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Aplicativo CommuniHub para e-mails e atividades

 

Com o aplicativo CommuniHub, sua equipe pode gerenciar o relacionamento com os clientes na monday.com! Ao manter sua comunicação centralizada, sua equipe gastará menos tempo procurando pelos detalhes de cada interação. Com o aplicativo CommuniHub, você pode enviar e receber e-mails, criar seus próprios templates de e-mail, registrar notas de reunião, eventos e muito mais! Tudo isso em uma linha do tempo visualmente otimizada.

 

Instale o aplicativo

Para instalar o aplicativo, acesse o quadro onde você deseja usá-lo. Em seguida, abra a seção atualizações de qualquer elemento clicando no balão.

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Então, selecione "adicionar visualização":

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Na central de visualizações do elemento, passe o mouse sobre o ícone do aplicativo CommuniHub e clique em "adicionar widget":

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Envie e receba e-mails

O CommuniHub foi criado para facilitar o envio de e-mails. Existem alguns recursos para conferir, portanto, veja abaixo o menu com os tópicos dessa seção. 

Nesta seção, falaremos sobre: 

 

Como conectar seu e-mail

Para conectar seu endereço de e-mail, escolha "new e-mail" ("novo e-mail") no menu do aplicativo. Em seguida, será solicitado que você conecte sua conta do Gmail ou do Outlook:

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Para este exemplo, escolheremos o Gmail. A escolha de um dos aplicativos abrirá a integração interna:

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Clique em "conectar" e siga as instruções para conectar sua conta à monday.com. Ao conectar sua conta, você deve selecionar "permitir" para usar este aplicativo:

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Erro ao conectar

Se você vir uma mensagem de erro vermelha ao tentar conectar sua conta de e-mail, pode ser que essa conta já tenha sido conectada a outra conta monday.com. No momento, você só pode integrar seu endereço de e-mail em uma conta da monday.com.

Se você estiver usando o Gmail e tiver esse problema, acesse a verificação de segurança da conta do Google e selecione "remover acesso" em "acesso de terceiros". Dessa forma, você removerá o acesso e reconectará a uma conta da monday.com diferente:

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Siga estas etapas para remover o acesso de terceiros da sua conta do Outlook:

 

Como enviar e-mails

Enviar e-mails com o aplicativo é fácil! Para começar, selecione "new e-mail" ("novo e-mail") no menu superior. Se você tiver uma coluna de e-mail no seu quadro e ela contiver um endereço, esse endereço será preenchido automaticamente no campo "Para". Se você não tiver, sem problema! Você pode enviar um e-mail para qualquer endereço. 

O aplicativo possui um editor de texto totalmente funcional para seus e-mails. Você pode alterar o texto, fazer upload e anexar arquivos.

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Digite sua mensagem e clique em "send" ("enviar") para iniciar a conversa. Todos os e-mails que você enviar a partir do aplicativo aparecerão na pasta Enviados do seu e-mail.

Você também verá as confirmações de leitura dentro do aplicativo, permitindo rastrear suas mensagens após enviá-las. No canto inferior direito das mensagens enviadas, você verá um ícone de olho indicando se a mensagem foi aberta ou não e quantas vezes. Passe o mouse sobre o texto para ver quando a mensagem foi aberta:

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Nota: todos os e-mails são enviados do seu servidor de e-mail.

 

Como receber e-mails

As respostas serão recebidas no aplicativo CommuniHub! Você não receberá uma notificação na monday.com sobre respostas, a menos que configure uma automação no aplicativo em email settings (definições de e-mail). As respostas serão armazenadas na troca de e-mails, conforme a imagem abaixo:

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Qualquer e-mail que você receber no aplicativo também será recebido na caixa de entrada da sua conta de e-mail (ou seja, Gmail).

 

Templates de e-mail

Para criar um template, digite o corpo do e-mail que você deseja salvar, clique no ícone à direita das opções de edição de texto e selecione "+ save as new template" ("salvar como novo template"). Após nomear seu template, clique em "save" ("salvar"):

Save_Email_Template.gif

Para usar o template, crie um novo e-mail, clique no ícone à direita das opções de edição do texto, selecione o nome do template que você deseja aplicar e clique em "use template".

