Gerenciamento de recursos é o processo de planejar o uso de seus recursos e agendar a alocação deles. Recursos podem ser qualquer coisa de que sua empresa precisa para operar com eficiência — funcionários, equipamentos ou até mesmo os ativos da sua marca. Sejam quais forem seus recursos, a monday.com está aqui para ajudá-lo a manter seu negócio no rumo certo! 

 

 

Antes de começar

Para medir o volume de trabalho dos membros da sua equipe, você deve certificar-se de que seus quadros contenham os seguintes recursos: 

• Uma coluna de pessoas 
• Uma coluna de data ou de linha do tempo 
• Opcional - uma coluna de número ou Coluna de fórmula para indicar o esforço necessário para cada tarefa; ou seja, 1 hora, 6 horas
• Um Cronograma de trabalho - Através desta configuração você pode determinar os dias úteis, horas e folgas no cronograma de trabalho de um usuário. Você pode personalizar essa configuração na seção de admin da sua conta.

 

Como adicionar o widget Volume de trabalho

Você pode adicionar o widget Volume de trabalho ao quadro e ao painel, tornando-o facilmente acessível a qualquer momento.

• Adicionando ao seu quadro

Clique na opção na parte superior do seu quadro (a frase "Adicionar visualização" vai aparecer quando você passar o mouse sobre ela). Selecione "Mais visualizações" e pesquise "Volume de trabalho" na Central de visualizações:

 

• Adicionando ao seu painel

Para adicionar o widget de Volume de trabalho ao seu Painel, clique em "+ Adicionar widget" e selecione "Volume de trabalho":

 

 

 

 Configurações básicas

• Escolha a coluna de tempo 

Como essa visualização verifica todos os elementos atribuídos a uma pessoa por um período de tempo específico, o seu quadro deve ter uma coluna de data ou de timeline. 

 

• Escolha o tipo de recurso

Agora você precisa escolher qual tipo de recurso deseja representar no volume de trabalho. O tipo de recurso pode ser qualquer grupo, coluna ou quadro no seu quadro. Isso determinará como vemos o volume de trabalho dividido.

 

 

• Colorir por 

Escolha como colorir as barras de elementos do seu volume de trabalho para qualquer uma das suas colunas, grupos ou quadros. Vá para "Colorir por" no menu de configurações para colorir os elementos de acordo com a categoria de sua escolha, para que você tenha informações apenas olhando os elementos. As cores exibidas são aquelas que você já escolheu para a visualização do seu quadro principal. Por exemplo, se você escolher "Status", seus elementos serão coloridos pelas cores que representam cada etiqueta na Coluna de status do seu quadro. 

 

Medir o esforço e a capacidade

Esforço e Capacidade são as configurações através das quais seus dados são classificados e exibidos. Nessa aba, encontrada nas configurações do widget Volume de trabalho, você pode personalizar a maneira como extrai dados. 

• Medir o esforço

Você pode optar por medir o esforço exercido por cada usuário através de "Contar elemento" ou através de "Esforço". Se você escolher "Contar elemento", cada elemento atribuído a essa pessoa será contado como 1 e exibido no quadro. 

Às vezes, porém, algumas de nossas tarefas exigem mais esforço ou têm mais peso para o projeto. Neste caso, vamos usar o "Esforço" determinado pela Coluna de Estimativa de Tempo, Coluna de Número ou Coluna de Fórmula. 

 

 

Quando mais de uma pessoa está trabalhando em uma tarefa, podemos escolher exibir como eles "dividem o esforço" entre eles. Podemos alternar entre "dividir", que dividirá o esforço igualmente entre os parceiros, e "somar", que atribuirá a cada parceiro o número total de horas que o projeto necessita.

 

 

 

• Definir capacidade como Cronograma de Trabalho ou Personalizado

Feito isso, podemos escolher uma capacidade para o usuário. A capacidade será baseada em "Cronograma de trabalho" ou "Personalizado" no widget Volume de trabalho. Ambas as configurações levarão em consideração o cronograma de trabalho do usuário, mostrando dias úteis e dias de folga, porém o cálculo da jornada de trabalho será diferente.

