Seja em tecnologia, construção ou hardware, gerenciar o ciclo de vida do seu projeto desde a ideação até a conclusão é sempre um grande desafio. Como gerente de projeto, você receberá um projeto e precisará definir prioridades, alinhar todas as suas metas e gerenciar seus recursos ao longo dos diferentes estágios do ciclo de vida do projeto, enquanto comunica seus resultados às partes interessadas internas e externas. 

Neste guia, vamos explicar como usar a monday.com para agilizar todo o ciclo de vida do projeto e seus estágios. Mostraremos como criar um processo de aprovação, um quadro de alto nível do programa (que consiste em um conjunto de projetos) e o quadro de baixo nível do projeto. Vamos falar sobre o painel e as visualizações relevantes que ajudarão você a monitorar melhor o progresso do projeto. Tudo interligado e conectado com as automações da monday.com. 

 

 

Configure o quadro Aprovação de projetos 

O alicerce do nosso processo será o quadro Aprovação de projetos. Este quadro criará um processo integrado para reunir todos os futuros projetos e ideias. Ele permitirá que as partes interessadas revisem as necessidades de cada projeto, para determinar um orçamento, atribuir o PM correspondente e autorizar o início após a aprovação. Este quadro será útil se você estiver trabalhando em projetos contratuais ou quando usado por um comitê para aprovar sugestões internas dos funcionários da empresa.

Este quadro é configurado para que todas as novas solicitações sejam recebidas e depois passem para os diferentes grupos ou estágios à medida que forem revisadas e aprovadas. As colunas incluem detalhes de cada projeto que são importantes ao considerar se o projeto deve ser aprovado ou rejeitado.

 

Reunindo ideias de projetos através de formulários

Os workForms da monday ajudam a simplificar o processo de coleta de ideias, sugestões ou solicitações em um único quadro. Graças à visualização de formulário, qualquer parte interessada (membros da equipe, gerentes ou até mesmo usuários externos) pode adicionar suas ideias de projeto simplesmente preenchendo os campos necessários que ajudarão a avaliar a necessidade comercial de cada projeto.

Depois que uma nova ideia for adicionada por meio do formulário, ela será automaticamente adicionada ao grupo "Novas Solicitações" na parte superior do quadro Aprovação do Projeto.

 

Criando seu quadro de alto nível do programa 

Depois que todos os projetos forem aprovados, precisaremos listá-los para acompanhá-los e nos mantermos atualizados. O quadro Alto Nível do Programa ajudará com isso. Embora os projetos sejam empreendimentos temporários e pontuais, os programas contêm vários projetos interconectados. O quadro Alto Nível do Programa será criado de forma a ajudar a visualizar se todos os nossos projetos aprovados estão no caminho certo para alcançar um objetivo comercial maior.

Este quadro será criado direta e automaticamente a partir dos projetos aprovados em nosso quadro Aprovação do Projeto. Continue lendo para saber como!

 

Integração com o quadro Alto Nível do Programa

Para criar uma colaboração eficiente entre os quadros Aprovação do Projeto e Alto Nível do Programa, vamos adicionar uma automação. As automações são úteis para manter seus fluxos de trabalho alinhados, sem complicações, além de economizar tempo em etapas manuais desnecessárias. 

A primeira automação multiquadros que usaremos é criar um elemento no quadro Alto Nível do Programa com todas as informações relevantes, uma vez que a ideia do projeto proposta tenha sido aprovada no quadro Aprovação do Projeto. Esta automação será acionada sempre que a etiqueta de status for alterado para "Aprovado".

 

 

Depois que o novo elemento for criado no quadro Alto Nível do Programa, ele será movido entre os diferentes grupos para indicar a sua situação (ou seja, projetos futuros, atuais ou concluídos). Ele também será movido automaticamente através dos diferentes grupos no quadro, com a ajuda das automações, sempre que a coluna de status “Fase do Projeto” for alterada. Por exemplo, sempre que o status "Fase do Projeto" mudar para "Concluído", ele será movido para o grupo "Projetos Concluídos". 

