Hoe kunnen we helpen?

De workload weergave

Resource management is het proces om het gebruik van je resources en de toewijzing daarvan te plannen.  Resources kunnen alles zijn wat je bedrijf nodig heeft om effectief te werken — werknemers, apparatuur of zelfs je merkactiva. Wat je resources ook zijn, monday.com is er om je te helpen je bedrijf op de rails te houden! 

CSplanning.png

 

Ter info:  Deze functie is enkel beschikbaar binnen onze Pro en Enterprise abonnementen

 

Wat is de workload weergave?

Voeg de workload weergave toe aan je bord om een duidelijk overzicht te krijgen van hoe je team verdeeld is! Je kunt in een oogopslag zien wie boven zijn of haar capaciteit zit en aankomende taken daarop aanpassen. Indien nodig kun je altijd deadlines opnieuw instellen of wijzigen om er zeker van te zijn dat iedereen op koers blijft met de taken die ze kunnen voltooien binnen het tijdsframe.

Deze weergave is een must voor het verbeteren van de workflow van je bord!

 

Voordat je begint

Zorg er voordat je begint voor dat je bord de volgende kolommen bevat: 

  • Een personenkolom 
  • Een datum- of een tijdlijnkolom 
  • Een nummer- of formule kolom om de verwachte inzet voor iedere taak aan te geven, bijvoorbeeld 1 uur, 6 uren * Niet verplicht, maar het kan gebruikt worden om te meten hoeveel inzet iedere taak behoeft. 

Een andere belangrijke instelling om rekening mee te houden is het weekend. Je kunt de weekenden als werkdagen laten meetellen, of ze er van uitsluiten. Je kunt deze instelling aanpassen in het beheerdersgedeelte van je account. Bekijk dit artikel voor meer informatie. 

  Hoe voeg je dit toe?  

Om een workload weergave toe te voegen klik je op de dropdown naast de "Hoofdtabel", links bovenaan het bord. Klik op "meer weergaven" en selecteer "Workload", zoals hieronder: 

work.png

Als je klaar bent vind je een aantal verschillende instellingen waarmee je de workload weergave kunt aanpassen zoals je wilt.

 

De weergave instellen

Stap 1 - Bouw het bord

Laten we als voorbeeld nemen dat we het klantsuccesteam beheren. Op ons bord hebben we:

  • Een personenkolom om iedere taak aan één of meerdere teamleden toe te wijzen
  • Een tijdlijnkolom om het tijdsframe van de taak te definiëren (wanneer begint het en wanneer zou het voltooid moeten zijn)
  • Een getallenkolom die we gebruiken als tijdschatting voor iedere taak. 

4.png

 

Stap 2 - Kies de tijdkolom 

Omdat deze weergave alle items die binnen een bepaalde tijdsperiode aan iemand zijn toegewezen checkt moet je bord een datum - óf een tijdlijnkolom hebben. Je kunt tussen de twee kiezen. 

3.png

 

Stap 3 - Kies de personenkolom

Nu moet je kiezen welke personenkolom vertegenwoordigd moet worden. Dit bepaalt de taken die naast de naam van ieder persoon verschijnen. 

2.png

 

Stap 4 - Meet de inzet

Je kunt de data op twee manieren weergeven: tel item en inzet. 

  • Tel item

Als je voor items tellen kiest zal ieder item dat aan deze persoon is toegewezen tellen als 1 en worden weergegeven op het bord. 

  • Inzet

Soms vergen sommige van onze taken wat meer inzet, of zijn ze belangrijker voor het project. In ons geval gebruiken we de tijdschatting kolom. Die instelling werkt met zowel een nummer- als formule kolom. 

  • Wekelijkse capaciteit

Wanneer dit gedaan is kunnen we een wekelijkse capaciteit bepalen voor het gehele team. Dit is de limiet van het aantal uren dat er die week door je team aan die taken besteed gaat worden. In ons voorbeeld stellen we de capaciteit in op 4 uren per week. 

1.png

 

Kijk verder voor meer details

Als je de taken van je team van dichterbij wilt bekijken kun je op iedere willekeurige cirkel klikken om de taken die binnen dat tijdsframe staan te bekijken

1.gif

 

De kleuren begrijpen 

🔵 Blauwe bol - De persoon zit onder de maximale hoeveelheid inspanning. Je kunt taken blijven toewijzen!

✔️ Blauwe bol met een vinkje - Je zit precies op de wekelijkse capaciteit!

🔴 Rode bol - De persoon zit boven de ingestelde wekelijkse capaciteitslimiet

Je kunt het bereik van je team per dag, week of maand bekijken.

1.png

 

De resultaten begrijpen

Laten we teruggaan naar het voorbeeld van ons klantsuccesbord. In de week van 25 november tot 1 december heb ik twee taken toegewezen gekregen die beide 1,5 uur in beslag namen (Ik ben trouwens Lea 👋🏼😊)

results.png

Om de resultaten te begrijpen moeten we twee factoren in ogenschouw nemen:

  1. Hoeveel uur het duurt om de taak te voltooien
  2. Hoeveel dagen we hebben om deze te voltooien.  

Laten we teruggaan naar ons bord: 

1.png

In dit voorbeeld duurt het opnemen van een video 4 uren en het moet voltooid zijn binnen 8 werkdagen, exclusief de weekenden. Dat betekent dat we dagelijks een half uur werk aan deze taak moeten besteden. Dit is slechts een simpele wiskundige vergelijking: 

 

Formule:  Aantal uren om de taak te voltooien / Aantal werkdagen

 

De taak begon 27 november en de week eindigde op 29 november. Dit telt als 3 werkdagen. Daarom hebben we deze week 3 * 0,5 uren = 1,5 uur gespendeerd aan het opnemen van een video. 

1.png 

Heb je nog vragen? Laat het ons weten op [email protected] en we helpen je graag :)