Como podemos ajudar?

11 steps to implement Agile Project Management into your workflow

A monday.com pode ser usada para gerenciar projetos usando uma variedade de métodos e processos diferentes, incluindo técnicas de gerenciamento de projetos Agile. Este guia dará uma visão geral do que é gerenciamento de projetos Agile, por que ele é benéfico para as equipes e o que significa na prática.

 

What is Agile Management?

Before delving into how to use monday.com to work with Agile techniques, let’s first understand what Agile project management is.

Agile is a methodology of project management, originally created and used by software developers. It has since spread into many more industries and businesses and is now one of the most popular methods of managing projects.

O valor central do gerenciamento de projetos Agile é o conceito de “inspecionar e adaptar”, ou seja, mudanças de última hora são bem-vindas em qualquer estágio do ciclo do projeto. O Agile (geralmente) planeja através do uso de sprints ou iterações, que são períodos curtos e repetitivos de 1-3 semanas em que uma equipe se concentra em um pequeno conjunto de itens de trabalho e visa a concluí-los durante esse período!

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12 princípios fundamentais

Existem 12 princípios fundamentais que orientam o gerenciamento de projetos Agile, uma seleção dos quais são:

  • Close collaboration between stakeholders on a daily basis
  • Team members remain focused on the same big picture and are provided with the tools and support to accomplish the project goals
  • Quick daily face to face meetings are valued as the best way to update everyone in the team on the status of tasks
  • The final outcomes of a project are the basis of its success
  • Simplicity is valued
  • Using repeating and regular intervals to improve efficiency through fine-tuning behavior of the team.

Vantagens

Sounds great in theory... but why is Agile project management so popular and what are its advantages?

Well, firstly, that are some pretty impressive statistics which support the success of companies adopting such methods. According to the Project Management Institute and its Pulse of the Profession 2015: Capturing the Value of Project Management 2015:

  • 75% of highly agile organizations met their goals/business intent
  • 65% finished on time
  • 67% finished within budget

These results are higher than what organizations with low agility achieve. The same research shows that agile organizations grew revenue 37% faster and generated 30% higher profits than non-agile companies.

Ao contrário de alguns dos estilos/metodologias de gerenciamento de projeto mais antigos, que são muito mais rígidos em sua abordagem, Agile é o mais adequado para o que acontece na vida real - as coisas mudam e o trabalho de uma equipe deve ser adaptável a essas mudanças durante o sprint.

Permitir alterações tornará o resultado final melhor e mais alinhado com o contexto do projeto.

Some additional advantages are:

    • Faster detection of issues/defects
    • Faster achievement of goals/completion of tasks
    • Increased focus on customer goals
    • Increased flexibility/adaptation
    • Increased collaboration/feedback

Retrospectivas

Um aspecto da Metodologia Agile é o uso de retrospectivas. Com o uso de retrospectivas, a equipe/gerente se tornará melhor em estimar quanto tempo levará para concluir diferentes tipos de tarefas ou épicos. Isso ajuda as equipes a se tornarem mais produtivas ao estimar seus objetivos e dá espaço para revisar e pesquisar constantemente como melhorar.

As retrospectivas ajudam ainda mais a equipe a entender o que causou sucessos/fracassos e como evoluir o fluxo de trabalho de acordo, o que significa que uma equipe pode melhorar constantemente.

 

How it is done?

Etapa 1: construir um quadro para ser seu bucket, backlog ou roadmap

Tudo começa com um bucket (balde) ou log - não um real, mas uma espécie de bucket conceitual! O bucket/log deve ser um quadro na sua conta monday.com. Crie um novo quadro, nomeie-o como seu backlog e comece a adicionar todas as tarefas que você precisa fazer para concluir seu projeto ou metas para o futuro previsível (ou não). O quadro também pode ser um roadmap!

Don’t hold back. Get down to the dirty details. Try and break down tasks into their smallest parts. For example, if your project was to make home improvements and one of your tasks was to repaint your living room, you’d break this task down into:

  • Make home improvements
  • Escolha uma cor de tinta para a sala de estar
  • Research where to buy the paint
  • Buy paint
  • Buy equipment for painting
  • Remove furniture
  • Cover the floors/fixed furnishings
  • Paint left wall
  • Paint right wall
  • Paint back wall
  • Second coat left wall
  • Second coat right wall
  • Second coat back wall
  • Remove any excess paint

Este é um exemplo muito simples, mas é importante detalhar uma tarefa. Isso permite que você faça estimativas mais precisas de quanto tempo uma tarefa levará. Também ajuda você a priorizar quando está trabalhando com um prazo específico, para que possa classificar quais tarefas são de maior prioridade!

