Se você é como nós, aqui da monday.com, você trabalha melhor quando as coisas são organizadas de forma clara e visual.  Queremos que você melhore seus fluxos de trabalho com o workdocs da monday.com! Os workdocs são um lugar central onde você e sua equipe podem colaborar, debater, planejar e, eventualmente, executar. Largue o caderno, feche o Google Docs e jogue fora todos os lembretes. Vamos aprender a dominar o workdocs da monday.com juntos! 📝

 

O que é um workdoc da monday.com?

Pense nele como um quadro branco interativo flexível e multimídia, onde você e sua equipe podem registrar todas as anotações e ideias relacionadas a um tópico central. Ao adicionar itens individuais ao seu workdoc, todos os seus pensamentos soltos podem se reunir em um só lugar, dentro da monday.com, onde todo o resto do seu trabalho está armazenado! Com um layout informal, é excelente para trabalhar em conjunto nas anotações de uma reunião, em um projeto em grupo, um brainstorming, gravar uma sincronização entre equipes ou colegas, ou qualquer outra coisa que você possa precisar.

 

Como adicionar um novo workdoc

Você pode adicionar um novo workdoc da mesma forma que adicionaria um novo quadro ou painel! Na área de trabalho em que você quer criar o workdoc, clique em "adicionar" no painel esquerdo e selecione "criar doc", da seguinte forma:

Em seguida, você pode digitar o nome do workdoc no primeiro campo e selecionar o tipo de workdoc. Quando você tiver selecionado o tipo do workdoc, clique em "Criar doc". 

 

E pronto, sua tela em branco está pronta!

 

Crie um workdoc na coluna de arquivos

Além de criar um workdoc independente, você também tem a opção de criar um documento de trabalho que existe dentro de um elemento do seu quadro! 

Digamos que um dos elementos da sua lista de tarefas é registrar anotações de reuniões. Ao adicionar um workdoc à coluna de arquivos para este elemento, você pode manter seu trabalho em contexto diretamente no elemento do seu quadro! Não há necessidade de alternar entre plataformas ou anexar arquivos externos. Tudo já está no lugar certo!

Primeiro, verifique se você tem uma coluna de arquivos no seu quadro. Em seguida, clique na célula do elemento na coluna de arquivos e selecione "Novo doc", conforme abaixo:

Agora você pode clicar na célula para abrir o workdoc sempre que tiver algo para adicionar ou editar.

 

Entendendo os tipos de workdoc

Assim como quadros e painéis, existem três tipos de workdocs:

• workdoc principal - os workdocs principais são visíveis a qualquer pessoa que seja membro da equipe na sua conta. Um membro da equipe pode ser um administrador, membro ou visualizador. Para saber mais sobre a diferença entre cada tipo, consulte este artigo. Tudo o que você criar nesse workdoc será acessível e transparente aos membros da sua equipe.
• workdoc privado  - um workdoc privado só pode ser visto pela pessoa que o criou e pelos membros específicos da equipe que ela convidar para acessar o workdoc. Os workdocs privados são apenas para usuários internos (visualizadores e membros da equipe), o que significa que você não pode chamar convidados para eles.
• workdoc compartilhável - workdocs compartilháveis são usados quando você quer compartilhar um workdoc com pessoas de fora da sua equipe ou empresa, como clientes, estagiários ou freelancers. Você pode chamar essas pessoas como convidados para a sua conta e colaborar com elas. Quando você chama um convidado para um workdoc compartilhável, ele só terá acesso ao workdoc específico para o qual foi convidado e não terá acesso a nenhuma outra informação da sua conta. Você também pode convidar visualizadores ou membros da equipe para seu workdoc compartilhável. 

 

Como convidar membros e alterar permissões de edição

• Convidar sua equipe

Para chamar membros da equipe ou convidados, clique no botão "convidar" no canto superior direito da tela:

Em seguida, digite o nome do membro da equipe que você quer adicionar ou o endereço de e-mail de um convidado que você quer convidar se você escolheu um workdoc compartilhável.

Você pode transformar qualquer membro do workdoc em proprietário clicando no ícone cinza de coroa ao lado do nome para torná-lo azul. Por padrão, um proprietário é a pessoa que criou o workdoc e alguém que o criador marcou como proprietário adicional. Como um quadro, apenas o proprietário do workdoc pode marcar outros proprietários e excluir ou duplicar o workdoc. 

 

• Permissões de edição

Existem dois tipos diferentes de permissões de edição que você pode implementar no seu workdoc:

1. Somente proprietários do workdoc - somente os proprietários do workdoc (membros com uma coroa azul ao lado do nome) podem fazer edições no documento.
2. Todos que têm acesso a esse workdoc - todos os membros da conta com acesso a esse workdoc podem fazer edições. Isso significa que, se for um workdoc principal, qualquer pessoa com acesso à área de trabalho em que ele foi criado poderá fazer edições. Se for um workdoc privado ou compartilhável, qualquer membro do workdoc poderá fazer edições. 

