Qualquer um que tenha participado de um grande projeto entende a importância da organização. Um fluxo de trabalho de construção bem-sucedido deve ser bem pensado e definido com antecedência, controlando o progresso e o desenvolvimento ao longo dos projetos. O que faz um fluxo de trabalho de construção se destacar? Vamos ver um exemplo de um fluxo de trabalho de construção usando a monday.com!

Este guia mostrará dois quadros interconectados que você pode usar para começar, e um quadro de contatos super útil. O primeiro quadro, chamado "Panorama do projeto", é um quadro de alto nível que coleta e controla todos os projetos em execução. O segundo, chamado "Detalhes do projeto", é um quadro de baixo nível com os detalhes de cada projeto e seu progresso. O terceiro quadro, chamado "Empreiteiros" é uma documento de contatos que compila todos os empreiteiros, criando assim uma colaboração fácil e eficiente. 

Aprenda a usar esses quadros conosco e veja sua produtividade disparar! 📈

Visão geral de projeto

Com tantos projetos de construção sendo tão multifacetados e abrangendo um vasto cronograma, precisamos ter a possibilidade de enxergar o contexto geral. Quadros de alto nível são uma excelente maneira de verificar o status de projetos complicados. Ao invés de entrar nos detalhes de nossos projetos, podemos dar uma olhada no nosso quadro "Panorama do projeto" para ter percepções sobre os destaques do nosso projeto. 

Cada elemento em nosso quadro é um projeto diferente. O quadro organiza os projetos entre aqueles que estão atualmente "em construção" e os que já estão "feitos", classificando-os no grupo que representa o seu status de trabalho ("em construção" ou "feito"). Informações sobre os projetos são preenchidas nas várias colunas do quadro. 

 

 

Vamos ver algumas das colunas que usamos para criar esse quadro:

• Coluna do nome do elemento (primeira coluna no quadro) - registra o nome do projeto, que pode ser uma área, endereço ou número da unidade
• Coluna de localização - vincula o endereço do projeto (falaremos sobre isso mais adiante neste artigo)
• Coluna de pessoas - nos permite atribuir o gerente de projeto responsável por cada projeto
• Coluna de status - para registrar o status geral de cada projeto e os status de cada fase da construção
• Coluna de data - para registrar a data em que a construção começou em cada projeto
• Coluna conectar quadros - conecta os panoramas do nosso projeto ao elemento detalhado correspondente em nosso segundo quadro, "Detalhes do projeto"
• Coluna de espelho - espelha a coluna de progresso em nosso segundo quadro

 

Vincule e espelhe seus quadros

As colunas de espelho e de conectar quadros são colunas avançadas que trabalham juntas para permitir que você conecte seus dois quadros onde as informações se cruzam.

O nosso quadro "Panorama do projeto" fornece uma visão geral e de alto nível do status dos nossos muitos projetos. Já o quadro "Detalhes do projeto" vai um pouco mais a fundo. Para podermos dar uma olhada rápida nesse resumo sem a necessidade de ter todas as mesmas informações detalhadas em nosso "Panorama do projeto", vinculamos cada elemento de nosso quadro de alto nível ao quadro correspondente usando a coluna conectar quadros. Para resumir o status de todas as fases em cada projeto, adicionamos uma coluna de monitoramento de progresso ao nosso quadro "Detalhes do projeto". Demos esse passo adiante adicionando uma coluna de espelho para incorporar a coluna de monitoramento de progresso do nosso segundo quadro, para que possamos ver o status do projeto sem ter que ficar indo e voltando entre os quadros!

 

Automatize seu fluxo de trabalho

Para facilitar nossa vida e para garantir que nosso quadro esteja sempre atualizado, adicionamos algumas automações super úteis ao nosso quadro. 

A automação abaixo move todos os projetos finalizados do grupo "em construção" para o grupo "feito" assim que a etiqueta for alterada para "trabalho concluído" na coluna de status. 

 

 

Visualize seus dados como quiser

Para poder fornecer uma perspectiva diferente, nosso quadro está equipado com várias visualizações de quadro, permitindo que seus dados brutos sejam visualmente representados! Nesse quadro, as visualizações oferecem um panorama de todos os nossos projetos de construção, o que nos dá uma ideia geral do nosso progresso!

