Quem pode usar esse recurso:

Disponível no plano Corporativo

Os templates de gestão ajudam a recriar fluxos de trabalho em sua conta e mantê-los alinhados em escala. Você pode criar um template a partir de uma área de trabalho ou quadro, que servirá de "template mestre". Todos os quadros ou áreas de trabalho criados a partir desse template são chamados de instâncias. Quando você atualiza e publica alterações ao template de gestão, as alterações suportadas são transferidas para as instâncias conectadas, mantendo os fluxos de trabalho consistentes.

Como funciona

A criação de um template de gestão com instâncias de template padronizadas acontece da seguinte forma:

1Definir uma área de trabalho ou um único quadro como o template de gestão

Isso pode incluir quadros, painéis, workdocs e muito mais. Os quadros dentro dessa área de trabalho serão capazes de enviar atualizações para todos os quadros criados a partir dela.

2Criar instâncias de template adicionando o conteúdo do template a qualquer área de trabalho da sua conta

Se o template incluir vários componentes, como quadros, documentos e painéis, estes se combinarão em uma única instância. Depois de criadas, as instâncias recebem alterações compatíveis do template de gestão de forma automática sempre que essas alterações forem publicadas. 

3Publicar atualizações conforme necessário

Os responsáveis pela área de trabalho podem clicar no botão Publicar para aplicar alterações no template a todas as instâncias conectadas.

Criar template de gestão

Você pode criar um template de gestão a partir de um único quadro ou de toda uma área de trabalho.

Para criá-lo a partir de um quadro, clique no menu de três pontos ao lado do nome do quadro e selecione Salvar como template:

Você poderá escolher se quer mover o quadro de origem diretamente para a central de templates e fazer com que ele apareça somente lá ou se quer duplicá-lo para que ele apareça tanto na central de templates quanto no painel esquerdo.

Após escolher, você será solicitado a selecionar entre um template padrão ou um template de gestão.

Em seguida, você poderá nomear o template e defini-lo como público ou privado, permitindo controlar quem pode usar (instalar) o template.

Templates privados são visíveis para todos os membros da conta mas só podem ser usados por membros da equipe específicos convidados pelo proprietário do template na página de membros do template.

Ao encontrar um template privado na central de templates, os membros da equipe que não foram adicionados como membros do template visualizarão o botão Editar em nova aba acinzentado juntamente com a opção Solicitar acesso. Caso clique em "Pedir para participar", o proprietário do template será notificado para aprovação. Depois de concedido o acesso, os membros da equipe poderão usar o template!

Para criar um template de gestão a partir de uma área de trabalho, clique no menu de três pontos ao lado do nome da área de trabalho e selecione Salvar como template:

Nota: ao salvar uma área de trabalho inteira como um template, a opção de duplicar a origem não está disponível. 

A área de trabalho será transferida para a central de templates.

Criar instâncias de template

Para criar uma instância de um template de gestão, abra o painel esquerdo, clique no ícone azul + e selecione central de templates.

Em seguida, você poderá pesquisar o template pelo nome ou localizá-lo em Templates criados na sua conta. Abra o template e clique no botão azul Usar template de gestão para adicioná-lo à sua conta.

Você também pode clicar na seta ao lado da opção Usar template de gestão para escolher entre adicioná-lo a uma área de trabalho existente como pasta ou criar uma nova área de trabalho onde o template será adicionado.

Após concluir esta etapa, uma nova área de trabalho ou pasta será exibida em sua conta contendo os mesmos quadros, painéis, workdocs, etc., do template original.

Nota: se você excluir ou arquivar uma instância, ela será automaticamente desvinculada do template de gestão e deixará de receber atualizações.

Publicar mudanças ao template

Ao atualizar um template de gestão, você pode publicar as alterações para que sejam aplicadas a todas as instâncias conectadas. Para fazê-lo, clique no botão Publicar alterações no canto superior do quadro:

Você poderá, então, incluir notas de lançamento detalhadas explicando as atualizações feitas nessa versão:

Essas notas serão adicionadas automaticamente como uma discussão de quadro no próprio template e em todos os quadros criados a partir do template, mantendo todos informados.

Quando as alterações forem publicadas, todas as instâncias vão refletir as atualizações, e os membros receberão uma notificação alinhada com as modificações mais recentes.

Os responsáveis pelo template podem editar um template de gestão e publicar atualizações a todas as instâncias. Os membros do template podem editá-lo e ver alterações não publicadas na central de templates, mas não podem publicá-las. Os quadros de instância são atualizados apenas depois que um responsável realiza a publicação.

Nota: ao publicar alterações de template, serão publicadas quaisquer novas alterações adicionadas em todos os componentes incluídos no Template de gestão. Por exemplo, quando uma nova coluna for adicionada a um Template de gestão e as alterações forem publicadas, todas as instâncias daquele template também receberão a nova coluna. 

