Como podemos ajudar?

Widget de carga de trabalho

A visualização de carga de trabalho é uma ótima forma de ver em um só lugar como o trabalho da sua equipe está dividido e a linha do tempo prevista para as tarefas de todos. Se necessário, você pode reatribuir ou alterar prazos de entrega a qualquer momento para garantir que todos permaneçam na meta em relação à quantidade de tarefas que podem concluir dentro dos prazos. Com nosso widget de carga de trabalho, agora você pode obter essas percepções a partir de vários quadros para garantir que sua equipe esteja preparada para o sucesso. Este widget é absolutamente essencial para aprimorar seu fluxo de trabalho! Continue lendo para descobrir como ele funciona. 

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Nota:  este recurso está disponível apenas em nossos planos Pro e Empresa

 

Agora, vamos começar!

Para medir a carga de trabalho dos membros da sua equipe, certifique-se que seus quadros contenham as seguintes colunas: 

  • Uma coluna de pessoas 
  • Uma coluna de data ou Timeline 

Alternativamente, se você quiser medir qualquer outro recurso, como salas de reuniões, máquinas industriais, ferramentas manuais, câmeras (entre muitas outras coisas), pode usar a coluna de status!

Outra configuração importante a considerar é o fim de semana. Você pode contar os fins de semana como dias úteis ou excluí-los dos dias úteis. Você pode personalizar essa configuração na seção Administrador da sua conta. Consulte este artigo para saber mais. 

 

Como adicionar o widget de carga de trabalho

Basta clicar em "Adicionar novo", na parte superior da página do painel > Clicar em Mais > Adicionar "Carga de trabalho", conforme exibido abaixo: 

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Após adicionar, clique na roda dentada para começar a personalizar!

 

Configurando o widget

Etapa 1 - Escolha os quadros

Primeiro, você deverá escolher os quadros a partir dos quais deseja extrair informações. É importante lembrar de escolher todos os quadros relevantes em que os membros da equipe estão atribuídos, para garantir a visualização da carga de trabalho de todas as tarefas da equipe em todos os projetos. 

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Etapa 2 - Escolha os grupos

Agora, é possível escolher os grupos dos quais você deseja obter informações.

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Etapa 3 - Escolha a coluna de tempo

Como esse widget verifica todos os elementos atribuídos a uma pessoa durante um determinado período, você deve escolher quadros que contenham uma coluna de data ou Timeline. 

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Caso seu quadro não contenha nenhuma dessas colunas, você receberá uma mensagem de erro. Você pode simplesmente adicionar uma coluna de data/Timeline e continuar o planejamento. 

A seguir, você pode escolher se deseja ver os elementos ou subelementos detalhados no seu quadro. No exemplo abaixo, selecionamos "subelementos" e nosso widget agora exibe somente os subelementos no nosso quadro.  

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Etapa 4 - Escolha o tipo de recurso

Agora, você precisa escolher qual tipo de recurso de cada quadro quer que seja representado na carga de trabalho. O tipo de recurso pode ser uma coluna de pessoas, coluna de status, grupo ou quadro! Isso será determinado de acordo com quais parâmetros vemos a carga de trabalho dividida. No exemplo abaixo, escolhemos a coluna de pessoas, então vemos nossas tarefas divididas entre os membros da equipe (listados no painel à esquerda do nosso widget). É meio que o eixo Y em um gráfico, enquanto as tarefas representam o eixo X. 

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Etapa 5 - Escolha o esforço e a capacidade

Você pode exibir os dados de duas maneiras: contar elementos e esforço. 

  • Contar elementos

Se você escolher a opção Contar elementos, cada elemento atribuído a essa pessoa será contado como 1 e exibido no quadro. 

  • Esforço

Às vezes, algumas de nossas tarefas exigem mais esforço ou têm mais peso do que outras. Esta configuração funciona tanto com a coluna de números como a de fórmula. Neste exemplo, estamos usando nossa coluna de números, que representa a estimativa de tempo que levará para concluir cada tarefa. 

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Digamos que Julia seja atribuída a um elemento, mas que levará 7 horas. Lea tem 5 elementos atribuídos, mas cada um leva 0,5 hora. O esforço total de Julia será de 7 horas, e o esforço total de Lea será de 2,5 horas.  

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Quando mais de uma pessoa está trabalhando em uma tarefa, podemos escolher exibir como eles "dividem o esforço" entre eles. Podemos alternar entre "dividir", que dividirá o esforço igualmente entre os parceiros, e "somar", que atribuirá a cada parceiro o número total de horas que o projeto necessita.

