Como podemos ajudar?

Trabalhando remotamente com a monday.com

Hoje em dia, cada vez mais equipes estão trabalhando remotamente. Quando passamos ao trabalho remoto, há muitas coisas a se considerar: o gerenciamento da agenda da equipe, a comunicação entre diferentes plataformas e como manter a cultura da empresa. Com tantas coisas para pensar, deixe a monday.com fazer parte do trabalho para você!

 

Gerencie a agenda da sua equipe

A primeira coisa que você precisa saber é quem está trabalhando e quando. Com equipes remotas, seus colaboradores podem estar espalhados por diversos fusos horários. Considere criar um quadro para agendar seus turnos semanais.

No exemplo abaixo, cada elemento é um dia. Cada coluna é uma Coluna de pessoa. Ao rotular cada Coluna de pessoa com um turno e as horas associadas, os membros da sua equipe podem rapidamente ter uma ideia de quando devem trabalhar e de quem estará trabalhando ao mesmo tempo:

week.png

Você também pode verificar quantas pessoas precisa alocar e a disponibilidade delas usando esse quadro: 

week2_1.png

Nesse exemplo, a coluna "Equipe mínima necessária" é uma Coluna de número. A coluna "Total de funcionários" é uma Coluna de fórmula que conta os funcionários em todos os segmentos da agenda usando essa fórmula:

{8-5 EST//9-6 CST//5-4 PST#Count}+{9-6 EST//8-5 CST//6-3 PST#Count}+{10-7 EST//9-6 CST//7-4 PST#Count}+{11-8 EST//10-7 CST//8-5 PST#Count}+{PTO/OOO#Count}

 E a coluna "Ausente" é uma Coluna de fórmula que conta o número de funcionários da coluna "Férias/Ausente" usando a seguinte fórmula:

{PTO/OOO#Count}

 

Você pode adicionar uma terceira Coluna de fórmula que conta os funcionários agendados ("Total de funcionários" menos "Férias/Ausente") e compara esse número com o número mínimo de funcionários necessários para que a sua equipe continue operacional. Isso permitirá que você tenha rapidamente uma ideia de quantas pessoas precisa alocar.

Nesse exemplo, a Coluna de fórmula mostra "CRÍTICO" quando o número de pessoas agendadas não é suficiente para atender às necessidades do negócio. A fórmula irá mostrar "Verificar alocação" quando o número de pessoas agendadas estiver dentro de 10% do valor crítico:

week3.png

A fórmula usada na coluna "Alocação?" é:

IF(IF(AND(MINUS({Total Employees},{Out})<ADD({Minimum Staff Needed},(DIVIDE(MULTIPLY({Minimum Staff Needed},10),100))),MINUS({Total Employees},{Out})>{Minimum Staff Needed}),"true","false")="true","Check Staffing",IF((MINUS({Total Employees},{Out}))<{Minimum Staff Needed},"CRITICAL","normal"))

Com a Coluna de fórmula no seu quadro, gerenciar a agenda da sua equipe vai ser super fácil! 🎉 

 

 

Comunicar

A habilidade que mais precisa ser praticada quando se trabalha remotamente é a comunicação. É fundamental que você tenha as ferramentas necessárias para se comunicar de forma clara e fácil. É por isso que criamos a Seção Atualizações.

  • Seção Atualizações

Converse sobre seus projetos, reuniões, ideias e conhecimento interno usando a seção Atualizações. Ou, apenas para contar aos membros da sua equipe que você está contente de trabalhar com eles!

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Você e sua equipe fazem um trabalho incrível. "Curta" uma atualização para mostrar sua aprovação ou use emojis nas suas respostas:

Updates.gif

Para mais informações sobre como se comunicar de forma eficiente na monday.com, consulte este guia. 

 

  • Integração com o Slack

Sua equipe precisa se comunicar em diversas plataformas? Confira a nossa integração com o Slack. Graças à integração com o Slack, você pode transformar suas atualizações em mensagens.

