Automações do monday.com

 
Já sentiu que está fazendo muito trabalho manual? Gostaria que o monday.com tomasse providências para você sem que seja preciso primeiro aprender a programar? Você está com sorte! 🍀
 
Nossas automações permitem que você use um evento dentro do monday.com (como a alteração de um status) para acionar uma ação (como enviar uma notificação). Isso é feito através de fluxos de automação predefinidos que criamos para você escolher. Como funciona? Continue lendo para saber. 👇
 
 
 Dica: Você pode assistir ao nosso webinário sobre automações aqui :)
 
 

Como adicionar uma automação? 

Para adicionar uma automação, acesse o quadro para o qual você deseja criá-la e clique no botão Automação, localizado na parte superior direita da tela. 
 
mceclip0.png
 
Você vai chegar ao nosso centro de Automações, conforme abaixo: 
 
mceclip1.png
 

Quais são os fluxos de automação?

Os fluxos de automação são combinações de gatilhos e ações, que fornecemos para você, nos quais você personaliza os parâmetros de cada aspecto do fluxo para atender às suas necessidades exatas. Vamos conferir um exemplo simples: quando o status for alterado para outro valor, notifique o responsável em cada período de tempo. Na plataforma, isso ficaria assim 👇:
 
Screen_Shot_2019-03-13_at_2.45.51_PM.png
 
Neste caso, o gatilho será uma coluna de status específica mudando para um rótulo específico, onde ambos os parâmetros são escolhidos por você (ou seja, qual coluna de status e qual rótulo). Esse gatilho causará a ação (o envio de uma notificação, isto é, o texto que você definirá, para o responsável associado). 
 
Nós criamos muitos fluxos à sua escolha, permitindo que você crie diversas automações bacanas na sua conta do monday.com. 
 

Então, como isso funciona? 

Depois que escolher seu fluxo de automação, você deverá adicionar seus parâmetros. Qualquer parte do fluxo que esteja sublinhada é um parâmetro. Em nosso exemplo, digamos que, quando a coluna de status "Redação" for atualizada para "Feito", o responsável associado na coluna de pessoa "Editor" será notificado. 
 
Automation_Article.gif
 
 
Após clicar no parâmetro "notificar", você poderá digitar o texto da sua notificação. Variáveis para o nome do elemento e nome do quadro podem ser adicionadas às suas notificações, bastando clicar nos botões azuis na parte inferior do editor da notificação.
 
notification_entry_window.png
 
Em seguida, para o propósito deste exemplo, selecione a coluna "Editor" para o parâmetro "Alguém".  
 
 
Automation_Article_2.gif
 
Depois de clicar em "Adicionar ao quadro", a automação será ativada.
  
Agora, sempre que o status da coluna Redação for alterado para Feito, a pessoa atribuída à coluna Editor automaticamente receberá uma notificação no ícone de campainha e via e-mail, semanalmente às quintas-feiras. 
 
Conseguimos! Nossa primeira automação está no ar. 🎉🎉
 

Como editar ou excluir uma automação?

Após adicionar automações ao seu quadro, você poderá ativar e desativá-las usando o ícone de alteração. Também é possível usar o ícone de lápis para editar a automação, ou o ícone de lixeira para excluí-la totalmente.

mceclip2.png

 

Notifique alguém quando...

  • Quando a data chegar e o status estiver configurado com determinado valor, notifique alguém
  • Quandouma coluna for alterada, notifique alguém
  • Quando a data chegar, notifique alguém
  • Quando um status for alterado para outro valor, notifique alguém
  • Quando o status for alterado de um valor para outro, notifique alguém
  • Quando um novo elemento for criado, notifique alguém
  • Quando um elemento for movido para o grupo, notifique alguém depois de algum tempo
  • Quando a data passar e o status estiver configurado com determinado valor, notifique alguém em cada período de tempo
  • Quando um status for algum valor, notifique alguém a cada período de tempo
  • A cada período de tempo, notifique alguém
  • Quando qualquer atualização for publicada, notifique alguém   
  • Quando uma atualização for publicada neste elemento, notifique alguém 
  • Quando um elemento for criado neste grupo, notifique alguém 

 

Automation_center_Notications.gif

Essas automações permitem notificar os usuários sobre diferentes alterações em um quadro, e até mesmo personalizar o momento dessas notificações.  A notificação personalizada, criada dentro da receita de automações, será exibida nas notificações da campainha do usuário assim que os parâmetros forem definidos.  

