Como podemos ajudar?

Emails & Activities na monday.com

 

Com o aplicativo Emails & Activities, sua equipe pode gerenciar centenas de clientes — ou o relacionamento com eles — na monday.com! Ao manter a comunicação centralizada, sua equipe gastará menos tempo procurando pelos detalhes de cada interação. Com o aplicativo Emails & Activities, você pode enviar e receber e-mails, criar seus próprios templates, registrar notas de reuniões, eventos e mais! Tudo isso em uma linha do tempo visualmente otimizada.

 

Instale o aplicativo

Para instalar o aplicativo, acesse o quadro onde você deseja usá-lo. Em seguida, abra a seção atualizações de qualquer elemento clicando no balão.

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Então, selecione "adicionar visualização":

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Na central de visualizações de elementos, passe o mouse sobre o ícone do aplicativo de Emails & Activities e clique em "adicionar widget":

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Envie e receba e-mails

O Emails & Activities foi projetado para facilitar o envio de e-mails. Existem alguns recursos para conferir, portanto, veja abaixo o menu com os tópicos dessa seção. 

Nesta seção, falaremos sobre: 

 

Como conectar seu e-mail

Para conectar seu endereço de e-mail, escolha "send email" (enviar e-mail) no canto superior esquerdo do aplicativo. Em seguida, será solicitado que você conecte sua conta do Gmail ou do Outlook:

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Para este exemplo, escolheremos o Gmail. A escolha de um dos aplicativos abrirá a integração interna:

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Clique em "conectar" e siga as instruções para conectar sua conta à monday.com. Ao conectar sua conta, você deve selecionar "permitir" para usar este aplicativo:

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Erro ao conectar

Se você vir uma mensagem de erro vermelha ao tentar conectar sua conta de e-mail, pode ser que essa conta já tenha sido conectada a outra conta monday.com. No momento, você só pode integrar seu endereço de e-mail em uma conta da monday.com.

Se você estiver usando o Gmail e tiver esse problema, acesse a verificação de segurança da conta do Google e selecione "remover acesso" em "acesso de terceiros". Dessa forma, você removerá o acesso e reconectará a uma conta da monday.com diferente:

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Siga estas etapas para remover o acesso de terceiros da sua conta do Outlook:

 

Enviar e rastrear e-mails

Enviar e-mails com o aplicativo é fácil! Para começar, selecione "send email" (enviar e-mail) no menu superior. Se você tiver uma coluna de e-mail no seu quadro e ela contiver um endereço, esse endereço será preenchido automaticamente no campo "Para". Se você não tiver, sem problema! Você pode enviar um e-mail para qualquer endereço. 

O aplicativo possui um editor de texto totalmente funcional para seus e-mails. Você pode alterar o texto, fazer upload e anexar arquivos.

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Se escolher "{} Personalize" (personalizar) no canto inferior direito do editor, você poderá obter dados de qualquer coluna do seu quadro. Isso é especialmente útil ao criar um template.

Você também pode anexar um arquivo usando o botão no canto inferior esquerdo do editor de texto.

Digite sua mensagem e clique em "send" ("enviar") para iniciar a conversa. Todos os e-mails que você enviar a partir do aplicativo aparecerão na pasta Enviados do seu e-mail.

Se você tiver marcado "email tracking" (rastrear e-mail) na parte inferior do editor, também verá as confirmações de leitura no aplicativo, o que permitirá rastrear suas mensagens após enviá-las. No canto inferior direito das mensagens enviadas, você verá um ícone de olho indicando se a mensagem foi aberta ou não e quantas vezes. Passe o mouse sobre o texto para ver quando a mensagem foi aberta:

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Nota: todos os e-mails são enviados do seu servidor de e-mail.

 

 

 

Templates de e-mail

Para criar um template, digite o corpo da mensagem. Você pode adicionar campos dinâmicos ao seu template usando o botão "{} Personalize" (personalizar) no canto inferior direito do editor de texto. Os campos "{} Personalize" extrairão o texto das colunas do seu quadro. É uma ótima opção se você enviar as mesmas mensagens de boas-vindas repetidamente, por exemplo. Você pode aplicar um template personalizado para um novo contato e o e-mail enviado será personalizado de acordo com os campos do seu quadro.