Quais alterações são transferidas?

Enquanto estamos trabalhando para adicionar mais capacidades no recurso de templates de gestão, no momento as atualizações ou alterações de quadro a seguir serão transferidas de um template de gestão para suas instâncias assim que você clicar no botão "Publicar alterações":

Mudanças feitas a um template de gestão não serão sempre aplicáveis a instâncias existentes, mas serão sempre aplicáveis a novas instâncias que você criar.

Novas colunas adicionadas

Sempre que você adicionar uma nova coluna no seu quadro e publicar as mudanças, as colunas recém-adicionadas serão transferidas para as instâncias de template.

Nota: quando você remove um a coluna do template de gestão e publicar a atualização do template, essa coluna não é removida das instâncias existentes. A alteração afeta apenas novas instâncias criadas após a publicação. Caso queira que a coluna seja removida das instâncias atuais, exclua-a nesses quadros de instância.

Novos grupos adicionados

Quando você adicionar novos grupos ao seu template de gestão e publicar as mudanças, o novo grupo também será adicionado às instâncias do template.

Novos elementos ou subelementos adicionados

Ao adicionar novos elementos e subelementos no seu Template de gestão, eles serão transferidos para suas instâncias depois de clicar em "Publicar alterações".

Nota: não é possível definir colunas como obrigatórias em um quadro de instância. Isso ajuda a garantir que novos elementos ainda possam ser enviados a partir do template de gestão, já que as colunas obrigatórias adicionadas a uma instância estariam vazias por padrão.

Validação de dados em templates de gestão

A validação de dados ajuda a garantir entradas consistentes em todos os quadros criados a partir de um template de gestão.

Os responsáveis pelo template controlam as validações nas colunas gerenciadas pelo template. Nas instâncias, você pode adicionar regras de validação em colunas locais, mas não pode torná-las obrigatórias.

Como a responsabilidade pelas validações funciona

Colunas gerenciadas pelo template:

• Como responsável pelo template, você pode definir regras de validação e marcar colunas gerenciadas como obrigatórias.
• Essas validações se aplicam a todas as instâncias existentes e futuras criadas a partir do template de gestão.
• Nas instâncias, as configurações de validação das colunas gerenciadas pelo template não podem ser editadas.

Colunas locais em quadros de instância:

• Em um quadro de instância, você pode adicionar regras de validação a colunas locais criadas diretamente nele.
• Para garantir que responsáveis pelo template consigam publicar alterações sem bloqueios, não é possível definir colunas locais como obrigatórias.

Observação: se uma instância já tiver colunas obrigatórias ou regras de validação definidas anteriormente, elas continuarão valendo. Para remover validações antigas, entre em contato com o Suporte. Recomenda-se limpar regras antigas para evitar conflitos.

Mudanças na configuração de status e da coluna suspensa

Qualquer mudança que você fizer nas configurações da coluna de status dentro de um quadro de Template de gestão será sincronizada depois da publicação, inclusive:

• Adicionar novas etiquetas
• Mudar o texto e a cor das etiquetas
• Definição do estado "Feito"
• Descrição e nome da coluna
• Desativar etiquetas

Nota: os responsáveis pelas instâncias não conseguirão alterar nenhuma das configurações da coluna de status listadas acima.

Dentro das configurações da coluna de status, oferecemos a opção de desativar as etiquetas de status. Com essa capacidade, o responsável por um Template de gestão pode impedir o uso adicionar de uma etiqueta de status em todas as instâncias, enquanto continua mantendo a etiqueta sempre que ela tenha sido usada anteriormente. Porém, a opção de excluir totalmente uma etiqueta não está disponível para impedir a exclusão acidental de dados em instâncias de template.

Além disso, quaisquer mudanças feitas nas configurações da sua coluna suspensa também serão transferidas depois de publicar as mudanças no seu template!

Descrições de coluna

Alterações nas descrições de coluna do template de gestão são transferidas para as instâncias quando você publica a atualização do template. Novas instâncias criadas a partir do template herdam suas descrições de coluna.

Permissões de quadro 

Para ter controle total sobre suas instâncias, as permissões de quadro são sincronizadas diretamente de um Template de gestão para todos os quadros criados a partir dele.

Ao configurar as permissões de visualização e edição em um Template de gestão, todos os quadros criados a partir daquele template vão herdar as mesmas configurações de permissão, permitindo a você manter a uniformidade em todo o seu fluxo de trabalho.

Seguindo essa lógica, isso é o que você verá ao tentar editar permissões de quadro de qualquer uma das instâncias:

Dica: estamos trabalhando para adicionar mais capacidades no futuro, portanto fique ligado!

