Hoe kunnen we helpen?

Outlook integratie

out.png

Zoek je naar mogelijkheden om je inbox te verbinden met je monday.com workflows? Met onze Outlook integratie kun je e-mails omzetten naar actie-items om iedereen altijd automatisch afgestemd en naadloos verbonden te houden. 

 

Belangrijke opmerking:  1) Je moet een Microsoft 365 Business Premium-licentie hebben om deze integratie te kunnen gebruiken. Als je dit licentietype niet hebt, krijg je een foutmelding bij het instellen van deze integratie. 2) Deze integratie werkt alleen als je een Microsoft Online Exchange-inbox hebt en niet met Premise. Ga om dit te bevestigen naar de site outlook.office365.com. Als je verbinding kunt maken, betekent dit dat je een online exchange-account hebt. Als je geen verbinding kunt maken en een foutmelding krijgt, betekent dit dat je geen online exchange-account hebt, waardoor je deze integratie niet kunt gebruiken. 

 

Aan je workflow toevoegen

Om een integratie toe te voegen ga je naar het bord waar je deze voor wilt aanmaken en klik je op de knop "Integraties" aan de rechter bovenkant van het scherm: 
 
integration.png

Vanaf daar selecteer je "Outlook", zoals hieronder: 

1.png

Wanneer je klikt op de "Outlook" integratie banner vindt je de mogelijkheden, de zogenaamde "recepten", die onze integraties bieden:

outlook__2_.png

Kies vervolgens simpelweg de integratie die je wilt aanmaken! Daarna wordt je gevraagd om je Outlook en monday.com accounts te verbinden. 

 

Verbinden met je Outlook account 

Ter info: Om de Outlook integratie toe te voegen, kan je e-maildomein niet worden gehost via een andere e-mailprovider. Bezoek deze site om dit te bevestigen, voer je e-maildomein in en vink de  "MX" voor het domein aan. 

 

Wanneer je één van de recepten selecteert zal je gevraagd worden om je monday.com account te koppelen aan je Outlook account:

outlook__1_.png

Kies vervolgens het e-mailaccount dat je aan monday.com wilt koppelen:

Nadat je je Outlook account hebt geselecteerd zal er een machtigingsscherm verschijnen. Klik op "Accepteren" om verder te gaan met het instellen.

4.png

Jippie! Zo eenvoudig is het 😀 Je hebt je account succesvol met Outlook verbonden. Nu kun je aan de slag gaan met het brouwen van recepten om efficiënt te communiceren met je team! 

rrwq.png

Kan mijn Outlook-account worden geïntegreerd met monday.com?

Klik in Outlook op accountvoorkeuren en zoek het pictogram van de e-mailprovider aan de bovenkant van het accountscherm. Als er een Outlook-icoon staat kan het e-mail account worden geïntegreerd met monday.com. Hieronder staat een voorbeeld van een Outlook account dat niet door Outlook gehost is.

 

Ondersteunt de e-mail integratie bestanden?

Momenteel ondersteunt de e-mail integratie geen bestanden. Dat gezegd hebbende... Wanneer je bestanden naar je monday.com account wilt versturen hebben we een oplossing. Je kunt een bestand naar een bord of een item verzenden in het "Updates"-gedeelte. Lees dit artikel om dit stap voor stap te leren.  

 

Ondersteunt de integratie meerdere e-mailadressen? 

JA! De e-mail integratie ondersteunt meerdere e-mailadressen!! We hebben nu een increment toegevoegd dat zowel Outlook- als Gmail-integraties ondersteunt, waarbij je meerdere e-mails in een tekstkolom kunt definiëren, gescheiden door ";" en de e-mail wordt dan naar elk van die e-mails afzonderlijk gestuurd 💥


Bijvoorbeeld in dit recept:

 

Kies de e-mail (kolom) optie in het vervolgmenu en kies vervolgens een tekstkolom:

 

​    

Je kunt de waarden (de e-mailadressen) van de tekstkolom als volgt definiëren: "voorbeeld@monday.com ; voorbeeld.monday@gmail.com "

De integratie stuurt een e-mail naar zowel voorbeeld@monday.com als voorbeeld.monday@gmail.com!

 

Hoe ontkoppel je Outlook van monday.com?

Volg deze stappen om toegang voor derden van je Outlook account te verwijderen:

 

Help - Mijn integratie werkt niet

Als je de integratie niet kunt instellen en je het volgende foutmelding ontvangt: "Microsoft heeft je Outlook mailbox niet ingeschakeld voor integraties"

Frame_493__2_.png

Het is waarschijnlijk dat je account momenteel niet kan worden geïntegreerd. Deze fout kan optreden als de mailbox zich op een speciale Microsoft Exchange Server bevindt en geen geldige Office 365-mailbox is. Bekijk de documentatie van Microsoft over dit probleem om stappen te ondernemen om deze fout op te lossen.

 

Als je geen foutmelding ontvangt, lees dan verder voor enkele stappen voor probleemoplossing waarmee je vaak Outlook-integratieproblemen kunt oplossen.