Para esse exemplo, vamos analisar o quadro Turnos semanais. Digamos que, sempre que uma atualização for publicada solicitando uma alteração de turno ou férias/ausência, você recebe uma atualização no seu canal do Slack, #agendamento. Podemos usar esse modelo: "Quando qualquer atualização for publicada, envie-a para o canal"

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Dessa forma, independentemente da plataforma que você estiver usando, quando alguém da sua equipe solicita férias/ausência:

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Você será a primeira pessoa a saber:

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Dê prioridade às metas

Quando uma equipe tem a mesma visão em mente, ela pode realizar quase qualquer coisa! Assim, quando a agenda da sua equipe estiver pronta, o próximo passo é certificar-se de que todos estejam igualmente cientes dos objetivos da empresa. Quais são os seus KPIs e expectativas? Mantenha sua equipe informada com os Painéis

Os painéis são a melhor maneira de manter sua equipe motivada e concentrada nas suas metas. Com muitos widgets diferentes disponíveis, você pode personalizar seu painel exatamente da maneira que quiser! Aqui estão alguns exemplos de widgets que você pode usar: 

  • Widget de bateriapara rastrear o progresso geral de sua equipe e seus projetos
  • Widget de contagem regressivasaber quanto tempo falta para sua meta ou evento é uma boa motivação para concluí-la mais rápido e ter um senso de urgência. 
  • Widget de carga de trabalhotenha uma visão geral de quem está acima da capacidade e atribua as próximas tarefas de acordo. 
  • Widget de playlist - sem música, a vida seria um erro. Curta as suas músicas favoritas diretamente no seu painel 🎶

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Gerencie suas reuniões

Parte da diversão de trabalhar remotamente é se conectar com a sua equipe. As reuniões podem ser um momento para que todos fiquem alinhados ou uma oportunidade para descontrair com os seus colegas.

  • Integração com o Zoom

Caso você ainda não saiba, a monday.com agora pode ser integrada ao Zoom! Depois de configurar a integração, todas as reuniões que você iniciar serão publicadas no grupo designado no seu quadro. Quando a sua reunião começar, um elemento será criado para a nova reunião e uma atualização será publicada com o texto "Reunião iniciada":

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Certifique-se de que todos participem das suas reuniões configurando a automação "Quando qualquer atualização for publicada e contiver palavras-chave, notifique alguém":

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Se você inscrever sua equipe no quadro e optar por notificar as pessoas inscritas nele, elas receberão a notificação personalizada por você quando a reunião começar. A notificação ficaria assim:

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Quando as pessoas clicarem na notificação, serão redirecionadas para o quadro correspondente, onde poderão clicar na ID da reunião do Zoom para entrar nela:

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E a pessoa que fizer anotações da reunião pode usar a seção de atualizações para registrar todas as suas observações:

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Para instruções sobre como configurar a integração com o Zoom, consulte este recurso.

 

  • Integração de Calendário

Se preferir, você pode agendar reuniões com antecedência e usar a nossa Integração de Calendário para sincronizar os eventos com o seu calendário:

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Independentemente de como você gerencia suas reuniões, a monday.com pode ajudar!

 

Crie uma base de conhecimento

Como você pretende compartilhar todo o conhecimento adquirido nessas reuniões? Com os quadros, é claro! E que melhor maneira de controlar os seus quadros do que criar um índice de quadro? Pense nisso como uma base de conhecimento interna.

Para o exemplo a seguir, incluímos processos como um grupo e quadros como outro grupo. Usamos a Coluna de link para inserir hiperlinks de texto nos quadros correspondentes. A Coluna de log de criação documenta quando o elemento foi criado. Por fim, tente usar a Coluna última atualização para controlar o quão atualizadas as informações estão no quadro.

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Compartilhe ideias e faça solicitações

Mesmo trabalhando remotamente, você pode causar impacto em toda a empresa compartilhando suas ideias! Considere criar um quadro ao qual a sua equipe pode adicionar sugestões de como melhorar e inovar.

Você pode adicionar Colunas de status para categorizar quais áreas da empresa podem ser afetadas pela alteração, assim como o status de cada sugestão.

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Mantenha a cultura

Você não precisa sacrificar a cultura da empresa ao trabalhar remotamente. É possível criar oportunidades de engajamento na sua conta da monday.com. Crie um quadro onde as pessoas da equipe podem compartilhar fotos de onde trabalham, playlists e suas dicas de como trabalhar bem em casa!

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Ou crie um quadro onde a equipe pode compartilhar recursos online:

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Peça para um dos colegas dar uma aula virtual de ginástica. Tenha recursos para garantir que as suas crianças fiquem entretidas! Publique fotos dos seus animais de estimação ou da sua última aventura na cozinha. Converse sobre os planos para depois do trabalho. As possibilidades são infinitas. Dê uma olhada no post do blog da nossa equipe para ter mais ideias de como manter a cultura da empresa mesmo trabalhando em casa. 😄

 

Se quiser explorar outras questões sobre trabalho em casa, confira o nosso blog sobre Trabalho Remoto. E fique à vontade para enviar suas perguntas ao e-mail support@monday.com . Estamos aqui para te ajudar!