O Sequences é uma poderosa ferramenta que oferece à sua equipe uma forma centralizada de gerir o engajamento multietapas. De campanhas de e-mail a lembretes e notificações de tarefas, o Sequences permite acompanhar interações com clientes do início ao fim.

 

O que são sequências?

O Sequences possibilita criar um fluxo automático de interação com o cliente do início ao fim. Ele pode incluir e-mails automáticos, e-mails manuais, tarefas e chamadas telefônicas. Ao designar qualquer tarefa manual, você receberá uma notificação quando chegar a hora de concluí-las.

 

Sequências abertas

Você pode acessar o Sequences em dois locais diferentes. O local onde você acessa o Sequences determinará as sequências exibidas.

1. Nível da conta. Para ver todas as sequências na sua conta do CRM, abra as sequências no menu de navegação à esquerda. No topo do menu, você encontrará a opção "Sequences".

2. Nível do quadro. Você também pode visualizar sequências no nível do quadro por meio dos quadros de contatos e leads. Se você é um membro da equipe individual que é proprietário de suas próprias contas, esta é uma ótima forma de acompanhar as sequências sob sua responsabilidade. Para ver todas as sequências relacionadas a um quadro, abra o quadro e selecione "Sequências" no topo:

 

Criar uma sequência

Após abrir o Sequences, você poderá criar uma nova sequência clicando no botão "+ Nova sequência" à esquerda:

Comece fornecendo um nome para sua sequência. Esse é o nome que sua equipe utilizará para aplicar a sequência. Escolha um nome que seja claro, conciso e único. 

Em seguida, escolha um componente no menu à esquerda. Você tem quatro opções:

1. E-mails automáticos. E-mails enviados automaticamente com base no cronograma e nas condições definidas na sequência. Estes e-mails usam campos dinâmicos para personalizar o conteúdo.
2. E-mails manuais. Crie uma tarefa no app Emails & Activities e receba um lembrete para enviar um e-mail.
3. Tarefas gerais. Crie uma tarefa personalizada no app Emails & Activities e receba um lembrete no período designado. Ela pode inclui qualquer ação não relacionada a e-mails que deve ser realizada manualmente.
4. Tarefas de chamada. Crie uma tarefa no app Emails & Activities para fazer uma chamada e receba um lembrete no período designado na sequência.
5. Etapas de atraso. Controlam o timing entre as ações, garantindo que as etapas ocorrem na ordem e no prazo desejados.

Ordene as etapas

À medida que adiciona etapas, você pode definir quando elas ocorrerão. Se uma tarefa deve ser concluída no dia 3 da sequência, você pode fazer esse ajuste clicando na etapa e adicionando o número do dia no canto superior direito — ou ajustando o número à esquerda:

Para mover uma etapa acima ou abaixo em uma sequência, use as setas para cima e para baixo à direita:

Através do menu de três pontos à direita, você pode excluir ou duplicar uma etapa, adicionar tempo de espera ou adicionar uma etapa antes ou depois:

Salve seu rascunho

Após concluir a criação das etapas, você pode salvar um rascunho da sua sequência. Ele ficará inativo até que você conclua as "Regras e notificações", sobre as quais falaremos mais à frente neste artigo. 

 

Escrever e-mails

Você pode configurar e-mails manuais ou automáticos na sua sequência. Os e-mails são escritos e enviados através do app Emails & Activities. Você notará que o compositor de e-mails é estruturado da mesma forma. Você pode criar textos, editá-los, formatá-los e incluir links.

E-mails manuais

Ao criar um e-mail manual, lembre-se de que ele pode ser personalizado antes do envio. A linha de assunto será exibida à esquerda para ajudar você a acompanhar as etapas dentro da sua sequência.

E-mails automáticos

Você pode personalizar o e-mail o quanto quiser. Como o e-mail será enviado automaticamente, pode valer a pena usar campos dinâmicos para personalizá-lo. Para inserir campos dinâmicos ao seu e-mail, use o símbolo "{}". Se optar por usar campos dinâmicos, você pode obter dados de qualquer coluna do seu quadro. 

Seus rascunhos de e-mail serão salvos automaticamente na sequência.

 

Regras e notificações

Abra a aba "Regras e notificações" para concluir a configuração da sua sequência. Há várias opções de personalização para configurar sua sequência.

Ativação e dados de sequência

No topo, você verá o seguinte:

• Ativação da sequência. Após concluir o preenchimento das outras etapas de configuração, habilite esta opção para ativar sua sequência. Você também pode usá-la para desativar a sequência.

Em seguida, você verá a seção Dados da sequência. É possível fazer as seguintes designações nessa seção:

• Enviar e-mail como. É aqui que você designará o endereço de e-mail a partir do qual os e-mails na sua sequência serão enviados.