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Notification_on_platform.png 

 

Quando o status for alterado...

  • Quando um status for alterado para outro valor, mova o elemento para o grupo
  • Quando um status for alterado para outro valor, arquive o elemento
  • Quando o status for alterado para outro valor, altere outro status para outro valor
  • Quando o status for alterado para outro valor, defina o prazo de entrega para a data atual mais alguns dias
  • Quando a data chegar e o status estiver configurado com determinado valor, altere-o para outro valor 
  • Quando o status for alterado para outro valor, adie o prazo de entrega em alguns dias
  • Quando status for alterado para outro valor, atribua alguém como responsável
  • Quando um novo elemento for criado, defina seu status para outro valor
  • Quando um status for alterado para outro valor, notifique alguém
  • Quando um status for alterado para outro valor, crie um elemento
  • Quando um status for alterado para outro valor, exclua o elemento 
  • Quando um status for alterado de um valor para outro valor, notifique alguém
  • Quando um status for alterado para outro valor, atribua uma equipe como responsável
  • Quando um status for alterado para outro valor, mova o elemento para o grupo após algum tempo
  • Quando um status for alterado para outro valor, inicie o controle de tempo. Quando ele for alterado para outro valor, interrompa o controle. 
  • Quando um status for alterado para outro valor, interrompa o controle de tempo 
  • Quando um status for alterado para outro valor, inicie o controle de tempo
  • Quando um status for alterado para outro valor, defina a hora para a hora atual 

 

Status_Change.gif

Esse grupo de automações funciona com a coluna de status e contribui para a eficiência de diferentes fluxos de trabalho, acionando diferentes ações à medida que um projeto avança, incluindo o ajuste de prazos de entrega, a movimentação de elementos para grupos diferentes em um quadro, o arquivamento de elementos e a atualização de outros status dependentes.

Defina uma ação recorrente para...

  • Em cada período de tempo, criar um elemento
  • Em cada período de tempo, duplicar um grupo
  • Quando um status for algum valor, notifique alguém a cada período de tempo
  • A cada período de tempo, notifique alguém
 
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Muitas equipes trabalham ciclicamente ou em projetos repetidos e precisam criar tarefas e elementos recorrentes.  Agora, isso pode ser feito facilmente por meio de automações de ações recorrentes, que permitem criar um elemento ou duplicar um grupo no período de sua preferência.  Você pode definir o período em uma base diária, semanal ou mensal em uma hora específica do dia.
recurring_action_recipe.png

 

Defina lembretes de prazo de entrega para...

  • Quando a data chegar e o status estiver configurado com determinado valor, notifique alguém
  • Quando a data chegar, notifique alguém
  • Quando o prazo de entrega chegar, mova o elemento para o grupo e adie a data em algum tempo
  • Quando a data chegar, mova o elemento para o grupo
  • Quando o prazo de entrega chegar, duplique o elemento neste grupo e adie a data em algum tempo 
  • Quando a data chegar e um status estiver configurado com determinado valor, altere-o para outro valor
  • Quando a data passar e o status estiver configurado com determinado valor, notifique alguém em cada período de tempo
  • Quando o elemento for criado, defina o prazo de entrega para a data da criação mais alguns dias
  • Quando o status for alterado para outro valor, defina o prazo de entrega para a data atual mais alguns dias
  • Quando o status for alterado para outro valor, adie o prazo de entrega em alguns dias
  • Quando a data passar e o status estiver configurado com determinado valor, mova o elemento para o grupo
  • Quando a data mudar, ajuste outra data de acordo com o número de dias em número 
 
Automations_Due_Dates.gif
 

Você poderá notar que essas automações foram listadas na seção de notificações da loja de automações.  Elas também estão listadas em sua própria seção porque são especificamente destinadas a lembrar os usuários dos prazos de entrega, para garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo. A primeira automação listada pode até mesmo ser acessada diretamente através da coluna de data quando estiver configurada para o Modo prazo.  Ao clicar no menu suspenso da coluna e selecionar Definir lembretes de prazo de entrega, você será levado diretamente para a receita de automação.

