Com o novo aplicativo Quotes & Invoices, você pode criar cotações e faturas dentro do fluxo de trabalho da monday.com e deixá-las prontas em pouco tempo. Este aplicativo é perfeito para equipes de vendas e de marketing, varejo e produção. Qualquer equipe que gerencia pedidos ou serviços achará esse recurso útil!

 

Instale o aplicativo

Para adicionar o app ao seu quadro, comece clicando na bolha de diálogo para abrir a Seção de atualizações, ou a página de elementos de CRM se você estiver usando o produto monday sales CRM.

• Clique no botão "+ Adicionar visualização" no lado superior direito da Seção de atualizações.
• A central de visualizações de elementos será aberta e você verá Apps da monday. Escolha "Quotes & Invoices" passando o mouse sobre o aplicativo e clicando em "+ Adicionar ao elemento":

 

Depois de adicionar o aplicativo, clique no botão azul "Criar documento" e você verá o template de documento na seção de atualizações do seu elemento:

Se quiser, você pode clicar na palavra "Quote" para alterar o nome do documento. Se estiver criando uma fatura, esse é o local apropriado para renomear seu documento de acordo.

 

Adicione informações de cobrança

Para este exemplo, estamos criando uma cotação para uma empresa em nosso quadro de Pipeline de vendas.

 

Há duas partes na cotação. Primeiro, há os campos "Bill from:" para as informações da sua empresa. Ao lado, há os campos "Bill to:" para as informações do cliente. Ao clicar em cada um desses cabeçalhos, eles podem ser editados para refletir qualquer coisa que se adapte ao seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode alterar os cabeçalhos para o idioma de sua preferência. 

No nosso template de cotação, podemos adicionar manualmente os detalhes necessários para os campos "Bill from:". Só precisamos adicionar esses dados uma vez para que eles sejam refletidos nos campos "Bill from:" nesse quadro.

Os campos abaixo do cabeçalho "Bill to:" não podem ser alterados manualmente. Para os campos de "Bill to:", podemos optar por preencher os campos com dados do nosso quadro ou com dados de um quadro diferente conectado por meio da coluna de conectar quadros. De qualquer forma, os campos abaixo de "Bill to:" devem ser preenchidos a partir de dados criados com antecedência. 

 

Se você preferir preencher os campos em seu documento com dados de um quadro diferente, será necessário adicionar uma coluna de conectar quadros. Vamos ver como conectar um quadro. ⬇️

Como nosso quadro de CRM tem todas as informações de que precisamos para concluir essa cotação, vamos conectá-lo a esse quadro. Nosso quadro de CRM é o seguinte:

 

No nosso quadro Sales Pipeline, a coluna "In CRM" se conecta ao nosso quadro de CRM:

Depois de conectar um elemento no quadro Sales Pipeline ao elemento correspondente no quadro de CRM, podemos preencher os dados do quadro de CRM na cotação. Os dados do quadro conectado aparecerão abaixo dos dados do seu quadro na lista suspensa na visualização do Quotes & Invoices:

 

Adicione seu logotipo

Para adicionar seu logotipo ao documento, clique no texto "Add company logo":

Isso abrirá uma janela que permite selecionar uma imagem do seu computador. O logotipo que você carregar ficará visível para a visualização de Quotes & Invoices, na seção de atualizações de cada elemento.

 

Adicione elementos de linha e ajustes

1) Adicionar um elemento de linha

Para adicionar um elemento de linha ao seu documento, vá para a parte inferior do aplicativo Quotes & Invoices e clique em "Adicionar elemento de linha". Para cada elemento de linha, você pode personalizar a descrição do elemento, a quantidade e o preço unitário. O total será preenchido automaticamente.

 

2) Adicione ajustes

Para adicionar um desconto, VAT (IVA) ou uma taxa, clique em "Adicionar ajuste". Se você preferir adicionar um imposto que não seja o VAT, selecione VAT no menu suspenso e ajuste o nome do elemento da linha. Os tipos de ajuste padrão (VAT ou imposto) podem ser alterados nas Configurações. Consulte a seção "Outras configurações" abaixo.

Todos os ajustes podem ser uma porcentagem ou um valor fixo. Por padrão, todos os ajustes são uma porcentagem, mas você pode ajustar usando a seta suspensa ao lado do símbolo de porcentagem.

O total final, considerando o desconto e o VAT, será preenchido automaticamente.

 

Add notes and a signature

Na parte inferior do aplicativo, você tem a opção de adicionar uma nota ou solicitar uma assinatura em seu documento.

 

1) Adicione notas

Esta seção de notas pode ser usada para adicionar texto ao documento. Você pode personalizar a forma como o texto aparece no documento final ajustando fontes, cores, alinhamento e formatação. No momento, não é possível adicionar arquivos.

 

2) Adicione assinatura

Se você marcar a caixa “Add signature”, uma linha de assinatura e uma linha de data serão adicionadas à parte inferior do documento.

 

Outras configurações

Clique no ícone de engrenagem no canto superior esquerdo do aplicativo para abrir as "Configurações". Alterar essas configurações alterará os valores de ajuste padrão. Por exemplo, se você alterar o nome do imposto para "Imposto" em vez de "VAT", ao clicar em "Add adjustment", você verá "Add tax" como padrão.

 

As opções de configuração são as seguintes:

1) Alterar a moeda (currency unit)

As unidades monetárias prontas são dólares, euros e libras. No campo "Type your own", você pode digitar outra moeda.

 

2) Alterar o nome do imposto

Você pode alterar o imposto para refletir o tipo mais usado para cotações e faturas.

 

3) Alterar o tipo de taxa

As duas opções de taxa prontas são "Frete" e "Manuseio", mas você pode inserir qualquer taxa que deseja incluir como padrão no campo "Type your own".

 

4) Ajuste do logotipo exibido

No plano Profissional e superiores, você pode optar por remover todas as imagens da monday.com do documento final.

 

Visualizar e compartilhar

Para compartilhar seu documento, você pode baixá-lo e enviá-lo como PDF para seus clientes. Antes de compartilhar, você pode visualizar o documento para garantir que ele seja adequado às suas necessidades clicando na aba "Visualizar" conforme abaixo.

 

Observe que se você optar por visualizar o documento, não poderá editá-lo novamente até selecionar "Editar" no canto superior direito do aplicativo.

Para baixar o documento, clique no botão "Download" no canto superior direito do aplicativo e ele será salvo no seu computador como PDF. Em seguida, você pode salvar o PDF, renomeá-lo e anexá-lo a um e-mail para enviar ao seu cliente.

Simples assim!

 

 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!