Após adicionar texto ao corpo do template de e-mail, clique no botão "Template" e selecione "Save as new template" (salvar como novo template). Então, você poderá dar um nome ao template e, em seguida, clicar em "Save" (salvar).

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Para usar o template, crie um novo e-mail, clique no botão "Template" e escolha o nome do template que você deseja aplicar.

 

 

Como receber e-mails

As respostas serão recebidas no aplicativo Emails & Activities! Você não será notificado na monday.com sobre essas respostas a menos que configure uma automação em "Email settings" (definições de e-mail) ou use o botão "Automate" (automatizar) na parte superior direita da landing page do aplicativo. As respostas serão armazenadas na troca de e-mails:

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Qualquer e-mail que você receber no aplicativo também será recebido na caixa de entrada da sua conta de e-mail (ou seja, Gmail).

 

de e-mail da monday.com

Para acessar as configurações de e-mail, clique no ícone de engrenagem no lado direito do aplicativo:

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Você verá sete categorias:

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1. Manage connected accounts (gerenciar contas conectadas)

Aqui, você tem a opção de escolher o endereço de e-mail que usará com o aplicativo. Marque ou desmarque a caixa próxima ao endereço de e-mail para escolher. Ao clicar no botão do Gmail ou do Outlook, você poderá gerenciar as contas de e-mail conectadas à monday.com ou adicionar uma nova.

Se sua conexão tiver sido desativada, você também poderá gerenciá-la aqui. Se você vir a seguinte mensagem de e-mail: "Email wasn't sent (E-mail não enviado), a sua conexão foi desativada.

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Para reconectar, clique no botão do Gmail ou do Outlook e, então, no endereço de e-mail que deseja reconectar. Siga as instruções para conectar suas contas.

 

2. Log outgoing emails from your Gmail/Outlook inbox (registrar e-mails de saída da sua caixa de entrada do Gmail/Outlook)

Por padrão, o aplicativo registrará as mensagens enviadas do seu endereço de e-mail (como Gmail ou Outlook). Se preferir ver apenas e-mails selecionados no aplicativo, você pode marcar a caixa para registrar somente e-mails enviados que tenham o endereço de e-mail do aplicativo em BCC:

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Os e-mails incluídos em BCC serão adicionados automaticamente ao aplicativo. O aplicativo determina em qual elemento registrar o e-mail, considerando o endereço de e-mail na coluna de e-mail do seu quadro.

Se você escolher "create a new contact if the recipient email address does not exist in my monday.com account" (criar um novo contato se o endereço de e-mail do destinatário não existir na minha conta monday.com), um novo elemento será criado para cada novo endereço de e-mail com o qual você entrar em contato.

 

Crie automações para economizar tempo, simplificar seus fluxos de trabalho e receber notificações quando novas mensagens forem recebidas. Escolha entre automações já criadas ou personalize as suas próprias. Quando você clicar em "set up automations" ("configurar automações"), irá para a seguinte tela:
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Você pode escolher qualquer um desses modelos para simplificar sua comunicação.
Você também tem a opção de navegar até esses modelos de automação usando botão "Automate" (automatizar) na página inicial do aplicativo:
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4. Default email sharing (compartilhamento de e-mail padrão)
Você tem duas opções:
  1. Compartilhe todas as suas conversas com outras pessoas em sua conta. Todos os aspectos da sua linha do tempo serão visíveis para os outros.
  2. Mantenha todas as suas conversas privadas. As conversas só serão visíveis para você.
Por padrão, todas as suas conversas serão privadas. No entanto, o administrador ainda poderá ver todas as conversas de qualquer membro da conta.

 

Clique no botão "Create signature" ("criar assinatura") para configurar a assinatura do seu e-mail. Ao configurar sua assinatura, você terá as opções "Simple" ou "HTML". Caso escolha "Simple", poderá usar o editor de texto para formatar sua assinatura. Se escolher "HTML", poderá formatar sua assinatura usando HTML:
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Abaixo da caixa para criação da assinatura, você pode marcar ou desmarcar duas caixas:
  1. Marque a primeira caixa se você sempre quiser mostrar sua assinatura ao compor um novo e-mail.
  2. Marque a segunda caixa se você sempre quiser mostrar sua assinatura ao responder a um e-mail.

