As equipes de suporte ao cliente geralmente trabalham em turnos semanais, portanto, a gestão da programação de turnos é um dos processos mais importantes a ser tratados dentro da equipe. No entanto, é essencial garantir que todos estejam cientes de quando se espera que trabalhem, para que seja possível gerenciar as alterações de forma transparente e eficiente. 📆

A flexibilidade da monday.com permite gerenciar este processo de várias maneiras. Confira apenas um exemplo de como vamos fazer isso!

 

Quadro de turnos semanais

Para tornar o planejamento de turnos mais fácil que nunca, experimente configurar um Quadro de turnos semanais similar a este abaixo!

 

 

 

Agora que temos todos os turnos planejados para o próximo mês, vamos conferir algumas outras ferramentas que você pode adicionar a este quadro para ajudar a tornar a colaboração da equipe e a administração dos turnos ainda mais fácil. 🙌

 

Sincronize seus turnos com seu calendário

Enquanto alguns membros da equipe trabalham em tempo integral, outros podem ser funcionários de meio período. Ao se trabalhar por turno, fica mais difícil rastrear quando cada membro da equipe está trabalhando. Ao usar nossa integração de calendário para sincronizar sua coluna de data com seu próprio calendário, você pode garantir que nenhuma confusão ocorra. 

Para isso, basta clicar nas configurações da coluna de data e começar a sincronização!

 

Comunique-se com sua equipe 

Com a ajuda da seção atualizações, os membros da equipe podem facilmente se comunicar uns com os outros para trocar turnos e compartilhar notas com seus gerentes. Eles podem mencionar @ uns dos outros e ver quem visualizou a atualização, controlando assim a carga de trabalho e garantindo que todos estejam alinhados!

 

Defina lembretes para ser notificado sobre um turno

Todos nós sabemos que manter turnos com diferentes horários todos os dias pode ser desafiador para a memória. Com isso em mente, você pode definir lembretes de alerta para que qualquer membro do grupo possa ser lembrado dos seus turnos! Para configurar, basta clicar no menu da coluna de data, selecionar "Configurações" e, em seguida, "Adicionar/editar lembretes de data":

 

Ao clicar nessa opção, você será redirecionado à nossa central de automações, onde poderá definir um lembrete de data de acordo com suas preferências. No exemplo abaixo, todos os inscritos no elemento serão notificados sobre os turnos um dia antes da data, às 19h, para que possam ser lembrados do turno na noite anterior:

 

Adicione um log de controle de tempo aos horários dos membros da equipe

Com compromissos que nos atrasam, um projeto importante que nos obriga a fazer horas extras ou qualquer outra circunstância inédita, sabemos que o tempo real de trabalho em um turno nem sempre é igual ao total de horas atribuídas a ele.

Para rastrear as horas reais que um membro da equipe trabalhou em um turno, você pode criar um log de controle de tempo no seu quadro!

 

Para criá-lo, adicione subelementos, uma coluna de controle de tempo e duas colunas de hora. Por fim, você pode incluir uma coluna de fórmula para calcular automaticamente as horas trabalhadas entre o horário real de início e o horário real de fim inseridos por você ou pelo colega de equipe no quadro. Aqui está a fórmula que você pode usar para fazer esse cálculo:  

 

 

  

Agora que você já configurou seu quadro de turnos semanais, está pronto para gerenciar o cronograma das suas equipes de forma eficaz e transparente! 🥳

 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!