Load_Email_Template.gif

 

de e-mail da monday.com

Para acessar as configurações de e-mail, clique no ícone de engrenagem no lado direito do aplicativo:

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Você verá sete categorias:

1. Manage connected accounts (gerenciar contas conectadas)

Aqui você tem a opção de gerenciar as contas de e-mail que você conectou à monday.com ou adicionar uma nova conta. Se sua conexão tiver sido desativada, você também poderá gerenciá-la aqui:

CommuniHubReconnect.gif

 

2. Log outgoing emails from your Gmail/Outlook inbox (registrar e-mails de saída da sua caixa de entrada do Gmail/Outlook)

Para registrar e-mails enviados do seu e-mail (ou seja, Gmail ou Outlook) no aplicativo, inclua o endereço de e-mail do aplicativo em BCC quando enviar um e-mail:

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Os e-mails incluídos em BCC serão adicionados automaticamente ao aplicativo. O aplicativo determina em qual elemento registrar o e-mail, considerando o endereço de e-mail na coluna de e-mail do seu quadro.

Se você selecionar "create a new contact if the recipient email address does not exist in my monday.com account" ("criar um novo contato se o endereço de e-mail do destinatário não existir na minha conta monday.com"), um novo elemento será criado para cada novo endereço de e-mail com o qual você entrar em contato — somente quando o e-mail estiver em BCC.

 

Crie automações para economizar tempo, simplificar seus fluxos de trabalho e receber notificações quando novas mensagens forem recebidas. Escolha entre automações já criadas ou personalize as suas próprias. Quando você clicar em "set up automations" ("configurar automações"), irá para a seguinte tela:
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Você pode escolher qualquer um desses modelos para simplificar sua comunicação.

 

4. Default email sharing (compartilhamento de e-mail padrão)
Você tem duas opções:
  1. Compartilhe todas as suas conversas com outras pessoas em sua conta. Todos os aspectos da sua linha do tempo serão visíveis para os outros.
  2. Mantenha todas as suas conversas privadas. As conversas só serão visíveis para você.
Por padrão, todas as suas conversas serão privadas. No entanto, o administrador ainda poderá ver todas as conversas de qualquer membro da conta.

 

 

Clique no botão "create signature" ("criar assinatura") para configurar a assinatura do seu e-mail. Ao configurar sua assinatura, você terá as opções "Simple" ou "HTML". Abaixo da caixa para criação da assinatura, você pode marcar ou desmarcar duas caixas:
  1. Marque a primeira caixa se você sempre quiser mostrar sua assinatura ao compor um novo e-mail.
  2. Marque a segunda caixa se você sempre quiser mostrar sua assinatura ao responder a um e-mail.

 

6. Email branding (logo no e-mail)
Por padrão, todos os e-mails que você enviar a partir do aplicativo terão "Powered by monday.com" na parte inferior da mensagem:
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Se você comprou o plano Profissional ou Corporativo, tem a opção de remover esse logo dos seus e-mails. Marque a caixa abaixo dessa configuração para remover todo o logo.

 

7. Never log (nunca registrar)

Se você adicionar um endereço de e-mail à lista nesta configuração, os e-mails enviados ou recebidos dos endereços que você definir nunca serão salvos na sua linha do tempo. Você pode adicionar quantos endereços quiser à sua lista "nunca registrar".

 

Agendar eventos

Você pode usar o CommuniHub para agendar eventos e lembretes de eventos! O aplicativo simplifica isso. Continue lendo para saber mais.

Como agendar eventos

Escolha "new event" ("novo evento") no menu do aplicativo. Existem vários tipos de eventos para escolher. Você pode agendar um telefonema, uma reunião, uma tarefa ou outros. Você também tem a opção de ajustar a data e a hora de qualquer evento:

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Quadro de atividades

Quando você cria seu primeiro evento, um quadro é criado automaticamente na área de trabalho principal da sua conta. Este quadro será chamado "Quadro de atividades" e ficará visível para todos os membros da sua conta por padrão. Usando este quadro, cada pessoa pode filtrar e acompanhar seus próximos eventos, criar lembretes e gerar relatórios.

O quadro ficará assim:

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  • A descrição do evento aparecerá como o nome do elemento e a pessoa que criou o evento será atribuída como "proprietária" do elemento.
  • O "prazo" refletirá a data e a hora inseridas para o evento.
  • O rótulo da coluna de status será "aberto" se o evento ainda não tiver ocorrido e "feito" se o evento tiver passado.
  • O tipo de evento aparecerá em uma coluna de status adicional. 

Para saber mais sobre suas opções para criar lembretes usando esse quadro, confira este artigo.

 

Registre notas

Registre notas de reuniões e telefonemas para acompanhar seus relacionamentos. Todas as notas são internas, o que significa que somente você e seus colegas podem vê-las.

Para registrar uma nota, selecione "new note" ("nova nota") no menu do aplicativo e comece a escrever:

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Clique em "adicionar" para adicionar a nota à sua linha do tempo.