Aqui está um exemplo de como um backlog pode ser estruturado:

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Depois de construir seu quadro de backlog (ou roadmap), você tem meio caminho andado. Este quadro deve ser criado como um quadro principal na sua conta monday.com. Essa transparência alinhará a equipe em relação à visão geral e garantirá que todos entendam os objetivos. Isso também significa que todos na sua conta monday.com têm acesso a ele e podem contribuir com ele. Os membros da equipe podem adicionar novos elementos/tarefas conforme o projeto evolui e progride ou conforme novas tarefas surgem.

Adicione uma coluna de data para representar o prazo de cada tarefa para ajudar você a descobrir quais tarefas são de maior prioridade.

 

Step 2: Create a task board

Conforme mencionado acima, o gerenciamento de projetos Agile valoriza o trabalho de acordo com curtos períodos de tempo chamados sprints ou iterações. Recomendamos trabalhar em sprints de 2 semanas, mas eles podem ser mais longos ou mais curtos, se você preferir. Construa um quadro de tarefas e divida-o em grupos para representar cada período. Você pode usar o template de tarefas da equipe ou tem a opção de criá-lo do zero. Este é um exemplo de um quadro construído do zero:

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Revise seu backlog no início de cada novo período e mova as tarefas para cada sprint de acordo com sua prioridade. Você pode usar nosso recurso de ações em lote para selecionar várias tarefas de uma vez e, em seguida, movê-las do quadro de backlog para o quadro de sprint, direto para o grupo que representa o sprint no qual você gostaria que a tarefa fosse concluída.

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Step 3: Assign tasks to people in your team

Adicione uma coluna de pessoas ao quadro de tarefas e atribua cada tarefa a uma pessoa da sua equipe. Isso cria responsabilidade sobre as tarefas, garante uma divisão equilibrada do trabalho e faz com que todos saibam com quem falar sobre as tarefas.

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Ter responsabilidade é motivador. Garantido! Quando uma tarefa tem o rosto de uma pessoa ao lado, isso motiva o proprietário a fazer um bom trabalho, afinal, é sua responsabilidade.

One person’s tasks often rely on another person’s tasks so knowing who to speak to will also ensure smooth collaboration.

 

Step 4: Add a status column to keep everyone up to date on the status of each task

Com o gerenciamento de projetos Agile, é importante manter sua equipe constantemente atualizada sobre o status de suas tarefas. O Agile respeita que as coisas mudam e circunstâncias inesperadas podem afetar a conclusão de uma tarefa. Se uma tarefa estiver parada ou atrasada, também é importante que qualquer pessoa que esteja trabalhando em qualquer tarefa relacionada seja informada para que possa adaptar seu planejamento de tempo de acordo.

Usando os rótulos de status personalizáveis (disponíveis em muitas cores), você pode definir uma variedade de status: de “parado” e “em andamento” a “aguardando revisão” e, claro, “feito”!

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Step 5: Prioritize your tasks

Isso mesmo! Mesmo quando as tarefas foram movidas de seu backlog/bucket/roadmap para um sprint, o que significa que são de prioridade mais alta, as tarefas em cada sprint ainda atrairão prioridades relativamente diferentes.

As tarefas podem demorar mais do que estimamos, o que significa que nem todas as tarefas atribuídas a um sprint podem ser concluídas. Além disso, os planos para o projeto ou as necessidades do cliente podem mudar mesmo durante um sprint. Embora você nunca adicione mais tarefas a um sprint, é importante saber quais tarefas trabalhar primeiro para garantir que aquelas que são críticas sejam concluídas antes das que são de prioridade relativamente baixa.

Agile methodology favors categorizing tasks according to 4 priorities - “Critical”, “High”, “Medium” and “Low”. Add another status column to your task board and use the colored labels to assign a priority to each task.

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Step 6: Estimate how long each task will take

It’s important to ensure that each team member has a realistic amount of time during a sprint to complete the tasks assigned to them. Of course, there may be sprints where time runs out and certain incomplete tasks must move to the next sprint however, the aim should always be to complete all tasks in the sprint.

Quanto mais prática você tiver em estimar o tempo que levará para concluir certos tipos de tarefas, mais precisas se tornarão suas estimativas.

Adicione uma coluna de números ao seu quadro, clique no elemento "Total" na parte inferior e adicione uma unidade personalizada conforme como você deseja medir o tempo. Talvez você queira trabalhar em horas ou, se trabalhar com desenvolvimento de software, talvez prefira SP.

