Entenda os termos

Cada automação tem um gatilho, uma condição e uma ação (ou várias!).

Mostrar o significado desses termos

• Gatilho: um evento que você escolhe que faz com que a automação aconteça.
• Condição: um requisito que o gatilho deve cumprir para que a automação funcione.
• Ação: um evento que ocorre como resultado da adequação do gatilho e da condição.

Para entender melhor os gatilhos, condições e ações, vamos ver um exemplo de modelo: "Quando um status mudar para algo, arquive o elemento".

Nesse caso, o gatilho é "Quando um status mudar". A condição é "para algo" (em nosso caso, escolhemos a etiqueta de status "Não mais relevante"), e a ação é "arquive o elemento".    

Com essa automação em vigor, sempre que a coluna de status de um elemento receber a etiqueta "Não mais relevante", esse elemento será automaticamente arquivado!

Nota: para saber mais sobre ações de automação e como elas afetam os preços, consulte o artigo Ações de automação e integração.

Adicione uma automação

Ao adicionar uma automação, você poderá personalizar seu próprio modelo ou escolher a partir de um modelo de automação pronto (mostraremos isso mais à frente!). Para começar a adicionar uma automação personalizada, clique para acessar a Central de Automações e selecione "Criar automação personalizada", desta forma:

Agora é hora de personalizá-lo! 🎉

Etapa 1: escolha um gatilho

O primeiro passo para criar sua automação é clicar em "Quando isto acontecer" para escolher um gatilho. Em seguida, você poderá escolher um gatilho entre as opções exibidas na lista suspensa, ou clicando em "Mais opções". Um gatilho pode ser uma coluna do seu quadro (ex.: status, pessoas, data, etc.) ou uma ação/evento (ex.: elemento criado, a cada período específico, etc.):

No exemplo acima, escolhemos como gatilho uma coluna de status mudando para algo. Agora é hora de escolher a condição para esse gatilho!

Etapa 2: selecione uma condição

Dependendo do seu gatilho escolhido na primeira etapa, você deverá selecionar uma condição. Neste exemplo, queremos disparar uma ação quando a coluna de status intitulada "Contrato" mudar para "Assinado".

Para isso, clicamos nos campos sublinhados, selecionamos a coluna de status intitulada "Contrato" e escolhemos a etiqueta como "Assinado", desta forma:

Nota: as etiquetas exibidas correspondem as etiquetas da coluna de status selecionados no seu quadro.

Caso queira especificar condições adicionais em seu modelo, basta clicar no sinal de adição, ao lado da condição definida, e escolher outra! Como exemplo, adicionamos outra condição do tipo "Se a pessoa for alguém". 

Agora, a automação será efetivada somente se "Contrato" mudar para "Assinado" e se o representante de vendas for atribuído a Noy! 💥

Etapa 3: defina uma ação

Com a primeira parte da nossa automação (gatilho + condição) pronta, é hora de escolher uma ação para ela! Para escolher uma ação, clique no campo cinza "Então faça isso". A partir daí, você poderá escolher um gatilho entre as opções exibidas na lista suspensa, ou clicando em "Mais opções". 

Para nossa automação, escolhemos a ação "Notifique alguém", conforme abaixo:

Agora é hora de finalizar a ação selecionada! Para personalizar a ação exata que ocorrerá, clique no(s) campo(s) sublinhado(s). Em nosso caso, vamos usar o campo "notificar" para personalizar a mensagem de notificação a ser enviada. Em seguida, escolheremos quem receberá essa notificação automática, clicando no campo "alguém"!

E voilà, nossa automação está pronta! Clicando no botão azul "Criar automação", você deixará a automação pronta. Dessa forma, sempre que a coluna de status "Contrato" receber a etiqueta "Assinado", o gerente de vendas receberá uma notificação instantânea a respeito. 🎉

Dica:  você pode adicionar várias ações diferentes ao seu modelo de automação! Falaremos sobre como fazer isso em breve. 

Automações multietapas

Caso pretenda criar fluxos de automação mais longos e complexos, você pode adicionar várias ações diferentes a um único modelo de automação! Para isso, basta clicar no sinal de adição à direita da ação atualmente definida, escolher a ação adicional e preencher os campos sublinhados.

Você pode continuar adicionando a um único modelo quantas novas ações desejar.

• Mudança de status
• Tarefas recorrentes
• Lembretes de data
• Criação de elemento  
• Mover elemento (dentro de um quadro) 
• Multiquadros 
• Subelementos
• Dependências 
• Modelos personalizados 
• Automações da monday IA

Automações baseadas em tempo

Talvez você esteja se perguntando como as automações baseadas em tempo funcionam. Por exemplo, no campo "data" do seguinte modelo: Quando a data chegar, notificar alguém.

A mesma automação baseada em tempo será executada em horários diferentes para usuários diferentes se o computador deles tiver em um outro fuso horário configurado. Ou seja, se o seu “Quando” no template acima estiver definido como 9h, os usuários em Nova York serão notificados às 9h EST e os usuários de Tel Aviv serão notificados às 9h IDT.

Como mencionado, as automações baseadas em tempo serão executadas no fuso horário local do seu computador. No entanto, se a configuração do seu fuso horário em Meu perfil for muito diferente do fuso horário local (mais de algumas horas), pode haver um problema. Se esse for o seu caso, e se for essencial que essas duas configurações sejam diferentes, entre em contato com nossa equipe de suporte aqui e explique o seu caso para que possamos passar os seus comentários para nossa equipe!

Nota: se você estiver usando um modelo do tipo "Quando a data passar...", a automação será disparada à meia-noite desse dia.

Colunas compatíveis 

Os tipos de coluna abaixo atualmente não são compatíveis com o campo "notificar" de uma automação de notificação:

• Fórmula
• Numeração automática
• Progresso
• Dependência
• Conectar quadros

Os tipos de coluna abaixo não são compatíveis no momento com nenhuma automação, inclusive com o mapeamento de um elemento:          

• Tags
• Espelho
• Menu suspenso
• Controle de tempo
• Dependência
• Link para Elemento
• Local
• Relógio Mundial
• Telefone
• Arquivo
• Semana
• Link
• País
• Equipe
• Voto

Nota: por segurança, todas as colunas com as restrições de visualização de coluna não são compatíveis com modelos de automação e integração.

Excluir uma automação

Não precisa mais de uma automação no seu quadro? É possível excluir facilmente um modelo de automação do seu quadro através da Central de Automações. Clique em "Automações do quadro" no painel superior da Central de Automações. Na lista de automações do quadro exibida, clique nos três pontos à direita do modelo que deseja excluir e selecione "Excluir automação" no menu suspenso.

Nota: não é possível restaurar automações excluídas, elas precisariam ser recriadas. Para desativar a automação sem excluí-la permanentemente, use o botão de opção do lado direito da automação e selecione "Desligado".  

 

• Limite do número de gatilhos:
  Existem limitações no número de vezes em que um único modelo pode ser acionado por minuto. Quando esses limites forem atingidos, uma notificação de campainha será enviada ao criador do modelo e o modelo em questão será desativada.

• Limite do número de ações:
  Existem limitações no número de ações que podem ser executadas em um único modelo por minuto. Quando esses limites forem atingidos, uma notificação de campainha será enviada ao criador do modelo e nem todas as ações serão executadas.