E-mails e atividades revolucionou a maneira de trabalhar na monday.com. Mas como ele funciona exatamente? Se você já se perguntou quando, onde e porque certas informações são registradas no app, estamos aqui para ajudar a desvendar esse mistério! 🕵️

Nesse artigo você encontrará informações sobre:

• o que determina onde o e-mail é registrado no seu quadro
• como remover e-mails do seu cronograma de E-mails e atividades
• e como parar completamente de registrar e-mails
• como o rastreamento de e-mails no E-mails e atividades funciona

 

PARTE I: o que registramos

Preparação

Para começar, configure o app E-mails e atividades na sua conta da monday. Você pode encontrar informações sobre como configurar o app no artigo E-mails e atividades na monday.com. Ao configurar o app, você terá a oportunidade de conectar sua conta de e-mail escolhida à monday.com.

 

 

Criado no compositor de E-mails e atividades do elemento

Todas as correntes de e-mail enviadas do compositor de e-mail em um elemento são registrados no cronograma do E-mails e atividades daquele elemento. Quando o e-mal é enviado de E-mails e atividades, o e-mail é registrado mesmo se o contato não estiver incluído na coluna de e-mail do elemento.

 

Enviado/recebido do contato do elemento

E-mails sendo enviados e recebidos que incluem tanto: (1) o endereço de e-mail que está listado na coluna de E-mail do elemento e (2) o endereço de e-mail que você conectou em E-mails e atividades.

O endereço de e-mail listado e seu endereço de e-mail conectado precisam ser parte da cadeia de alguma maneira: eles podem ser o remetente, o destinatário, ou podem estar no CC/BCC.

O E-mails e atividades vai registrar os e-mails sendo recebidos e enviados dos contatos listados em todas as colunas de E-mail do elemento. Se existirem três colunas de E-mail com três contatos diferentes, o E-mails e atividades vai registrar os e-mails relacionados a todos os três contatos. 

Exemplos:

1. Você é o remetente: você envia um e-mail ao contato listado na coluna de E-mail no elemento. O contato no campo CC/BCC. O e-mail será registrado em E-mails e atividades.
2. O contato é o remetente: você recebeu um e-mail do endereço de listado na coluna de E-mail do elemento. O e-mail será registrado.

Exceções:

1. O E-mails e atividades não registra e-mails de um endereço listado na coluna E-mail se o endereço de e-mail for usado em mais de 250 colunas de E-mail em toda a conta.
2. O E-mails e atividades não registra e-mails de um endereço na coluna de E-mail se aquele endereço for usado como uma conexão de e-mail ativa em E-mails e atividades.
   • Por exemplo, você conecta seu e-mail usuario@email.com ao E-mails e atividades. O Elemento A tem usuario@email.com na coluna E-mail. O Elemento B tem contato@email.com na coluna E-mail. Um e-mail está sendo enviado tanto para usuario@email.com quanto para contato@email.com. Esse e-mail será registrado no Elemento B onde contato@email.com está na coluna E-mail, mas não será registrado no Elemento A onde usuario@email.com está na coluna E-mail.

 

Enviar de/para o contato em um elemento conectado

E-mails sendo enviados e recebidos que incluem tanto: (1) o endereço de e-mail que está listado na coluna de E-mail de um elemento conectado e (2) o endereço de e-mail que você conectou em E-mails e atividades.

O endereço de e-mail no elemento conectado e seu endereço de e-mail precisam ser parte da cadeia de alguma maneira: eles podem ser o remetente, o destinatário, ou podem estar no CC/BCC.

Quando a cadeia de e-mail estiver relacionada a um elemento conectado, você verá a localização do elemento conectado no fim da mensagem de e-mail. Ela estará listada como: nome do quadro > nome do grupo > nome do elemento

 

Parte de uma cadeia atual

As conversas de e-mail são salvas como cadeias no cronograma de E-mails e atividades. Quando um e-mail é registrado no seu cronograma de E-mails e atividades, quaisquer ações posteriores também serão registradas lá. Isso inclui respostas, encaminhamento do e-mail ou usar a mesma cadeia de e-mail de qualquer maneira, mesmo se os destinatários forem removidos ou totalmente substituídos.

Exemplos:

1. Você começa uma cadeia de e-mail com o Contato A, que está listado na coluna E-mail no elemento (ou em um elemento conectado). Você responde ao e-mail, removendo o Contato A da cadeia e adicionando seu colega no lugar dele. A resposta será registrada.
2. Você começa uma cadeia de e-mail com o Contato A e, em seguida, encaminha para o Contato B. O e-mail encaminhado será registrado.

 

PARTE II: gerenciando seu cronograma

Remover e-mails do cronograma de um elemento

Há duas maneiras de remover e-mails do cronograma E-mails e atividades de um elemento específico.

 

1. Exclua os e-mails que você não quer ver.

O usuário que é proprietário da conta de e-mail conectada a E-mails e atividades podem excluir cadeias de e-mail específicas do cronograma. Para fazer isso, clique no menu de três pontos no canto superior direito da mensagem de e-mail.

Tenha em mente que, depois que a cadeia de e-mail é excluída, ela será removida de todos os elementos na conta onde estava registrada.

