Você tem quadros na monday.com que organizam projetos e tarefas distintos mas que possuem informações diretamente relacionadas? 

Os modelos de automação multiquadros oferecem a capacidade de interação entre quadros ao permitir que uma ação em um quadro acione uma ação em um quadro completamente diferente. Muitos desses modelos também ligarão elementos conectados entre quadros. Esses modelos de automação adicionam uma nova camada à colaboração em equipe e permitem que sua equipe gerencie projetos inter-relacionados de maneira integrada e coesa. 🌟

 

Como adicionar uma automação personalizada

Com as automações personalizadas, você pode criar novas combinações de automações adaptadas às necessidades da sua equipe e fazer com que elas se encaixem perfeitamente em um determinado fluxo de trabalho.

Para adicionar um modelo multiquadros relevante ao seu fluxo de trabalho, você precisará visitar nossa central de automações no topo do seu quadro:

Escolha a opção "criar automação personalizada":

 

Escolha seu gatilho. Um gatilho pode envolver uma coluna do seu quadro (ex.: status, pessoa, data, etc) ou uma ação que acontece em seu quadro (ex.: elemento criado, elemento movido para o grupo, etc.). Para este exemplo, selecionaremos "When a Status changes to Something" ("Quando um Status mudar para Algo"). Em nosso quadro, vamos usar a coluna "Tried it?" e o rótulo "Yes".

 

Agora vamos escolher as ações que ocorrerão como resultado do gatilho escolhido. Para criar um modelo de automação multiquadros, primeiro escolheremos o bloco de automação "create item in board & connect boards" ("criar elemento no quadro e conectar quadros")"

 

Agora, vamos configurar o bloco "criar elemento no quadro e conectar quadros"!

 

Veja as etapas para configurar esta automação personalizada:

1. Escolha o quadro em que deseja criar o novo elemento. Neste caso, queremos criar um novo elemento no quadro “Tried It!” para monitorar os restaurantes que visitamos.
2. Vamos mapear as informações do elemento (ou restaurante) que visitamos no quadro Local Lunch Spots para o novo elemento que criaremos no quadro "Tried It!".
3. Selecionaremos o quadro em que queremos exibir a conexão entre esses dois elementos.
4. Em seguida, vamos escolher a coluna em que exibiremos esta conexão. Se ainda não tiver uma coluna conectar quadros no seu quadro, você pode criar uma durante a configuração deste modelo clicando em "adicionar nova coluna".
5. Clique em “Criar automação” para concluir..

É isso! Veja como essa automação personalizada funciona:

 

Como adicionar uma automação padrão

Para adicionar o template multiquadros relevante ao seu fluxo de trabalho, você precisará visitar nossa loja de automações no topo do seu quadro:

Nela, você pode escolher um dos nossos diversos templates e configurar a automação multiquadros adequada ao seu fluxo de trabalho. Tente pesquisar "no quadro" ou "em outro quadro" para localizar facilmente os templates relevantes: 

 

Role a tela para baixo para visualizar mais templates multiquadros:

Há muitas opções para escolher!

 

 

 

Mapeamento de colunas

Se o modelo escolhido criar ou mover um elemento, você terá a oportunidade de definir quais informações serão enviadas para o quadro selecionado e para onde essas informações serão enviadas dentro da estrutura do quadro selecionado. Esse processo é chamado de mapeamento. 

 

 

Os subelementos se movem ao usar uma automação "mover elemento para quadro". No entanto, você não terá a oportunidade de mapear o subelemento ao configurar esse tipo de automação. Se o elemento tiver um subelemento, o mapeamento do subelemento acontecerá automaticamente para você. Contanto que o tipo de coluna no subelemento e o título da coluna no subelemento sejam os mesmos no quadro em que você configurou a automação (quadro de origem) e no quadro para o qual pretende mover o elemento (quadro destinatário), os valores nas colunas do subelemento serão transferidos.

Independentemente de ser um elemento ou subelemento que está sendo movido, algumas informações não serão transferidas. Os tipos de coluna abaixo são considerados "estáticos" e atualmente não são compatíveis com o mapeamento:  

• Dependência
• Link para Elemento
• Controle de tempo

Ao mapear um elemento, as colunas estáticas não terão um sinal azul de "+" ao lado delas:

 

Entendendo modelos "correspondentes"

Como parte de nossas automações multiquadros, temos alguns modelos que envolvem a correspondência dos mesmos dados entre elementos em dois quadros diferentes para conectá-los. Para localizar esses modelos, basta digitar "match" ("correspondência") na barra de pesquisa da Central de Automações!