No exemplo abaixo, escolhemos "dividir" pois Kayla e Ariel vão dividir as 4 horas alocadas para este projeto de forma igual. Na visualização, podemos ver que foram atribuídas 2 horas para cada um. Se Kayla e Ariel estivessem trabalhando juntos no projeto e ambos usassem 4 horas, selecionaríamos "somar". Veríamos todas as 4 horas refletidas na carga de trabalho de Kayla e Ariel. 

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  • Capacidade semanal

Você pode, então, escolher uma capacidade semanal para toda a equipe. Este será o limite de número de horas que você deseja que a equipe trabalhe nas tarefas daquela semana. No exemplo abaixo, definimos a capacidade como 5 horas por semana.

Isso significa que você, se estiver visualizando o calendário do widget por semanas, as cores dos círculos refletirão a capacidade que você definiu. Entretanto, se alterar o calendário para visualizar por dias, a capacidade será dividida igualmente pelos 5 dias úteis da semana. Em outras palavras, a capacidade semanal de 5 será dividida em 5, e aparecerá como 1 hora por dia da semana.

De maneira similar, se você estiver visualizando o widget por mês, sua capacidade semanal de 5 será multiplicada por 4 semanas em um mês, exibindo uma capacidade mensal de 20. Isso pode ou não refletir suas intenções ao definir a capacidade semanal, portanto, é importante ter isso em mente. 

 

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  • Capacidade por pessoa

 Você também pode definir uma capacidade por pessoa clicando em "Editar capacidade por pessoa", conforme abaixo:

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Você poderá então definir a capacidade para cada pessoa. 

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Entendendo as cores 

🔵 Bolha azul - a pessoa está abaixo da quantidade máxima de esforço. Você pode continuar atribuindo tarefas!

✔️Bolha azul com uma marca de seleção - você está na capacidade semanal adequada!

🔴 Bolha vermelha - a pessoa excedeu o limite de capacidade semanal que foi definido

Você pode visualizar a carga de trabalho da equipe por dias, semanas ou meses.

 

Alocar recursos

Vamos dar uma olhada em um caso de uso em que queremos avaliar a alocação de recursos da nossa empresa em vez do esforço dos membros da equipe. O quadro abaixo nos ajuda a coordenar todas as entregas da nossa empresa. Cada elemento é uma entrega que precisa ser feita, e está atribuída a um motorista (usando a coluna de pessoas) e veículo (usando a coluna de status). A data da entrega é atribuída e a duração do trajeto, assim com a distância, são indicadas com a coluna de números. 

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Queremos nos certificar que nenhum dos nossos veículos estejam ultrapassando o limite semanal total de 1.200 quilômetros de distância percorrida. Podemos definir nosso widget de carga de trabalho para nos mostrar exatamente isso! Primeiro, selecionamos nossa coluna de status "veículo" como nosso tipo de recurso. Então, selecionamos "adicionar esforço"! Queremos definir nosso esforço pela coluna de número "distância de trajeto".

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Agora, podemos definir "1.200" como "capacidade semanal" no campo abaixo:

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Agora, nosso widget está mostrando todos os nossos veículos listados no painel esquerdo e, à sua direita, podemos ver quantos quilômetros estão agendados para percorrer em cada dia da próxima semana. É possível ver que nosso Ford vai exceder o limite no dia 13, então podemos prosseguir e agendar um veículo diferente para essa entrega!

 

Filtre seu widget

Você pode filtrar para encontrar as informações que precisa usando os filtros avançados. No widget de carga de trabalho, clique no ícone de filtro, como o exemplo abaixo:

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Digamos que queremos visualizar todas as tarefas empacadas e vencidas para ver como podemos reorganizar a carga de trabalho das equipes e garantir que possamos concluir o projeto com êxito. 

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Isso exibirá todas as tarefas que estão com data de entrega vencida E com status "parado", para que possamos ver onde estão os obstáculos e fazer os ajustes necessários. Você pode até mesmo salvar sua visualização clicando em "salvar", no canto superior direito.

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Detalhamento

Se você quiser verificar as tarefas da equipe em detalhes, clique em qualquer um dos círculos para visualizar as tarefas listadas nesse período. Você pode alterar os prazos de entrega ou reatribuir tarefas conforme necessário.

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Se você estiver usando dados de uma coluna de timeline e tiver marcos definidos, você os verá nos detalhes das tarefas, embaixo de cada círculo. Os marcos aparecerão no formato de um diamante, para ajudar você a identificá-los!

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Agora, sua equipe permanecerá no caminho certo, dentro do prazo e trabalhando conforme sua capacidade. 

 

 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com a nossa equipe através do nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas do dia para ajudar!