Todos adoramos usar o monday workdocs como ferramenta colaborativa para gerenciar projetos. Agora você pode incorporá-los ao seu quadros através de uma coluna de documento. Esta coluna permite criar novos documentos do zero ou a partir de um template com o clique de um botão. 

 

Como adicionar a coluna

Clique no símbolo ”+” à direita das colunas e selecione “documento da monday” no menu suspenso.

 

Adicionar documentos 

Quando sua coluna for adicionada, você poderá personalizá-la alterando seu nome, adicionando um resumo da coluna, etc. Para adicionar um novo documento, basta clicar na célula à qual deseja adicioná-lo para abrir um documento em branco.

Para excluir um documento, clique no "x" à direita dele em sua célula e selecione "Excluir" na janela pop-up. 

Documentos excluídos podem ser restaurados na aba Lixeira. Você somente visualizará na lixeira os documentos aos quais tem permissão para acessar e restaurar.

 

 

Como faço para usar um modelo de documento?

Não é preciso criar um documento novo toda vez que você quiser adicionar um à sua coluna de documento. Há duas formas de trabalhar com templates na coluna de documento. Vamos conferir ambas!

 

Escolher um template rápido 

Ao criar um novo documento, você abrirá uma tela em branco, mas não precisa começar do zero se quiser um pouco mais de estrutura! Na parte inferior do novo documento, você verá alguns templates listados sob o título "Para começar rapidamente". Passe o mouse sobre um template para visualizá-lo e clique para começar a usar seu template escolhido!

Você também pode visualizar esses templates e outros no painel de configurações (acesse clicando em "+Adicionar" no canto superior esquerdo e selecionando "Templates"). É possível passar o mouse sobre eles para visualizá-los e até mesmo usar a barra de pesquisa para buscar outros templates em sua conta. 

 

Você pode criar um template a partir de qualquer documento atual em sua conta, clicando no ícone de três pontos no topo do documento e selecionando "Salvar como template". 

 

Definir um template para toda a coluna

A segunda opção é definir um template de documento para toda a coluna de documento. Com isso, sempre que você criar um novo documento, ele automaticamente utilizará o template predeterminado. Para configurar, clique nos três pontos ao lado do nome da coluna e selecione "Configurações" e "Definir template de documento". 

Em seguida, você terá a opção de usar um template atual ou criar um novo. Caso queira usar um dos seus templates, clique em "Usar seus templates" e explore todos os templates disponíveis em sua conta na Central de Templates. Você pode até mesmo usar a barra de pesquisa para encontrar o que procura. 

Para criar um novo template a ser usado para todos os elementos em sua coluna de documento, clique em "Criar novo". Em seguida, crie seu template. Aquilo que você digitar aqui será seu ponto de partida toda vez que criar um novo documento nesta coluna. Portanto, certifique-se de criar uma estrutura sem detalhes específicos referentes a qualquer elemento. 

 

Texto dinâmico

Você tem algum documento com informações que se alteram de acordo com um elemento conectado em seu quadro? Você pode incorporá-los juntos facilmente e mantê-los em perfeita sincronia usando o recurso de texto dinâmico. Extraia valores de colunas em tempo real diretamente do elemento para os documentos conectados em linha com seu texto.

 

Digite "{" no local dentro do seu texto onde deseja adicionar um campo dinâmico. O menu sugerirá três opções: adicionar o horário atual, a data do dia ou o valor de uma coluna. Se você escolher o valor de uma coluna, visualizará um novo menu com o nome do elemento e as outras colunas em seu quadro. 

 

E pronto! Os campos dinâmicos escolhidos serão automaticamente atualizados de acordo com seus valores no quadro. Se você configurar texto dinâmico em um template, cada documento individual preencherá os valores em tempo real de acordo com seus elementos conectados. 

 

 

Permissões de coluna

Todos os documentos na coluna de documentos recebem as permissões do quadro ao qual pertencem. Isso significa que, caso seu quadro seja privado, todos os documentos em sua coluna serão privados, com acesso apenas por membros do quadro. Se o quadro for alterado para principal, os documentos também serão alterados para principal. 

 

Isso se aplica a:

• Permissões de edição
• Permissões de visualização
• Criação e exclusão de documentos

Se você não puder realizar uma ação com um documento, fale com um admin da conta para ver se há permissões habilitadas. 

 

Quais são as diferenças entre documentos criados em uma área de trabalho e na coluna de documentos?

Existem algumas diferenças importantes entre workdocs criados em uma área de trabalho e documentos na coluna de documentos que são importantes para se ter em mente. Elas incluem as seguintes:

• O compartilhamento de documentos só é permitido com base nas permissões do respectivo documento
• Qualquer novo documento herda as respectivas permissões de quadro, elemento e coluna

 

Também há diferenças entre documentos criados na coluna de arquivos e na coluna de documentos, incluindo:

• A capacidade de salvar um documento como template não está disponível no Docs on file
• Os convidados da conta não podem criar Docs on file
• O compartilhamento de documentos só é permitido com base nas permissões do respectivo documento, e não nas permissões do quadro

 

 

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