Como podemos ajudar?

Visualização de carga de trabalho

Gerenciamento de recursos é o processo de planejar o uso de seus recursos e agendar a alocação deles. Recursos podem ser qualquer coisa de que sua empresa precisa para operar com eficiência — funcionários, equipamentos ou até mesmo os ativos da sua marca. Sejam quais forem seus recursos, a monday.com está aqui para ajudá-lo a manter seu negócio no rumo certo! 

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Nota:  este recurso está disponível apenas em nossos planos Pro e Empresa

 

O que é a visualização de carga de trabalho?

Add the Workload View to your board and get a clear overview of how your team's work is divided! You can see in one glance who is over capacity and assign upcoming tasks accordingly. If needed, you can always reassign or change due dates to make sure every stays on target with the amount of tasks they can complete within that timeframe. You can also use it to allocate resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, or delivery vehicles!

Esta visualização é essencial para aprimorar o fluxo de trabalho do seu quadro!

 

Antes de você começar

To measure the workload of your team members, you'll want to make sure your boards contains the following columns: 

  • Uma coluna de pessoas 
  • Uma coluna de data ou Timeline 
  • Optional - A Number or Formula Column to indicate effort required for each task; i.e. 1 hour, 6 hours

Alternatively, if you want to measure any other resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, cameras - you name it - you can use a Status Column!

Outra configuração importante a considerar é o fim de semana. Você pode contar os fins de semana como dias úteis ou excluí-los dos dias úteis. Você pode personalizar essa configuração na seção Administrador da sua conta. Consulte este artigo para saber mais. 

 

How to add it  

To add the Workload View, click on the arrow next to the button "Main Table" located on the top left of your board. Click on more views and select "Workload" as below: 

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Em seguida, você encontrará várias configurações diferentes que permitem personalizar sua visualização de carga de trabalho da maneira como desejar.

 

Configurando a visualização

Etapa 1 - Crie seu quadro

Let's say we are managing our Customer Success Team. In our board, we have:

  • A People Column to assign each task to one or more team members
  • A Timeline or Date Column to define the time frame of the task (when does it start and when it should be completed by)
  • Optional - A Numbers Column that we are using as a time estimation for each task. 

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Etapa 2 - Escolha a coluna de tempo 

Since this view checks all items assigned to a person over a certain time period, your board must have either a Date or Timeline Column

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Step 3 - Choose the resource type

Now you need to choose which resource type you want to be represented on the workload. The resource type can be a People Column, Status Column, or group! This will determine according to what parameters we see the workload divided. In the example below, we've chosen the People Column, so we see our tasks divided among our team members (listed in the left panel of our widget). This is sort of like the y-axis in a chart, while the tasks represent the x-axis. 

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Etapa 4 - Mensure o esforço

Você pode exibir os dados de duas maneiras: contar elementos e esforço. 

  • Contar elemento

Se você escolher a opção Contar elementos, cada elemento atribuído a essa pessoa será contado como 1 e exibido no quadro. 

  • Esforço

Às vezes, algumas de nossas tarefas exigem mais esforço ou têm mais peso no projeto. Em nosso caso de uso, estamos usando a coluna de estimativa de tempo. Essa configuração funciona tanto com uma coluna de números quanto de fórmula. 

When more than one person is working on a task, we can choose to display how they "divide the effort" between them. We can toggle between "Split", which will divide the effort equally amongst partners, and "Sum", which will assign each of the partners the total number of hours that the project takes. In the example below, we chose "Split", because Kayla and Ariel are going to split the four hours allotted for this project evenly in two. On the view, we can see that they have each been assigned 2 hours for this project. If Kayla and Ariel were working together on the project, and they would both be spending 4 hours, we would select "Sum", and we would see all 4 hours reflected in Kayla's workload as well as in Ariel's workload. 

