Gerenciamento de recursos é o processo de planejar o uso de seus recursos e agendar a alocação deles. Recursos podem ser qualquer coisa de que sua empresa precisa para operar com eficiência — funcionários, equipamentos ou até mesmo os ativos da sua marca. Sejam quais forem seus recursos, a monday.com está aqui para ajudá-lo a manter seu negócio no rumo certo!
O que é a visualização da carga de trabalho?
Adicione a visualização de carga de trabalho ao seu quadro e tenha um panorama claro de como o trabalho da sua equipe está dividido! É possível ver de uma só vez quem está acima da capacidade e atribuir tarefas futuras de acordo. Se necessário, você pode reatribuir ou alterar prazos de entrega a qualquer momento para garantir que todos permaneçam na meta em relação à quantidade de tarefas que podem concluir dentro dos prazos. Você também pode usá-la para alocar recursos como salas de reuniões, máquinas industriais, ferramentas manuais ou veículos de entrega!
Esta visualização é essencial para aprimorar o fluxo de trabalho do seu quadro!
Antes de começar
Para medir a carga de trabalho dos membros da sua equipe, certifique-se que seus quadros contenham as seguintes colunas:
- Uma coluna de pessoas
- Uma coluna de data ou Timeline
- Opcional - uma coluna de número ou fórmula, para indicar o esforço exigido para cada tarefa. Por exemplo, 1 hora, 6 horas
Alternativamente, se você quiser medir qualquer outro recurso, como salas de reuniões, máquinas industriais, ferramentas manuais, câmeras (entre muitas outras coisas), pode usar uma coluna de status!
Outra configuração importante a considerar é o fim de semana. Você pode contar os fins de semana como dias úteis ou excluí-los dos dias úteis. Você pode personalizar essa configuração na seção Administrador da sua conta. Consulte este artigo para saber mais.
Como adicionar
Para adicionar a visualização de carga de trabalho, clique no botão "adicionar visualização", localizado no canto superior esquerdo do seu quadro. Clique em "mais visualizações" e selecione "carga de trabalho", conforme abaixo:
Em seguida, você encontrará várias configurações diferentes que permitem personalizar sua visualização de carga de trabalho da maneira como desejar.
Configurando a visualização
Etapa 1 - Crie seu quadro
Digamos que estamos gerenciando nossa equipe de sucesso do cliente. Em nosso quadro, temos:
- Uma coluna de pessoas para atribuir cada tarefa a um ou mais membros da equipe
- Uma coluna de timeline ou de data para definir o intervalo de tempo para a tarefa (quando ela começa e quando deve ser concluída)
- Opcional - uma coluna de números, que estamos usando como estimativa de tempo para cada tarefa.
Etapa 2 - Escolha a coluna de tempo
Como essa visualização verifica todos os elementos atribuídos a uma pessoa por um período de tempo específico, o seu quadro deve ter uma coluna de data ou de timeline.
Etapa 3 - Escolha o tipo de recurso
Agora, você precisa escolher qual tipo de recurso quer que seja representado na carga de trabalho. O tipo de recurso pode ser uma coluna de pessoas, coluna de status ou grupo! Isso será determinado de acordo com quais parâmetros vemos a carga de trabalho dividida. No exemplo abaixo, escolhemos a coluna de pessoas, então vemos nossas tarefas divididas entre os membros da equipe (listados no painel à esquerda do nosso widget). É meio que o eixo Y em um gráfico, enquanto as tarefas representam o eixo X.
Etapa 4 - Mensure o esforço
Você pode exibir os dados de duas maneiras: contar elementos e esforço.
- Contar elemento
Se você escolher a opção Contar elementos, cada elemento atribuído a essa pessoa será contado como 1 e exibido no quadro.
- Esforço
Às vezes, algumas de nossas tarefas exigem mais esforço ou têm mais peso no projeto. Em nosso caso de uso, estamos usando a coluna de estimativa de tempo. Essa configuração funciona tanto com uma coluna de números quanto de fórmula.
Quando mais de uma pessoa está trabalhando em uma tarefa, podemos escolher exibir como eles "dividem o esforço" entre eles. Podemos alternar entre "dividir", que dividirá o esforço igualmente entre os parceiros, e "somar", que atribuirá a cada parceiro o número total de horas que o projeto necessita. No exemplo abaixo, escolhemos "dividir" pois Kayla e Ariel vão dividir as 4 horas alocadas para este projeto de forma igual. Na visualização, podemos ver que foram atribuídas 2 horas para cada um. Se Kayla e Ariel estivessem trabalhando juntos no projeto e ambos usassem 4 horas, selecionaríamos "somar". Veríamos todas as 4 horas refletidas na carga de trabalho de Kayla e Ariel.
