Gerenciamento de recursos é o processo de planejar o uso de seus recursos e agendar a alocação deles. Recursos podem ser qualquer coisa de que sua empresa precisa para operar com eficiência — funcionários, equipamentos ou até mesmo os ativos da sua marca. Sejam quais forem seus recursos, a monday.com está aqui para ajudá-lo a manter seu negócio no rumo certo!
Antes de começar
Para medir a carga de trabalho dos membros da sua equipe, certifique-se que seus quadros contenham as seguintes colunas:
- Uma coluna de pessoas
- Uma coluna de data ou de linha do tempo
- Opcional - uma coluna de número ou fórmula, para indicar o esforço exigido para cada tarefa. Por exemplo, 1 hora, 6 horas
Alternativamente, se você quiser medir qualquer outro recurso, como salas de reuniões, máquinas industriais, ferramentas manuais, câmeras (entre muitas outras coisas), pode usar a coluna de Status ou Suspensa.
Outra configuração importante a considerar é o fim de semana. Você pode contar os fins de semana como dias úteis ou excluí-los dos dias úteis. Você pode personalizar essa configuração na seção Administrador da sua conta. Consulte este artigo para saber mais.
Como adicionar a visualização ao seu quadro
Para adicionar a visualização de volume de trabalho ao seu quadro, clique na opção na parte superior do quadro (você verá a opção "Adicionar visualização" ao passar o mouse sobre ele). Selecione "Mais visualizações" e escolha "Volume de trabalho" na central de visualizações:
Para adicionar uma visualização de quadro, clique em "Adicionar visualização", localizado no canto superior direito da tela. Selecione "Visualizações de quadro" e escolha "Volume de trabalho" na central de visualizações:
Como adicionar um widget ao seu painel
Para adicionar o widget de visualização de volume de trabalho à sua visualização de painel ou de quadro, clique em "+ Adicionar widget" e selecione "Volume de trabalho":
Configurando a visualização
Etapa 1 - Crie seu quadro
Digamos que estamos gerenciando nossa equipe de sucesso do cliente. Em nosso quadro, temos:
- Uma coluna de pessoas para atribuir cada tarefa a um ou mais membros da equipe
- Uma coluna de timeline ou de data para definir o intervalo de tempo para a tarefa
- Opcional - uma coluna de números, que estamos usando como estimativa de tempo para cada tarefa.
Etapa 2 - Escolha a coluna de tempo
Como essa visualização verifica todos os elementos atribuídos a uma pessoa por um período de tempo específico, o seu quadro deve ter uma coluna de data ou de timeline.
Etapa 3 - Escolha o tipo de recurso
Agora você precisa escolher qual tipo de recurso quer que seja representado no volume de trabalho. O tipo de recurso pode ser qualquer coluna no seu quadro, ou um grupo ou quadro. Isso será determinado de acordo com quais parâmetros vemos o volume de trabalho dividido.
Etapa 4 - Mensure o esforço
Você pode exibir os dados de duas maneiras: contar elementos e esforço.
- Contar elemento
Se você escolher a opção Contar elementos, cada elemento atribuído a essa pessoa será contado como 1 e exibido no quadro.
- Esforço
Às vezes, algumas de nossas tarefas exigem mais esforço ou têm mais peso no projeto. Nesse caso, estamos usando a coluna de Estimativa de tempo. Esta configuração funciona tanto com a coluna de Números quanto com a de Fórmula. Podemos alternar para definir se nosso esforço será definido pelo número de elementos ("Contar elementos") ou pelo esforço necessário para concluir a tarefa.
Quando mais de uma pessoa está trabalhando em uma tarefa, podemos escolher exibir como eles "dividem o esforço" entre eles. Podemos alternar entre "dividir", que dividirá o esforço igualmente entre os parceiros, e "somar", que atribuirá a cada parceiro o número total de horas que o projeto necessita.
- Apresente o volume de trabalho como número ou porcentagem
Você tem a opção de apresentar suas bolhas em formato de tarefas numeradas ou calculando a porcentagem de cada bolha em relação ao seu volume de trabalho total.
- Capacidade semanal
Então, podemos então escolher uma capacidade semanal para toda a equipe. Ela será o limite de quantas horas você deseja que a equipe trabalhe nessas tarefas durante a semana. Em nosso exemplo, definimos a capacidade semanal para 20 horas por semana.
Você pode personalizar a capacidade semanal de cada membro da equipe, alterar a capacidade para a equipe como um todo, ou até mesmo marcar a caixa para aplicar uma capacidade máxima padrão para cada membro da equipe igualmente.
- Colorir por
Escolha como colorir as barras de elementos do seu volume de trabalho para qualquer uma das suas colunas, grupos ou quadros. Vá para "Colorir por" no menu de configurações para colorir os elementos de acordo com a categoria de sua escolha, para que você tenha informações apenas olhando os elementos. As cores exibidas são aquelas que você já escolheu para a visualização do seu quadro principal. Por exemplo, se você escolher "Status", seus elementos serão coloridos pelas cores que representam cada etiqueta na Coluna de status do seu quadro.
Alocando recursos
Com a o recurso de carga de trabalho, você pode alocar não só pessoas mas também qualquer recurso. No exemplo abaixo, queremos nos certificar que nenhum dos nossos veículos estejam ultrapassando o limite semanal total de 1.200 quilômetros de distância percorrida. Podemos definir nossa visualização de carga de trabalho para exibir exatamente isso!
Primeiro, selecionamos nossa coluna de status "veículo" como nosso tipo de recurso. Então, selecionamos "adicionar esforço"! Queremos definir nosso esforço na coluna de números "distância de percurso", assim, inserimos "1.200" no campo "capacidade semanal", abaixo.
Agora, a nossa visualização está exibindo todos os nossos veículos listados no painel esquerdo e, à sua direita, podemos ver quantos quilômetros estão agendados para percorrer em cada dia da semana. É possível ver que nosso Ford vai exceder o limite no dia 13, então podemos prosseguir e agendar um veículo diferente para essa entrega!
Entendendo as cores
- Bolha azul: a pessoa atingiu a capacidade
- Bolha azul claro com uma bolha mais escura no centro: a pessoa está abaixo da quantidade máxima de esforço. O tamanho do círculo interno reflete o quanto a pessoa está próxima de atingir a capacidade
- Bolha vermelha: a pessoa excedeu o limite de capacidade semanal que foi definido
Entendendo os resultados
Vamos voltar ao exemplo do nosso quadro da equipe de Sucesso do Cliente. Aqui Ariel recebeu a atribuição de duas tarefas, que levaram 1 e 2 horas respectivamente.
Para entender os resultados, precisamos considerar dois fatores:
- Quantas horas leva para concluir a tarefa
- Quantos dias temos para concluí-la.
Vamos voltar ao nosso quadro:
Neste exemplo, a gravação de um vídeo leva 4 horas de trabalho e precisa ser concluída em 8 dias úteis, excluindo os fins de semana. Isso significa que, todos os dias, precisaremos dedicar 0,5 hora de trabalho a essa tarefa. Isso é apenas uma equação matemática simples:
Acesse dados detalhados para mais informações
Se você quiser verificar as tarefas da equipe em detalhes, clique em qualquer um dos círculos para visualizar as tarefas listadas nesse período.
Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!
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