Por exemplo, a visualização de carga de trabalho mostra a distribuição dos rótulos de status em nossos projetos. Contratamos um subempreiteiro para os telhados dos nossos projetos e só podemos agendar dois projetos diferentes com nosso especialista em telhados por semana. Usamos a visualização de carga de trabalho para nos ajudar a garantir que nossos projetos estejam distribuídos pela linha do tempo de acordo com a capacidade de carga de trabalho em cada semana. Um sinal de confirmação significa que atingimos nossa capacidade semanal. Um círculo dentro de um círculo significa que podemos agendar mais trabalho na semana em questão! Dessa forma, podemos entender facilmente onde tudo está, e fazer alterações em nosso cronograma e na contratação de subempreiteiros quando necessário. 

 

A visualização de mapa mostra um mapa da área, com marcadores traçando a localização dos projetos em construção.  Podemos usar o mapa para planejar entregas para o local da obra, entender distâncias e calcular os tempos de viagem.  

Podemos clicar em qualquer um dos nossos marcadores para destacar o endereço do projeto e até ver o cartão do elemento diretamente nessa visualização para obter mais detalhes!

 

Detalhes do projeto

Já analisamos um panorama de alto nível de todas as atividades da nossa empresa. Agora vamos ver como gerenciar todas as pequenas tarefas envolvidas em um projeto de construção. Podemos gerenciar com sucesso os detalhes dos nossos projetos de construção, monitorando o nosso progresso, os prazos e muito mais, usando esse quadro de baixo nível.

Nosso quadro organiza cada projeto (elemento) em grupos de acordo com a fase de construção em que está no momento. Os grupos variam de projetos "em construção" e "em controle de qualidade" a "feitos" e "futuros". O quadro possui muitos detalhes do projeto, incluindo o status de etapas específicas e seus prazos, assim como os subempreiteiros responsáveis pelas etapas relevantes. 

 

 

 

Vamos ver algumas das colunas que temos nesse quadro:

• Coluna de localização - vincula o endereço do projeto
• Coluna de monitoramento de progresso - gera um gráfico tipo pilha de todas as colunas de status no elemento para mostrar uma porcentagem de progresso geral (como vimos espelhado em nosso quadro "Panorama do projeto").
• Coluna de status - marca o status geral dos projetos e das fases individuais de cada um deles.
• Coluna de pessoas - nos permite atribuir o gerente de projeto e especialista em controle de qualidade responsável por cada projeto
• Várias combinações de colunas de status e colunas de data definidas no modo prazo para indicar o status de cada fase acompanhado do prazo.
• Uma combinação de uma coluna de status e uma coluna de timeline definida no modo prazo para indicar o status da instalação do armário acompanhado da linha do tempo da fase. 
• Coluna conectar quadros  - conecta nossa fase de armários ao subempreiteiro correspondente trabalhando nele em nosso terceiro quadro, "Subempreiteiros" (falaremos mais sobre isso adiante no artigo)
• Coluna de arquivo - para carregar quaisquer PDFs, imagens ou outros documentos relacionados com o projeto

À medida que nossa equipe de construção avança nas diferentes fases do projeto, ela muda os status de cada fase para representar seu progresso. Ver o prazo ao lado de cada fase ajuda nossa equipe a manter o foco e atingir nossas metas. Usar esse quadro para atualizar exatamente em que ponto nossa equipe está na construção de cada projeto promove a transparência e a comunicação, garantindo que os gerentes sempre fiquem por dentro de tudo o que está acontecendo. 

 

Mantenha tudo avançando com as automações

Para garantir que nosso fluxo de trabalho permaneça eficiente e contínuo, adicionamos algumas automações. 

A automação abaixo notifica nossa equipe na central de notificação de campainha quando o prazo da "esquadria" for atingido. Isso garante que nunca perderemos um prazo e seremos capazes de fazer todas as correções de última hora necessárias antes de passar para a próxima fase do nosso projeto. Podemos adicionar uma notificação idêntica e personalizá-la de modo que sejamos alertados sobre o prazo de qualquer uma de nossas outras fases críticas, como a instalação de armários, permitindo aquisições! 