 

6. Email branding (logo no e-mail)
Por padrão, todos os e-mails que você enviar a partir do aplicativo terão "Powered by monday.com" na parte inferior da mensagem:
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Se você comprou o plano Profissional ou Corporativo, tem a opção de remover esse logo dos seus e-mails. Marque a caixa abaixo dessa configuração para remover todo o logo.

 

7. Never log (nunca registrar)

Se você adicionar um endereço de e-mail à lista nesta configuração, os e-mails enviados ou recebidos dos endereços que você definir nunca serão salvos na sua linha do tempo. Você pode adicionar quantos endereços quiser à sua lista "nunca registrar".

 

Agendar atividades

Você pode usar E-mails e atividades para agendar atividades e lembretes de atividades! O aplicativo simplifica isso. Continue lendo para saber mais.

Como agendar atividades

Clique em "new" no canto superior esquerdo da página inicial do aplicativo. Você poderá selecionar "meeting" (reunião) ou "add custom activity" (adicionar atividade personalizada). Se escolher "meeting" ou uma atividade personalizada, poderá ajustar a data e a hora:

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E adicionar notas abaixo da data e hora escolhidas. Você tem a opção de usar o editor de texto para personalizar e formatar suas notas.

 

Registre notas

Registre notas de reuniões e telefonemas para acompanhar seus relacionamentos. Todas as notas são internas, o que significa que somente você e seus colegas podem vê-las.

Para registrar uma nota, clique no botão "New" (nova) no canto superior esquerdo da tela inicial do aplicativo. Então, clique em "Note" (nota) no menu e comece a escrever:

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Clique em "adicionar" para adicionar a nota à sua linha do tempo.

 

 

Adicionar atividades personalizadas

Com o Emails & Activities, há tipos de atividades padrão para escolher. Você pode adicionar uma "Meeting" (reunião), escrever um "Call summary" (resumo de chamada) e incluir uma "Note" (nota). Você também tem a opção de criar atividades personalizadas.

Para criar uma atividade personalizada, clique no botão azul "New" (nova) no canto superior esquerdo do aplicativo. Passe o mouse sobre "Add custom activity" (adicionar atividade personalizada) para criar um novo tipo de atividade. Você pode dar o nome que quiser para a atividade. Neste exemplo, o tipo da nova atividade será "Check In". Para personalizar ainda mais e distinguir sua nova atividade, você pode escolher o ícone e sua cor. Ao terminar, clique em "Save activity" (salvar atividade). Agora, quando clicar no botão "New", a atividade será exibida como uma opção na parte inferior da lista.

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Para excluir uma atividade personalizada, passe o mouse sobre o nome da atividade no menu "New". Um ícone de lixeira aparecerá. Clique no ícone de lixeira para excluir permanentemente a atividade personalizada. Você só pode excluir atividades personalizadas. Você não poderá excluir os três tipos de atividades originais.

Navegando pela linha do tempo

Você pode visualizar sua linha do tempo abaixo dos botões "New" e "Send email", na parte superior do aplicativo. Sua linha do tempo será dividida em duas partes: "Previous" (anterior) e "Upcoming" (próxima). Qualquer e-mail ou nota estará na seção "Previous". Qualquer evento agendado para uma data futura estará na seção "Upcoming":

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Clique no ícone de e-mail, evento ou atividade para expandi-lo.

Você pode filtrar a linha do tempo para ver somente os e-mails, notas, eventos ou atividades de seu interesse. Há também a opção de escolher uma data para o filtro. Além disso, você pode escolher vários filtros para ver, por exemplo, todos os e-mails enviados em um período específico de tempo.

 

Filtrando a linha do tempo

As linhas do tempo do Emails & Activities podem conter e-mails relacionados ao contato que foi criado usando o aplicativo em outro elemento. Com o filtro, você também tem a opção de filtrar as informações criadas em elementos conectados.