Você pode alterar essas permissões clicando no botão "convidar" e, em seguida, selecionando uma das duas opções na parte inferior da janela pop-up, como mostrado na imagem acima. 

 

Como eles funcionam?

Os workdocs essencialmente são quadros brancos interativos que permitem que você crie uma colagem de itens em free-standing em um local central. Os itens podem ser duplicados, movidos, excluídos ou editados. Você pode adicionar um item clicando em qualquer um dos ícones na barra de ferramentas ou usando atalhos de teclado! 

Para adicionar um item usando seu teclado, você deve primeiro digitar um "/" ou clicar no sinal de mais. Em seguida, você verá um menu suspenso, a partir do qual poderá selecionar um item para adicionar ao seu workdoc. Não é necessário tocar no mouse — você pode começar a digitar o nome de um item como se estivesse usando uma barra de pesquisa e clicar em "enter" no teclado para selecionar. 

 

 

Cada elemento é essencialmente uma linha horizontal ou várias linhas dentro do documento. Elas são flexíveis e podem ser transformadas em outros tipos de elementos, movidas para cima ou para baixo, duplicadas, excluídas e muito mais, com o uso do menu suspenso. Para acessar o menu, passe o mouse do lado esquerdo de um elemento e clique na seta que aparece. Em seguida, você pode selecionar uma ação no menu. 

Os elementos podem ser movidos clicando no menu de 6 pontos à esquerda do elemento e arrastando-os e soltando-os dentro do documento.

 

Os elementos podem ser qualquer coisa, desde tipos de texto, como bullet points, títulos, formatação de citações, divisores e listas de verificação, até mídias como imagens e vídeos! Vamos ver alguns elementos nas próximas seções. 

 

Adicione e personalize seu texto

Existem algumas maneiras de adicionar e personalizar um texto! Além de usar o "/" no teclado, conforme discutido na seção anterior, você pode adicionar texto diretamente do cabeçalho do workdoc! Clique na seta ao lado do botão de texto para selecionar o tipo de texto no menu suspenso! Você pode até adicionar marcadores ou uma lista numerada usando seus respectivos ícones no cabeçalho. 

Depois de adicionar o texto, você pode personalizá-lo como quiser! Basta destacar qualquer linha ou parte do texto e uma barra de ferramentas flutuante aparecerá. Nessa barra de ferramentas, você pode alterar o tipo de texto, formato, cor, alinhamento e até adicionar um hiperlink. 

 

Mencionar membros da equipe com @

Colabore facilmente com os membros da sua equipe usando a menção com @ em qualquer lugar do seu workdoc! Basta digitar o símbolo "@" no teclado para abrir uma lista de todos os membros da equipe que têm acesso ao seu workdoc. Quando você selecionar um colega, ele será notificado imediatamente com uma notificação de campainha.

 

 

Incorpore quadros

Precisa fazer referência a um quadro enquanto trabalha em seu documento? Incorpore o quadro diretamente ao seu workdoc como um widget para que seu conteúdo e dados permaneçam atualizados e alinhados o tempo todo.

Para incorporar um quadro, você pode clicar no ícone do quadro no cabeçalho da barra de ferramentas ou adicioná-lo usando o sinal "+" ou o atalho "/" do teclado, conforme mostrado abaixo: 

Agora, você só precisa escolher um quadro. Você pode selecionar um na lista sugerida de quadros recentes, pesquisar um na barra de pesquisa ou criar um novo quadro. 

O quadro funcionando completamente, permitindo que você visualize e atualize tudo diretamente de dentro do seu workdoc! Você pode até visualizar o quadro em tela cheia, renomear ou filtrar o widget. 

 

Incorpore widgets

Adicione dimensão e contexto visual ao workdoc incorporando widgets. Você pode escolher entre qualquer um dos nossos mais de 40 widgets, incluindo o widget de timeline, de Gantt, de números e até mesmo a amada fazenda de lhamas. 

Para adicionar um widget, clique no símbolo do widget no cabeçalho da barra de ferramentas ou adicione-o usando o sinal "+" ou o atalho "/" do teclado, da seguinte forma: 

Você verá uma lista de widgets populares para escolher, ou pode clicar em "+Mais widgets" para abrir a central de widgets, onde você pode visualizar todas as opções. 

Agora você pode escolher quais quadros deseja conectar ao widget. Você pode selecionar vários quadros da lista de quadros usados recentemente ou procurá-los na barra de pesquisa. Em seguida, clique em "Feito". 

E pronto! Você pode interagir com seu widget da mesma forma que faria em um painel. Além disso, você pode renomeá-lo, filtrá-lo e abrir o menu de configurações para personalizá-lo exatamente como você quer!

