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Como GTD com a monday.com

O método GTD ("Getting Things Done", ou seja, resolvendo os afazeres) pode fornecer uma maneira ideal para você gerenciar seus pensamentos e tarefas. E pode ser facilmente adotado em seu fluxo de trabalho monday.com em quatro etapas. 

Este guia dará uma visão geral do que é GTD, como você pode usá-lo na plataforma e o que significa na prática.

 

O que é GTD?

GTD é um método de gerenciamento de tempo criado pelo consultor de produtividade David Allen. É o processo de tirar tarefas e projetos planejados da mente, registrando-os externamente e, em seguida, dividindo-os em tarefas acionáveis. Isso permite que você concentre a atenção na ação ao invés de apenas tentar relembrar as tarefas. 

Digamos que você tenha uma ideia ou pensamento cujo resultado não esteja claro ou que sua próxima ação não esteja definida. É aqui que entra o GTD. Ele consiste em cinco estágios: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.

O método pode ser dividido por este fluxograma do site do criador:

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Você pode estar pensando "Então, não posso manter tudo o que preciso fazer em diagramas?" Por quê?!" Nós também fizemos a mesma pergunta! Não se preocupe! Usaremos a monday.com para dividir essa metodologia em etapas acionáveis.  

 

Etapa 1: crie sua "lista de desejos"

A lista de desejos é onde você captura, esclarece e organiza suas tarefas e ideias. 

Primeiro, crie um quadro "Lista de desejos". Coloque todas as suas ideias e pensamentos no quadro "Lista de desejos" como elementos. Crie três colunas de status: "Esclarecimento", "Perspectiva" e "Regra de 2 minutos".

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Cada tarefa ou ideia pode ser esclarecida e organizada fazendo-se as seguintes perguntas: "isso é acionável?" Demora mais de dois minutos? Este objetivo é atingível? 

  • Esclarecimento: para cada tarefa, pergunte-se se ela é acionável ou não. Ou seja, é uma tarefa ou é apenas um evento ao qual você precisa ir?
  • Perspectiva: metas de curto prazo referem-se a pensamentos, tarefas e projetos que você precisa realizar hoje, na próxima semana ou até no próximo mês. Metas de longo prazo referem-se a uma tarefa ou ideia que pode ser concluída no futuro - este ano, os próximos 2 anos, meta de vida.
  • Regra de 2 minutos: a tarefa levará 2 minutos ou menos para ser concluída? Se a resposta for sim, execute-a! (Ligue para sua mãe para dar um oi. 😇)

Depois de colocar o elemento na lista de desejos e atualizar todas as informações necessárias, é hora de encontrar um lugar para colocar esse elemento para que possamos voltar a ele quando necessário.  

Os elementos podem ser movidos para um dos três outros quadros que você criará ("Projetos", "Eventos", "Não acionáveis"). Você também pode usar a coluna de conectar quadros para criar um atalho para o determinado elemento em um dos outros quadros, como você pode ver acima na última coluna do quadro de exemplo. 

Automações

Uma ótima maneira de manter suas tarefas organizadas na lista de desejos é usar automações. Adicionamos as duas automações a seguir ao nosso quadro "Lista de desejos":

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Este modelo, quando configurado para cada um dos seus quadros, criará um novo elemento no quadro apropriado e os vinculará automaticamente para você.

Etapa 2: crie um quadro "Projetos"

Este quadro irá conter todos os elementos acionáveis, de longo e curto prazo. Em seguida, organize-os. Estamos usando grupos para indicar quando fazer a tarefa e uma coluna de status para prioridade. 

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Seção Atualizações
No espírito do GTD, também estamos usando a seção de atualizações para definir qual é a próxima etapa e o resultado final desejado. A seção de atualizações é um ótimo lugar para definir os marcos de cada ação: 
  • Status atual do projeto 
  • Qual é a minha próxima etapa? 
  • Resultado final desejado 

Uma outra boa maneira de rastrear sua melhoria é usar uma lista de verificação na seção de atualizações para listar suas etapas seguintes e eliminá-las posteriormente.

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Visualizações
Nossas visualizações irão melhorar seu quadro de projetos ao mostrar todas as suas tarefas no formato que for melhor para você, Aqui está o nosso quadro de projetos com a visualização de linha do tempo:
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Etapa 3: crie e conecte seus outros quadros

Lembra-se de quando mencionamos a criação de outros quadros na Etapa 1? Existem mais dois quadros importantes para a metodologia GTD na monday.com.

Quadro de eventos
Seu quadro "Eventos" é onde todos os seus eventos podem estar. Você pode usar a integração de calendário para sincronizá-lo com seu calendário pessoal.
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Quadro não acionável

Então, o que acontece com suas ideias que não são acionáveis? Seus elementos que não podem ser acionados irão para o quadro "Não acionável":

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Conectando todos os quadros
Adicionar a coluna de tags aos quadros que você criou lhe dará a capacidade de agrupar elementos de todos os quadros GTD, pesquisando a tag #GTD em todos os quadros com o recurso pesquisar tudo
 
Por exemplo, se você quiser ver todas as tarefas e ideias entre 3 e 10 de novembro de todos os quadros GTD, clique na tag #GTD para pesquisar e, em seguida, filtre por data para ver o intervalo desejado.
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Etapa 4: mantenha-o relevante 

Pare e reveja; faça perguntas e reflita.
 
Avaliação semanal 
Todas as semanas, revise sua lista de desejos para certificar-se de que todas as tarefas foram categorizadas e copiadas para os quadros relevantes. Todas as tarefas estão categorizadas como deveriam? A configuração das automações discutidas na Etapa 1 ajudará a garantir que todos os elementos sejam divididos adequadamente entre os quadros. 
Depois de ter certeza de que sua lista de desejos está atualizada, verifique seu progresso explorando o quadro de projetos. Use o modo de prazo para ver o que você precisa concluir a seguir. 
 
Avaliação mensal 
Todos os meses, faça uma revisão de seus projetos de curto prazo listados no quadro de projetos e explore as metas de longo prazo para ver se algo se tornou relevante.
  

Se você tiver qualquer dúvida, contate nossa equipe usando o nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!

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