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Step 7: Add a tag column to categorize tasks and group them

As tags são uma ótima maneira de categorizar as tarefas em seu backlog ou quadro de tarefas. Adicione uma coluna de tags ao seu quadro.

Usando um sistema de hashtag consistente, você pode selecionar a qual categoria ou categorias uma tarefa pertence. Isso pode ajudar a categorizar as tarefas de acordo com um determinado projeto, épico ou área de trabalho à qual elas se relacionam.

Por exemplo, no nosso caso de melhorias na casa, você pode usar as tags: #cozinha #tina #sala. Os desenvolvedores de software cujo trabalho é dividido em épicos podem usar as tags: #bug, #paginainicial #recurso. Os gerentes de sucesso do cliente podem categorizar suas tarefas com as tags: #basedeconhecimento #webinars ou #introducao.

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Step 8: Keep your team up to date and communicate

A comunicação com sua equipe é fundamental na metodologia Agile. Conforme você trabalha em suas tarefas durante um determinado sprint, adicione atualizações às suas tarefas para manter sua equipe informada sobre quaisquer detalhes relevantes.

mencione com @ uma pessoa em sua equipe pelo nome:

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Ou mencione toda a equipe para garantir que todos recebam uma notificação e as pessoas certas sejam informadas e atualizadas:

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As atualizações em um elemento irão armazenar todas as informações relevantes relacionadas a uma tarefa em um lugar e manter a equipe na mesma página. Você também pode adicionar uma atualização a um status para que, ao alterar o status da sua tarefa, possa comunicar isso às pessoas relevantes no contexto.

Faça upload de documentos relacionados à tarefa na seção de atualizações. Talvez você tenha a tarefa de escrever um texto específico e a tarefa de outra pessoa durante o sprint seja editá-lo. Carregar seu trabalho final nas atualizações de sua tarefa e mencionar com @ a pessoa responsável por editá-lo permite que você compartilhe informações com facilidade e “passe o bastão” desde a conclusão de sua tarefa até o início da tarefa da outra pessoa.

Você pode encontrar mais informações sobre como se comunicar com sua equipe usando a monday.com aqui.

 

Step 9: Hold short daily meetings with your whole team

Além da comunicação na plataforma, um dos princípios do gerenciamento de projetos Agile é a comunicação face a face. Agende reuniões curtas de 10 a 15 minutos no início de cada dia de trabalho, quando a equipe se reunirá, fornecendo um panorama rápido do que eles trabalharam no dia anterior e o farão naquele dia. Quaisquer questões específicas que possam se beneficiar da contribuição da equipe podem ser destacadas, permitindo a máxima colaboração e suporte dos seus colegas.

 

Step 10: Review and analyze the results at the end of each sprint

O Agile valoriza a retrospecção e a aprendizagem com os erros anteriores para que o fluxo de trabalho e as práticas da sua equipe possam evoluir e melhorar constantemente. Sente-se com sua equipe no final de cada sprint, analise o quadro de tarefas e certifique-se de que tudo o que foi concluído esteja marcado em verde, ou seja, "Feito".

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Isso vai motivar sua equipe e melhorar o moral, mostrando visualmente o quanto já foi conquistado. Também é um ótimo momento para discutir tudo o que pode melhorar no futuro e para aprimorar os processos de trabalho com base no feedback.

 

Step 11: Store your completed sprints at the bottom of your task board and repeat

At the end of each sprint, move the group representing the completed sprint to the bottom of your task board. This allows you to keep a record of what’s been achieved and, should a completed task come back to life, means you can move an item to a new sprint, keeping all of the details and data attached to it.

Volte para o seu backlog, mova as tarefas nas quais deseja trabalhar para o grupo que representa o próximo sprint e comece o ciclo novamente.

 

Nota final

Existem muitas técnicas de gerenciamento de projeto Agile, todas elas têm uma coisa em comum: o trabalho em ciclos curtos, chamados sprints ou iterações.

Isso permite que as equipes avaliem e reavaliem constantemente as expectativas e necessidades dos clientes, a fim de melhorar seu produto, ao invés de trabalhar para produzir algo de uma vez. O foco de uma equipe será nas tarefas e subprojetos de maior prioridade, que mudarão e se adaptarão de acordo com as necessidades e expectativas do cliente/partes interessadas.

The team is at the center and each member of the team will be working towards completing tasks which they are responsible for in each time period. Each team member's goal and focus is to show the progress of tasks throughout a sprint, working towards getting their tasks “done”.

 

Se você tiver qualquer dúvida, contate nossa equipe usando o nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!