 

2. Filtre para visualizar apenas os e-mails relevantes.

Você pode usar os filtros para visualizar apenas "Atividades relacionadas a elementos" no seu cronograma. Assim, você verá apenas as mensagens de e-mail que são relacionadas ao elemento ou conectada a elementos.

O filtro "Atividades relacionadas a elementos" filtra apenas mensagens de e-mail que são relacionadas a elementos conectados. Ele não filtra mensagens de e-mail do mesmo contato listado em outros elementos que não estão conectados.

Exemplo:

O Elemento A tem contato@email.com na Coluna e-mail. O Elemento B também tem contato@email.com na Coluna e-mail. E o Elemento C também tem contato@email.com na Coluna e-mail. Você manda um e-mail para contato@email.com OU recebe um e-mail de contato@email.com. A mensagem de e-mail vai aparecer no cronograma do Elemento A, Elemento B e Elemento C. Você não será capaz de filtrar nenhuma mensagem de nenhum dos cronogramas dos elementos.

 

 

Como parar de registrar os e-mails

Há três formas de parar de registrar os e-mails.

 

1. Remova o endereço de e-mail da Coluna e-mail (ou exclua a Coluna de e-mail totalmente).

Quando você remove um endereço de e-mail da Coluna e-mail ou exclui a Coluna e-mail, nós paramos de registrar novos e-mails enviados ou recebidos pelo(s) endereço(s) de e-mail usado(s) naquela coluna. Porém, quaisquer respostas a e-mails que já estejam conectados ao elemento continuarão sendo registradas no elemento.

 

2. Remova a conexão do e-mail de E-mails e atividades.

Você pode remover a conexão do e-mail pressionando o botão de três pontos na direita da conexão de e-mail. Escolha "Remover conta":

Quando uma conexão de e-mail é removida, o E-mails e atividades vai parar de registrar quaisquer novos e-mails relacionados àquela conexão de e-mail. A partir desse ponto, respostas a correntes de e-mail em andamento não serão registradas.

 

 

3. Excluir a conexão do e-mail.

Para excluir completamente uma conexão de conta de e-mail, visite a Central de automações e clique em Gmail ou Outlook:

A integração vai listar os endereços de e-mail conectados. Selecione o ícone de lixeira para excluir a conexão:

Quando a conexão de e-mail tiver sido excluída, vamos parar de registrar novos e-mails ligados àquela conexão de e-mail. Isso inclui respostas a correntes de e-mail existentes.

Se você tiver qualquer outra automação que usa aquela conexão de e-mail, essas automações também vão parar de funcionar. 

 

 

PARTE III: rastreamento de e-mails

Como funciona o acompanhamento de e-mail?

O acompanhamento de e-mails é sensacional! E menos complicado do que você talvez possa imaginar.

Taxas de abertura de e-mail

Nós acompanhamos os e-mails usando uma imagem invisível. A imagem é um único pixel, um pequeno elemento visual que é colocado no e-mail. A imagem não está anexada ao e-mail. Ela é carregada de um servidor por meio de um URL. Quando o cliente de e-mail enviando e recebendo o e-mail tenta carregar o URL, nosso servidor registra isso e algumas informações adicionais de acompanhamento. O URL é exclusivo, e é gerado aleatoriamente. Assim, sabemos qual e-mail e elemento estão relacionados.

Taxas de abertura de link

Também acompanhamos o engajamento com links enviados dentro dos seus e-mails. Se o destinatário clicar no link que você incluiu, também veremos isso. O número de vezes que o destinatário abriu o link estará do lado direito da palavra "Clicado":

 

Habilitar ou desabilitar o acompanhamento

Se você quiser habilitar o acompanhamento de e-mail, poderá fazer isso marcando a caixa "Acompanhamento de e-mail" ao escrever um e-mail. Para desativar o acompanhamento de e-mail, desmarque a caixa:

 

Problemas em potencial

Algumas vezes, as configurações de segurança no cliente de e-mail de um destinatário podem impedir o URL de ser carregado automaticamente. Nesse caso, nosso servidor nunca vai saber que o e-mail foi aberto! Por outro lado, alguns software de segurança carregam o URL antes mesmo do e-mail chegar na caixa de entrada do destinatário, para conferir que o URL é seguro. Isso pode causar um falso positivo, quando nosso servidor pensa que o e-mail foi aberto mesmo que o destinatário ainda não tenha aberto o e-mail.

O acompanhamento de e-mail não é perfeito mas, na maioria dos casos, traz insights excelentes sobre o engajamento.

 

Entrando nos detalhes

O status do e-mail na seção de análise pode dar um certo insight sobre a forma como o e-mail foi enviado. Aqui estão alguns exemplos:

• "Dados de acompanhamento indisponíveis”: isso indica que o e-mail foi enviado de E-mails e atividades, mas o "Acompanhamento de e-mail" foi desativado pelo usuário na monday.com.
• "Não foi possível acompanhar o e-mail”: isso indica que o e-mail foi enviado do Gmail ou do Outlook. Nesse caso, a monday.com não fará o acompanhamento.
• "Ainda não foi aberto”: isso indica que o destinatário ainda não abriu seu e-mail. Isso também pode indicar que a imagem de pixel de acompanhamento não foi carregada.
• "Visto”: isso indica que o destinatário abriu o e-mail e que o pixel de acompanhamento foi carregado. 

 

 

 

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