- Capacidade semanal
Então, você pode escolher uma capacidade semanal para toda a equipe. Ela será o limite de quantas horas você deseja que a equipe trabalhe nessas tarefas nessa semana. Em nosso exemplo, definimos a capacidade semanal para 4 horas por semana.
Isso significa que, se estiver visualizando o calendário por semanas, as cores dos círculos refletirão a capacidade definida por você. Entretanto, se alterar o calendário para visualizar por dias, a capacidade será dividida igualmente pelos 5 dias úteis da semana. Em outras palavras, a capacidade semanal de 5 será dividida em 5, e aparecerá como 1 hora por dia da semana.
De maneira semelhante, se você visualizar a carga de trabalho por meses, a sua capacidade semanal de 5 será multiplicada pelas 4 semanas do mês, exibindo uma capacidade mensal de 20. Isso pode ou não refletir suas intenções ao definir a capacidade semanal, portanto, é importante ter isso em mente.
Alocando recursos
Vamos dar uma olhada em um caso de uso em que queremos avaliar a alocação de recursos da nossa empresa em vez do esforço dos membros da equipe. O quadro abaixo nos ajuda a coordenar todas as entregas da nossa empresa. Cada elemento é uma entrega que precisa ser feita, e está atribuída a um motorista (usando a coluna de pessoas) e veículo (usando a coluna de status). A data da entrega é atribuída e a duração do trajeto, assim com a distância, são indicadas com a coluna de números.
Queremos nos certificar que nenhum dos nossos veículos estejam ultrapassando o limite semanal total de 1.200 quilômetros de distância percorrida. Podemos definir nossa visualização de carga de trabalho para exibir exatamente isso!
Primeiro, selecionamos nossa coluna de status "veículo" como nosso tipo de recurso. Então, selecionamos "adicionar esforço"! Queremos definir nosso esforço na coluna de números "distância de percurso", assim, inserimos "1.200" no campo "capacidade semanal", abaixo.
Agora, a nossa visualização está exibindo todos os nossos veículos listados no painel esquerdo e, à sua direita, podemos ver quantos quilômetros estão agendados para percorrer em cada dia da semana. É possível ver que nosso Ford vai exceder o limite no dia 13, então podemos prosseguir e agendar um veículo diferente para essa entrega!
Entendendo as cores
🔵 Bolha azul - a pessoa está abaixo da quantidade máxima de esforço. Você pode continuar atribuindo tarefas!
✔️Bolha azul com uma marca de seleção - você está na capacidade semanal adequada!
🔴 Bolha vermelha - a pessoa excedeu o limite de capacidade semanal que definido
Você pode visualizar a carga de trabalho da equipe por dias, semanas ou meses.
Entendendo os resultados
Vamos voltar ao exemplo do nosso quadro da equipe de sucesso do cliente. Na semana de 25 de novembro a 1º de dezembro, fui designada para duas tarefas, cada uma levando 1,5 hora (sou a Lea, a propósito 👋🏼😊)
Para entender os resultados, precisamos considerar dois fatores:
- Quantas horas leva para concluir a tarefa
- Quantos dias temos para concluí-la.
Vamos voltar ao nosso quadro:
Neste exemplo, a gravação de um vídeo leva 4 horas de trabalho e precisa ser concluída em 8 dias úteis, excluindo os fins de semana. Isso significa que, todos os dias, precisaremos dedicar 0,5 hora de trabalho a essa tarefa. Isso é apenas uma equação matemática simples:
A tarefa começou em 27 de novembro, e a semana terminou em 29 de novembro. Isso conta como 3 dias úteis. Portanto, nessa semana, levamos 3 * 0,5 = 1,5 hora para gravar um vídeo.
Acesse dados detalhados para mais informações
Se você quiser verificar as tarefas da equipe em detalhes, clique em qualquer um dos círculos para visualizar as tarefas listadas nesse período.
Se você estiver usando dados de uma coluna de timeline e tiver marcos definidos, você os verá nos detalhes das tarefas, embaixo de cada círculo. Os marcos aparecerão no formato de um diamante, para ajudar você a identificá-los!
Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com a nossa equipe através do nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas do dia para ajudar!
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