Esses modelos funcionam identificando os mesmos data points de dois quadros distintos, conforme definido no seu modelo escolhido, e conectando os elementos onde os dados correspondem, por meio de uma coluna de conectar quadros. 

Vamos ver abaixo como fazer essa configuração!

 

Configurando um modelo "correspondente"

Para aprender a criar um modelo "Match", vamos considera o modelo a seguir:

Quando a coluna mudar, conectar o elemento onde o novo valor é correspondente a essa coluna em outro quadro.

Usando esse modelo, queremos conectar elementos entre um quadro e outro quando os responsáveis forem correspondentes. Para fazer isso, primeiro selecionamos a coluna "Responsável" do quadro atual onde estamos. Em seguida, selecionamos o segundo quadro "Projetos de alto nível", a Coluna Conectar Quadros que temos no quadro atual e, por último, a coluna "Gerente de projetos" do quadro "Projetos de alto nível" de onde os dados serão correspondentes.

Se um responsável do quadro atual mudar para o mesmo responsável que já está localizado no quadro "Projetos de alto nível", os dois elementos serão conectados imediatamente na coluna de conectar quadros selecionada!

 

 

Práticas recomendadas de "correspondência" de modelos

Como as automações com correspondência estão na fase beta, temos algumas práticas recomendadas e limitações com as quais você deve trabalhar. Esses modelos podem ser muito poderosos, mas ainda são experimentais! Com base na experiência de nossos clientes, considere o seguinte:

 

Práticas recomendadas

• É melhor não usar mais de dois dos mesmos modelos de automação no mesmo quadro.
• Recomendamos adicionar a automação de correspondência no quadro que é atualizado mais vezes, e não no quadro que mantém-se mais estático.
• Automações de "match" vão conectar apenas o primeiro elemento correspondente no quadro designado.
• Automações de "match" são capazes de trabalhar com apenas uma condição de correspondência por vez.
• Os valores da coluna precisam ser idênticos para fazer a correspondência - há diferenciação entre maiúsculas e minúsculas! Ou seja, "Smith" não vai ser uma correspondência com "smith"
• A automação que usa "colunas conectadas mudam" não são acionadas quando o quadro conectado é conectado usando uma automação de "match", apenas quando isso acontece manualmente.

 

Limitações:

• Automações de correspondência não são compatíveis com: coluna suspensa

• Automações de correspondência são compatíveis com as colunas a seguir:

  • Coluna de pessoas

  • Coluna de data

  • Coluna de status

  • Coluna de número

  • Coluna de cronograma

  • Coluna de link

  • Coluna de telefone

  • Coluna de e-mail

  • Coluna de texto

  • Coluna de prioridade

  • Coluna de etiqueta

• Se uma automação de correspondência for acionada para 500 ou mais elementos, você pode experimentar uma certa funcionalidade indeterminada. Isso é normal para uma automação beta.

• Se não houver correspondência inicial, a automação vai tentar ser executada mais 5 vezes em intervalos de 50 segundos. Depois de 5 minutos, se nenhuma correspondência for feita, a automação não vai tentar ser executada de novo.
  • Nesse caso, você pode tentar acionar a automação novamente. Não há garantia que a segunda tentativa vá ser bem-sucedida.

Adoraríamos ouvir seu feedback sobre nossos modelos de "match"! Queremos melhorar sempre.

 

Exemplos de multiquadros 

Exemplo #1

Uma equipe de gerenciamento de projetos tem um quadro de iteração de alto nível. As tarefas de todos são listadas neste quadro para que toda a equipe tenha uma imagem clara de cada iteração.

A equipe também precisa que tarefas idênticas sejam criadas nos quadros de baixo nível dos membros da equipe. Será usado o seguinte modelo de automação padrão:

Quando a designação pessoa for atribuída a alguém, crie um elemento em outro quadro e conecte-o ao quadro selecionado

Com este template, quando a pessoa selecionada for atribuída a um elemento, um novo elemento será criado no quadro selecionado sob "outro quadro". Isso permitirá que o membro da equipe tenha um quadro separado com uma lista completa de suas tarefas!

 

 

 

Exemplo #2

Uma empresa de marketing está usando um formulário monday.com incorporado para sua lista de distribuição. Uma vez preenchido o formulário, um elemento é enviado para um quadro da monday.com. Se aprovado, o elemento precisa ser movido automaticamente para o próximo quadro no pipeline. O quadro de origem é assim:

 

Para concluir o fluxo de trabalho, o seguinte template deve ser usado:

Quando um status for alterado para outro valor, mova o elemento para o quadro

 

 

 

Quer saber mais sobre as nossas várias automações? Confira este artigo!

 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!