Como podemos ajudar?

A visualização e o widget de volume de trabalho

 

 

Gerenciamento de recursos é o processo de planejar o uso de seus recursos e agendar a alocação deles. Recursos podem ser qualquer coisa de que sua empresa precisa para operar com eficiência — funcionários, equipamentos ou até mesmo os ativos da sua marca. Sejam quais forem seus recursos, a monday.com está aqui para ajudá-lo a manter seu negócio no rumo certo! 

 

Nota:  este recurso está disponível apenas em nossos planos Pro e Empresa

 

Antes de começar

Para medir o volume de trabalho dos membros da sua equipe, você deve certificar-se de que seus quadros contenham os seguintes recursos: 

  • Uma coluna de pessoas 
  • Uma coluna de data ou de linha do tempo 
  • Opcional - uma coluna de número ou Coluna de fórmula para indicar o esforço necessário para cada tarefa; ou seja, 1 hora, 6 horas
  • Um Cronograma de trabalho - Através desta configuração você pode determinar os dias úteis, horas e folgas no cronograma de trabalho de um usuário. Você pode personalizar essa configuração na seção de admin da sua conta.
Dica: Leia mais sobre como o cronograma de trabalho interage com a Capacidade no widget Volume de trabalho, e também com o gerenciamento de disponibilidade nas seções abaixo deste artigo. Alternativamente, você pode aprender mais sobre o cronograma de trabalho nas configurações do admin

 

Como adicionar o widget Volume de trabalho

Você pode adicionar o widget Volume de trabalho ao quadro e ao painel, tornando-o facilmente acessível a qualquer momento.

  • Adicionando ao seu quadro

Clique na opção na parte superior do seu quadro (a frase "Adicionar visualização" vai aparecer quando você passar o mouse sobre ela). Selecione "Mais visualizações" e pesquise "Volume de trabalho" na Central de visualizações:

 

Volume de trabalho

  • Adicionando ao seu painel

Para adicionar o widget de Volume de trabalho ao seu Painel, clique em "+ Adicionar widget" e selecione "Volume de trabalho":

 

Grupo

 

Dica: adicionar o widget de Volume de trabalho a uma visualização de quadro vai puxar dados daquele quadro específico, mas ao adicionar o widget a um painel você pode selecionar vários quadros aos quais o widget vai se conectar. Isso permite a você ver informações de vários quadros, tudo em um único lugar 🙌

 

 Configurações básicas

  • Escolha a coluna de tempo 

Como essa visualização verifica todos os elementos atribuídos a uma pessoa por um período de tempo específico, o seu quadro deve ter uma coluna de data ou de timeline

Grupo

 

  • Escolha o tipo de recurso

Agora você precisa escolher qual tipo de recurso deseja representar no volume de trabalho. O tipo de recurso pode ser qualquer grupo, coluna ou quadro no seu quadro. Isso determinará como vemos o volume de trabalho dividido.

Volume de trabalho

 

Dica: Para ver o cronograma de trabalho do usuário, certifique-se de que a configuração do seu recurso esteja definida para a "Coluna de pessoas".  

 

  • Colorir por 

Escolha como colorir as barras de elementos do seu volume de trabalho para qualquer uma das suas colunas, grupos ou quadros. Vá para "Colorir por" no menu de configurações para colorir os elementos de acordo com a categoria de sua escolha, para que você tenha informações apenas olhando os elementos. As cores exibidas são aquelas que você já escolheu para a visualização do seu quadro principal. Por exemplo, se você escolher "Status", seus elementos serão coloridos pelas cores que representam cada etiqueta na Coluna de status do seu quadro. 

Workload Colour Setting.gif

 

Medir o esforço e a capacidade

Esforço e Capacidade são as configurações através das quais seus dados são classificados e exibidos. Nessa aba, encontrada nas configurações do widget Volume de trabalho, você pode personalizar a maneira como extrai dados. 

  • Medir o esforço

Você pode optar por medir o esforço exercido por cada usuário através de "Contar elemento" ou através de "Esforço". Se você escolher "Contar elemento", cada elemento atribuído a essa pessoa será contado como 1 e exibido no quadro. 

Às vezes, porém, algumas de nossas tarefas exigem mais esforço ou têm mais peso para o projeto. Neste caso, vamos usar o "Esforço" determinado pela Coluna de Estimativa de Tempo, Coluna de Número ou Coluna de Fórmula. 

 

Volume de trabalho

 

Quando mais de uma pessoa está trabalhando em uma tarefa, podemos escolher exibir como eles "dividem o esforço" entre eles. Podemos alternar entre "dividir", que dividirá o esforço igualmente entre os parceiros, e "somar", que atribuirá a cada parceiro o número total de horas que o projeto necessita.

 

Veja um exemplo
No exemplo abaixo, escolhemos "dividir" pois Lindy e Lea vão dividir as dez horas alocadas para este projeto de forma igual. Na visualização, podemos ver que foram atribuídas cinco horas para cada uma. Se Lindy e Lea estivessem trabalhando juntas no projeto e ambas usassem dez horas, selecionaríamos "somar". Veríamos todas as dez horas refletidas no volume de trabalho de Lindy e Lea.