• Quadro. Escolha o quadro a partir do qual esta sequência extrairá dados. Você provavelmente deverá escolher o quadro de contatos ou leads. 
• Informações de contato. Escolha as colunas do seu quadro que serão usadas para extrair o endereço de e-mail e número de telefone.

Regras de remoção e fuso horário

Na próxima seção, você verá regras de remoção. É aqui que você determina quais condições devem ser atendidas para que um contato ou lead seja removido da sequência. Você pode aplicar quantas regras quiser. Ative a regra para aplicá-la à sua sequência.

As opções são as seguintes:

• Remover contato se ele responder a um e-mail nesta sequência
• Remover contato se ele abrir um e-mail nesta sequência
• Remover contato se o e-mail dele for devolvido
• Remover contato se ele clicar em um link em um e-mail desta sequência
• Remover contato se um e-mail nesta sequência receber uma resposta automática (esta configuração está em fase Beta)

Ao escolher qualquer uma dessas opções, você também poderá selecionar uma coluna de status no quadro indicada nos Dados da sequência e alterar esse status para uma etiqueta específica.

Na próxima seção, você indicará o fuso horário e janela de envio para seus e-mails automáticos.

• Fuso horário. Este é o fuso horário ao qual as seguintes regras de dia e hora se alinharão.
• Enviar mensagens nestes dias. Você pode optar por pular fins de semana ou qualquer outro dia da semana. Quando um dia estiver ressaltado em azul-marinho, ele estará selecionado.
• Enviar mensagem neste horário. Você pode escolher uma janela de tempo durante a qual seus e-mails serão enviados.

Notificações

Na última seção, você pode escolher suas configurações de notificações. Você tem as seguintes opções:

• Avise-me quando for a hora de fazer uma chamada/enviar um e-mail. Por padrão, esta opção estará ativada.
• Avise-me quando uma sequência terminar devido ao engajamento. Refere-se à regra na seção Regras de remoção. Caso indique que deseja que alguém seja removido se responder ou abrir um e-mail, você poderá ativar esta regra de notificação para ser avisado quando o evento ocorrer.
• Destinatário da notificação. Se você ativar as notificações nesta seção, poderá escolher quem será notificado. Se as notificações estiverem ativadas, você deverá escolher uma coluna de pessoas no quadro designado na seção Dados da sequência. Se alguém não estiver atribuído na coluna de pessoas, o criador da sequência receberá a notificação para esse contato ou lead individual. Se as notificações estiverem desativadas nesta seção, nenhuma coluna de pessoas precisa ser selecionada. 

 

Ativar uma sequência

Quando terminar de criar sua sequência e personalizar as Regras e notificações, clique em "Salvar sequência" no canto superior direito. Você será redirecionado ao gerenciador de sequências.

Nele, você pode abrir uma sequência passando o mouse sobre o nome da sequência e clicando em Abrir:

Clique em Editar sequência no canto superior direito para fazer as alterações:

Abra a aba Regras e notificações e ative a sequência na central de ativação de sequências:

 

Inscrever um lead em uma sequência

Quando a sequência estiver ativa, você poderá inscrever manualmente contatos e leads. Você também pode criar uma automação para inscrever automaticamente novos leads ou contatos recém-criados.

Inscrição manual

Método 1:

Para inscrever um lead em uma sequência, abra sua sequência e clique na aba Pessoas.

Usando o botão na parte inferior da página ou o botão no canto superior esquerdo, clique para inscrever um lead na sua sequência:

Siga as instruções para inscrever seu lead.

 

Método 2:

Você também pode inscrever um leads ou contato diretamente a partir dos seus quadros. Para fazê-lo, acesse seu quadro e marque a caixa à esquerda do elemento que representa o lead ou contato que você deseja inscrever. Você pode selecionar múltiplos elementos. Isso é chamado de "ações em lote". Confira o artigo "Ações em lote" para saber mais.

Na janela pop-up na parte inferior da tela, selecione "Adicionar à sequência":

Em seguida, você verá uma lista de sequências disponíveis. Ao usar a inscrição manual, você verá o seguinte:

• sequências de sua propriedade
• sequências às quais seu endereço de e-mail está conectado
• e sequências que estão conectada a um endereço de e-mail que foi compartilhado com você ou com toda a conta

Escolha uma sequência para aplicá-la:

Inscrição automática

Para inscrever automaticamente novos leads e contatos recém-criados, você pode criar uma automação no app Sequences. Clique em Integrações no canto superior direito do quadro:

Pesquise "sequence" para localizar o app rapidamente:

Use o template "Quando o status mudar para algo, inscrever o elemento no template da sequência" para inscrever automaticamente leads ou contatos em uma sequência específica. Por exemplo, você pode usar "Quando o status mudar para Interessado" como gatilho. Sempre que um lead for marcado como "Interessado", ele será inscrito na sua sequência designada.

