Hoe kunnen we helpen?

De workload weergave

Resource management is het proces om het gebruik van je resources en de toewijzing daarvan te plannen.  Resources kunnen alles zijn wat je bedrijf nodig heeft om effectief te werken — werknemers, apparatuur of zelfs je merkactiva. Wat je resources ook zijn, monday.com is er om je te helpen je bedrijf op de rails te houden! 

CSplanning.png

 

Ter info:  Deze functie is enkel beschikbaar binnen onze Pro en Enterprise abonnementen

 

Wat is de workload weergave?

Add the Workload View to your board and get a clear overview of how your team's work is divided! You can see in one glance who is over capacity and assign upcoming tasks accordingly. If needed, you can always reassign or change due dates to make sure every stays on target with the amount of tasks they can complete within that timeframe. You can also use it to allocate resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, or delivery vehicles!

Deze weergave is een must voor het verbeteren van de workflow van je bord!

 

Voordat je begint

To measure the workload of your team members, you'll want to make sure your boards contains the following columns: 

  • Een personenkolom 
  • Een datum- of een tijdlijnkolom 
  • Optional - A Number or Formula Column to indicate effort required for each task; i.e. 1 hour, 6 hours

Alternatively, if you want to measure any other resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, cameras - you name it - you can use a Status Column!

Een andere belangrijke instelling om rekening mee te houden is het weekend. Je kunt de weekenden als werkdagen laten meetellen, of ze er van uitsluiten. Je kunt deze instelling aanpassen in het beheerdersgedeelte van je account. Bekijk dit artikel voor meer informatie. 

 

How to add it  

To add the Workload View, click on the arrow next to the button "Main Table" located on the top left of your board. Click on more views and select "Workload" as below: 

work.png

Als je klaar bent vind je een aantal verschillende instellingen waarmee je de workload weergave kunt aanpassen zoals je wilt.

 

De weergave instellen

Stap 1 - Bouw het bord

Let's say we are managing our Customer Success Team. In our board, we have:

  • A People Column to assign each task to one or more team members
  • A Timeline or Date Column to define the time frame of the task (when does it start and when it should be completed by)
  • Optional - A Numbers Column that we are using as a time estimation for each task. 

4.png

 

Stap 2 - Kies de tijdkolom 

Since this view checks all items assigned to a person over a certain time period, your board must have either a Date or Timeline Column

14.png

 

Step 3 - Choose the resource type

Now you need to choose which resource type you want to be represented on the workload. The resource type can be a People Column, Status Column, or group! This will determine according to what parameters we see the workload divided. In the example below, we've chosen the People Column, so we see our tasks divided among our team members (listed in the left panel of our widget). This is sort of like the y-axis in a chart, while the tasks represent the x-axis. 

13.png

 

Stap 4 - Meet de inzet

Je kunt de data op twee manieren weergeven: tel item en inzet. 

  • Tel item

Als je voor items tellen kiest zal ieder item dat aan deze persoon is toegewezen tellen als 1 en worden weergegeven op het bord. 

  • Inzet

Soms vergen sommige van onze taken wat meer inzet, of zijn ze belangrijker voor het project. In ons geval gebruiken we de tijdschatting kolom. Die instelling werkt met zowel een nummer- als formule kolom. 

When more than one person is working on a task, we can choose to display how they "divide the effort" between them. We can toggle between "Split", which will divide the effort equally amongst partners, and "Sum", which will assign each of the partners the total number of hours that the project takes. In the example below, we chose "Split", because Kayla and Ariel are going to split the four hours allotted for this project evenly in two. On the view, we can see that they have each been assigned 2 hours for this project. If Kayla and Ariel were working together on the project, and they would both be spending 4 hours, we would select "Sum", and we would see all 4 hours reflected in Kayla's workload as well as in Ariel's workload. 

Frame_1.png

 

  • Wekelijkse capaciteit

Wanneer dit gedaan is kunnen we een wekelijkse capaciteit bepalen voor het gehele team. Dit is de limiet van het aantal uren dat er die week door je team aan die taken besteed gaat worden. In ons voorbeeld stellen we de capaciteit in op 4 uren per week. 

