Hoe kunnen we helpen?

De workload weergave

Resource management is het proces om het gebruik van je resources en de toewijzing daarvan te plannen.  Resources kunnen alles zijn wat je bedrijf nodig heeft om effectief te werken — werknemers, apparatuur of zelfs je merkactiva. Wat je resources ook zijn, monday.com is er om je te helpen je bedrijf op de rails te houden! 

CSplanning.png

 

Ter info:  Deze functie is enkel beschikbaar binnen onze Pro en Enterprise abonnementen

 

Wat is de werklastweergave?

Voeg de werklastweergave toe aan je bord en krijg een duidelijk overzicht van hoe het werk van je team is verdeeld! Je kunt in één oogopslag zien wie de capaciteit heeft en de komende taken dienovereenkomstig toewijzen. Indien nodig kun je de deadlines altijd opnieuw toewijzen of wijzigen om ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft met het aantal taken dat ze binnen dat tijdsbestek kunnen voltooien. Je kunt het ook gebruiken om middelen toe te wijzen, zoals vergaderruimten, fabrieksmachines, handgereedschap of bestelwagens!

Deze weergave is een must voor het verbeteren van de workflow van je bord!

 

Voordat je begint

Zorg er, om de werklast van je teamleden te meten, voor dat je borden de volgende kolommen bevatten: 

  • Een personenkolom 
  • Een datum- of een tijdlijnkolom 
  • Optioneel - Een nummer- of formulekolom om de vereiste inspanning voor elke taak aan te geven; bijv. 1 uur, 6 uren

Als alternatief kun je, als je andere bronnen wilt meten, zoals vergaderruimten, fabrieksmachines, handgereedschap, camera's (noem maar op), een statuskolom gebruiken!

Een andere belangrijke instelling om rekening mee te houden is het weekend. Je kunt de weekenden als werkdagen laten meetellen, of ze er van uitsluiten. Je kunt deze instelling aanpassen in het beheerdersgedeelte van je account. Bekijk dit artikel voor meer informatie. 

 

Hoe je het kunt toevoegen  

Om de werklastweergave toe te voegen, klik op de "Weergave toevoegen" knop linksboven op je bord. Klik op meer weergaven en selecteer "Werklast" zoals hieronder: 

work.png

Als je klaar bent vind je een aantal verschillende instellingen waarmee je de workload weergave kunt aanpassen zoals je wilt.

 

De weergave instellen

Stap 1 - Bouw het bord

Laten we zeggen dat we ons klantsuccesteam willen beheren. Op ons bord hebben we:

  • Een mensenkolom om elke taak toe te wijzen aan een of meer teamleden
  • Een tijdlijn of datumkolom om het tijdsbestek van de taak te definiëren (wanneer begint deze en wanneer moet deze zijn voltooid)
  • Optioneel - Een nummerskolom die we gebruiken als een schatting van de tijd voor elke taak.

4.png

 

Stap 2 - Kies de tijdkolom 

Aangezien deze weergave alle items controleert die aan een persoon zijn toegewezen gedurende een bepaalde periode, moet je bord een datum- of tijdlijnkolom hebben

14.png

 

Stap 3 - Kies het type middel

Nu moet je kiezen welk type middel je op de werklast wilt vertegenwoordigen. Het type bron kan een mensenkolom, statuskolom, groep of bord zijn! Dit bepaalt volgens welke parameters we de werklast verdeeld zien. In het onderstaande voorbeeld hebben we de mensenkolom gekozen, zodat we onze taken over onze teamleden verdeeld zien (als lijst in het linkerdeelvenster van onze widget). Dit lijkt op de y-as in een grafiek, terwijl de taken de x-as vertegenwoordigen. 

13.png

 

Stap 4 - Meet de inzet

Je kunt de data op twee manieren weergeven: tel item en inzet. 

  • Tel item

Als je voor items tellen kiest zal ieder item dat aan deze persoon is toegewezen tellen als 1 en worden weergegeven op het bord. 

  • Inzet

Soms vergen sommige van onze taken wat meer inzet, of zijn ze belangrijker voor het project. In ons geval gebruiken we de tijdschatting kolom. Die instelling werkt met zowel een nummer- als formule kolom. 

Wanneer meer dan een persoon aan een taak werkt, kunnen we ervoor kiezen om weer te geven hoe ze "de inzet verdelen" tussen hen. We kunnen schakelen tussen "Splitsen", wat de inzet gelijk verdeelt over de partners en "Som" wat elk aan elk van de partners het totale aantal uren toewijst dat het project kost. In het voorbeeld hieronder hebben we gekozen voor "Splitsen", omdat Kayla en Ariel de vier uur die voor dit project zijn toegewezen gelijk in tweeën gaan splitsen. In de weergave kunnen we zien dat aan elk van hen twee uur is toegewezen voor dit project. Als Kayla en Ariel samen aan het project werken en er beide vier uur aan besteden, dan kiezen we voor "Som" en zien we alle vier uren weerspiegelt in de werklast van Kayla en in die van Ariel. 