Identificar um template de gestão

Os templates de gestão estão marcados com um ícone de coroa na central de templates:

Ao abrir uma instância, você visualizará o ícone de coroa e um clipe de papel no cabeçalho do quadro. Expandir o cabeçalho exibirá a qual template de gestão a instância está conectada e fornecerá um link para acessá-lo na central de templates.

Visualizar todas as instâncias

Na barra superior de qualquer Template de gestão é possível ver e acessar facilmente todas as instâncias do template que foram criadas dele, bastando clicar em um botão! Você só precisa clicar no botão "Instâncias" no topo da sua tela, e conseguirá ver uma lista de todas as instâncias conectadas e o último status de publicação de cada uma delas, incluindo seus sucessos e erros:

A gestão de templates com dúzias de instâncias nunca foi tão fácil. Aqui você poderá encontrar instâncias que foram criadas a partir do mesmo template agrupadas para uma visão geral clara. Você também poderá acompanhar rapidamente a localização de cada componente, inclusive seu produto, área de trabalho e quadro.

Dica: vá instantaneamente para o produto, área de trabalho ou quadro ao clicar nele, em vez de procurar pela sua conta.

Precisa focar em instâncias com erros de publicação? Use o filtro de status para classificar e identificar quadros que estão com problemas de publicação, simplificando sua resolução mais eficiente. Com o filtro, você também poderá monitorar o número de grupos sincronizados ou falhados durante e depois da publicação.

Desconectar instância

Se você quiser desconectar uma instância do template de gestão para que ela deixe de receber atualizações do template, clique no botão "Instâncias" no topo da tela para exibir uma lista com todas as instâncias conectadas. Em seguida, localize a instância que deseja desconecta, clique no menu de três pontos ao lado dela e selecione "Desconectar instância".

Nota: quando você opta por desconectar uma instância, essa ação é permanente e não pode ser desfeita.

Excluir um template

Se você quiser excluir seu template, poderá fazer isso no menu de três pontos ao lado de "Instâncias". Selecione "Excluir template" e, em seguida, escolha "Excluir permanentemente" ou "Mover para a área de trabalho" para movê-lo da central de templates de volta para sua área de trabalho.

Alternativamente, você pode encontrar o template que deseja excluir na central de templates, clicar nos três pontos ao lado de "Editar na nova aba" e selecionar "Excluir template".

Criação automática de templates

Você pode usar automações personalizadas para criar novas instâncias de template. Por exemplo, uma equipe de RH pode configurar uma automação que crie um novo quadro de onboarding a partir de um template de gestão sempre que um candidato for marcado como contratado.

Dica: confira este breve vídeo do YouTube para saber mais sobre como criar automaticamente um novo quadro a partir dos seus templates!

Painel de uso do Template de gestão 

Admins agora podem acessar o painel de uso com uma visualização clara de todas as atividades dos templates de gestão indo para a seção do admin, selecionando "Estatísticas de uso" e, em seguida, escolhendo "Templates de gestão". As estatísticas incluem o número total de templates, o número de instâncias em uso e quais templates são usados com mais frequência:

O painel ajuda a impedir problemas inesperados ao mostrar quando você está se aproximando ou atingiu seu limite de templates, para que você possa agir antes de interromper os fluxos de trabalho. Ele também facilita a compreensão de como os templates estão sendo usados e a gestão mais eficiente deles em toda a sua conta.

Colunas compatíveis

Apesar da maioria das colunas ser compatível ao transferir colunas recentemente adicionadas de um Template de gestão para uma instância, algumas possuem apenas compatibilidade parcial. 

Os tipos de coluna a seguir possuem compatibilidade parcial:

• Coluna de cronograma: as configurações de coluna são parcialmente compatíveis (as opções de configurar um prazo, conectar com uma coluna de duração ou configurar lembretes de data não serão transferidas do template de gestão)
• Coluna de dependências: as configurações da coluna não são compatíveis
• Coluna de botão: as configurações da coluna não são compatíveis 
• Coluna de progresso: as configurações da coluna não são compatíveis
• Coluna conectar quadros: as configurações da coluna não são compatíveis
• Coluna espelhada: as configurações da coluna não são compatíveis
• Coluna de e-mail: alterações em endereços de e-mail individuais não são suportadas

Limitações

É importante ter em mente algumas limitações ao usar nosso recurso de template de gestão. Elas são as seguintes:

• Só é possível publicar até 20 colunas recentemente adicionadas por vez
• Você pode publicar até 25 elementos recém-adicionados e 20 grupos ao publicar novas alterações 
• Caso você publique alterações com uma coluna incompatível, as instâncias ainda receberão quaisquer colunas compatíveis que foram publicadas, porém as colunas incompatíveis não serão adicionadas à instância
• Você pode incluir até 30 componentes (quadros, documentos, painéis) e até 2500 elementos em um template
• Você pode incluir até 1.000 instâncias por template 

• Você pode incluir até 300 colunas por quadro em um template de gestão