1.png

  

Allocating Resources

Let's take a look at a use case where we want to assess the allocation of our company's resources rather than the effort of our team members. The board below helps us coordinate all of our company's deliveries. Each item is a delivery that needs to be done, and is assigned a driver (using the People Column) and vehicle (using a Status Column). The date of the delivery is assigned, and the duration of the ride as well as the travel distance are indicated using a Numbers Column. 

image_6.png

We want to make sure that none of our vehicles are surpassing their weekly limit of 1200 total kilometers of travel distance. We can set our Workload View to show us exactly that!

First, we select our "Vehicle" Status Column as our resource type, and then we can select "Add Effort"! We want to define our effort by our "Travel Distance" Numbers Column, and then enter "1200" in the "Weekly Capacity" field below. 

Now, our view is showing us all of our vehicles listed in the left panel, and to their right, we can see how many kilometers they are scheduled to travel each day of the week. We can see that our Ford is set to exceed its limit on the 13th, so we can go ahead and schedule a different vehicle for this delivery instead!

image_7.png

 

Working Status 

In addition to helping us allocate our resources, the Workload View also helps us understand them. One of the ways it does this is by taking in to account the working status of our team members!

In the example below, Kayla is scheduled for a delivery on July 15th. Even though she has not exceeded her daily set capacity, the bubble has turned red for that day, indicating that there is a problem. When we hover over the bubble, we can see that Kayla has set her working status to OOO (Out of Office) from July 15th to July 15th. Now we know that we need to reassign this delivery to one of our other drivers!

image_9.png

 

Note: A team member's working status will only be considered if he or she has set the status with specific dates that he or she will be busy or away, and the widget will only notify us if there is a scheduling conflict. It is important also to note that it will only be work if the team member's workload capacity is indicated. 

 

De kleuren begrijpen 

🔵 Blauwe bol - De persoon zit onder de maximale hoeveelheid inspanning. Je kunt taken blijven toewijzen!

✔️ Blauwe bol met een vinkje - Je zit precies op de wekelijkse capaciteit!

🔴 Rode bol - De persoon zit boven de ingestelde wekelijkse capaciteitslimiet

You can view the team's workload by Days, Weeks, or Months.

1.png

 

De resultaten begrijpen

Laten we teruggaan naar het voorbeeld van ons klantsuccesbord. In de week van 25 november tot 1 december heb ik twee taken toegewezen gekregen die beide 1,5 uur in beslag namen (Ik ben trouwens Lea 👋🏼😊)

results.png

Om de resultaten te begrijpen moeten we twee factoren in ogenschouw nemen:

  1. Hoeveel uur het duurt om de taak te voltooien
  2. How many days we have to complete it.  

Laten we teruggaan naar ons bord: 

1.png

In dit voorbeeld duurt het opnemen van een video 4 uren en het moet voltooid zijn binnen 8 werkdagen, exclusief de weekenden. Dat betekent dat we dagelijks een half uur werk aan deze taak moeten besteden. Dit is slechts een simpele wiskundige vergelijking: 

 

Formule:  Aantal uren om de taak te voltooien / Aantal werkdagen

 

De taak begon 27 november en de week eindigde op 29 november. Dit telt als 3 werkdagen. Daarom hebben we deze week 3 * 0,5 uren = 1,5 uur gespendeerd aan het opnemen van een video. 

1.png

 

Kijk verder voor meer details

Als je de taken van je team van dichterbij wilt bekijken kun je op iedere willekeurige cirkel klikken om de taken die binnen dat tijdsframe staan te bekijken.

1.gif

If you are using data from a Timeline Column, and have milestones set, you will see them in the breakdown of tasks under each circle! Milestones will appear in the shape of a diamond to help you identify them!

image_13.png

 

 

Heb je nog vragen? Laat het ons weten op support@monday.com en we helpen je graag :)