Como podemos ajudar?

monday.com para gestão de conhecimento

 

 

Se você gerencia uma base de conhecimento, provavelmente sabe que um dos maiores desafios é manter o conteúdo constantemente atualizado.  Na monday.com não é uma tarefa fácil! Com as coisas tão aceleradas e dinâmicas, novos recursos e mudanças são lançados todas as semanas! Felizmente, a monday.com usa a própria monday.com para gerenciar sua base de conhecimento. 

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O que é uma base de conhecimento?

Uma base de conhecimento é uma biblioteca online de informações. Quando usada externamente, uma base de conhecimento é o que os clientes podem acessar para aprender tudo e qualquer coisa que eles precisem saber sobre os produtos ou serviços de uma empresa.

Por outro lado, uma base de conhecimento interna é normalmente usada para ajudar os funcionários a acessar informações importantes para abordar questões de atendimento ao cliente, resolver problemas e obter insights para colaboração. 

 

Por que você precisa de uma?

Ter uma base de conhecimento hoje em dia é absolutamente essencial para qualquer negócio. Especialmente quando se trata de SaaS (Software as a Service), pois ela permite que os clientes encontrem uma solução para seus problemas sem ter que esperar ou se comunicar com alguém. 

Além disso, ela aumenta a produtividade dos funcionários. Chega de ficar buscando mensagens e e-mails antigos ou tentar desesperadamente encontrar um especialista antes que ele saia para o almoço. Uma base de conhecimento centraliza todo o conteúdo e o torna acessível e pesquisável para todos. 

Neste guia, explicaremos como usar a monday.com para gerenciar melhor sua base de conhecimento. 🌟

 

Quadro de biblioteca da base de conhecimento

A primeira etapa para gerenciar sua base de conhecimento de forma eficiente é criar um quadro de biblioteca da base de conhecimento. Este quadro é obrigatório para obter uma visão geral de todos os seus artigos. Sempre que uma mudança é feita na plataforma ou um novo recurso é lançado, você pode facilmente percorrer a lista e identificar quais artigos precisarão ser atualizados. 

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Aqui estão algumas dicas sobre como criamos nosso quadro de biblioteca para gerenciar a base de conhecimento da monday.com: 

 

  • Use os grupos como seções ou categorias

Em nosso quadro, cada grupo representa uma determinada seção ou categoria dentro da nossa Base de conhecimento: "o básico", "comunicar", "recursos avançados" etc. Descobrimos que essa estrutura é a melhor para organizar os artigos de forma clara. 

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Depois de ter sua estrutura, você pode começar a adicionar seus artigos. Cada elemento representa um artigo. 

 

  • Personalize seu quadro

Em seguida, você pode personalizar seu quadro e a forma como as informações sobre cada artigo da Base de conhecimento são exibidas usando diferentes colunas

Confira os tipos de coluna usados nesse quadro 
  • A coluna de status: para ver o status de cada artigo rapidamente. Se eles precisam ser atualizados, foram atribuídos para serem atualizados e se já foram atualizados. 
  • A coluna da última atualização: para acompanhar quem foi o último a atualizar a Base de conhecimento e quando essa atualização ocorreu.
  • A coluna de link: para vincular e acessar facilmente os artigos com um clique. Você pode adicionar os hiperlinks de todos os seus artigos aqui. 

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Dica: as colunas usadas aqui são apenas uma sugestão. Explore toda a nossa central de colunas para ver todas as opções disponíveis.

 

Encontre qualquer informação com o filtro do quadro

Chega de rolagem interminável para encontrar uma informação. Os filtros do quadro permitem que você restrinja coisas específicas no seu quadro e pesquise qualquer informação rapidamente.

Aqui, por exemplo, queremos ver todos os artigos que precisam ser atualizados tanto no conteúdo quanto nas capturas de tela: 

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Você também pode usar a barra de pesquisa para pesquisar facilmente qualquer artigo. Este recurso é obrigatório se o seu quadro de biblioteca da base de conhecimento for tão grande quanto o nosso!

 

Acompanhe o progresso com a visualização de gráfico

A visualização de gráfico é uma ótima maneira de acompanhar visualmente o progresso dos seus artigos. Aqui, adicionamos o gráfico de pizza para ver a porcentagem de artigos atualizados. Nada mais satisfatório do que deixar a pizza verde 😃

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Agora vamos passar para outro quadro essencial desse fluxo de trabalho: o backlog da base de conhecimento.

 

Quadro de backlog da base de conhecimento

O backlog da base de conhecimento é um quadro essencial para ajudar você a gerenciar sua carga de trabalho. É onde você atribuirá todos os artigos que precisam ser atualizados e criados and também pode ser usado para lidar com as solicitações de artigos que chegam da equipe ou de uma organização maior.  

 

Mostre-me como este quadro é estruturado
  • Os grupos são organizados para exibir uma lista de backlog de ideias de artigos, um grupo para solicitações/correções de artigos e solicitações que foram concluídas
  • Os elementos representam um artigo ou solicitação para a equipe trabalhar
  • The columns allow you to track and manage the needed data points for every request received. We used columns such as the People Column, the Rating Column , the Date Column , the Status Column and more!

 

Dica: com mais de 20 tipos de colunas diferentes, realmente não há limites para as formas pelas quais você pode personalizar seu quadro para atender às necessidades da sua equipe.

 

Automatize seu fluxo de trabalho!

Você trabalha em vários projetos com prazos diferentes e tenta criar produtos de alta qualidade ao mesmo tempo? Estamos no mesmo barco! Para tornar sua vida um pouco mais fácil, adicionamos as automações, que possibilita que você entregue tudo dentro do prazo e mantenha tudo organizado e em dia.

Essas são algumas das automações úteis que adicionamos ao nosso quadro: 

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Agora que falamos sobre como gerenciar e manter sua base de conhecimento externa, vamos nos aprofundar na base de conhecimento interna.

 

Gerencie sua base de conhecimento interna

Como a monday.com está crescendo e evoluindo muito rápido, nós nos encontramos com muitas informações e processos para lembrar e seguir. É aqui que a integração com o gmail entra em cena. Esse quadro nos ajuda a centralizar todas as informações, mantendo todos na mesma página e aumentando a produtividade. 

Mostre-me como este quadro é estruturado
  • Os grupos ajudam a organizar as informações em nossa base de conhecimento interna. Por exemplo, temos um grupo para tudo relacionado ao faturamento, para soluções de solução de problemas etc.
  • Os elementos representam o tópico do conteúdo em nossa base de conhecimento interna, seja uma pergunta frequente ou um cenário específico de instruções.
  • As colunas ajudam a exibir dados relevantes para cada parte do conteúdo. Usamos colunas como a coluna de pessoas, a coluna de status, a coluna de arquivos, e mais.

 

A seção de atualização é uma parte essencial deste quadro. É aqui que escrevemos todas as informações e orientações sobre um tópico específico. Esse é também o lugar onde nos comunicamos e fazemos perguntas. 

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Simples assim, está tudo pronto para começar a usar a monday.com para gerenciar sua base de conhecimento!

 

 

Se você tiver alguma dúvida, contate nossa equipe usando o nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!

 

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