 

 

Adicione uma imagem ou um vídeo

A inclusão de uma imagem ou vídeo é semelhante à inclusão de texto. Você pode fazer isso usando o atalho de teclado "/" e digitando "imagem" ou "vídeo", ou clicando no ícone respectivo no cabeçalho do workdoc. 

Você também pode arrastar e soltar imagens do desktop diretamente no documento ou copiá-las e colá-las de qualquer lugar. 

Depois de adicionar sua imagem ou vídeo, você pode redimensioná-lo clicando e arrastando um canto. Basta soltar o clique quando a imagem tiver o tamanho desejado. Para editar a mídia, passe o mouse sobre ela e clique no ícone de lápis que aparece no canto superior direito do elemento. Você verá uma barra de ferramentas flutuante abaixo da sua imagem. A partir dela, é possível trocar a imagem ou o vídeo, alterar o alinhamento ou abrir configurações adicionais. 

 

 

Para editar ou fazer uma anotação no elemento, clique duas vezes na imagem ou no vídeo para abri-lo no modo de edição em tela cheia. 

Na barra de ferramentas, você pode adicionar atualizações, baixar, imprimir ou excluir a imagem ou o vídeo, etc. Você também pode obter mais informações sobre seu arquivo com o menu vertical no lado direito da tela:

 

Adicione atualizações 

Um dos nossos recursos favoritos da monday.com também aparece no workdoc. Você pode adicionar atualizações como anotações em imagens ou no texto do seu workdoc! Você pode até visualizá-los em uma seção atualizações no seu workdoc, assim como você teria em cada elemento do seu quadro.

• Adicione atualizações às imagens

Para adicionar atualizações às suas imagens, clique duas vezes na imagem para abri-la no modo de edição e, em seguida, clique no balão no lado esquerdo da barra de ferramentas:

Em seguida, clique em qualquer lugar da sua imagem para fazer uma anotação nesse local. Você ativará uma janela pop-up onde poderá digitar e formatar sua atualização exatamente como faria no seu quadro, incluindo “@ mencionar” os membros da sua equipe! 

Para visualizar todas as atualizações no seu arquivo de uma só vez, clique no ícone "atualizações" no menu vertical no lado direito da tela. Cada atualização será marcada com um número, coordenando com o mesmo número na imagem ou vídeo original! Dessa forma, você pode entender facilmente quais atualizações se relacionam a cada aspecto da sua imagem. Essa opção é ótima para a colaboração em imagens ou gráficos, por exemplo.

 

• Adicione atualizações ao corpo do workdoc

Para adicionar atualizações ao corpo do seu workdoc, clique no balão no lado direito do cabeçalho do workdoc para abrir a seção atualizações, da seguinte forma:

Na seção Atualizações, você pode começar a digitar uma atualização, assim como faria dentro de um elemento no seu quadro.

Você pode ver a diferença entre atualizações gerais e anotações verificando se há um cabeçalho acima da atualização. Se ele disser "Atualizar no arquivo", você sabe que foi adicionado a um local específico em um arquivo dentro do workdoc. Também haverá uma imagem do arquivo dentro da atualização. Se clicar nessa imagem, você abrirá o arquivo e a atualização em tela cheia. 

• Notificações

Assim como na seção atualizações do seu quadro, todas as atualizações aparecerão na caixa de entrada de qualquer pessoa que seja membro desse workdoc! As notificações também serão geradas na central de notificações de campainha toda vez que alguém responder a uma atualização que você escreveu, que um membro da equipe “@ mencionar” você ou quando for convidado para um workdoc!

 

Duplique, exclua ou arquive seu workdoc

Amou o formato do seu workdoc e quer usá-lo como template para outro documento? Você pode duplicá-lo abrindo o menu de 3 pontos e selecionando "Duplicar doc":

Você também pode excluir ou arquivar seu documento abrindo o menu de 3 pontos e selecionando "Excluir/Arquivar doc" e, em seguida, escolhendo entre as duas opções. 

 

 

Criar novos elementos

O objetivo do workdoc é criar colaboração em tempo real e transformar palavras em trabalho. E que melhor maneira de conectar seus documentos de trabalho ao fluxo de trabalho do que transformar seu texto em elementos em qualquer quadro enquanto você digita! 

Para transformar texto em um elemento, destaque o texto e clique no ícone "Criar elementos" na barra de ferramentas, conforme mostrado abaixo:

 

Escolha o quadro em que você quer seu elemento seja criado selecionando um dos seus quadros visitados recentemente ou procurando outro quadro na barra de pesquisa. 

Em seguida, escolha na lista de grupos no quadro selecionado.

Agora, você verá uma mensagem na parte superior da tela informando que seu elemento ou elementos foram adicionados com sucesso ao quadro que você selecionou. 

 

 

 

Se tiver alguma dúvida, entre em contato com a nossa equipe por meio do nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!