set_due_date_column_dropdown.png 

due_date_pop_up.png

 

Criação de elementos

  • Quando um status for alterado para outro valor, crie um elemento no quadro 
  • Quando o prazo de entrega chegar, crie um elemento no quadro
  • Quando uma pessoa for atribuída a alguém, crie um elemento no quadro  
  • Em cada período de tempo, criar um elemento
  • Quando um novo elemento for criado, atribua uma equipe como responsável
  • Quando um novo elemento for criado, atribua alguém como responsável
  • Quando o elemento for criado, defina o prazo de entrega para a data da criação mais alguns dias
  • Quando um elemento for criado, notifique alguém 
  • Quando um novo elemento for criado, defina seu status para outro valor 
 

 

item_creation.gif

 

Essas automações contribuem para gerenciar equipes ao garantir que os membros da equipe sejam automaticamente atribuídos a elementos com base na criação ou status de novos elementos. Isso economiza o tempo que levaria para atribuir membros da equipe manualmente, além de aumentar a responsabilidade à medida que os projetos progridem.   

Mover elementos

  • Quando um status for alterado para outro valor, mova o elemento para o grupo
  • Quando o prazo de entrega chegar, mova o elemento para o quadro
  • Quando uma pessoa for atribuída a alguém, mova o elemento para um quadro
  • Quando um status for alterado para outro valor mova o elemento para o grupo
  • Quando a data chegar, mova o elemento para o grupo
  • Quando o prazo de entrega chegar, duplique o elemento neste grupo e adie a data em algum tempo
  • Quando a data chegar e um status estiver configurado com determinado valor, mova o elemento para o grupo
  • Quando um elemento for movido para o grupo, notifique alguém após algum tempo
  • Quando um status for alterado para outro valor, mova o elemento para o grupo após algum tempo
  • Quando o prazo de entrega chegar, mova o elemento para o grupo e adie a data em algum tempo 

 

move_item.gif

Dependências

  • Certifique-se de que a data de um elemento sempre comece após a data do seu elemento dependente
  • Certifique-se de que esta data no elemento sempre comece depois que esta outra data tiver passado
  • Quando um status for alterado para outro valor, altere o status de sua dependência para outro valor 
  • Ajuste esta data de modo a refletir as alterações feitas nesta outra data do mesmo elemento
  • Ajuste a data de um elemento de modo a refletir as alterações feitas na data do seu elemento dependente

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Se você tem prazos de entrega dependentes entre si, agora pode defini-los através das nossas automações dependentes!  Essas automações trabalham em conjunto com uma coluna de dependência, que pode ser adicionada ao seu quadro diretamente através da receita de automação.  Clique aqui para ler mais sobre como configurar dependências no monday.com.

 dependency_recipe.png
  
 
 

Multiquadros

  • Quando o status for alterado para outro valor, crie um elemento no quadro
  • Quando o prazo de entrega chegar, crie um elemento no quadro
  • Quando uma pessoa for atribuída a alguém, crie um elemento no quadro
  • Quando um status for alterado para outro valor, mova o elemento para o quadro
  • Quando o prazo de entrega chegar, mova o elemento para o quadro
  • Quando uma pessoa for atribuída a alguém, mova o elemento para o quadro

  crossboard.png

Muitas equipes criam quadros no monday.com que organizam projetos e tarefas individuais, mas que contêm informações diretamente relacionadas uns aos outros.  As automações multiquadros oferecem a capacidade de interação entre quadros ao permitir que uma ação em um quadro acione uma ação em um quadro completamente diferente.  Com as receitas listadas acima, os usuários podem mover elementos de um quadro para outro ou criar elementos totalmente novos com base em ações específicas.  Essas automações adicionam uma nova camada à colaboração em equipe e permitem que os usuários do monday.com gerenciem projetos inter-relacionados de maneira integrada e coesa.

 

 Se você tiver alguma dúvida sobre isto ou qualquer outro detalhe deste artigo, fique à vontade para entrar em contato com nossa equipe de sucesso do cliente pelo e-mail  support@monday.com