"Cronograma de trabalho" é o padrão e calcula a capacidade automaticamente com base nas horas de trabalho do usuário. No entanto, se você quiser medir o esforço não em horas, mas em pontos da história, por exemplo, poderá definir a capacidade como "Personalizada", o que não levará em consideração as horas de trabalho do usuário. 

 

 

Se você estiver visualizando seu calendário por semanas, as cores dos círculos refletirão a capacidade que você definiu. Porém, se você alterar o calendário para visualização por dias, a capacidade será dividida igualmente pelos 5 dias úteis da semana. Ou seja, a capacidade de 20 horas será dividida por 5, e aparecerá como 4 horas por dia da semana.

Da mesma forma, se você visualizar seu widget por meses, sua capacidade de 5 será multiplicada por 4 semanas em um mês, mostrando uma capacidade mensal de 20. Isso pode ou não refletir suas intenções ao definir sua capacidade semanal, por isso é importante ter isso em mente.

 

• Apresente o volume de trabalho como número ou porcentagem

Você tem a opção de apresentar suas bolhas em formato de tarefas numeradas ou calculando a porcentagem de cada bolha em relação ao seu volume de trabalho total. 

Gerenciamento de disponibilidade de volume de trabalho

O widget Volume de Trabalho pode ser personalizado com base no cronograma de trabalho de cada usuário, por meio da equipe à qual o usuário está atribuído. Um cronograma de trabalho é atribuído a uma equipe pelo admin da conta e reflete o calendário preciso de cada usuário. Isso determinará com mais precisão a disponibilidade do membro no widget Volume de trabalho, pois refletirá os dias úteis, horas de trabalho e folgas.

Você só pode adicionar e ajustar cronogramas de trabalho se for admin da conta. Acesse a seção Administração clicando na sua foto de perfil no canto superior direito da página. Clique na aba "Geral" e selecione "Cronograma de trabalho". Você pode então nomear e ajustar diferentes cronogramas de trabalho com base nos usuários e em seus parâmetros de trabalho específicos. 

 

 

Entendendo as cores 

• Bolha azul: a pessoa atingiu a capacidade
• Bolha azul claro com uma bolha mais escura no centro: a pessoa está abaixo da quantidade máxima de esforço. O tamanho do círculo interno reflete o quanto a pessoa está próxima de atingir a capacidade
• Bolha Vermelha - A pessoa ultrapassou o limite de capacidade. 
• Listras vermelhas: A pessoa tem um feriado, dia fora do trabalho ou folga. Se um ponto de exclamação vermelho aparecer dentro das listras vermelhas, isso indica que uma tarefa foi agendada para um dia de folga dos membros
• Listras cinzas: Indicam o fim de semana da pessoa e estão presentes em todo o cronograma

 

Entendendo os resultados

Vamos voltar ao exemplo do nosso quadro de Visão geral do projeto. Aqui Lindy recebeu a atribuição de duas tarefas, que levaram 1,5 e 2,5 horas respectivamente.  

 

 

Para entender os resultados, precisamos considerar dois fatores:

1. Quantas horas leva para concluir a tarefa.
2. Quantos dias temos para concluí-la.
3. A capacidade semanal da pessoa, para entender por que ele está abaixo/acima de sua capacidade.  

Vamos voltar ao nosso quadro: 

 

 

Neste exemplo, a gravação de um vídeo leva 4 horas de trabalho e precisa ser concluída em 8 dias úteis, excluindo os fins de semana. Isso significa que, todos os dias, precisaremos dedicar 0,5 hora de trabalho a essa tarefa. Isso é apenas uma equação matemática simples: 

 

 

Acesse dados detalhados para mais informações

Se você quiser verificar as tarefas da equipe em detalhes, clique em qualquer um dos círculos para visualizar as tarefas listadas nesse período.

 

 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!