 

 

Gerenciando e rastreando cada projeto em um quadro de baixo nível

O quadro Alto Nível do Programa que acabamos de ver é ótimo para mostrar um panorama e garantir que estamos trabalhando para um objetivo comum em todos os nossos projetos. No entanto, não é o lugar para os gerentes de projeto e a equipe gerenciarem e controlarem suas atividades de projeto em termos de programação, esforço e gerenciamento de custos. Isso exigirá um quadro dedicado e de baixo nível. 

Para criar esse quadro de baixo nível, precisaremos das automações. Quando o status “Fase do Projeto” no quadro Alto Nível do Programa mudar para “Planejamento”, o template de um quadro completo de projeto será criado. Este quadro será criado diretamente dentro da pasta dedicada "projetos". Nele, os gerentes de projeto podem começar a detalhar e seguir em frente com o projeto.

 

 

 

Vamos dar uma olhada no quadro de projetos de baixo nível que acabou de ser criado e que chamaremos de "Projeto Romeo".

aqui

 

Quadro de baixo nível - Projeto Romeo

O quadro de baixo nível que foi criado a partir do quadro Alto Nível do Programa, mencionado acima, fornece ao gerente do projeto e à equipe uma divisão do projeto em componentes menores ou pacotes de trabalho. Este quadro é compatível com todos os aspectos de programação, esforço e gerenciamento de custos. Vamos detalhá-los e ver como cada um pode ser implementado no quadro com a ajuda de diferentes recursos.

 

• Gerenciamento da programação 

Definindo linhas de base e dependências 

A coluna de timeline neste quadro nos oferece a capacidade de planejar a “linha de base” do projeto, o período de tempo dentro do qual desejamos concluí-lo. Isso nos possibilita analisar visualmente cada uma das atividades que compõem o projeto em termos de duração. Podemos então usar a coluna de dependência (chamada “Predecessor”) para conectar as diferentes atividades da linha do tempo em caso de alterações futuras. Uma alteração em uma atividade levará a uma mudança em outra.

 

Planejado x real 

Agora que temos nossa linha de base estabelecida, é provável que haja mudanças nas linhas do tempo de várias atividades. Para comparar nossa linha de base planejada com a data de conclusão real, criamos uma automação. Isso nos ajudará a documentar a data real de conclusão sempre que a coluna de status da atividade mudar para “Feito”.

 

Depois de preenchermos as datas de conclusão, podemos usar uma coluna de fórmula para refletir o tempo de atraso ou vantagem de cada atividade e, posteriormente, usá-lo para diferentes relatórios com o objetivo de obter melhores percepções sobre nosso processo de planejamento. 

 

 

Marcos

Marcos são pontos específicos ao longo da linha do tempo do projeto. É importante poder distingui-los de outras atividades, por isso nós os adicionamos de forma clara ao nosso quadro e à coluna de timeline. Para definir marcos, basta clicar em uma data específica na janela pop-up da coluna de timeline e, em seguida, em "definir como marco". Os marcos serão claramente identificados na visualização de timeline e no próprio quadro em forma de diamante.

 

 

Gráfico de Gantt

Ao configurar nosso quadro desta forma, podemos apresentar o gráfico de Gantt do projeto segundo suas diferentes fases e distinguir visualmente os marcos de outras atividades regulares. Para isso, a visualização de Gantt pode ser adicionada e organizada de acordo com as atividades e marcos por grupo.

Ao visualizar o gráfico de Gantt, os marcos serão exibidos claramente como ícones singulares, de acordo com a fase do projeto. 

 

• Gerenciamento de esforço/carga de trabalho 

Cada gerente de projeto precisa de alguma forma de estrutura para planejar e agregar o esforço da equipe necessário para cada atividade, e para ser capaz de identificar obstáculos e impulsionar o progresso do projeto. 

