Com o fluxo constante de pedidos, pode ser difícil coordenar seu inventário e seus pedidos. É importante rastrear as compras para garantir que seus produtos estejam ordenados de forma correta e que seu inventário sempre esteja adequadamente abastecido!

É por isso que criamos alguns templates para ajudar você a manter o controle dos seus pedidos e inventário com a monday.com! Continue lendo para saber mais sobre como gerenciar pedidos e vendas na monday.com. 🙌

 

Rastrear novos pedidos

Nossa empresa de chapéus, "Mad Hatter Co.", produz e vende uma ampla gama de chapéus em diferentes estilos, materiais e cores. Para acompanhar nossos pedidos, criamos um quadro alimentado por formulários no qual cada elemento consiste em um pedido diferente. As colunas descrevem o tipo de chapéu, bem como seu estilo, cor, etc., enquanto os grupos são organizados de acordo com o status dos pedidos.

 

Cada elemento é gerado usando um workform, o qual é preenchido pelo cliente. Usando o formulário, ele preenche o nome e sobrenome, que são traduzidos para o nome do elemento, e o tipo de chapéu, estilo e cor que ele gostaria de pedir, que são então traduzidos para as várias colunas de status no nosso quadro. Eles recebem a opção de deixar um comentário, que aparecerá como uma atualização no elemento. 

 

O restante dos campos no nosso quadro está oculto no formulário, para que possamos preenchê-los manualmente após a criação do elemento. Usamos automações para preencher o dia em que o elemento é criado, assim como para mover nossos elementos pelos grupos no nosso quadro.

 

Atualização automática

Em vez de precisar calcular números ou mover elementos pelo quadro manualmente, adicionamos algumas automações para que cuidem disso por você!

 

• Definir Datas

Já que todos os elementos são adicionados através do nosso formulário de pedido em vez de inseridos manualmente, adicionamos a automação seguinte para garantir que a data em que o pedido é recebido seja sempre exata. Essa automação define a data de "Pedido recebido" com o dia em que o elemento é criado!

 

• Fazer as coisas em andamento

Nosso quadro é organizado em grupos que representam as fases de preparação para envio. Em vez de mover manualmente os elementos para o grupo adequado quando o status do pedido mudar, vamos usar automações! 

 

• Fique por dentro

Se em algum momento ficarmos sem estoque enquanto preenchemos um pedido, queremos lidar com o problema imediatamente para não deixar nossos clientes esperando muito tempo. Por isso, definimos a seguinte automação para notificar nosso gerente sempre que o status de um pedido for alterado para "Sem estoque".

Assim, podemos personalizar a mensagem para especificar o tipo, estilo e cor do chapéu que precisa ser pedido, e até mesmo incluir até o nome do cliente!

 

• Cálculo de hands-off

Não há necessidade de calcular manualmente quando é possível usar a coluna de Fórmula! Nós rastreamos a data de cada pedido recebido e a data de envio de todos os pedidos. É muito importante para nós rastrear a janela entre essas duas datas para mantê-la a menor possível, então adicionamos a seguinte fórmula para acompanhar:

 

A fórmula encontra a diferença entre as duas datas para que não precisemos calcular! Desta forma, podemos usar a coluna de fórmula "Dias de processamento" para entender rapidamente o tempo normal para processamento dos nossos pedidos. Adicionamos até uma coluna de resumo que calcula a média de dias para atender os pedidos!

 

Integração de e-mails

Queremos que nossos clientes fiquem cientes de seus pedidos, mas não temos tempo de escrever manualmente mensagens de e-mail para cada cliente. Para resolver esse problema, usamos a integração do Gmail ou Outlook, que funciona com a coluna de e-mail que criamos anteriormente neste artigo! Adicionamos um modelo que envia automaticamente uma mensagem escrita previamente sempre que o status do pedido é alterado para "Enviado".