Frame_1.png

 

  • Wekelijkse capaciteit

Wanneer dit gedaan is kunnen we een wekelijkse capaciteit bepalen voor het gehele team. Dit is de limiet van het aantal uren dat er die week door je team aan die taken besteed gaat worden. In ons voorbeeld stellen we de capaciteit in op 4 uren per week. 

Dit betekent dat als je de kalender van je weergave per week bekijkt, de kleuren van de cirkels de door jouw ingestelde capaciteit weergeven. Als je echter de kalender wijzigt naar bekijken per dag, zal de capaciteit gelijk verdeeld zijn over de vijf werkdagen in de week. Met andere woorden: de wekelijkse capaciteit van vijf zal worden gedeeld door vijf en als een uur per dag van de week worden weergegeven.

Evenzo, als je je werklastweergave per maand bekijkt, wordt je wekelijkse capaciteit van 5 vermenigvuldigd met 4 weken in een maand, wat je een maandelijkse capaciteit van 20 toont. Dit kan al dan niet je bedoelingen weerspiegelen bij het instellen van je wekelijkse capaciteit, dus is het belangrijk om dit in gedachten te houden. 

1.png

  

Middelen toewijzen

Laten we eens kijken naar een gebruiksvoorbeeld waarin we de toewijzing van de middelen van ons bedrijf willen beoordelen in plaats van de inspanning van onze teamleden. Het onderstaande bord helpt ons bij het coördineren van al onze leveringen. Elk item is een levering die moet worden gedaan, en krijgt een chauffeur toegewezen (met behulp van de mensenkolom) en een voertuig (middels de statuskolom). De datum van levering wordt toegewezen en de duur van de rit en de reisafstand worden aangegeven in een nummerskolom. 

image_6.png

We willen ervoor zorgen dat geen van onze voertuigen hun wekelijkse limiet van een totale reisafstand van 1200 kilometer overschrijdt. We kunnen onze werklastweergave instellen om ons precies dat te laten zien!

Eerst kiezen we onze "Voertuig" statuskolom als ons type bron en dan kunnen we "Inzet toevoegen" selecteren. We willen onze inspanning definiëren aan de hand van onze "Reisafstand" nummerskolom en vervolgens "1200" invoeren in het veld "Wekelijkse capaciteit" hieronder. 

Nu laat onze weergave ons al onze voertuigen zien die in het linkerdeelvenster worden vermeld, en aan de rechterkant kunnen we zien hoeveel kilometer ze elke dag van de week zullen afleggen. We zien dat onze Ford zijn limiet op de dertiende zal overschrijden, dus kunnen we alvast een ander voertuig voor deze levering inplannen!

image_7.png

 

De kleuren begrijpen

🔵 Blauwe bol - De persoon zit onder de maximale hoeveelheid inspanning. Je kunt taken blijven toewijzen!

✔️ Blauwe bol met een vinkje - Je zit precies op de wekelijkse capaciteit!

🔴 Rode bol - De persoon zit boven de ingestelde wekelijkse capaciteitslimiet

Je kunt de werklast van het team bekijken per dag, week of maand.

1.png

 

De resultaten begrijpen

Laten we teruggaan naar het voorbeeld van ons klantsuccesbord. In de week van 25 november tot 1 december heb ik twee taken toegewezen gekregen die beide 1,5 uur in beslag namen (Ik ben trouwens Lea 👋🏼😊)

results.png

Om de resultaten te begrijpen moeten we twee factoren in ogenschouw nemen:

  1. Hoeveel uur het duurt om de taak te voltooien
  2. Hoeveel dagen we hebben om het te voltooien.  

Laten we teruggaan naar ons bord: 

1.png

In dit voorbeeld duurt het opnemen van een video 4 uren en het moet voltooid zijn binnen 8 werkdagen, exclusief de weekenden. Dat betekent dat we dagelijks een half uur werk aan deze taak moeten besteden. Dit is slechts een simpele wiskundige vergelijking: 

 

Formule:  Aantal uren om de taak te voltooien / Aantal werkdagen

 

De taak begon 27 november en de week eindigde op 29 november. Dit telt als 3 werkdagen. Daarom hebben we deze week 3 * 0,5 uren = 1,5 uur gespendeerd aan het opnemen van een video. 

1.png

 

Zoom in voor meer details

Als je de taken van je team van dichterbij wilt bekijken kun je op iedere willekeurige cirkel klikken om de taken die binnen dat tijdsframe staan te bekijken.

1.gif

Als je gegevens uit een tijdlijnkolom gebruikt en mijlpalen hebt ingesteld, zul je die zien in de uitsplitsing van taken onder elke cirkel. Mijlpalen worden zichtbaar in de vorm van een diamant om je te helpen ze te herkennen!

image_13.png

 

 

Als je vragen hebt, neem dan gerust contact met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 beschikbaar en helpen je graag!