Com a ajuda da visualização de carga de trabalho, podemos ver o gerenciamento de esforço previsto por membro da equipe para todo o projeto. Aqui, você pode ver quem está acima ou abaixo da atribuição de atividades e ajustar apropriadamente as cargas de trabalho dos membros da equipe.

 

 

• Gerenciamento de custos 

Rastreando despesas reais 

É essencial que cada gerente de projeto acompanhe as diferentes despesas da equipe, segmente essas despesas e certifique-se de que elas não excedam o orçamento aprovado para o projeto. Para rastrear as despesas de forma eficaz, adicionamos uma coluna de números no quadro "Projeto Romeo" com o objetivo de refletir as diferentes despesas para cada atividade. Também adicionamos uma coluna de lista suspensa para rastrear o “Tipo de custo”. 

 

 

Visualização de gráfico

As duas colunas mencionadas acima (Despesas e Tipo de custo) nos ajudarão a analisar melhor nossa segmentação de custos. É possível fazer uma análise usando a visualização de gráfico — basta configurá-la para exibir o detalhamento dos custos com base em seu tipo.

 

 

Com o gráfico de linhas, também podemos visualizar os custos acumulados versus o orçamento aprovado.

 

 

Pronto! Você tem todos os requisitos necessários para configurar seu quadro de projeto de baixo nível. Agora você pode cuidar do gerenciamento da programação, da carga de trabalho e de custos, tudo em um só lugar!

 

Obtenha percepções de todos os aspectos do projeto com um painel

Painéis são uma ótima maneira de exibir todas as métricas importantes em um só lugar. Eles permitem que você mantenha a equipe do projeto focada e motivada em metas de alto nível e aumente a produtividade do projeto! 

Em nosso "Painel do Projeto", usamos os seguintes widgets para mostrar informações significativas:

• Widget de panorama - para refletir o progresso geral do projeto com base na linha do tempo e nos status "Feito” das atividades. 
• Widget de cronograma - para exibir toda a linha do tempo do projeto agrupada pelas diferentes fases do mesmo.
• Widget de números filtrados - para indicar o tempo médio de atraso ou de vantagem entre as datas planejadas versus as datas de conclusão reais.
• Widget de gráfico de pizza - para refletir a porcentagem de atividades concluídas “Em dia” ou “Atrasadas”.

• Gráfico cumulativo de barras - para controlar as despesas acumuladas em todo o projeto.
• Widget de gráfico de pizza - para mostrar um detalhamento das despesas por tipo.

• Widget de volume de trabalho - para acompanhar o volume de trabalho dos diferentes membros da equipe com base no esforço esperado e no cronograma da atividade.
• Widget de gráfico de barras - para comparar o esforço planejado e o esforço real necessário em diferentes estágios do ciclo de vida do projeto.

 

Resumo 

Para resumir nosso fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos: 

• Os projetos são enviados para a plataforma usando formulários da monday.com e, em seguida, revisados e aprovados no quadro Aprovação do Projeto.
• As automações multiquadros geram os projetos aprovados no quadro "Alto Nível do Programa" para fornecer à equipe um panorama de todos os projetos. 
• Quando o status do projeto mudar para “Iniciando” no quadro "Alto Nível do Programa", um novo quadro de projeto de baixo nível será criado automaticamente na pasta de projetos e uma notificação automática será enviada para o gerente de projeto correspondente. 
• O quadro de projeto de baixo nível servirá para que a equipe do projeto gerencie seus diferentes pacotes de trabalho e acompanhe a execução de suas atividades nas áreas de gerenciamento da programação, de custos e de carga de trabalho.
• A equipe de cada projeto também terá a capacidade de documentar seus riscos no "Registro de Riscos do Programa" e utilizá-los para monitorar, analisar e responder a cada risco.
• A equipe do projeto terá um "Painel de Projeto" dedicado que consolidará todos os aspectos críticos que devem ser rastreados durante as fases de execução, monitoramento e controle do projeto. 

 

E assim, está tudo pronto para você começar a usar a monday.com como uma solução de informações para o gerenciamento de projetos. 

 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!