Como podemos ajudar?

Quotes & Invoices na monday.com

 

Com o novo aplicativo Quotes & Invoices, você pode criar cotações e faturas dentro do fluxo de trabalho da monday.com e deixá-las prontas para serem enviadas aos clientes em pouco tempo. Este aplicativo é perfeito para equipes de vendas e de marketing, varejo e produção. Qualquer equipe que gerencia pedidos ou serviços achará esse recurso útil!

 

Adicione o aplicativo

Há duas maneiras de adicionar o aplicativo ao seu fluxo de trabalho.

1) Primeiro, se você escolher a solução de CRM na central de templates, o aplicativo será incorporado aos seus novos quadros.

2) Se você criou seus próprios quadros, a segunda opção é a melhor. Para adicionar o aplicativo ao fluxo de trabalho,

  • Abra qualquer elemento do seu quadro clicando no balão para abrir a seção de atualizações.
  • Clique no botão "+ Adicionar visualização" na seção de atualizações.
  • A central de visualizações de elementos será aberta e você verá Apps da monday. Escolha "Quotes & Invoices" passando o mouse sobre o aplicativo e clicando em "+ Adicionar widget":

 

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Depois de adicionar o aplicativo, você verá o template de documento na seção de atualizações:

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Se quiser, você pode clicar na palavra "Quote" para alterar o nome do documento. Se estiver criando uma fatura, esse é o local apropriado para renomear seu documento de acordo.

 

Adicione informações de cobrança

Para este exemplo, estamos criando uma cotação para uma empresa em nosso quadro de Pipeline de vendas.

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Há duas partes na cotação. Primeiro, há os campos "Bill from:" para as informações da sua empresa. Ao lado, há os campos "Bill to:" para as informações do cliente. Ao clicar em cada um desses cabeçalhos, eles podem ser editados para refletir qualquer coisa que se adapte ao seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode alterar os cabeçalhos para o idioma de sua preferência. 

No nosso template de cotação, podemos adicionar manualmente os detalhes necessários para os campos "Bill from:". Só precisamos adicionar esses dados uma vez para que eles sejam refletidos nos campos "Bill from:" nesse quadro.

Os campos abaixo do cabeçalho "Bill to:" não podem ser alterados manualmente. Para os campos de "Bill to:", podemos optar por preencher os campos com dados do nosso quadro ou com dados de um quadro diferente conectado por meio da coluna de conectar quadros. De qualquer forma, os campos abaixo de "Bill to:" devem ser preenchidos a partir de dados criados com antecedência. 

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Se você preferir preencher os campos em seu documento com dados de um quadro diferente, será necessário adicionar uma coluna de conectar quadros. Vamos ver como conectar um quadro.

Conecte um quadro

Como nosso quadro de CRM tem todas as informações de que precisamos para concluir essa cotação, vamos conectá-lo a esse quadro. Nosso quadro de CRM é o seguinte:

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No nosso quadro Sales Pipeline, a coluna "In CRM" se conecta ao nosso quadro de CRM:

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Depois de conectar um elemento no quadro Sales Pipeline ao elemento correspondente no quadro de CRM, podemos preencher os dados do quadro de CRM na cotação. Os dados do quadro conectado aparecerão abaixo dos dados do seu quadro na lista suspensa na visualização do Quotes & Invoices:

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Adicione seu logotipo

Para adicionar seu logotipo ao documento, clique no texto "Add company logo":

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Isso abrirá uma janela que permite selecionar uma imagem do seu computador. O logotipo que você carregar ficará visível para a visualização de Quotes & Invoices, na seção de atualizações de cada elemento.

Imagens da monday.com

No momento, não é possível remover todas as imagens da monday.com do documento final.

 

Adicione elementos de linha e ajustes

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1) Adicionar um elemento de linha

Para adicionar um elemento de linha ao documento, role a tela até a parte inferior da visualização na seção de atualizações e clique em "Add line item". Para cada elemento de linha, você pode personalizar a descrição do elemento, a quantidade e o preço unitário. O total será preenchido automaticamente.

2) Adicione ajustes

Para adicionar um desconto, VAT (IVA) ou uma taxa, clique em "Add adjustment". Se você preferir adicionar um imposto que não seja o VAT, selecione VAT no menu suspenso e ajuste o nome do elemento da linha. Os tipos de ajuste padrão (VAT ou imposto) podem ser alterados nas Configurações. Consulte a seção "Outras configurações" abaixo.

Todos os ajustes podem ser uma porcentagem ou um valor fixo. Por padrão, todos os ajustes são uma porcentagem, mas você pode ajustar usando a seta suspensa ao lado do símbolo de porcentagem.

O total final, considerando o desconto e o VAT, será preenchido automaticamente.

 

Adicione notas e assinatura

Na parte inferior do aplicativo, você tem a opção de adicionar uma nota ou solicitar uma assinatura em seu documento.

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1) Adicione notas

Esta seção de notas pode ser usada para adicionar texto ao documento. Você pode personalizar a forma como o texto aparece no documento final ajustando fontes, cores, alinhamento e formatação. No momento, não é possível adicionar arquivos.

2) Adicione assinatura

Se você marcar a caixa “Add signature”, uma linha de assinatura e uma linha de data serão adicionadas à parte inferior do documento.

 

Outras configurações

Clique no ícone de engrenagem no canto superior esquerdo do aplicativo para abrir as "Configurações". Alterar essas configurações alterará os valores de ajuste padrão. Por exemplo, se você alterar o nome do imposto para "Imposto" em vez de "VAT", ao clicar em "Add adjustment", você verá "Add tax" como padrão.

As opções de configuração são as seguintes:

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1) Alterar a moeda (currency unit)

As unidades monetárias prontas são dólares, euros e libras. No campo "Type your own", você pode digitar outra moeda.

2) Alterar o nome do imposto

Você pode alterar o imposto para refletir o tipo mais usado para cotações e faturas.

3) Alterar o tipo de taxa

As duas opções de taxa prontas são "Frete" e "Manuseio", mas você pode inserir qualquer taxa que deseja incluir como padrão no campo "Type your own".

 

Visualizar e compartilhar

Para compartilhar seu documento, você tem duas opções. Você pode compartilhar um link ou baixar e enviar um PDF para seus clientes. Antes de compartilhar, você pode visualizar o documento para garantir que ele seja adequado às suas necessidades.

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1) Visualizar seu documento

Primeiro, você pode "Visualizar" o documento usando o botão no lado direito acima do gerador de templates. Se você optar por visualizar o documento, não poderá editá-lo novamente até selecionar "Edit quote" no canto superior direito do aplicativo.

2) Baixar o documento

Se você quiser fazer o download do documento, ele será baixado no seu computador como um PDF. Em seguida, você pode salvar o PDF, renomeá-lo e anexá-lo a um e-mail para enviar ao seu cliente.

3) Compartilhar via link

Você também tem a opção de compartilhar seu documento através de um link. Para isso, clique em "Enviar". Você verá o link compartilhável. Use o botão "Copiar" para copiar o link e enviar o documento aos seus clientes.

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Simples assim!

 

Se você tiver qualquer dúvida, contate nossa equipe usando o nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!