A integração de Calendário do Outlook da monday.com ajuda você a acompanhar reuniões, prazos e tarefas ao sincronizar seus quadros da monday.com com seu calendário do Outlook. Você pode gerenciar seu cronograma, acompanhar eventos e manter sua equipe alinhadas — tudo em um único lugar.
Notas importantes antes de começar
Antes de começar, existem alguns detalhes a se notar:
1 Você precisa ter uma licença do Microsoft 365 Business Premium para usar essa integração.Se você não tiver esse tipo de licença, receberá uma mensagem de erro ao configurar essa integração.
2 Esta integração somente funciona se você tiver uma Caixa de entrada do Microsoft Exchange online, e não uma caixa de entrada local. Para verificar o tipo de caixa de entrada da sua conta, acesse o site de verificação.
3 Se você conseguir se conectar, quer dizer que tem uma conta do exchange online, mas se não conseguir e receber uma mensagem de erro, você não tem uma conta do exchange online e não conseguirá usar essa integração.
Sincronização bidirecional com o calendário Outlook
Existem duas maneiras de conectar sua conta monday.com ao calendário do Outlook. Primeiro, veremos como criar uma sincronização bidirecional. Uma sincronização bidirecional importa simultaneamente os eventos do seu calendário do Outlook para a monday.com e exporta os elementos da monday.com para seu calendário do Outlook.
Adicione uma coluna de data e localize os templates de integração
1 Primeiro, certifique-se de que seu quadro inclua uma coluna de data
2 Configure todos os seus dados na coluna de data
3 Clique no botão Integrar no topo do quadro e selecione a aba Criar
4 Na página de automações do quadro, selecione a integração com o calendário do Outlook.
Você precisará adicionar dois templates ao seu quadro para que a sincronização bidirecional funcione:
- Uma que cria um evento no calendário Outlook com base em uma ação na monday.com
- Uma que cria um elemento na monday.com com base em um novo evento no calendário Outlook.
Aprenderemos mais sobre como isso pode ser feito mais à frente neste artigo.
Adicione o primeiro template
Depois de localizar os templates, é hora de adicionar os que você quer ao seu quadro.
Selecione um template que criará um evento no calendário do Outlook com base em um elemento do seu quadro (um dos dois destacados abaixo) e, em seguida, siga as etapas na tela para conectar sua conta do Outlook.
Configure o primeiro template de integração
Após completar a conexão da sua conta, você será redirecionado para o template selecionado.
Clique nos campos sublinhados do modelo para configurá-los. Em nosso exemplo abaixo, selecionamos o campo "evento" para mapear como o evento do calendário do Outlook aparecerá de acordo com as colunas no nosso quadro.
Neste exemplo, quando um novo elemento é criado ou atualizado em nosso quadro, um evento do calendário Outlook será criado com a duração do evento de acordo com a data de início e e a data de término do elemento, o assunto do evento como o nome do elemento e a descrição do evento como a ID de elemento que o elemento possui.
Adicione um segundo template e configure-o
Agora que seu primeiro template foi concluído, o que permitirá que um evento seja criado no calendário do Outlook com base em um elemento do seu quadro, é hora de adicionar o segundo template para criar um elemento no seu quadro com base em um evento do calendário do Outlook, permitindo assim uma sincronização bidirecional.
Clique para adicionar outro template e certifique-se de escolher o template de integração do calendário do Outlook que diz "Quando um evento for criado no calendário do Outlook, crie um elemento e sincronize as futuras alterações do calendário do Outlook".
Desta vez, selecione o campo "elemento" e mapeie como você quer que um novo elemento seja criado em seu quadro de acordo com os eventos do calendário do Outlook que foram adicionados.
Veja a integração em ação
Com os dois templates de integração do calendário do Outlook configurados, você deve terá uma sincronização bidirecional completa! Agora, cada novo elemento criado ou atribuído a uma pessoa aparecerá como um evento no calendário conectado e cada novo evento do calendário será preenchido como um elemento em seu quadro. 🎉
Coluna de integração com o calendário Outlook
Ao adicionar qualquer template de integração do calendário do Outlook, uma coluna de integração será adicionada automaticamente ao seu quadro com um link para cada respectivo evento do calendário do Outlook (assim que o template for acionado). Clicar em um link nessa coluna redireciona você diretamente para o evento no seu próprio calendário.
Campos compatíveis com sincronização bidirecional
Os seguintes campos são compatíveis ao usar nossa sincronização bidirecional do calendário Outlook:
- Título
- Hora de início
- Hora de término
- Participantes
- Descrição
Mostre as datas da monday.com no seu calendário Outlook
A segunda maneira pela qual você pode integrar seu quadro com o calendário Outlook é através da sincronização unidirecional, que permite que você mostre as datas do seu quadro diretamente no seu calendário. As seguintes instruções podem ser usadas para configurar a sincronização unidirecional para sua conta.
1 Primeiro, certifique-se de que seu quadro inclui uma coluna de data ou uma coluna de cronograma.
2 Clique no menu de três pontos à direita do cabeçalho da sua coluna de data ou cronograma.
3 Clique em Configurações e selecione Personalizar coluna de data.
4 Em seguida, clique no botão Sincronizar ao lado de Outros calendários.
Isso permitirá adicionar quaisquer calendários da internet que usamos fora da monday.com.
Em seguida, você será solicitado a escolher os elementos que deseja sincronizar. Escolha se deseja sincronizar "Elementos atribuídos a mim" ou "Todos os elementos deste quadro". Após selecionar uma opção, clique em Sincronizar.
Agora você gerou um endereço de URL que pode usar no seu calendário do Outlook. Copie esse link e acesse o Outlook.
Adicionar calendário ao Outlook
Abra sua conta do Outlook e clique no ícone de calendário no menu da barra lateral esquerda:
Em seguida, clique na opção Adicionar calendário à esquerda:
Clique na opção Inscrever-se na web no menu esquerdo:
Cole o URL que você copiou da monday.com:
Você poderá personalizar seu calendário com nome, cor e ícone visual (charm). Também é possível adicioná-lo a outro calendário existente. Quando terminar de personalizar, clique em Importar.
Agora você pode ver todas as suas tarefas da monday.com no seu calendário do Outlook.
Frequência das sincronizações de calendário do Outlook
Embora a Microsoft confirme que, quando você se registra em um calendário, seu calendário do Outlook será atualizado automaticamente quando o calendário em que você se registrou for atualizado, essa atualização automática pode demorar mais de 24 horas. Isso significa que a Microsoft pode levar mais de 24 horas para atualizar e exibir automaticamente as atualizações que são executadas no seu quadro da monday.com.
Atualmente, não há uma opção para controlar a frequência da atualização automática. Como isso se deve a configurações da Microsoft, se você deseja explorar soluções alternativas, entre em contato com a Microsoft.
Leia mais sobre como se registrar em um calendário do Outlook no site de suporte da Microsoft.
Configurar alertas
Depois de integrar suas Colunas de Timeline ou de Data ao seu calendário externo, você pode configurar rapidamente alertas para os próximos prazos do elemento. Assim, os alertas vão aparecer mesmo se você não tiver a sua conta da monday.com aberta!
Tudo o que você precisa fazer é configurar lembretes do seu calendário externo, e você receberá todos os lembretes de elementos da monday.com no seu calendário externo.
FAQ
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