Ao escolher uma sequência para sua automação, você verá o seguinte:

• sequências de sua propriedade
• sequências às quais seu endereço de e-mail está conectado
• e sequências que estão conectada a um endereço de e-mail que foi compartilhado com toda a conta

Conclua a configuração da automação e salve para aplicá-la de agora em diante.

 

Sequências e automações da monday

Há vários modelos de automação dedicados disponíveis para usar com o Sequences. Para acessá-los, abra a central de automações. Pesquise por "sequences" e clique no ícone do app para visualizar os templates disponíveis:

Há vários modelos disponíveis à sua escolha. Você pode inscrever ou desinscrever automaticamente um elemento em uma sequência de acordo com vários gatilhos, como alterações de status, quando um botão for clicado, quando um elemento for movido, quando um elemento for criado ou quando uma pessoa for atribuída a um elemento.

Mais opções estarão disponíveis em breve

Não está vendo a automação desejada? Sem problemas! Estamos trabalhando diligentemente para expandir nossas automações disponíveis para sequências de acordo com seu feedback. Para informar suas necessidades, preencha este formulário. Aguardamos seu contato! 

Para saber mais sobre as automações da monday, consulte nosso artigo "Introdução às automações da monday".

 

Sequências e fluxos de trabalho da monday

Agora que criou uma sequência, você pode usá-la nos fluxos de trabalho da monday. Os fluxos de trabalho da monday incorporam automações, integrações, inícios prorrogados e uma interface intuitiva para ajudar você a criar a harmonia necessária ao seu trabalho. Você pode usar blocos de arrastar e soltar para criar um fluxo de trabalho a fim de alcançar os clientes de uma forma inédita e revolucionar sua forma de trabalhar.

GATILHOS

Há quatro blocos de sequência disponíveis para usar como gatilho nos fluxos de trabalho da monday:

• Quando a sequência for concluída
• Quando uma sequência falha ou é interrompida
• Quando um elemento for registrado na sequência
• Quando o e-mail da sequência for aberto
• Quando o link do e-mail da sequência for clicado
• Quando houver nova resposta ao e-mail da sequência
• Quando o e-mail da sequência for respondido automaticamente

Ações

Há três blocos de sequência disponíveis para usar como ações nos fluxos de trabalho da monday:

• Incluir elemento na sequência
• Remover elemento da sequência
• Remover elemento de todas as sequências

Com o fluxo de trabalho certo, você pode enviar informações de acompanhamento a um lead que responda a um e-mail na sua sequência, atribuir um representante com base na disponibilidade e potencial, adicionar o lead a um novo pipeline e começar a perceber o potencial do seu lead!

Saiba mais sobre os fluxos de trabalho da monday em nosso artigo "Introdução aos fluxos de trabalho da monday".

 

Acompanhar sequências

Quando uma sequência estiver ativa e contatos ou leads estiverem inscritos, você poderá acompanhá-la em quatro locais:

• gerenciador de sequências
• aba "Pessoas"
• cronograma do app Emails & Activities
• e quadro de atividades.

Você também pode incluir um método extra para acompanhar sequências adicionando uma coluna de sequências. Saiba mais sobre a coluna na seção da coluna de sequências.

 

Gerenciador de sequências e análise

Aqui, os usuários podem ver as estatísticas principais sobre o desempenho geral de uma sequência:

Nesta aba, você verá o nome do lead à esquerda, seguido por 12 colunas. As colunas fornecem as seguintes informações para o lead:

• Criado por. Nesta coluna, você pode ver qual membro da sua equipe criou a sequência.
• Quadro. Exibe o quadro conectado à sequência.
• Etapas. Mostra o número de etapas na sequência.
• Dias. Exibe o número de dias necessários para a conclusão de uma rodada completa da sequência.
• Pessoas ativas. Nesta coluna, você pode ver quantas pessoas estão atualmente participando de maneira ativa da sequência.
• Total de pessoas. Mostra quantas pessoas estão inscritas na sequência
• Taxa de abertura. Apresenta a taxa de abertura da sequência.
• Taxa de resposta. Mostra a taxa de resposta da sequência.
• Taxa de cliques. Apresenta a taxa de cliques da sequência.
• Modificado. Mostra a data da última modificação da sequência.
• Status. Mostra o status atual da sequência.
• Detalhes. Nesta coluna, você verá quaisquer detalhes relevantes sobre o status da rodada.

Clicando nos três pontos ao final da linha, você pode visualizar a sequência, abri-la e preencher dados ausentes, duplicá-la ou excluí-la.

 

Aba "Pessoas"

Aqui, os usuários podem ver o status da sequência, a última etapa concluída e quem a acionou.