 

WM- Split Effort on Workload Widget.gif

 

  • Definir capacidade como Cronograma de Trabalho ou Personalizado

Feito isso, podemos escolher uma capacidade para o usuário. A capacidade será baseada em "Cronograma de trabalho" ou "Personalizado" no widget Volume de trabalho. Ambas as configurações levarão em consideração o cronograma de trabalho do usuário, mostrando dias úteis e dias de folga, porém o cálculo da jornada de trabalho será diferente.

"Cronograma de trabalho" é o padrão e calcula a capacidade automaticamente com base nas horas de trabalho do usuário. No entanto, se você quiser medir o esforço não em horas, mas em pontos da história, por exemplo, poderá definir a capacidade como "Personalizada", o que não levará em consideração as horas de trabalho do usuário. 

WorkLoad Schedule US Example.gif

 

Nota: A configuração de capacidade do cronograma de trabalho só funciona se o esforço e a capacidade forem medidos por "Esforço" e não por "Contagem de elementos". Enquanto o "Personalizado" pode utilizar a configuração "Contagem de elementos" para medir a capacidade.

 

Se você estiver visualizando seu calendário por semanas, as cores dos círculos refletirão a capacidade que você definiu. Porém, se você alterar o calendário para visualização por dias, a capacidade será dividida igualmente pelos 5 dias úteis da semana. Ou seja, a capacidade de 20 horas será dividida por 5, e aparecerá como 4 horas por dia da semana.

WorkLoad Schedule US Example Months.gif

Da mesma forma, se você visualizar seu widget por meses, sua capacidade de 5 será multiplicada por 4 semanas em um mês, mostrando uma capacidade mensal de 20. Isso pode ou não refletir suas intenções ao definir sua capacidade semanal, por isso é importante ter isso em mente.

 

  • Apresente o volume de trabalho como número ou porcentagem

Você tem a opção de apresentar suas bolhas em formato de tarefas numeradas ou calculando a porcentagem de cada bolha em relação ao seu volume de trabalho total. 

Volume de trabalho

Gerenciamento de disponibilidade de volume de trabalho

O widget Volume de Trabalho pode ser personalizado com base no cronograma de trabalho de cada usuário, por meio da equipe à qual o usuário está atribuído. Um cronograma de trabalho é atribuído a uma equipe pelo admin da conta e reflete o calendário preciso de cada usuário. Isso determinará com mais precisão a disponibilidade do membro no widget Volume de trabalho, pois refletirá os dias úteis, horas de trabalho e folgas.

Você só pode adicionar e ajustar cronogramas de trabalho se for admin da conta. Acesse a seção Administração clicando na sua foto de perfil no canto superior direito da página. Clique na aba "Geral" e selecione "Cronograma de trabalho". Você pode então nomear e ajustar diferentes cronogramas de trabalho com base nos usuários e em seus parâmetros de trabalho específicos. 

Add Work Schedule Ne.gif

 

Nota: Um cronograma de trabalho é atribuído a uma equipe e será definido para todos os usuários dessa equipe. Leia mais sobre como criar um cronograma de trabalho para a equipe.   

 

Entendendo as cores 

  • Bolha azul: a pessoa atingiu a capacidade
  • Bolha azul claro com uma bolha mais escura no centro: a pessoa está abaixo da quantidade máxima de esforço. O tamanho do círculo interno reflete o quanto a pessoa está próxima de atingir a capacidade
  • Bolha Vermelha - A pessoa ultrapassou o limite de capacidade. 
  • Listras vermelhas: A pessoa tem um feriado, dia fora do trabalho ou folga. Se um ponto de exclamação vermelho aparecer dentro das listras vermelhas, isso indica que uma tarefa foi agendada para um dia de folga dos membros
  • Listras cinzas: Indicam o fim de semana da pessoa e estão presentes em todo o cronograma

Workload Colour Meaning new.png

 

Entendendo os resultados

Vamos voltar ao exemplo do nosso quadro de Visão geral do projeto. Aqui Lindy recebeu a atribuição de duas tarefas, que levaram 1,5 e 2,5 horas respectivamente.  

 

Grupo

 

Para entender os resultados, precisamos considerar dois fatores:

  1. Quantas horas leva para concluir a tarefa.
  2. Quantos dias temos para concluí-la.
  3. A capacidade semanal da pessoa, para entender por que ele está abaixo/acima de sua capacidade.  

Vamos voltar ao nosso quadro: 

 

Grupo

 

Neste exemplo, a gravação de um vídeo leva 4 horas de trabalho e precisa ser concluída em 8 dias úteis, excluindo os fins de semana. Isso significa que, todos os dias, precisaremos dedicar 0,5 hora de trabalho a essa tarefa. Isso é apenas uma equação matemática simples: 

 

Fórmula: número de horas para concluir a tarefa / número de dias úteis

 

Acesse dados detalhados para mais informações

Se você quiser verificar as tarefas da equipe em detalhes, clique em qualquer um dos círculos para visualizar as tarefas listadas nesse período.

 

Volume de trabalho

 

Dica: usando o filtro rápido de pessoa no topo do widget de volume de trabalho, você pode selecionar várias pessoas, e o widget somente exibirá aquelas selecionadas. Isso facilita para ver equipes específicas ou os dados de volume de trabalho de determinados indivíduos

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!