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Automações da monday.com

 
 
 

Já sentiu que está fazendo muito trabalho manual? Gostaria que a monday.com tomasse providências para você sem que seja preciso aprender a programar? Você está com sorte!

Melhore seu fluxo de trabalho com nossas automações! Com esse recurso incrível, você pode criar seus próprios fluxos de trabalho automáticos ou escolher a partir de templates prontos. Crie novas combinações adaptadas às necessidades da sua equipe e faça com que elas se encaixem perfeitamente no seu fluxo de trabalho!

 
 

 

Entenda os termos

Cada automação tem um gatilho, uma condição e uma ação (ou várias!).

Mostrar o significado desses termos
  • Gatilho: um evento que você escolhe que faz com que a automação aconteça.
  • Condição: um requisito que o gatilho deve cumprir para que a automação funcione.
  • Ação: um evento que ocorre como resultado da adequação do gatilho e da condição.

 

Para entender melhor os gatilhos, condições e ações, vamos ver um exemplo de modelo: "Quando um status mudar para algo, arquive o elemento".

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Nesse caso, o gatilho é "Quando um status mudar". A condição é "para algo" (em nosso caso, escolhemos o rótulo de status "Não mais relevante"), e a ação é "arquive o elemento".    

Com essa automação em vigor, sempre que a coluna de status de um elemento receber o rótulo "Não mais relevante", esse elemento será automaticamente arquivado!

Nota: para saber mais sobre ações de automação e como elas afetam os preços, consulte o artigo Ações de automação e integração.

 

Adicione uma automação

Ao adicionar uma automação, você poderá personalizar seu próprio modelo ou escolher a partir de um modelo de automação pronto (mostraremos isso mais à frente!). Para começar a adicionar uma automação personalizada, clique para acessar a Central de Automações e selecione "Criar automação personalizada", desta forma:

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Agora é hora de personalizá-lo! 🎉

 

Etapa 1: escolha um gatilho

O primeiro passo para criar sua automação é clicar em "Quando isto acontecer" para escolher um gatilho. Em seguida, você poderá escolher um gatilho entre as opções exibidas na lista suspensa, ou clicando em "Mais opções". Um gatilho pode ser uma coluna do seu quadro (ex.: status, pessoas, data, etc.) ou uma ação/evento (ex.: elemento criado, a cada período específico, etc.):

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No exemplo acima, escolhemos como gatilho uma coluna de status mudando para algo. Agora é hora de escolher a condição para esse gatilho!

 

Etapa 2: selecione uma condição

Dependendo do seu gatilho escolhido na primeira etapa, você deverá selecionar uma condição. Neste exemplo, queremos disparar uma ação quando a coluna de status intitulada "Contrato" mudar para "Assinado".

Para isso, clicamos nos campos sublinhados, selecionamos a coluna de status intitulada "Contrato" e escolhemos o rótulo como "Assinado", desta forma:

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Nota: os rótulos exibidos correspondem aos rótulos da coluna de status selecionados no seu quadro.

 

Caso queira especificar condições adicionais em seu modelo, basta clicar no sinal de adição, ao lado da condição definida, e escolher outra! Como exemplo, adicionamos outra condição do tipo "Se a pessoa for alguém". 

Agora, a automação será efetivada somente se "Contrato" mudar para "Assinado" e se o representante de vendas for atribuído a Noy! 💥

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Etapa 3: defina uma ação

Com a primeira parte da nossa automação (gatilho + condição) pronta, é hora de escolher uma ação para ela! Para escolher uma ação, clique no campo cinza "Então faça isso". A partir daí, você poderá escolher um gatilho entre as opções exibidas na lista suspensa, ou clicando em "Mais opções". 

Para nossa automação, escolhemos a ação "Notifique alguém", conforme abaixo:

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Agora é hora de finalizar a ação selecionada! Para personalizar a ação exata que ocorrerá, clique no(s) campo(s) sublinhado(s). Em nosso caso, vamos usar o campo "notificar" para personalizar a mensagem de notificação a ser enviada. Em seguida, escolheremos quem receberá essa notificação automática, clicando no campo "alguém"!

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E voilà, nossa automação está pronta! Clicando no botão azul "Criar automação", você deixará a automação pronta. Dessa forma, sempre que a coluna de status "Contrato" receber o rótulo "Assinado", o gerente de vendas receberá uma notificação instantânea a respeito. 🎉

Dica:  você pode adicionar várias ações diferentes ao seu modelo de automação! Falaremos sobre como fazer isso em breve. 

 

Automações multietapas

Caso pretenda criar fluxos de automação mais longos e complexos, você pode adicionar várias ações diferentes a um único modelo de automação! Para isso, basta clicar no sinal de adição à direita da ação atualmente definida, escolher a ação adicional e preencher os campos sublinhados.

Você pode continuar adicionando a um único modelo quantas novas ações desejar.