Nesta aba, você verá o nome do lead à esquerda, seguido por 7 colunas. As colunas fornecem as seguintes informações para o lead:

• Etapas concluídas. Fornece um resumo simples do número de etapas concluídas. Neste exemplo, podemos ver que 0 de 2 etapas foram concluídas para este lead.
• Última etapa concluída. Exibe a última etapa no fluxo que foi concluída para este lead.
• Próxima etapa. Mostra a etapa seguinte no fluxo que ocorrerá para o lead.
• Status. Se houver um problema com esta rodada da sequência, você o verá aqui. Neste exemplo, a sequência tem uma etiqueta amarela que diz "Interrompido".
• Detalhes. Nesta coluna, você verá quaisquer detalhes relevantes sobre o status da rodada. Neste exemplo, podemos ver que a sequência foi interrompida devido ao problema de "E-mail do destinatário ausente" no quadro de leads.
• Acionado por. Aqui, você verá o avatar do membro da equipe que adicionou o lead à sequência.
• Inscrito. Exibe a data em que o lead foi inscrito na sequência.

Você pode desinscrever um lead da sequência clicando nos três pontos ao final da linha.

 

Cronograma de e-mails e atividades

Quando um contato é inscrito em uma sequência, seu progresso pode ser acompanhado por meio de um cronograma que mostra as etapas concluídas:

 

Emails & Activities: quadro de atividades

Quando as sequências forem publicadas e estiverem em uso, todas as tarefas e atividades geradas por uma sequência serão automaticamente sincronizadas com o quadro de atividades. Com isso, você pode filtrar e visualizar tarefas específicas, como chamadas que devem ser feitas.

 

Coluna de sequências inscrita

Para ajudá-lo a acompanhar as sequências nos seus quadros, você pode usar a coluna de sequências inscritas. Essa coluna pode ser adicionada ao seu quadro de contatos (ou a qualquer quadro à sua escolha) para visualizar em quais sequências cada contato está inscrito.

Para adicionar a coluna ao seu quadro, clique no sinal + no seu quadro, selecione Mais colunas e pesquise a coluna Sequências inscritas:

A coluna será atualizada quando um elemento for:

• inscrito em uma sequência
• removido de uma sequência
• ou quando todas as etapas da sequência estiverem concluídas

 

Editar sequências

Se você editar uma sequência ativa, todas as rodadas atuais dela e todas as inscrições serão encerradas. Por esse motivo, recomendamos apenas editar sequências ativas quando absolutamente necessário, para evitar interromper a jornada do cliente.

Práticas recomendadas

Com isso em mente, recomendamos seguir as seguintes práticas recomendadas:

• Certifique-se de que todos os colegas com acesso de edição à sua sequência estejam cientes disso.
• Se você precisar editar uma sequência, verifique quais etapas estão em andamento e permita que a etapa seja concluída ou mova o contato ou lead para uma nova sequência antes de fazer alterações.
  • Neste caso, você também pode considerar encerrar as rodadas dos novos contatos e permitir que os contatos que já iniciaram a sequência a concluam. Quando eles concluírem a sequência, edite-a.

 

Como editar

Para editar uma sequência, abra o Sequences:

Nele, você pode abrir uma sequência passando o mouse sobre o nome da sequência e clicando em Abrir:

Clique em Editar sequência no canto superior direito para fazer as alterações:

Quando você concluir as alterações, clique em Salvar sequência no canto superior esquerdo.

 

Permissões

Atualmente, as permissões são baseadas na sua função na conta. Se você for:

• admin. Você pode acessar e editar todas as sequências.
• criador e responsável pela sequência. Você pode acessar e editar apenas suas sequências.
• membro da conta ou visualizador. Você pode visualizar todas as sequências. Mas não pode editá-las.

Embora não haja restrições baseadas em função para visualizar sequências, os usuário somente poderão acessar e visualizá-las no nível do quadro se tiverem acesso ao quadro. Alternativamente, eles podem visualizar todas as sequências através da navegação à esquerda.

 

Ações de automação

As sequências de e-mail usam algumas das ações de automação alocadas da sua conta. Cada etapa em uma sequência conta como uma ação de automação.

Por exemplo, se uma sequência tiver cinco (5) etapas, ela utilizará cinco (5) ações de automação, além de uma (1) ação adicional para a conclusão.

 

Em breve

Estamos trabalhando para tornar esse recurso ainda melhor. No futuro, você pode esperar:

• Gestão de feriados e fuso horário. Estamos trabalhando para criar opções de agendamento mais avançadas, incluindo ignorar configurações de feriados e fuso horário para o envio de e-mails. 
• O que tornaria o Sequences melhor para sua equipe? Estamos trabalhando diligentemente para melhorar o Sequences de acordo com seu feedback. Para solicitar um novo recurso ou enviar seu feedback, preencha este formulário. Aguardamos seu contato! 

 

 

 

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!