 
Dica: certifique-se de clicar em "new note" e não em "new email" para evitar o risco de mandar uma mensagem para o cliente por engano! 😄

 

Navegando pela linha do tempo

Você pode visualizar sua linha do tempo percorrendo os ícones de geração de e-mail, nota e eventos na parte superior do aplicativo. Sua linha do tempo será dividida em duas partes: "Previous" ("Anterior") e "Upcoming" ("Próxima"). Qualquer e-mail ou nota estará na seção "Previous". Qualquer evento agendado para uma data futura estará na seção "Upcoming":

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Você pode filtrar a linha do tempo para ver apenas os e-mails, notas ou eventos que lhe interessam. Você tem a opção de escolher uma data para o filtro. Você também pode escolher vários filtros para ver, por exemplo, todos os e-mails enviados desde uma determinada data.

 

Filtrando a linha do tempo

As linhas do tempo do CommuniHub podem conter e-mails relacionados ao contato que foi criado usando o aplicativo em outro elemento. Com o filtro, você também tem a opção de filtrar informações com base no elemento em que as informações foram adicionadas ou criadas.

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Se você quiser redefinir o filtro, selecione "clear" ("limpar") para remover suas seleções.

 

Adicione e-mails automatizados à sua linha do tempo

Você pode adicionar e-mails de saída automatizados à sua linha do tempo seguindo alguns simples passos. Primeiro, use as diretrizes neste artigo para configurar o aplicativo CommuniHub e conectar seu endereço de e-mail. Em seguida, configure um modelo de integração do Outlook ou do Gmail em seu quadro.

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Finalmente, quando você executa a automação, o e-mail de saída automatizado será adicionado à sua linha do tempo do CommuniHub. O e-mail indicará que ele foi enviado "usando automações":

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Configurações do aplicativo

O aplicativo tem três configurações. Você pode encontrá-las no menu de três pontos no lado direito. 

Se você quiser que essa visualização esteja no topo ao abrir a seção atualizações, escolha a opção "set default view" ("definir visualização padrão"). Se você quiser remover esse aplicativo como a visualização padrão, volte a este mesmo menu.

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FAQs

Qual é a diferença entre a integração de e-mail para o Gmail ou Outlook e o CommuniHub?

  • A integração de e-mail usa modelos e esses modelos enviam templates de e-mail já prontos. Suas mensagens não podem ser improvisadas com a integração de e-mail. Você deve planejar o que dirá antecipadamente e criar um template. O Communihub permite texto livre e muito mais. Ele inclui rastreamento de e-mail, uma assinatura para o Outlook, notas, atividades e uma linha do tempo para exibir tudo isso.

Estou tendo problemas com o aplicativo. O que posso fazer para solucionar problemas?

  • Em muitos casos, você só precisa redefinir a conexão. Você pode encontrar instruções sobre como redefinir a conexão no artigo Erro de conexão do Gmail.

Quão visíveis são as comunicações com outros usuários? Por exemplo, o que um convidado pode ver?

  • Suas configurações de privacidade podem ser gerenciadas nas configurações do aplicativo.

É possível usar a coluna de arquivos para extrair arquivos e enviá-los por meio do CommuniHub?

  • Sim, é possível! Primeiro, adicione um arquivo à coluna de arquivos. Ao compor um e-mail, selecione "adicionar arquivos" no canto inferior esquerdo. Passe o mouse sobre "da coluna de arquivos" e selecione a caixa ao lado dos arquivos que você deseja anexar. Clique no botão azul "adicionar arquivos" para anexar os arquivos ao seu e-mail.

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É possível usar HTML nos e-mails ou na assinatura do e-mail?

É possível usar formatação HTML nos templates?

  • Atualmente não, mas me dê seu feedback abaixo se isso for algo que você gostaria de ver no futuro.

A linha de assunto pode ser incluída em um template?

  • Atualmente não, mas me dê seu feedback abaixo se isso for algo que você gostaria de ver no futuro.

Você pode sincronizar eventos do quadro de atividades para o seu calendário do Google ou do Outlook? E se novos eventos forem adicionados, eles serão sincronizados automaticamente com o calendário?

  • Você pode sincronizar eventos individuais com um calendário usando a integração de calendário. No entanto, eventos adicionados ao quadro após a sincronização não serão adicionados ao calendário automaticamente. Estamos trabalhando para tornar isso possível.

 

Feedback

Se você tiver feedback sobre o aplicativo, queremos saber! Você pode enviar suas ideias aqui.

 

 

Se você tiver qualquer dúvida, contate nossa equipe usando o nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!