Procurando uma forma de ser notificado automaticamente sobre a aproximação da data limite de elementos em seu quadro da monday.com? Com as automações da monday.com, agora você pode criar um lembrete de prazo ao agendar uma automação com base em uma coluna de data ou timeline (esteja ela definida no Modo Prazo ou não!).

Há algumas formas de configurar seus lembretes de prazo: (1) a partir da Central de Automações ou (2) diretamente do seu menu de coluna de data ou timeline. Este artigo aborda os dois métodos.

 

Alertas da central de automações 

Você pode encontrar vários templates de automação na aba "Prazos" da central de automações.

   O parâmetro Quando acima pode ser configurado como:

1. Executar exatamente quando a data chegar.
2. Agendar a automação para ser executada em um horário relativo.
3. Quando a data passou. Isso significa que a automação será executada à meia-noite, após a data ter passado. O template não funciona de forma retroativa.

 

 

 

Alertas com automações personalizadas

Você também pode criar lembretes com automações personalizadas! Isso pode ser bem útil se estiver usando uma coluna de timeline e quiser definir um lembrete ou alerta para a data inicial da linha do tempo, o que só será possível com as automações personalizadas.

 

 

Alertas do menu da coluna

Você também pode adicionar um lembrete diretamente na coluna de data ou timeline! Será apresentado a você duas seleções diferentes, dependendo se a sua coluna de data está configurada como prazo ou não.

1. A coluna de data não está configurada como prazo:

Para definir lembretes, simplesmente selecione a seta suspensa para abrir as configurações do menu de coluna e selecione "Definir lembretes de data".

Você será direcionado para a seguinte automação: "Quando a data chegar, notifique alguém". A coluna especificada será preenchida automaticamente. Você só precisará escolher quando deseja que a notificação seja enviada e quem deseja notificar.

 

•  A coluna de data está configurada como Modo Prazo:

Se já tiver vinculado a coluna de data ou de timeline com uma coluna de status no Modo Prazo, você terá uma configuração um pouco diferente. Como explicado acima, abra o menu da coluna. Você verá a opção "Definir lembretes do prazo de entrega".

Ao clicar, você será levado até o modelo: "Quando a data chegar e o status não estiver configurado com determinado valor, notifique alguém". Novamente, a coluna que você selecionou será pré-preenchida, assim como a coluna de status à qual ela está vinculada. Você precisará definir o campo quando, bem como quem você deseja que seja notificado.

 

  

Como configurar o campo "notificação"

A coluna de notificação pode ser personalizada de acordo com as necessidades da sua equipe. Clique nas suas colunas na caixa "Campos suportados" e adicione um elemento dinâmico às suas notificações automatizadas. 

 

  

Colunas compatíveis com o campo "notificar"

Alguns tipos de coluna abaixo atualmente não são compatíveis com o campo "notificar" de uma automação:     

      

 

Vamos ver um caso de uso 😀 

 

Histórias de uso

• Todos os dias, se {due date} tiver passado e somente se {status} for {something}, {notify} {someone}

Caso de uso: uma equipe de vendas precisa enviar e-mails de acompanhamento para um cliente “x” dias após uma chamada. Se o status do e-mail do cliente não estiver marcado como “feito” até o prazo, um lembrete será enviado ao lead de vendas até que o status seja atualizado. 

Usaremos o seguinte template de automação: 

Lembre-se! Este modelo faz a verificação todos os dias à meia-noite para conferir se o status de algum elemento foi alterado. Se a data tiver passado sem qualquer alteração ao status, a automação será acionada.

 

• Quando {Birthday Date} chegar, {notify} {someone} e mover {Birthday Date} para {12 months}

Caso de uso: a equipe de experiência do funcionário precisa acompanhar o aniversário de todos os funcionários para enviar uma mensagem e um presente no dia especial deles. Para agilizar esse processo, ela precisa criar lembretes recorrentes para aniversários.

A coluna de data de cada elemento será definida para a data do próximo aniversário — seja no ano corrente, caso o aniversário ainda venha a ocorrer em um mês posterior, ou no ano seguinte, se o aniversário já tiver ocorrido. 

 

Usaremos o seguinte template de automação: 

Agora a automação estará pronta para ser acionada novamente no ano seguinte nessa mesma data.

 

Da mesma forma, outros lembretes recorrentes podem ser configurados movendo-se a coluna de data de acordo com um determinado número de dias ou dias úteis.

 

 

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