Outra automação útil (foto abaixo) altera a etiqueta da coluna de status do projeto para "CQ" quando nós mudamos a etiqueta da fase final de nosso projeto, Controle de Qualidade, para "Em andamento". Essa automação ajuda a manter todas as informações em nosso elemento atualizadas, para que não precisemos verificar constantemente se há consistência. Podemos adicionar um template semelhante para atualizar a etiqueta da coluna de status do projeto para "Trabalho concluído" quando a nossa fase final for concluída, ou "Parado" quando nos deparamos com um obstáculo em uma das nossas fases. 

  Transforme seu quadro

Para cada fase do nosso quadro, temos uma data ou prazo, garantindo que continuemos no caminho certo. Mas as datas podem ser difíceis de visualizar e sempre parecem um pouco mais distantes do que estão na realidade. A visualização de linha do tempo mostra todos os nossos elementos em um calendário do tipo gráfico, fazendo com que possamos ver todos os nossos prazos próximos e entender se nossa equipe está em dia com os projetos ou se precisa de um empurrãozinho. 

 

 

Se você é visual como nós, vai adorar usar a visualização de gráfico para dar uma olhada geral e rápida nas suas informações! O gráfico de barras que adicionamos abaixo nos mostra a distribuição de rótulos em todos os nossos elementos na fase de instalação do armário. Com o nosso gráfico, podemos ver quantos projetos estão concluídos, em contraste com quantos estão "atrasados devido ao fornecedor" ou "atrasados devido aos construtores". Podemos adicionar quantos gráficos precisarmos e personalizá-los como quisermos, do tipo de gráfico (pizza, barra, linha e muito mais!) até a escolha de valores e colunas para os eixos x e y!

 

Subempreiteiros 

O gerenciamento e a comunicação interna com nossas equipes fica fácil com os quadros de gerenciamento de projetos que mostramos. No entanto, quando envolvemos partes externas, a comunicação e a gestão podem ficar um pouco mais complicadas. Para tentar facilitar a comunicação com nossos subempreiteiros, criamos um quadro de contatos que inclui todos eles e os trabalhos pelos quais são responsáveis. O quadro é organizado por empreiteiros estruturais e de serviços, e inclui o tipo de trabalho que eles fazem, o endereço de contato, o número de telefone, o endereço de e-mail e um "registro dos subempreiteiros" que mostra quando a parceria foi criada!

 

 

Em nosso quadro anterior, "Detalhes do trabalho", adicionamos uma coluna conectar quadros, que liga a fase de instalação do armário de cada projeto com o subempreiteiro responsável pela instalação. Se tivermos problemas com nossos armários, poderemos clicar no link e abrir o cartão de elemento do subempreiteiro, que nos dará todas as informações necessárias para entrarmos em contato com ele ou ela rapidamente!

 

Podemos criar links semelhantes para qualquer um dos nossos subempreiteiros ao lado da fase para a qual eles são contratados! 

 

Adicione um painel!

Você pode criar um painel conectado aos seus dois quadros de fluxo de trabalho de construção (e quaisquer outros quadros relevantes) para ter uma visão geral dos seus projetos de construção com aplicativos e widgets!  Vamos conferir alguns dos widgets que podem nos ajudar a ter uma visão geral dos nossos projetos:

• O widget de timeline nos mostra o intervalo de tempo dos nossos projetos em um calendário abrangente. Os elementos são codificados por cores correspondentes aos quadros aos quais pertencem, então sabemos aonde ir para mais detalhes!

• O widget de gráfico gera um gráfico com base nos dados dos nossos quadros! O primeiro gráfico (à esquerda) nos mostra o detalhamento da coluna de status em nosso quadro "Detalhes do projeto", fornecendo o contexto geral de onde está tudo em nosso quadro.
• O segundo gráfico é um widget de bateria, que oferece um panorama de quantos projetos estão concluídos e quantos estão em andamento.

• O widget de quadro para globo é um globo interativo que reflete dados da localização geográfica das colunas de localização nos nossos quadros. 

 

 

 

Use sua criatividade

O objetivos desses três quadros é ser um ponto de partida para ajudar você a converter seu fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho da monday.com! É possível usar esses quadros exatamente como são, caso sejam adequados para você, mas não tenha medo de experimentar e testar todos os incríveis recursos da monday.com! Confira outros templates  prontos e explore a central de colunas para ver todas as maneiras pelas quais você pode usar colunas como componentes para personalizar seu quadro! Você pode criar as suas próprias automações e habilitar integrações para realmente ligar os pontos em seu fluxo de trabalho!

 

 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!