Em qualquer setor, empresa ou equipe, a comunicação é parte fundamental do sucesso. Por isso, oferecemos vários recursos na monday.com que ajudam a reduzir a repetição de mensagens em múltiplos canais, bem como evitar erros devido à comunicação manual e ainda economizar seu tempo — em última instância, permitindo que você trabalhe naquilo que realmente importa.

Neste guia, você verá como a monday.com pode ser usada como uma plataforma de comunicação central para canalizar uma colaboração e comunicação mais eficaz entre equipes e empresas. Vamos conferir em detalhes! 🙌

 

Criar equipes em sua conta

Criar equipes permite trazer ordem e organização para toda a sua conta. Isso ajuda a garantir clareza a respeito de quem está em cada equipe, bem como a função de cada membro. Recomendamos fortemente que você crie essas equipes durante a configuração inicial da conta para manter a simplicidade desde o começo!

 

Comunicar-se internamente com sua equipe

A monday.com tem como essência permitir uma comunicação clara e transparente. Usar as colunas nos próprios quadros pode promover uma comunicação eficaz através de ações simples: 

• Etiquetas de coluna de status

Utilize a coluna de status para atualizar o status de um projeto ou tarefa a fim de indicar sua situação a qualquer momento. Fazê-lo permite que as equipes se comuniquem com seus líderes sem a necessidade de reuniões ou e-mails de status. Além disso, ela ajuda a tornar todos os membros da equipe organizados e concentrados em suas tarefas!  

 

• Definição de prazos

Habilitar o modo prazo no seu quadro é ótimo para definir expectativas e garantir transparência para todos quando se espera que as tarefas sejam concluídas. Ele funciona conectando uma coluna de data ou cronograma a uma coluna de status no seu quadro para promover uma representação visual da data limite de cada elemento. Isso é especialmente ótimo para líderes de equipe e gerentes que supervisionam diferentes projetos e precisam administrar seus recursos!  

 

• Como comunicar responsabilidades usando a coluna de pessoas 

Atribuir pessoas a elementos através da coluna de pessoas é uma ótima forma de levar algo adiante e garantir que ele seja feito. Sabemos como são aquelas reuniões em que se gasta muito tempo discutindo ótimas ideias — porém, sem de fato estabelecer elementos de ação e atribuir tarefas às pessoas, as coisas simplesmente passam despercebido e não são concluídas. 

Com a ajuda da coluna de pessoas, equipes inteiras ou indivíduos podem ser atribuídos a fim de garantir sua propriedade e responsabilidade.

 

Comunicar aspectos específicos

A monday.com dispõe de ferramentas úteis para incentivar uma comunicação contextualizada a respeito de tarefas ou projetos, garantindo que nenhum detalhe se perca. Elas incluem:

• Seção de atualizações

A seção de atualizações é o lugar perfeito para se comunicar a respeito de um elemento específico do seu quadro. Ela permite adicionar notas, lembretes e listas de verificação, ou até mesmo verificar o andamento com um membro da equipe que esteja trabalhando em um elemento específico, enquanto mantém todas as comunicações centralizadas em um único lugar para você e sua equipe consultarem sempre que necessário. 

 

A seção de atualizações permite até mesmo anexar arquivos e documentos para garantir que eles estejam todos no local relevante. Chega de pesquisar entre centenas de e-mails para encontrar aquele arquivo que você enviou ao seu colega há alguns meses!

 

• Notas da coluna de status

As notas da coluna de status permitem adicionar uma camada extra de detalhes relevantes a qualquer status específico. Isso é ótimo se você quiser indicar algo específico, escrever uma nota importante ou até mesmo marcar a pessoa que deseja que revise ou aprove seu trabalho.  

  

Comunicação geral 

Ocasionalmente, você precisará se comunicar com seus colegas e membros da equipe a respeito de um assunto mais geral, e não sobre um projeto específico. A monday.com permite fazer isso de várias maneiras para garantir que você não precise mais acompanhar longas sequências de e-mail — e que tudo possa ser encontrado em uma única central para aprimorar a colaboração.

 

• Adicione um grupo “geral” no topo de cada quadro

Adoramos adicionar um grupo intitulado ”geral” no topo de todos os nossos quadros a fim de atuar como um local para manter nossas diretrizes, atualizações importantes, processos e tudo o mais que precise ser discutido internamente, mas que não se refira a um projeto específico.

Adicionando uma atualização a qualquer um dos elementos deste grupo, você e sua equipe poderão discutir ideias e conceitos mais gerais, mas ainda se beneficiar de tê-los situados de forma contextualizada nos quadros relevantes.

 

• Crie quadros inteiros para discussões e perguntas

Criar quadros específicos para discussões, documentos e perguntas é outra maneira de melhorar a comunicação na plataforma e incentivar a colaboração da equipe. Essa opção é ótima para a comunicação interdepartamental na qual cada grupo pode atuar como um departamento diferente, servindo como um fórum para perguntas, compartilhamento de informações e comunicação adicional entre departamentos.

 

• Use workdocs para brainstorming em equipe

O monday workdocs é um local central para que você e sua equipe colaborem, façam brainstorming, planejem e executem, o que o torna a central perfeita para se comunicar com sua equipe! Experimente usar o workdocs para criar planos de projetos, registrar notas de reuniões, formular ideias livremente com sua equipe e muito mais. 🙌

 

Notificar membros da equipe

A monday.com oferece vários tipos de notificações sempre que ações forem realizadas nos seus quadros, a fim de ajudar a manter todos atualizados e garantir que nada se perca. Confira algumas notificações que você pode usar para reduzir seu trabalho manual de notificar os membros da equipe:

 

• Notificações de campainha

As notificações de campainha notificam cada usuário sempre que ações relevantes a eles forem tomadas. Estas incluem: quando você for atribuído a um elemento, mencionado em uma atualização ou respondido em uma atualização, mencionado como parte de uma equipe, inscrito a elementos, entre outras.

 

• Notificações por e-mail

As notificações por e-mail também são exibidas por padrão e notificam os usuários sobre as mesmas ações que as notificações de campainha em suas caixas de entrada pessoais (e não na monday.com).

 

• Notificações automáticas

Usando automações, você pode automatizar, expandir e personalizar as notificações de campainha e e-mail que você e seus colegas recebem! Oferecemos muitos modelos prontos de automação de notificação que podem ser usados — ou você pode personalizar seu próprio modelo. 

Um modelo de automação que usamos com frequência para ajudar na comunicação é a seguinte: “Quando um status mudar para algo, notificar alguém”. Ela pode ser uma ótima maneira de comunicar automaticamente o progresso de um elemento para o membro da equipe relevante!

 

• Amplie a comunicação interna por meio da integração com o Slack

A integração com o Slack da monday.com ajuda a enviar notificações instantâneas e personalizadas aos membros da sua equipe de acordo com gatilhos definidos por você para ajudar a otimizar ainda mais a comunicação! Usando essa integração, você pode garantir que nenhuma informação importante se perca, pois a monday.com realizará automaticamente o trabalho de comunicação no seu lugar.

 

Comunicação externa

Indicamos as diferentes maneiras pelas quais toda a sua empresa pode se comunicar internamente, mas e quanto aos seus clientes, freelancers e fornecedores externos com quem você precisa se comunicar regularmente?

Através das nossas integrações de e-mail, você pode garantir que todos permaneçam sempre atualizados e sincronizados, sem o incômodo de precisar enviar vários e-mails diariamente. 

É isso! Comece a se comunicar melhor com a monday.com hoje mesmo!

 

 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!