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Modelos de automação prontos

Quer usar a automação de um template pronto, em vez de criar sua própria? As categorias no menu esquerdo são um bom ponto de partida. Dê uma olhada nelas para encontrar o que está procurando ou use a barra de pesquisa para começar imediatamente com um modelo pronto.
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Após selecionar um template pronto, basta preencher os campos sublinhados, clicar em "Criar automação", e pronto!
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Para saber mais sobre essas categorias e os diferentes tipos de modelos que oferecemos, consulte estes artigos: 
 
 
 

 

Edite, exclua, crie um template ou duplique uma automação

 
  • Habilite e desabilite automações
Após adicionar automações ao seu quadro, você poderá clicar na aba "Automações de quadro" e habilitar ou desabilitá-las através do ícone de alteração.
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  • Edite uma automação

Para editar a forma como você configurou sua automação, clique no menu de três pontos e selecione "Editar automação", conforme abaixo. Em seguida, será exibido o editor de automação, onde você pode reconfigurar seu modelo como desejar!

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  • Duplique uma automação

Você também pode optar por duplicar uma automação a partir do mesmo menu de três pontos, selecionando "Duplicar automação"! Em seguida, será exibido o editor de automação, onde você pode editar a automação como desejar. Para concluir a duplicação, certifique-se de clicar no botão azul "Criar automação", e pronto!

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Dica: as automações podem ser duplicadas em diferentes quadros e templates, desde que estejam ativadas na seção Automações de quadro!

 

  • Salve um modelo de automação como template

Você pode salvar seu próprio modelo personalizado como template e disponibilizá-lo para qualquer pessoa usar em sua conta monday.com. Para isso, clique no menu de três pontos à direita da automação, selecione "Salvar como template", forneça um nome e clique em "Criar template" para salvá-lo!

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  • Exclua automações indesejadas

Caso queira excluir um modelo de automação, você também pode fazê-lo no mesmo menu, clicando em "Excluir automação" e, em seguida, "Excluir permanentemente".

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Os tipos de coluna abaixo atualmente não são compatíveis com o campo "notificar" de uma automação de notificação:

  • Fórmula
  • Numeração automática
  • Progresso
  • Dependência
  • Conectar quadros

 

Os tipos de coluna abaixo atualmente não são compatíveis com o mapeamento de um elemento:          

  • Tags
  • Espelho
  • Menu suspenso
  • Controle de tempo
  • Dependência
  • Link para Elemento
  • Local
  • Relógio Mundial
  • Telefone
  • Arquivo
  • Semana
  • Link
  • País
  • Equipe
  • Voto
Nota: por segurança, colunas com as restrições de visualização de coluna não são compatíveis com modelos de automação e integração.
 
 

Automações baseadas em tempo

Talvez você esteja se perguntando como as automações baseadas em tempo funcionam. Por exemplo, no campo "data" do seguinte modelo: Quando a data chegar, notificar alguém.

A mesma automação baseada em tempo será executada em horários diferentes para usuários diferentes se o computador deles tiver em um outro fuso horário configurado. Ou seja, se o seu “Quando” no template acima estiver definido como 9h, os usuários em Nova York serão notificados às 9h EST e os usuários de Tel Aviv serão notificados às 9h IDT.

 

Como mencionado, as automações baseadas em tempo serão executadas no fuso horário local do seu computador. No entanto, se a configuração do seu fuso horário em Meu perfil for muito diferente do fuso horário local (mais de algumas horas), pode haver um problema. Se esse for o seu caso, e se for essencial que essas duas configurações sejam diferentes, entre em contato com nossa equipe de suporte em support@monday.com e explique o seu caso para que possamos passar os seus comentários para nossa equipe!

Nota: se você estiver usando um modelo do tipo "Quando a data passar...", a automação será disparada à meia-noite desse dia.

 

Como transferir a propriedade?

Como admin da sua conta, você pode transferir a propriedade de uma pessoa para outra com apenas alguns cliques! Essa pode ser uma ótima opção se você deseja que um colega assuma um quadro sob sua responsabilidade, bem como conceder-lhe a capacidade de editar as automações que você definiu.

Nota: no momento, você só pode transferir a propriedade de automações, e não integrações.

 

Para isso, clique em sua foto de perfil e selecione "Admin", "Usuários" e "Propriedade de automações".

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Nessa página, use o menu suspenso para selecionar o proprietário atual e o novo proprietário. Clique em "Alterar proprietário" e pronto!

Nota: para transferir a propriedade com sucesso, o proprietário atual da automação deve ser um usuário ativo na conta. A transferência não funcionará para usuários desativados. 

 

Limitações de taxa de automação

Embora não haja limite sobre o número de modelos que podem ser criados, há algumas limitações em relação à quantidade de automações que podem ser acionadas ou chamadas através da API por minuto. Temos esses limites em vigor para evitar a sobrecarga de nossos servidores.
  • Limite do número de gatilhos:
    Existem limitações no número de vezes em que um único modelo pode ser acionado por minuto. Quando esses limites forem atingidos, uma notificação de campainha será enviada ao criador do modelo e o modelo em questão será desativada.

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  • Limite do número de ações:
    Existem limitações no número de ações que podem ser executadas em um único modelo por minuto. Quando esses limites forem atingidos, uma notificação de campainha será enviada ao criador do modelo e nem todas as ações serão executadas.

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Recursos adicionais

Se você não encontrou o que você está procurando neste artigo, não se preocupe. Aqui estão mais alguns recursos:

E se você estiver procurando informações sobre categorias específicas de automações, confira os seguintes artigos:

 

 

 

Se você tiver alguma dúvida, contate nossa equipe usando o nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!

 

Tem algum feedback? Quer ver como outras equipes estão usando automações como parte de seus fluxos de trabalho? Confira nossa comunidade da monday.com

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