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A função IF

Quer você queira começar a usar a coluna de fórmula ou já seja quase especialista nela, é provável que função IF seja útil para você. Com os inúmeros recursos úteis da função IF, não é de admirar que ela seja a função mais usada na coluna de fórmula! 

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Neste artigo, primeiro aprenderemos tudo sobre os conceitos básicos da função IF e exploraremos outras variações e condições que também podem ser adicionadas a ela. Os tópicos abordados incluem: 

Continue lendo para saber tudo sobre o que é a função IF, como ela funciona e alguns exemplos sobre como usá-la. 🙌

 

Entendendo a função IF 

Se você for novo no mundo das fórmulas, talvez esteja de perguntando "O que é a função IF?" Em essência, a função IF é um tipo de fórmula usada para criar uma instrução condicional — ela retornará um valor específico dependendo se a condição definida for atendida ou não.

Em sua forma mais simples, uma fórmula da função IF é estruturada da seguinte forma: 

  1. Primeiro, a condição (ex.: IF({Status}="Feito")
  2. Em seguida, o valor retornado se a condição for atendida (ex.: "Oba!"). 
  3. Finalmente, o valor retornado se a condição não for atendida (ex.: "Ainda não..."))

Quando combinado em uma fórmula, ficará assim:

Fórmula: IF({Status}="Feito","Oba!","Ainda não...")

 

Vamos ver em detalhes!

No exemplo mostrado acima, a fórmula indica que se o status for definido como "Feito", ela retornará o valor de "Oba!". Por outro lado, se o status não estiver definido como "Feito", ela retornará o valor de "Ainda não...". Portanto, o resultado dessa fórmula dependerá de o status ter ou não o rótulo "Feito".

 

É assim que fica quando colocado em um quadro! ⬇️

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Nota: você deve usar parênteses para abrir e fechar uma instrução IF, assim como qualquer outra instrução em uma fórmula. Neste artigo, isso será indicado usando parênteses coloridos em qualquer exemplo de fórmula fornecido.

 

Caso de uso de função IF simples

Agora que entendemos o que é a função IF e como ela é estruturada em sua forma mais básica, vamos analisar um caso de uso de controle de orçamento para ver como a função IF pode ser usada em um exemplo da vida real! 

 

 

O quadro acima é usado para controlar o orçamento de uma organização. Graças à coluna de fórmula, renomeada para “Acima/Abaixo do orçamento”, podemos ver rapidamente como a quantidade real de dinheiro gasto se compara ao orçamento definido. A seguinte fórmula é usada aqui: 

 

Fórmula: IF({Budgeted}<{Actual Spending},"Acima do orçamento","Abaixo do orçamento")

 

Com esta função aplicada, a coluna de fórmula lerá se o valor "Orçado" é menor do que o valor "Realmente gasto". Se o valor "Orçado" for de fato menor do que o valor "Realmente gasto", o texto "Acima do orçamento" será exibido. Caso contrário, se essa condição não for atendida e o valor "Orçado" for maior do que o valor "Realmente gasto", o texto "Abaixo do orçamento" será mostrado.

 

Usando condições AND/OR com a função IF

Ao usar a Função IF, talvez seja necessário especificar condições adicionais. Isso será particularmente importante se você quiser criar cálculos mais longos e complexos! Por esse motivo, outras funções lógicas, como AND ou OR, podem ser combinadas com a função IF.

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Como mostrado acima, quando uma condição ou função adicional é adicionada a uma fórmula IF, a instrução adicional (ex.:. AND({Total Sales}>350000,{Deals}>12)) estará contida dentro da instrução IF inicial. Vamos nos aprofundar em um exemplo de condição AND, seguida de um exemplo de condição OR, para ver como isso funciona!

 

Condição AND

A função AND pode ser usada dentro de uma fórmula IF, permitindo que você teste várias condições para que um valor seja exibido. Ao usar isso, todas as condições devem ser atendidas para que um valor seja mostrado. Se apenas uma ou nenhuma dessas condições for atendida, o valor colocado na fórmula definido para condições que não são atendidas será mostrado. 

Vamos considerar o quadro "Sales Lead Management" (Gestão de Lead de Vendas) abaixo para ver um exemplo de como as funções IF e AND podem ser combinadas para determinar se um bônus de $2.500 deve ser recebido ou não:

 


Neste quadro, adicionamos uma coluna de fórmula intitulada “Bonus value" (Valor do bônus) para exibir o valor do bônus de $2.500 que um representante de vendas pode receber. Para que um representante de vendas tenha o direito de receber o bônus de $2.500, o tamanho do negócio deve ser superior a $350.000 e o status do pagamento deve ser marcado como "Pago". A seguinte fórmula pode nos permitir executar exatamente isso: 

 

Fórmula: IF(AND({Deal size}>350000,{Payment}="Pago"),"$2500","$0")

 

O exemplo de fórmula acima funcionará assim: 

  • A fórmula lerá primeiro se "Deal size" (Tamanho do negócio) for superior a 350000 e a coluna de status "Payment" (Pagamento) estiver marcada como "Paid" (Pago)
  • Se ambas as condições forem atendidas, o valor de "$2500" retornará.
  • Caso contrário, se uma dessas condições não for atendida, a fórmula retornará o valor de "$0".