 

Optie 1 - Vernieuwen van je automatisering

Wanneer je integratie niet werkt kan je deze opnieuw creëren met een nieuwe verbinding. Om dit te doen klik je op de integratieknop aan de rechter bovenkant van je scherm. Wanneer je in het integratiecentrum bent selecteer je "Bord integratie", zoals hieronder: 

gmail.png

Klik vervolgens op het stekkertje naast één van je Outlook integraties. 

edit.png

Je kunt dan "gebruik een ander account" selecteren. Dit zou het probleem op moeten lossen!

mceclip0.png 

 

Ter info:  Deze stap is erg belangrijk, want je moet "gebruik een ander account" kiezen, omdat deze actie de verbinding vernieuwt. Houd er rekening mee dat je dezelfde inloggegevens kunt gebruiken wanneer je deze optie kiest, dus maak je geen zorgen :)  

 

Optie 2 -  Ontkoppel de integratie

 

Ter info: Deze optie is enkel nuttig wanneer iemand iets gewijzigd heeft in de autorisatie-instellingen van Outlook.  Wanneer dit het geval is kun je de integratie ontkoppelen middels de onderstaande stappen.

 

  • Ga naar account.microsoft.com/account en log in op je account.
  • Klik op het tabblad "Privacy" aan de bovenkant van de pagina. Mogelijk is verificatie middels een e-mail code nodig.
  • Blader omlaag naar het gedeelte "Overige privacy instellingen".
  • Ga naar "Apps en services > Apps en services die toegang hebben tot je gegevens"
  • Bekijk de lijst met apps en bepaal welke je de toegang wilt ontzeggen.
  • Klik op "Bewerken" onder de naam van deze app.
  • Selecteer "Machtigingen verwijderen".

    Ga terug naar je bord en klik op de knop "Integreren" rechtsboven in je scherm. Wanneer je in het integratiecentrum bent, selecteer je "Bordintegraties", zoals hieronder: 

    gmail__1_.png

    Klik vervolgens op het stekkertje naast één van je Gmail integraties. 

    edit.png

    Klik vervolgens op "Gebruik ander account", zoals hieronder: 

    mceclip0.png

      

    Ter info:  Deze stap is erg belangrijk, want je moet "gebruik een ander account" kiezen, omdat deze actie de verbinding vernieuwt. Houd er rekening mee dat je dezelfde inloggegevens kunt gebruiken wanneer je deze optie kiest, dus maak je geen zorgen :)  

       

Optie 3 - De integratie maakt meerdere items

Creëert je integratie meerdere items en weet je niet zeker waarom? Bij het handmatig verplaatsen van een e-mail naar een andere map in Outlook, wordt de integratie geactiveerd. Dit zorgt ervoor dat de integratie meerdere items creëert. De oplossing is om een regel in Outlook te maken om de e-mail automatisch in plaats van handmatig te verplaatsen.

 

Optie 4 -  Neem contact met ons op :)

Als geen van de onderstaande opties hebben geholpen kan je altijd even contact opnemen via support@monday.com. Laat ons weten dat je beide opties al geprobeerd hebt. We helpen je graag verder! :)

 

Waarom is mijn Outlook integratie uitgeschakeld?

Je Outlook-integratie wordt uitgeschakeld in de volgende situaties:

 

1. Het gebruiken van een privé account

Je Outlook integratie kan enkel worden aangemaakt met een zakelijk account en geen privé account. Wanneer je om welke reden dan ook verbinding kon maken met een privé account ontvang je de volgende melding 

outlook.png

Gevolgd door de volgende foutmelding in het tabblad "Integraties" 

outlook_1.png

Om de integratie opnieuw te activeren dien je je zakelijke account te gebruiken. 

 

2. Je zakelijke account heeft geen online inbox

Wanneer je zakelijke account geen online inbox heeft heb je niet de mogelijkheid in te loggen op https://outlook.office365.com/mail/inbox. Wanneer je een zakelijk account zonder online uitwisselingsmogelijkheden hebt zie je het volgende bericht: 

oops_1.png

Om meer over dit scenario te weten te komen kan je hier klikken. In je monday.com account zal de volgende melding verschijnen:

out_1__1_.png

Gevolgd door de volgende foutmelding in het tabblad "Integraties" 

232.png

 

3. Een beheerder heeft tweefactorauthenticatie (2FA) ingesteld

Wanneer een beheerder 2FA afdwingt nadat je al een verbinding hebt opgezet, wordt je integratie uitgeschakeld omdat de verbinding niet langer geautoriseerd is. Om dit probleem te verhelpen, stel je de Outlook-integratie opnieuw in om een nieuwe verbinding te maken.

 

4. De monday.com verbinding is ingetrokken in Outlook

Jij of een beheerder kan monday.com's mogelijkheid om te communiceren met je Outlook-account terugtrekken. Dit gebeurt via Outlook. Als je dit per ongeluk hebt gedaan, stel je eenvoudig een nieuwe integratie in met je accountgegevens. Als een beheerder van je Outlook-account deze wijziging heeft aangebracht, moet je contact opnemen met je Outlook-beheerder of je IT-afdeling.

 

5. Verbinding is verlopen

De laatste mogelijkheid is dat je verbinding per ongeluk is verbroken. Dit kan gebeuren als je verbinding verloopt. De oplossing is om opnieuw verbinding te maken met Outlook door de stappen te doorlopen om een nieuwe integratie in te stellen en je accounts met elkaar te verbinden.

 

Ter info: Als je nog andere vragen hebt of ergens verduidelijking over wilt kan je het altijd even laten weten via support@monday.com. Zorg ervoor dat je ons een screenshot van de foutmeldingen die je op monday.com en https://outlook.office365.com/mail/inbox ziet stuurt.

 

 

Als je vragen hebt, neem dan gerust contact op met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 beschikbaar en helpen je graag!