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  • Capacidade semanal

Então, você pode escolher uma capacidade semanal para toda a equipe. Ela será o limite de quantas horas você deseja que a equipe trabalhe nessas tarefas nessa semana. Em nosso exemplo, definimos a capacidade semanal para 4 horas por semana. 

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Alocar recursos

Let's take a look at a use case where we want to assess the allocation of our company's resources rather than the effort of our team members. The board below helps us coordinate all of our company's deliveries. Each item is a delivery that needs to be done, and is assigned a driver (using the People Column) and vehicle (using a Status Column). The date of the delivery is assigned, and the duration of the ride as well as the travel distance are indicated using a Numbers Column. 

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We want to make sure that none of our vehicles are surpassing their weekly limit of 1200 total kilometers of travel distance. We can set our Workload View to show us exactly that!

First, we select our "Vehicle" Status Column as our resource type, and then we can select "Add Effort"! We want to define our effort by our "Travel Distance" Numbers Column, and then enter "1200" in the "Weekly Capacity" field below. 

Now, our view is showing us all of our vehicles listed in the left panel, and to their right, we can see how many kilometers they are scheduled to travel each day of the week. We can see that our Ford is set to exceed its limit on the 13th, so we can go ahead and schedule a different vehicle for this delivery instead!

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Working Status 

In addition to helping us allocate our resources, the Workload View also helps us understand them. One of the ways it does this is by taking in to account the working status of our team members!

In the example below, Kayla is scheduled for a delivery on July 15th. Even though she has not exceeded her daily set capacity, the bubble has turned red for that day, indicating that there is a problem. When we hover over the bubble, we can see that Kayla has set her working status to OOO (Out of Office) from July 15th to July 15th. Now we know that we need to reassign this delivery to one of our other drivers!

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Note: A team member's working status will only be considered if he or she has set the status with specific dates that he or she will be busy or away, and the widget will only notify us if there is a scheduling conflict. It is important also to note that it will only be work if the team member's workload capacity is indicated. 

 

Entendendo as cores 

🔵 Bolha azul - a pessoa está abaixo da quantidade máxima de esforço. Você pode continuar atribuindo tarefas!

✔️Bolha azul com uma marca de seleção - você está na capacidade semanal adequada!

🔴 Bolha vermelha - a pessoa excedeu o limite de capacidade semanal que definido

You can view the team's workload by Days, Weeks, or Months.

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Entendendo os resultados

Vamos voltar ao exemplo do nosso quadro da equipe de sucesso do cliente. Na semana de 25 de novembro a 1º de dezembro, fui designada para duas tarefas, cada uma levando 1,5 hora (sou a Lea, a propósito 👋🏼😊)

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Para entender os resultados, precisamos considerar dois fatores:

  1. Quantas horas leva para concluir a tarefa
  2. How many days we have to complete it.  

Vamos voltar ao nosso quadro: 

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Neste exemplo, a gravação de um vídeo leva 4 horas de trabalho e precisa ser concluída em 8 dias úteis, excluindo os fins de semana. Isso significa que, todos os dias, precisaremos dedicar 0,5 hora de trabalho a essa tarefa. Isso é apenas uma equação matemática simples: 

 

Fórmula: número de horas para concluir a tarefa / número de dias úteis

 

A tarefa começou em 27 de novembro, e a semana terminou em 29 de novembro. Isso conta como 3 dias úteis. Portanto, nessa semana, levamos 3 * 0,5 = 1,5 hora para gravar um vídeo. 

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Acesse dados detalhados para obter informações adicionais

Se você quiser verificar as tarefas da equipe em detalhes, clique em qualquer um dos círculos para visualizar as tarefas listadas nesse período.

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If you are using data from a Timeline Column, and have milestones set, you will see them in the breakdown of tasks under each circle! Milestones will appear in the shape of a diamond to help you identify them!

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Dúvidas? Informe-nos pelo e-mail support@monday.com . Será um prazer ajudar :)