 

Fique de olho no seu inventário

Com os pedidos em constante movimento, precisamos de uma maneira imbatível de coordenar entre nosso inventário e nossos pedidos. Usamos um quadro chamado "Inventário da Mad Hatter" para acompanhar o quanto de inventário temos disponível, para temos sempre o estoque cheio e pronto para concluir e enviar os pedidos.

O quadro está dividido em grupos, representando cada tipo de chapéu, e cada elemento no nosso quadro consiste em um estilo de chapéu diferente. Então, usamos as várias colunas em nosso quadro para preencher as informações de estoque de cada estilo de chapéu.

 

 

 

Acompanhe seu histórico de pedidos

Embora nosso quadro "Pedidos" nos ajude a manter o foco em pedidos recebidos e recentes e o quadro "Estoque Mad Hatter" controle todo o nosso estoque atual, precisamos de um terceiro quadro para registrar vendas e estatísticas anteriores! Este quadro acompanha todas as estatísticas que precisamos saber sobre o desempenho de nossos produtos, seus preços e lucros, bem como o status de estoque atualizado. 

 

 

Ignore a calculadora 

Números e estatísticas são fundamentais para o sucesso do nosso negócio, mas não precisamos calculá-los à mão. Podemos ignorar a matemática com algumas fórmulas simples usando a coluna de fórmula! Vamos ver algumas fórmulas:

• Calcular lucro

Para calcular o lucro que temos em cada chapéu, adicionamos esta fórmula que subtrai da coluna de número o "Custo de fabricação" da coluna de número "Preço":

 

• Calcular margem de lucro 

Para calcular a margem de lucro de cada produto, usamos a fórmula a seguir, derivando o percentual da coluna de número "Lucro" usando a coluna de número "Preço":

 

• Calcular lucro total

Para calcular o lucro total de cada produto ao longo do tempo, usamos a fórmula a seguir, multiplicando a coluna de número "Lucro" com a coluna de número "Unidades vendidas":

 

Conecte seus quadros

Para manter seus dados salvos em outros quadros atualizados e em sintonia com toda a empresa, usamos as colunas de conectar quadros e as colunas espelhadas! Usamos uma coluna de conectar quadros para vincular cada pedido atual do formulário "Pedidos da Mad Hatter" ao elemento principal em nosso quadro "Histórico de pedidos da Mad Hatter". Usamos outra coluna de conectar quadros para vincular cada produto em nossa lista principal ao mesmo produto no quadro "Inventário da Mad Hatter".

Além disso, quando passamos o mouse sobre o número exibido à direita na coluna de conectar quadros, podemos ver uma lista dos elementos vinculados de outros quadros. Podemos até mesmo clicar neles para expandir o elemento e visualizar todos os detalhes como seriam exibidos no quadro original! 

 

Com a coluna de espelho, podemos refletir uma certa coluna no nosso quadro vinculado exatamente como apareceria no quadro original! Usamos a coluna de espelho para refletir o status atual do inventário de cada elemento e outra coluna de espelho para refletir o número de unidades de cada produto atualmente em estoque ao vinculá-los ao nosso quadro "Inventário da Mad Hatter" usando a coluna Link para elemento. 

 

Adicione um painel!

Você pode criar um painel conectado aos seus quadros de pedido e de estoque (e quaisquer outros quadros relevantes) para ter um bom panorama dos seus produtos e vendas carregados com aplicativos e widgets!  

 

Use sua criatividade

O objetivos desses três quadros é ser um ponto de partida para ajudar você a converter seu fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho da monday.com! É possível usar esses quadros exatamente como são, caso sejam adequados para você, mas não tenha medo de experimentar e testar todos os incríveis recursos da monday.com! Confira outros templates  prontos e explore a central de colunas para ver todas as maneiras pelas quais você pode usar colunas como componentes para personalizar seu quadro! Você pode criar as suas próprias automações e habilitar integrações para realmente ligar os pontos em seu fluxo de trabalho!

 

 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!