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Se você quiser redefinir o filtro, selecione "clear" ("limpar") para remover suas seleções.

 

Adicione e-mails automatizados à sua linha do tempo

Você pode adicionar e-mails de saída automatizados à sua linha do tempo seguindo alguns passos simples. Primeiro, use as orientações citadas neste artigo para configurar o aplicativo Emails & Activities e conecte seu endereço de e-mail. Em seguida, configure um modelo de integração do Outlook ou do Gmail em seu quadro.

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Finalmente, quando executar a automação, o e-mail de saída automatizado será adicionado à sua linha do tempo do Emails & Activities. O e-mail indicará que ele foi enviado "usando automações":

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Configurações do aplicativo

O aplicativo tem quatro configurações. Você pode encontrar essas configurações ao passar o mouse sobre o título da aba Emails & Activities. Ao passar o mouse, um menu de três pontos aparecerá à direita do texto.

Se você escolher "Add to my favorites" (adicionar aos meus favoritos), a guia se moverá de forma que seja a segunda após "Updates" (atualizações). Você também tem a opção de "Rename" (renomear) as guias, caso ache necessário. Ao escolher "Delete" (excluir), o aplicativo Emails & Activities será removido de todo o quadro.

Se quiser mover o Emails & Activities para vê-lo primeiro ao abrir a seção atualizações, escolha a opção "Set as board default" (definir como quadro padrão). Se quiser remover este aplicativo da visualização padrão, abra as configurações para uma guia diferente e escolha a opção para definir aquela guia como quadro padrão.

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FAQs

Qual a diferença entre a integração de e-mail do Gmail ou Outlook e o aplicativo Emails & Activities?

  • A integração de e-mail usa modelos e esses modelos enviam templates de e-mail já prontos. Suas mensagens não podem ser improvisadas com a integração de e-mail. Você deve planejar o que dirá antecipadamente e criar um template. O Emails & Activities permite texto livre e muito mais. Ele inclui rastreamento de e-mail, uma assinatura para o Outlook, notas, atividades e uma linha do tempo para exibir tudo isso.

Estou tendo problemas com o aplicativo. O que posso fazer para solucionar problemas?

  • Em muitos casos, você só precisa redefinir a conexão. Você pode encontrar instruções sobre como redefinir a conexão no artigo Erro de conexão do Gmail.

Quão visíveis são as comunicações com outros usuários? Por exemplo, o que um convidado pode ver?

  • As suas configurações de privacidade podem ser gerenciadas em Settings (configurações).

É possível usar a coluna de arquivos para extrair arquivos e enviá-los por meio do Emails & Activities?

  • Sim, é possível! Primeiro, adicione um arquivo à coluna de arquivos. Ao compor um e-mail, selecione "adicionar arquivos" no canto inferior esquerdo. Passe o mouse sobre "da coluna de arquivos" e selecione a caixa ao lado dos arquivos que você deseja anexar. Clique no botão azul "adicionar arquivos" para anexar os arquivos ao seu e-mail.

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É possível usar HTML nos e-mails ou na assinatura do e-mail?

É possível usar formatação HTML nos templates?

  • Atualmente não, mas me dê seu feedback abaixo se isso for algo que você gostaria de ver no futuro.

A linha de assunto pode ser incluída em um template?

  • Atualmente não, mas me dê seu feedback abaixo se isso for algo que você gostaria de ver no futuro.

Você pode sincronizar eventos do quadro de atividades para o seu calendário do Google ou do Outlook? E se novas atividades forem adicionadas, elas serão sincronizadas automaticamente com o calendário?

  • Você pode sincronizar atividades individuais com um calendário usando a integração de calendário. No entanto, atividades adicionadas ao quadro após a sincronização não serão adicionados ao calendário automaticamente. Estamos trabalhando para tornar isso possível.

 

Feedback

Se você tiver feedback sobre o aplicativo, queremos saber! Você pode enviar suas ideias aqui.

 

 

Se você tiver qualquer dúvida, contate nossa equipe usando o nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!