Ótimo! Graças à combinação da função AND e IF, nossa fórmula pode nos ajudar a determinar facilmente se um representante de vendas é qualificado para um bônus de $2.500 ou não! 💥

 

Condição OR

De forma semelhante à condição AND, a função OR também permite testar várias condições diferentes para que um valor seja exibido. A principal diferença entre os dois, é que, para a condição OR, apenas uma das condições colocadas deve ser atendida para que um valor seja mostrado.

 

Para ver isso em ação, vamos considerar o quadro "Sales Team Commissions" (Comissões de Equipe de Venda) abaixo! Semelhante ao caso de uso anterior, este quadro nos permite calcular uma taxa de bônus para cada um dos nossos representantes de vendas. No entanto, desta vez, a coluna de fórmula (intitulada Bonus rate - Taxa de bônus) considera outras variáveis ao executar este cálculo. 

 

 

Desta vez, para que um representante de vendas seja considerado para um bônus, apenas uma das duas condições deve ser atendida:

  • O valor Total de Vendas deve ser maior ou igual (>=) à Meta de Vendas
  • ou o número de contas deve ser maior ou igual (>=) à Meta de Contas

Para fazer esse cálculo, a fórmula será assim:

 

Fórmula: IF(OR({Total sales}>={Sales goal},{# accounts}>={Account goal}),{Total sales}*{Commission rate},0)

 

Se uma das duas condições for atendida (Total de vendas>= Meta de vendas ou # contas >= Meta de contas), o representante de vendas estará qualificado para um bônus que será calculado multiplicando o Valor Total das Vendas pela Taxa da Comissão. Caso contrário, se nenhuma dessas condições for atendida, sua taxa de bônus será de $0.

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Fórmula IF “aninhada”

O tipo final de função IF que será explorada aqui, conhecida como fórmula IF “Aninhada”, funciona incorporando várias funções IF dentro de outra. Isso é usado quando você deseja testar várias condições diferentes e ter um valor específico apresentado dependendo de quais dessas condições forem atendidas.

 

Para entender como ela funciona, vamos considerar o quadro abaixo que é usado para gerenciar uma empresa de fabricação de camisetas! A coluna de fórmula, intitulada "Price per unit" (Preço por unidade), será nosso foco para este caso de uso.

 

 

Dentro deste quadro, existem três tipos diferentes de camisetas indicados pela coluna de status intitulada “T-shirt type" (Tipo de camiseta): Ironman, Thor e Capitão América. Ao usar uma fórmula IF aninhada, podemos exibir facilmente e automaticamente o Preço por unidade com base no tipo de camiseta selecionado!

 

Antes de analisarmos essa fórmula, é importante notar que os diferentes tipos de camisetas têm preços distintos:

  • Thor: $15
  • Ironman: $20 
  • Capitão América: $30

Para exibir o preço por unidade — com base no tipo de camiseta (rótulo de status) selecionado — incluiremos três funções IF diferentes, aninhadas todas em uma.

Para criar uma fórmula que reflita essa lógica, primeiro testaremos para ver se o tipo de camiseta é "Thor" e, em caso afirmativo, o valor apresentado será 15 (com base no seu custo). Se essa condição não for atendida, passaremos para a próxima instrução IF na qual testaremos para ver se o tipo de camiseta é "Ironman" e, em caso afirmativo, o resultado será 20. Para a opção final, vamos testar se o tipo de camiseta é "Capitão América" e, em caso afirmativo, isso resultará em um valor de 30. Se nenhuma dessas condições for atendida, 0 será exibido.

A fórmula resultante ficará assim: 

 

Fórmula: IF({T-shirt Type}="Thor",15,IF({T-shirt Type}="Ironman",20,IF({T-shirt Type}="Capitão América",30,0)))

 

Observe como cada função IF tem seus próprios parênteses que abrem cada instrução separadamente e, em seguida, todas elas se fecham no final. É assim que uma função IF aninhada deve ser estruturada para que ela funcione corretamente. 

 

Com esta fórmula aplicada, o preço por unidade será exibido automaticamente em resposta a um tipo de camiseta sendo selecionado! 🙌 

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Incrível! Esperamos que este artigo tenha lhe fornecido a base para começar a explorar a função IF na coluna de fórmula. Há muitos cálculos que você pode criar com ela, usando toda a sua criatividade!

 

Nota: para mais dicas, truques e informações gerais sobre como usar a coluna de fórmula, confira este artigo. Você também pode encontrar exemplos de fórmulas adicionais no nosso artigo Casos de uso de fórmulas.

 

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