и команде, когда кто работает, позволяя избежать путаницы.  

Доска согласования отпусков

Создайте доску для заявок на отпуск всех членов команды. Попросите коллег добавлять свои заявки на отпуск в соответствующие группы (по кварталам / месяцам / На рассмотрении / Одобрено — решайте сами), а затем отмечайте статус или переносите тот или иной элемент в группу Одобрено. Так вы не забудете ни об одном запросе и сможете контролировать отсутствие, чтобы в каждый момент времени у вас было достаточно сотрудников.

Screen_Shot_2018-07-05_at_14.48.43.png

Общение

Всегда есть потребность обсуждать с членами команды темы, не связанные с задачами и проектами на ваших досках. Мы имеем в виду разговоры об офисных правилах, корпоративной культуре и мероприятиях, социальные вопросы, и даже, когда пойти на обед (и что заказать). Здесь можно либо создать доску Общение или группу 'Общие вопросы' на доске с задачами на неделю, назвав один из ее элементов Общение! Участники могут добавлять новые элементы по темам, которые они хотят обсудить. Доска/элемент Общение — отличный способ укрепить командный дух и дать высказаться членам команды.

Итак, начинайте создавать доски и поддерживайте активность своей команды!

Если у вас есть вопросы, пожелания или истории об использовании досок, дайте нам знать, написав пару строк на support@monday.com