Uma combinação entre um quadro geral e vários quadros específicos é um fluxo de trabalho muito popular que pode ajudar você a começar a gerenciar seus projetos na monday.com. Criar um fluxo de trabalho geral/específico pode beneficiar sua empresa ao oferecer a todos os membros da equipe uma melhor compreensão sobre suas metas e objetivos gerais. 

 

Vamos conferir todos os detalhes! 🏊‍♂️

 

Criar quadros específicos

Um quadro específico é uma ótima ferramenta para gerenciar todos os detalhes importantes das suas tarefas/projetos! Diferentemente de um quadro geral, cujo objetivo é fornecer uma visão geral do projeto, os quadros específicos ajudam a consultar os detalhes de tudo aquilo que você deseja gerenciar.

• Criando grupos no seu quadro

O primeiro passo para criar nosso novo e altamente eficiente fluxo de trabalho é organizar os grupos em nosso quadro. Há inúmeras maneiras de agrupar nossos elementos. Por exemplo, podemos agrupar nosso quadro por fase do projeto, departamento, clientes, campanhas ou contas — dependendo do fluxo de trabalho que estamos gerenciando!

 

• Escolhendo colunas para seu quadro

As colunas fornecem os dados que você precisa visualizar para cada elemento do seu quadro — e cada uma delas pode ser usada de diversas maneiras. Navegue pela Central de Colunas para visualizar todas as opções e veja quais funcionam melhor para você.

 

• Inscrever membros da sua equipe

Por fim, vamos inscrever os membros da nossa equipe ao nosso quadro para que eles sempre permaneçam atualizados. Podemos ver quem está inscrito em nosso quadro clicando no botão “Convidar” no canto superior direito do quadro.

 

Criar um quadro geral

Um quadro geral permite obter uma visão geral de tudo aquilo no qual você e sua equipe estão trabalhando em vários quadros, conectando diversos quadros e fluxos de trabalho em um único quadro geral. Os quadros gerais podem ser organizados por trimestre, mês, etapa, cliente, projeto ou qualquer outra forma que funcione para a equipe. Simplificando, um quadro geral é seu primeiro passo para criar um fluxo de trabalho otimizado.

 

Vamos revisar como optamos por organizar nosso quadro geral abaixo. Tenha em mente que este é apenas um exemplo e que você pode personalizar a estrutura do seu quadro para que ele atenda às suas necessidades.

• Grupos: organizamos nossos grupos de acordo com cada etapa do projeto. 

• Elementos: os elementos em nosso quadro representam cada projeto em desenvolvimento.

• Colunas: as colunas do nosso quadro permitem que tenhamos todos os pontos de dados importantes registrados em um único lugar. Estes são alguns tipos de colunas que consideramos essenciais neste caso:

• Coluna de pessoas para fornecer propriedade a um gerente de projetos que está supervisionando o projeto associado.  

• Coluna de cronograma para rastrear a linha do tempo de cada projeto. Mais adiante, veremos como essa coluna ganha vida com a visualização Gantt!

• Coluna de status para exibir o departamento ao qual cada projeto pertence. Essas etiquetas podem ser personalizadas para exibir o que você quiser.

 

Conectar seus quadros gerais e específicos

Um dos aspectos mais interessantes do quadro geral é que ele pode ser vinculado e sincronizado com quadros específicos para que as informações fluam instantaneamente de um quadro para outro. Enquanto os quadros gerais focam na visão global, os quadros específicos são úteis para dar visibilidade a certos detalhes importantes e aspectos pontuais de um processo mais amplo.

 

A seguir estão algumas formas de conectar seus quadros de baixo e alto nível para garantir que todas as informações relevantes sejam constantemente atualizadas:

• As colunas de conectar quadros e de espelho

A coluna de conectar quadros e a coluna de espelho trabalham juntas para conectar e refletir informações de um ou mais quadros no quadro atual. Ao espelhar informações de um quadro para outro, você pode editar as informações espelhadas — e essas alterações serão refletidas automaticamente em ambos os quadros.

Para nosso “Portfólio de Projeto de Importação de Chá”, queremos vincular e refletir facilmente informações de quatro quadros específicos individuais relativos a este projeto. Para fazer isso, primeiro conectamos os quadros relevantes na coluna de conectar quadros:

 

Quando seus quadros forem selecionados, você será solicitado a criar uma coluna espelhada. Na coluna espelhada, você pode selecionar qual coluna exibir a partir dos seus quadros específicos. Essa coluna será sincronizada, e quaisquer alterações efetuadas serão refletidas no seu quadro específico (e vice-versa).

 

 

Cada elemento do seu quadro geral pode ser sincronizado com elementos de um dos seus quadros específicos. No exemplo abaixo, sincronizamos o primeiro elemento do nosso quadro geral com quatro elementos do seu quadro específico correspondente; “Importações de Chá Verde”. Assim, nossa coluna espelhada está exibindo o status de cada elemento desse quadro específico.

 

• Coluna de link

Como alternativa, você pode simplesmente adicionar hiperlinks a qualquer quadro relacionado usando a coluna de link. Este tipo de coluna permite conectar quadros específicos a qualquer elemento relacionado ao fornecer um espaço dedicado para inserir o URL exclusivo desses quadros. Com essa coluna, fica fácil alternar entre quadros. 

 

•  Coluna de tags

A coluna de tags oferece uma maneira de organizar grupos de elementos em diferentes quadros. Você pode usar tags para acompanhar categorias, departamentos, trimestres, etc. Ao adicionar tags e usar a Busca Geral, você pode estabelecer conexões entre todos os seus quadros em toda a conta.

 

Automatizar seu fluxo de trabalho

Automações são processos simples e personalizáveis que você pode criar em apenas alguns segundos. Elas podem ser notificações por push de determinadas atualizações ou ações automáticas que são tomadas quando um elemento de ação é concluído.

Aqui estão algumas automações úteis para otimizar seu quadro geral: 

• “Quando um elemento for criado, criar elemento no quadro e conectar quadros à coluna”

Essa automação pode ser usada para sincronizar facilmente seus quadros específicos e gerais. Quando um elemento for criado em um quadro específico, a automação criará esse elemento no seu quadro geral e sincronizará os quadros com uma coluna escolhida.

 

• “Quando a data chegar, e somente se o status for algo, notificar alguém”

Esta automação permite que o gerente de projeto seja notificado sempre que um prazo tiver passado e o elemento não estiver concluído.

 

 

 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!